曹萍

摘 要：本文結(jié)合筆者在計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)教學(xué)中的教學(xué)實(shí)踐，介紹了Word在長文檔編輯、排版中的應(yīng)用技巧。本文著重介紹使用、修改、管理和創(chuàng)建樣式的方法，拋磚引玉，讓學(xué)生熟練地使用Word“樣式”提供的各種強(qiáng)大功能。

關(guān)鍵詞：Word 樣式目錄 教學(xué)方法

一、“樣式”的功能

樣式規(guī)定了文檔中標(biāo)題、題注、段落以及正文等各個文本元素的格式，使用樣式可以使文檔的文本格式統(tǒng)一。用戶使用Word的樣式功能，能很方便地把各種樣式應(yīng)用于整個文檔文字、標(biāo)題、段落以及頁眉、頁腳等所需要設(shè)置的格式，從而極大地提高工作效率。

使用樣式功能除了能快速統(tǒng)一文檔的格式之外，還可以自動生成文檔結(jié)構(gòu)圖及大綱視圖；它還對文檔的目錄生成提供了非常便利的方法，只需輕點(diǎn)幾下鼠標(biāo)，整個文檔的目錄就按不同的樣式等級自動生成了。

二、“樣式”功能區(qū)介紹

“開始”功能區(qū)中最明顯的應(yīng)用樣式和更改樣式的功能區(qū)控件是“樣式”功能區(qū)，該功能區(qū)有的四個控件：快速樣式庫、樣式集、擴(kuò)展庫以及樣式任務(wù)窗格啟動器。

三、“樣式”的應(yīng)用技巧

1.快速編輯調(diào)整同步同級標(biāo)題的格式

在Word文檔編排過程中，使用樣式格式化文檔的文本，可以簡化重復(fù)設(shè)置文本的字體格式和段落格式的工作，節(jié)省文檔編排時間，加快編輯速度，同時確保文檔中格式的一致性。

情景一：完成整篇文檔的編輯后再應(yīng)用不同的樣式。當(dāng)完成整編文檔的編輯后，我們需要對文檔的各級標(biāo)題、段落及字體等做不同格式的修改。修改時，先將需要修改的標(biāo)題選中，然后再選取“樣式”功能區(qū)中Word自帶的相應(yīng)樣式即可。這種方法類似于“格式刷”功能的使用。雖然使用快速樣式可以很方便地快速修改同級標(biāo)題格式，但如果是一篇長達(dá)幾百頁的長文檔的話，要將所有同級標(biāo)題從浩大的文檔中找出來也是一個費(fèi)力的工作。此時就需要關(guān)注下面要介紹的第二種情景。

情景二：預(yù)先定義好各種樣式，在編輯的過程中應(yīng)用相關(guān)樣式。

如上所述，第一種情景適用于文檔不太大、章節(jié)數(shù)量較少的情形。如果是長文檔的話，我們可以先構(gòu)建好文檔的結(jié)構(gòu)框架，定義好各章標(biāo)題、節(jié)標(biāo)題、小節(jié)標(biāo)題、正文內(nèi)容等樣式，一邊編寫文件一邊即時應(yīng)用相關(guān)樣式，這樣就避免了情景一出現(xiàn)的狀況：需要到處找同級標(biāo)題。

為了提高效率，我們可以給每個樣式設(shè)置一個快捷鍵，當(dāng)需要應(yīng)用某一樣式時，只需要按下鍵盤即可。

情景三：修改樣式。在實(shí)際應(yīng)用中，可能有些樣式并不符合要求。也許字體或字號不對、也許間距不合適，用樣式修改起來也相當(dāng)方便。修改完成后，再進(jìn)行同步更新即可。

（1）更新XX以匹配內(nèi)容。當(dāng)我們對某一級標(biāo)題做出相關(guān)的修改后，比如調(diào)整了字體大小、顏色等，樣式修改完成后，右鍵點(diǎn)擊修改后的標(biāo)題，在彈出的快捷菜單中，選擇【樣式】——【更新XX以匹配所選內(nèi)容】選項(xiàng)，此時文檔中所有同級的標(biāo)題將會自動更新成修改后的新樣式。

（2）關(guān)于“修改樣式”窗口中的“自動更新”選項(xiàng)使用的注意事項(xiàng)?！靶薷臉邮健贝翱谥杏袀€“自動更新”選項(xiàng)，很多人覺得每次修改完樣式再手動更新以同步樣式這樣做太麻煩，于是勾選了“自動更新”這個選項(xiàng)。

如果“自動更新”使用正確，無疑將會收到事半功倍的效果，但是我們強(qiáng)烈建議不要對“正文文本”進(jìn)行“自動更新”的操作。“正文文本”樣式有時可能用于說明、強(qiáng)調(diào)、著重或其他的用途，假如我們在某個地方修改了“正文文本”樣式，文檔中其他地方也會自動做出相應(yīng)的更新，如果更新的地方恰恰離修改的地方比較遠(yuǎn)，我們將無法察覺這種變化，當(dāng)察覺到變化的時候這時已經(jīng)太遲了，因?yàn)檫@種改變即使使用CTRL+Z也無法修復(fù)。還好，這個BUG只存在于2003版本當(dāng)中，在2007以后的版本中“正文文本”的“修改樣式”窗口中已經(jīng)沒有了“自動更新”這個選項(xiàng)了。

2.利用文檔結(jié)構(gòu)圖快速定位編輯文檔

當(dāng)編輯一篇幾百頁的長文檔時，我們?nèi)绾窝杆俨榭春托薷漠?dāng)中的某一段落？難道要靠手動一頁頁翻動去找嗎？此時利用“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能可以幫助我們在文檔中迅速定位并查看。

“文檔結(jié)構(gòu)圖”能清晰地顯示文檔的結(jié)構(gòu)層次，我們只要在“文檔結(jié)構(gòu)圖”中點(diǎn)擊想要閱讀或修改的章節(jié)，正文欄中將會馬上定位至相關(guān)的章節(jié)處，這將大大提高閱讀及修改效率。

打開文檔結(jié)構(gòu)圖的方法：首先進(jìn)入“視圖”菜單功能區(qū)，在“文檔視圖”功能區(qū)中選擇“頁面視圖”，此時在“顯示/隱藏”功能區(qū)中勾選“文檔結(jié)構(gòu)圖”即可。

3.自動生成文檔目錄

“目錄”功能相當(dāng)強(qiáng)大，且有檢索、報道、導(dǎo)讀等主要功能，一份合格的文檔一定不能少了目錄。有了目錄，就能很容易地知道一篇文檔內(nèi)包含什么內(nèi)容，并引導(dǎo)我們?nèi)ゲ檎蚁嚓P(guān)內(nèi)容等。Word提供了自動生成目錄的功能，這使目錄的制作變得非常簡單、快捷，并且如果文檔結(jié)構(gòu)發(fā)生了改變，還可以利用更新目錄的功能來更新文檔的變化。

在創(chuàng)建目錄之前，應(yīng)確保希望出現(xiàn)在目錄中的標(biāo)題應(yīng)用了標(biāo)題樣式。如果文檔的結(jié)構(gòu)性能比較好，創(chuàng)建出合格的目錄將會是件很輕松的工作。

創(chuàng)建文檔目錄的方法：首先進(jìn)入“引用”菜單功能區(qū)，在“目錄”功能區(qū)中點(diǎn)擊“目錄”選項(xiàng)，在下拉的菜單中選擇“插入目錄”命令，此時會彈出“目錄”窗口，修改相關(guān)選項(xiàng)，當(dāng)符合要求后，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可快速生成目錄。按住Ctrl鍵然后鼠標(biāo)左鍵單擊目錄里的相關(guān)章節(jié)，可以快速跳轉(zhuǎn)到正文文本里的相關(guān)章節(jié)處，也可實(shí)現(xiàn)文檔的快速定位。

當(dāng)文檔的內(nèi)容或章節(jié)標(biāo)題、頁碼有變化時，要保持目錄與文檔內(nèi)容一致的話，此時就要利用Word的目錄更新功能。

自動更新目錄的方法很簡單，可將鼠標(biāo)定位于目錄中的任意位置，然后單擊右鍵，在彈出的菜單中點(diǎn)擊“更新域”后會彈出 “更新目錄”對話框，對話框中有“只更新頁碼”或“更新整個目錄”兩個選項(xiàng)，根據(jù)你的需求，選擇相應(yīng)的選項(xiàng)，確定后，Word將會僅更新目錄中的內(nèi)容。

注意：勾選“更新整個目錄”時，字體和段落也會有相應(yīng)的變化。

四、“樣式”常見問題的解決辦法

在使用樣式的過程中，可能會碰到一些問題，下面列出一些常用問題的解決方法。

1.應(yīng)用相同樣式的段落看起來不相似

原因可能是某些段落使用 Word 的格式命令人工設(shè)置格式。取消人工格式的方法是：首先連同段落標(biāo)記一起選定段落，然后按下Ctrl+Shift+Z組合鍵取消字符格式，按下 Ctrl+Q 組合鍵取消段落格式。

2.使用段落樣式或字符樣式應(yīng)用的格式可能改變文本的現(xiàn)存字符格式

例如，當(dāng)對包含加粗文字的段落應(yīng)用包含加粗格式的樣式時，原來加粗的字符反而變成不加粗。此時應(yīng)先應(yīng)用段落樣式，然后應(yīng)用字符格式，就不會出現(xiàn)此問題。

3.樣式發(fā)生意外變化的應(yīng)對方法

（1）可以使用“樣式檢查器”，它能幫你診斷格式問題。

（2）如果沒必要，建議不要打開樣式的“自動更新”功能，（默認(rèn)情況下“自動更新”選項(xiàng)是關(guān)閉的）它是導(dǎo)致文檔樣式出現(xiàn)各種莫名其妙異常的“罪魁禍?zhǔn)住薄?/p>

五、小結(jié)

通過上述介紹，我們可以對Word中強(qiáng)大的“樣式”工具有個大致的了解，如果能熟練運(yùn)用“樣式”這個強(qiáng)大的工具，無論是制作專業(yè)的報告、時事通訊、手冊以及其他專用文檔都能發(fā)揮事倍功半的作用。這無疑對提高學(xué)生的競爭力有著直接的好處。

參考文獻(xiàn)：

[1][美]Herb Tyson.Word 2007寶典[M].北京：人民郵電出版社，2008.

（作者單位：梅縣技工學(xué)校）endprint