陳志銀

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

隨著計算機科學(xué)與技術(shù)的發(fā)展,通過計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案的管理是大勢所趨,依托于計算機技術(shù),以強大的數(shù)據(jù)庫為核心的高校檔案管理系統(tǒng)正在逐漸建立,并且在實際的應(yīng)用中均獲得了良好的效果,因而信息化檔案管理勢在必行。加快高校檔案信息化建設(shè)步伐，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的重要價值和作用，具有重要意義。

一、檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容與高校檔案信息化的聯(lián)系

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中,將檔案信息資料通過加工處理,應(yīng)用數(shù)字化原理和計算機網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù),對檔案資源進行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用,以實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享,提高檔案利用率。

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一,要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。第二,要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。第三,要實現(xiàn)檔案信息高度共享。第四,要引發(fā)檔案管理模式的變革。

高校檔案信息化，就是在高校檔案管理過程中全面應(yīng)用現(xiàn)代檔案信息化技術(shù)，把從高校各部門運行過程中匯聚起來的信息資源充分開發(fā)出來，使之成為各部門便于接受和利用的信息產(chǎn)品，并以之為媒介，實現(xiàn)高校檔案信息資源共享。換句話說，也就是以數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)為主體，把檔案部門收集的文字、圖紙、聲像、實物等檔案信息存儲在光盤、磁盤等載體中，通過計算機網(wǎng)絡(luò)和終端實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，為各管理部門提供更為便捷、生動、豐富的檔案信息服務(wù)。高校檔案信息化概括起來主要包括以下內(nèi)容：一是要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；二是實現(xiàn)檔案信息在接收、傳遞、存儲、瀏覽、著錄、查詢等方面的一體化管理；三是實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫資源共享。

二、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）應(yīng)用信息化基礎(chǔ)設(shè)施的需要

信息時代的來臨,使得全球無時無刻不在進行數(shù)據(jù)交換,數(shù)據(jù)的庫存量陡然增加,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足當(dāng)前日新月異的發(fā)展需求,因而在檔案管理方面需要采取有效的措施,實現(xiàn)檔案管理的信息化。隨著計算機科學(xué)與技術(shù)的發(fā)展,通過計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案的管理是大勢所趨,依托于計算機技術(shù),以強大的數(shù)據(jù)庫為核心的高校檔案管理系統(tǒng)正在逐漸建立,并且在實際應(yīng)用中均獲得了良好的效果，因而信息檔案管理勢在必行。

（二）實現(xiàn)資源共享的需要

目前,高校檔案在實際生活中的應(yīng)用非常廣泛,這也要求高校檔案的資源共享程度要更加優(yōu)良。當(dāng)今社會信息需求量不斷增大,完善的檔案信息服務(wù)非常必要,傳統(tǒng)的檔案管理模式在信息共享與信息查詢方面存在很多不足,已經(jīng)不能滿足當(dāng)前人們對檔案的要求,迫切需要檔案在資源管理空間中的共享與應(yīng)用。同時,檔案信息管理也有助于提高工作效率。

（三）實施規(guī)范化管理的需要

信息技術(shù)的發(fā)展非常迅猛,這也使得檔案管理的規(guī)范化要求日趨迫切,高校體制改革的深入開展更凸顯出檔案管理規(guī)范化的必要性, 人們對外交流與活動的范圍更大。檔案管理信息化不僅具有提供資料的存取和服務(wù)的能力,而且還能與國內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)相連。因此可以為高校內(nèi)部及社會廣大用戶提供各種文獻數(shù)據(jù)庫的信息、檢索服務(wù)和咨詢服務(wù),實現(xiàn)資源共享,進行學(xué)術(shù)交流,了解最新動態(tài)。顯然,當(dāng)今的檔案管理面臨著一場大的革新,實現(xiàn)自動化、信息化管理模式的時代潮流勢不可擋。

三、高校檔案信息化建設(shè)情況及問題

國外高校檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。例如，哈佛大學(xué)檔案館實現(xiàn)了檔案自動采集、數(shù)字化保存和網(wǎng)絡(luò)化共享。在哈佛大學(xué)檔案館網(wǎng)站中，資料內(nèi)容豐富，更新及時；為了滿足不同層次用戶的需求，同時提供一次文獻、二次文獻、三次文獻等文獻資料，網(wǎng)站還提供了強大的檢索功能，并且與Google 等互聯(lián)網(wǎng)檢索工具相融合；為社會提供更好的服務(wù)，采用了RSS 為用戶提供定制管理。

雖然我國在高校檔案信息化建設(shè)工作中取得了很大的發(fā)展，但仍然存在很多問題，這些問題亟待解決。

（一）高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置不盡合理

高校檔案信息化建設(shè)包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面。但是，大部分高校只是配備了計算機、打印機和掃描儀等硬件設(shè)施，只能進行一般的文字處理工作。盡管做到校園網(wǎng)絡(luò)和檔案館（室）相連，卻沒有網(wǎng)絡(luò)版的檔案信息管理系統(tǒng)軟件的支持，輸入的數(shù)據(jù)不能及時合并入數(shù)據(jù)庫，不能快速地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享查詢，再加上沒有相關(guān)硬件設(shè)備的投入，校園網(wǎng)對于檔案信息化管理來說形同虛設(shè)。

（二）高校檔案信息化建設(shè)的宣傳力度及重視程度不夠

檔案信息化在我國還處在摸索建設(shè)階段，技術(shù)并不很成熟，因此在很多高校中檔案信息化只是一種概念。很多學(xué)生和老師只是簡單的認為是學(xué)生或教師的個人檔案，在這樣一個認識程度上，檔案信息化建設(shè)又從何談起。

檔案信息化工作的重視程度不夠。在數(shù)字化校園的建設(shè)中，校園網(wǎng)的建設(shè)是基礎(chǔ)，教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、數(shù)字化圖書館系統(tǒng)等的建設(shè)往往被優(yōu)先考慮，而檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)由于受眾面相對較小，在高校中的重視程度不足，因而在人員配備、硬件建設(shè)、軟件開發(fā)投入上相對不足

（三）高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，技術(shù)力量投入不夠

現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備需要具有一定科學(xué)技術(shù)水平的人員去操作和使用，這在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識和管理能力等方面都對檔案工作人員提出了新的、更高的要求。要求他們既能對檔案管理工作了如指掌，又能對現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用熟練掌握。但目前許多高校檔案工作人員整體水平還不能適應(yīng)信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展需要，在知識結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)方面存在很多問題。一些高校既懂檔案專業(yè)知識又能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案工作人才非常缺乏。有些高校的檔案工作人員大部分屬于兼職性質(zhì)，專業(yè)不對口，業(yè)務(wù)不精，綜合素質(zhì)和計算機水平相對偏低，這都嚴重地阻礙了檔案信息化建設(shè)的進程。

四、解決高校檔案信息化建設(shè)問題的措施

（一）加強檔案信息化人才建設(shè)

檔案工作者是檔案管理的主體,是否具備極強的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相關(guān)能力是做好檔案信息化管理工作的關(guān)鍵。為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要,必須加強檔案部門的人才培養(yǎng)工作。一方面要引進檔案管理專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才,一方面要對現(xiàn)有檔案工作者進行有針對性的培訓(xùn),如加強計算機、信息、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等知識和技術(shù)的培訓(xùn)，更新知識結(jié)構(gòu),提高專業(yè)水平。檔案人員還要不斷提高自身素養(yǎng),恪守檔案工作紀律,認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,嚴守黨和國家、高校的機密,適應(yīng)新形勢,樹立超前的管理意識,發(fā)揮其自身的協(xié)調(diào)能力與各部門建立良好的關(guān)系,不斷提高自身綜合素質(zhì)。

（二）加強檔案信息的安全管理

要提高檔案管理者的安全防范意識。高校檔案管理者要認識到檔案信息是高校建設(shè)過程的一個歷史記載,要確保檔案的完好無損,對涂改、偽造、盜竊檔案，丟失或擅自銷毀檔案等不法行為進行堅決制止和打擊。檔案管理者要嚴格規(guī)范個人行為,以免給檔案信息安全帶來隱患。檔案管理者要加強設(shè)備維護知識的學(xué)習(xí),及時對日常使用的殺毒軟件、防火墻進行更新和維護,最大限度地避免惡意病毒、黑客的攻擊。工作中堅持利用和保密并重的原則，最大程度的提供開放檔案網(wǎng)絡(luò)化利用，增強檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識。采取切實有效的技術(shù)手段和管理措施，嚴格身份認證和密鑰管理，對各種數(shù)據(jù)庫及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上。同時要加強檔案數(shù)據(jù)安全管理,數(shù)據(jù)庫服務(wù)器要采用主用和備用雙主機,相互鏡像備份, 并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份, 確保檔案信息的安全。

（三）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案信息化需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案進行重新整合和定位，必須建立高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案館要從實際出發(fā),在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上,適當(dāng)購置適合的先進設(shè)備。購置時要充分發(fā)揮專家的作用,聽取專家的意見。既保證設(shè)備的先進性,又避免不必要的浪費。

總之，高校檔案信息化建設(shè)是大勢所趨。各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視這項工作，在人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)和資金投入上加大力度，建立立足本部門實際的檔案信息數(shù)據(jù)庫，使各種紙制資料盡快實行信息化，并保障其安全，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

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