王文杰

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

一、高校財務(wù)檔案管理工作的重要性

隨著我國國民經(jīng)濟整體實力不斷提高，國家的各項社會事業(yè)蓬勃發(fā)展，特別是其中的高等教育事業(yè)，在黨和國家相關(guān)政策支持下，高等教育從規(guī)模數(shù)量到內(nèi)涵發(fā)展，都取得了令世人矚目的成績，為我國改革開放和經(jīng)濟建設(shè)培養(yǎng)輸送了大批優(yōu)秀的高層次專業(yè)人才。高等教育的飛速發(fā)展，得益于國家支持，其中重要的一條就是財政資金方面的有力保障。據(jù)國家統(tǒng)計局2013 統(tǒng)計數(shù)據(jù)測算，至2014下半年，我國建有近3500 所左右的公立高等院校，在校生接近2400 萬人，推算到學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費、教職工工資、福利補貼、醫(yī)療服務(wù)、生活服務(wù)實體、基礎(chǔ)建設(shè)以及建筑設(shè)施、儀器設(shè)備、圖書資料、科研、知識產(chǎn)權(quán)等等財政資金運行方面，中國的高等教育從財務(wù)管理角度來說，稱得上是一個數(shù)字規(guī)模龐大的經(jīng)濟體，圍繞高等教育所做的財務(wù)管理具備規(guī)模性和一定的行業(yè)性特點。鑒于此，為保證高等教育財政財務(wù)管理法制化、科學(xué)化，進一步規(guī)范高等學(xué)校財務(wù)活動，促進高等學(xué)校發(fā)展，國家財政部和國家教育委員會于1997 年研究制訂并頒布了《高等學(xué)校財務(wù)制度》，要求各級高校執(zhí)行，其他各級職業(yè)院校參照執(zhí)行。

由此可見，從國家層面上和法制層面上都非常重視高校財務(wù)管理工作。在新的政治經(jīng)濟發(fā)展形勢下，特別是十八屆四中全會召開以后，全面推進依法治國成為我國各個事業(yè)領(lǐng)域首要重要任務(wù)，貪腐和違法違紀事件以及學(xué)術(shù)腐敗行為等在高教領(lǐng)域時有發(fā)生，高校財務(wù)管理工作更需建章立制，依法而行。深化高校財務(wù)管理改革，依法嚴肅執(zhí)行國家財經(jīng)紀律，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和財務(wù)規(guī)章制度是高等學(xué)校財務(wù)管理的基本原則，也是保障高等教育健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)。圍繞上述原則以及“依法多渠道籌集事業(yè)資金；合理編制學(xué)校預(yù)算，并對預(yù)算過程進行控制和管理；加強資產(chǎn)管理，防止國有資產(chǎn)流失；建立健全財務(wù)規(guī)章制度，規(guī)范校內(nèi)經(jīng)濟秩序”等方面的高校財務(wù)管理主要任務(wù)，在發(fā)揮財務(wù)管理系統(tǒng)綜合作用方面，有一項工作不容忽視，那就是財務(wù)檔案的管理建設(shè)工作。

高等學(xué)校財務(wù)檔案是真實記錄和準確反映高校經(jīng)濟活動的極其重要的歷史資料和詳實證據(jù)，涵蓋了高校從基礎(chǔ)建設(shè)到專業(yè)學(xué)科建設(shè)等圍繞高等教育活動領(lǐng)域所發(fā)生的所有的國有資產(chǎn)變更情況和財政資金運行情況，它也是高等學(xué)校整體檔案中非常重要的組成部分。可以這樣認為，高等學(xué)校財務(wù)檔案是否真實、完整、準確，檔案管理是否科學(xué)、規(guī)范、齊全，是直接影響高校財務(wù)管理工作嚴謹性、合法性以及高等教育健康向上、依法發(fā)展的重要因素。

二、高校財務(wù)檔案管理工作的主要內(nèi)容

全國高校類型眾多，管理體制多樣，辦學(xué)資金來源渠道多，學(xué)校經(jīng)營性收入以及社會其他投入增多，再加上不斷推進的各類學(xué)校內(nèi)部財務(wù)管理和分配制度改革，使得高校財務(wù)管理工作向著多層次、多方位的綜合管理方向發(fā)展，但高校財務(wù)管理的核心工作還是財務(wù)工作，相對應(yīng)的財務(wù)檔案的管理建設(shè)工作也以財務(wù)會計檔案管理為主。

因此，高校財務(wù)管理檔案工作的主要內(nèi)容分為三個方面：首先，應(yīng)注重建立健全財務(wù)規(guī)章制度文檔，包括國家、主管部門以及校內(nèi)的有關(guān)規(guī)范各類經(jīng)濟活動的文件文稿、合同文本、會議紀要；還包括各類財務(wù)會議、年度預(yù)決算情況、與學(xué)校資源配置情況和國有資產(chǎn)管理情況等工作相關(guān)的文件資料等等，基本以文宗檔案為主。其次，是較為專業(yè)的會計檔案，根據(jù)《會計檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定應(yīng)建的檔案。如會計憑證類的原始憑證、記賬憑證等，會計賬薄累的明細賬、固定資產(chǎn)賬等，財務(wù)報告類的月季年度報表、財務(wù)報告等，還有其他類的與財務(wù)或國有資產(chǎn)相關(guān)的會計檔案材料。第三，是會計電算化的檔案，也就是財務(wù)的電子檔案。它包括電子介質(zhì)類如磁盤、硬盤、磁帶、聲影像、電子掃描件和配檔紙質(zhì)等，還有資源類數(shù)據(jù)備份和升級前備份、經(jīng)維護管理員簽字的系統(tǒng)管理維護記錄、各種版本的系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)軟件相關(guān)材料，所有的電子檔案均要有紙質(zhì)備份以抵御電子檔案帶來的財務(wù)管理風險。

三、高校財務(wù)檔案人員應(yīng)具備的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于財務(wù)管理工作和財務(wù)檔案管理的重要性，就對財務(wù)檔案管理人員基本業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了相應(yīng)要求，結(jié)合實際工作和財務(wù)管理技術(shù)的不斷發(fā)展需求形勢，在高等學(xué)校財務(wù)檔案管理工作中就要具備以下幾點業(yè)務(wù)素質(zhì)。

第一，要有堅定的政治信念和較高的政治素養(yǎng)。由于財務(wù)管理工作具有很強的政治性、政策性和法律法規(guī)要求，財務(wù)檔案管理人員必須具備堅定的政治立場、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L以及堅強的原則性，同時具備先進的人生觀和價值觀，關(guān)心學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展，熱愛本職工作。

第二，必須具備較強的檔案管理專業(yè)知識和財務(wù)管理知識。要熟練掌握檔案管理技術(shù)技巧，熟知檔案管理學(xué)、檔案保護學(xué)、圖書情報學(xué)、目錄學(xué)、檔案文獻編篡學(xué)、檔案法以及財會學(xué)、財務(wù)法律法規(guī)等復(fù)合知識。

第三，具備一定的文字處理和編輯能力，對檔案分類管理必須有相應(yīng)的文字說明和記錄；同時要盡量擴大自己的知識領(lǐng)域，使自己能夠應(yīng)對日新月異的知識更新發(fā)展，達到工作要求。

第四，要具備計算機操作能力和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用能力，在財務(wù)管理信息化、電子化工作中管理處理好電子檔案管理備份和風險防控工作，確保財務(wù)檔案管理的安全性。

第五，要有良好的工作溝通能力、人際關(guān)系處理能力，切實樹立服務(wù)意識，既保證原則性、嚴密性又能為高等教育事業(yè)發(fā)展做好服務(wù)工作，不斷提升個人工作水平和人文素養(yǎng)，善于同各級部門和各專業(yè)人員溝通和交流，保證檔案管理工作的材料收集、保管、歸檔、使用合理流暢，各部門工作關(guān)系融洽。

四、提高高校財務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的途徑和方法

雖然各個高校目前普遍認識到了財務(wù)檔案管理的重要性，加強了一些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，但是在人員配備上還遠談不上專業(yè)化。這首先是因為人員崗位編制緊張，許多重要部門都是兼職檔案管理員在從事檔案管理工作；其次是財務(wù)管理檔案有著鮮明的專業(yè)性、特殊性，目前尚無培養(yǎng)具備檔案學(xué)、圖書目錄學(xué)、文獻檢索學(xué)、金融財會學(xué)等交叉學(xué)科知識的復(fù)合型人才專業(yè)設(shè)立。所以，大部分高等學(xué)校都立足現(xiàn)實，在現(xiàn)有的財務(wù)工作人員或圖書檔案管理員以及學(xué)校的其他文職人員中，選擇基本符合條件的充實到財務(wù)檔案管理隊伍中。鑒于此，努力提高他們的業(yè)務(wù)能力，高質(zhì)量保證財務(wù)檔案管理順利運行，就成為了目前高校人事部門和財務(wù)部門以及檔案管理部門的當務(wù)之急。

一般來說，業(yè)務(wù)能力提高的途徑和方法有以下幾種：

第一，高校有關(guān)業(yè)務(wù)部門要開展常態(tài)化校內(nèi)培訓(xùn)工作，形成有效機制，有組織地使高校財務(wù)檔案管理人員得到高質(zhì)量、有實效的學(xué)習指導(dǎo)。必須針對現(xiàn)有人員實際情況，列出實用性培訓(xùn)學(xué)習菜單，達到揚長補缺、綜合提升的學(xué)習培訓(xùn)效果。

第二，學(xué)校需有組織有計劃地安排財務(wù)檔案管理人員外出學(xué)習和跨專業(yè)進修，特別是到一些財務(wù)檔案管理技術(shù)先進的同類型高等學(xué)校財務(wù)部門和檔案館，學(xué)習經(jīng)驗、觀摩做法、熟悉工作流程，較快提升工作人員的檔案管理的實際操作能力。

第三，加強對財務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)考核，從制度上鼓勵他們迅速提升綜合業(yè)務(wù)能力，特別是在職稱晉升以及各種專業(yè)技術(shù)能力證書，如財會類、計算機類、檔案文管類的各級別資格證書或業(yè)務(wù)能力證書取得方面，實行獎勵激勵措施辦法。

第四，財務(wù)檔案管理人員自身必須重視業(yè)務(wù)學(xué)習。無論原來從事何種工作，面臨新的崗位必須迎接新的挑戰(zhàn)。首先自學(xué)要有計劃性，要結(jié)合自身實際制定自學(xué)計劃并確保落實執(zhí)行；其次，必須重點加強法律法規(guī)、金融財會、檔案目錄以及計算機技術(shù)的學(xué)習；再次是一定要重視信息化運用能力、外語能力和工作創(chuàng)新能力的學(xué)習提高。

如果財務(wù)管理工作人員能有較好的工作成長學(xué)習環(huán)境，能有堅持不懈的恒心，好學(xué)求知的虛心和積極向上愛崗敬業(yè)的事業(yè)心并能做到以上幾點學(xué)習要求，就一定能使自身業(yè)務(wù)素質(zhì)得到不斷提升。

總起來說，只有財務(wù)檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)提高了，財務(wù)管理工作才會有堅實的發(fā)展基礎(chǔ)，財務(wù)管理工作也才會為高等教育健康有序發(fā)展保駕護航，起到應(yīng)有的基礎(chǔ)保障作用。

[1]宗文萍.基于價值鏈理論的檔案信息安全管理[J].檔案學(xué)研究，2005，（1）.

[2]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2002.

[3]李真，高穎.略論高校檔案管理人員素質(zhì)的提高[J].煤炭高等教育，2003，(3).

[4]管在源.檔案工作與創(chuàng)新思維[J].檔案天地，2004，(2).

[5]劉南山.論檔案工作創(chuàng)新目標及保障[J].中國檔案，2004，(3).

[6]財政部，國家教育委員會.高等學(xué)校財務(wù)制度（97）財文字第280號[S].1997—06—23.