北京工商大學(xué) 李健

隨著科技浪潮的推動和互聯(lián)網(wǎng)的蓬勃發(fā)展，辦公軟件已經(jīng)觸及了企業(yè)生產(chǎn)和管理的方方面面。根據(jù)企業(yè)的規(guī)模不同，辦公軟件也有差別，但所有可以稱之為企業(yè)的單位都會多少使用到辦公軟件。規(guī)模比較大的企業(yè)還會向軟件公司定制軟件，中小型企業(yè)辦公室人員會用到通用辦公軟件，超小型企業(yè)會用到個(gè)人版的辦公軟件，從某種意義上講，辦公軟件已經(jīng)變?yōu)楝F(xiàn)代企業(yè)組織生產(chǎn)和運(yùn)營的基本要素了。各種大、中、小企業(yè)也越來越認(rèn)識到辦公軟件對于企業(yè)生產(chǎn)效率提高和企業(yè)發(fā)展的重要性，開始把更多的資源投入到辦公軟件的使用和培訓(xùn)上面來。辦公應(yīng)用軟件的廣泛使用也是由于客戶及企業(yè)自身數(shù)據(jù)內(nèi)容的海量增長推動的，計(jì)算機(jī)輔助工作和辦公軟件的最大優(yōu)點(diǎn)是把很多重復(fù)繁瑣的數(shù)據(jù)計(jì)算和統(tǒng)計(jì)工作都交給計(jì)算機(jī)來做，以前需要多人一周甚至數(shù)月完成的工作，通過預(yù)先設(shè)置好的程序和方法按幾下按鈕數(shù)分鐘就能得到結(jié)果，節(jié)省了大量人力和時(shí)間。更為主要的是通過數(shù)據(jù)的分析可以預(yù)測生產(chǎn)和需求要素的發(fā)展趨勢，帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益。

1 辦公應(yīng)用軟件在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位

根據(jù)企業(yè)的規(guī)模不同，辦公軟件也有很大差別，但所有可以稱之為企業(yè)的單位都會多少使用到辦公軟件。規(guī)模比較大的企業(yè)還會同軟件公司定制軟件，中小型企業(yè)辦公室人員會用到通用辦公軟件，超小型企業(yè)會用到個(gè)人版的辦公軟件，從某種意義上講，辦公軟件已經(jīng)變?yōu)楝F(xiàn)代企業(yè)組織生產(chǎn)和運(yùn)營的基本要素了。

2 為什么要推廣辦公應(yīng)用軟件在大、中、小型企業(yè)中

從提高生產(chǎn)效率角度來看，很多重復(fù)計(jì)算和統(tǒng)計(jì)的工作可以通過軟件完成，節(jié)省人力資源和時(shí)間成本；從完善管理體系角度可以把流程和模式固化下來，從而減少每次手工操作出錯(cuò)的可能性；從銷售角度看，通過辦公軟件的多項(xiàng)功能可以對已有數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確分析，預(yù)測生產(chǎn)銷售需求和市場趨勢；從辦公和人力資源角度來看，應(yīng)用主流辦公應(yīng)用軟件可以保持平臺和文件的通用性，并且能保障使用人員替換的平滑程度。

3 辦公應(yīng)用軟件的法律風(fēng)險(xiǎn)問題

最常見和嚴(yán)重的問題是使用盜版軟件，隨著我國對知識產(chǎn)權(quán)的立法和執(zhí)法保護(hù)越來越嚴(yán)格，企業(yè)在生產(chǎn)和銷售中使用盜版軟件是違法行為，會給企業(yè)帶來法律和道德風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而會帶來經(jīng)濟(jì)損失。另外，經(jīng)常被企業(yè)忽視的問題是軟件的授權(quán)適用范圍問題。很多企業(yè)為了降低成本只購買家庭版本的辦公應(yīng)用軟件在生產(chǎn)銷售中使用，或者把只能安裝在一臺計(jì)算機(jī)上使用的軟件安裝在多臺計(jì)算機(jī)上使用。在當(dāng)前技術(shù)條件下，辦公應(yīng)用軟件生產(chǎn)商和供應(yīng)商很容易就可以通過網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證機(jī)制追蹤到盜版或違規(guī)使用的軟件，所以企業(yè)的管理和使用者不應(yīng)該抱有僥幸心理去觸犯法律。應(yīng)對法律風(fēng)險(xiǎn)的辦法是購買正版授權(quán)的辦公引用軟件，但隨之而來的使用成本增加可以通過培訓(xùn)使用人員提高使用效率和安排好使用流程來消化。

4 企業(yè)管理中使用辦公應(yīng)用軟件的誤區(qū)和困難及它們的解決方法

首先，是軟件應(yīng)用對象不當(dāng)，為后期的合并處理及打印輸出等制造很多麻煩。以微軟office系列辦公應(yīng)用軟件在企業(yè)辦公環(huán)境中最常用的Excel為例，它的中文名稱翻譯為工作表格，大家經(jīng)常進(jìn)入一個(gè)常見的誤區(qū)，那就是有大量純文本的表格都用Excel來做。在Excel2007及更新的版本中，它的一張工作表的工作區(qū)域有1048576行和16384列，也就意味著有171億個(gè)以上的單元格。這樣的一個(gè)巨大的工作區(qū)域如果作為文字錄入和排版從直觀角度上是十分方便的，但Excel的主要功能是計(jì)算而不是文字工作，微軟公司office系列軟件中的Word才是文字排版的編排能手，舉兩個(gè)簡單的例子:Excel的一個(gè)單元格內(nèi)最多只能顯示1024個(gè)字符，在很多文字編排領(lǐng)域就不能滿足需求；Excel在打印多頁時(shí)對于頁眉、頁腳的控制功能也比Word弱很多，不能方便控制輸出不同的頁眉和頁腳。

其次，是安排使用的人員對于應(yīng)用軟件功能學(xué)習(xí)興趣不高，不愿意主動接受新知識、新事物，對于可能產(chǎn)生的效率變革抱有排斥態(tài)度。消除誤區(qū)和克服困難的方法是通過對使用人員的培訓(xùn)和積極引導(dǎo)，使他們認(rèn)識到辦公軟件對辦公室工作效率提高的重要性及對個(gè)人能力提高的好處，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)興趣，同時(shí)可以對使用能力突出、通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)效率大為提高的先進(jìn)典型給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。

明確了辦公軟件的重要性以后，以微軟office系列辦公軟件中的Excel組件培訓(xùn)作為實(shí)例切入點(diǎn)闡述辦公應(yīng)用軟件的培訓(xùn)設(shè)計(jì)。

首要步驟是要規(guī)劃和設(shè)計(jì)Excel培訓(xùn)流程和體系。標(biāo)準(zhǔn)和順滑地執(zhí)行培訓(xùn)整個(gè)過程，需要有一個(gè)完備的流程供員工參考和依照，就算講師或是培訓(xùn)組織人員更換，也可以依據(jù)既定流程把培訓(xùn)系統(tǒng)完整地持續(xù)下去。宏觀來講，培訓(xùn)體系的建立既是課程的多模塊組合內(nèi)容，也是由人力資源或?qū)Ｂ毰嘤?xùn)部門牽頭，多部門協(xié)同，及時(shí)根據(jù)反饋調(diào)整和更新指導(dǎo)方向和學(xué)習(xí)內(nèi)涵。微觀來看，Excel培訓(xùn)是由基本操作知識、函數(shù)與公式、圖表應(yīng)用技巧、多技能組合應(yīng)用等多個(gè)相關(guān)培訓(xùn)模塊組成系列企業(yè)內(nèi)Excel知識體系和培訓(xùn)體系。下文簡單介紹培訓(xùn)流程建立的步驟。

4.1 培訓(xùn)的目標(biāo)

首先確立培訓(xùn)的目標(biāo)，培訓(xùn)的宏觀目標(biāo)服務(wù)與企業(yè)戰(zhàn)略，中觀服務(wù)于工作效率，微觀服務(wù)于個(gè)人素質(zhì)提高和職業(yè)發(fā)展需求，并且通過培訓(xùn)把企業(yè)文化和理念潛移默化地傳遞給員工。有了明確清晰的目標(biāo)，才能預(yù)期課程所要達(dá)到的效果，才能有的放矢地設(shè)置課程內(nèi)容。

4.2 培訓(xùn)的流程

培訓(xùn)具體的流程設(shè)置有以下幾個(gè)方面:

(1)需求分析:通過發(fā)放需求調(diào)查表和對軟件使用者及管理人員的訪談來獲得相關(guān)需求信息，再對這些信息進(jìn)行分類整理，根據(jù)實(shí)際情況找出關(guān)鍵點(diǎn)和去除雜訊。

(2)課程構(gòu)架創(chuàng)立:根據(jù)已分析和掌握的需求制定課程內(nèi)容框架，以便課程涵蓋需求的主要方面。課程構(gòu)架可以是無差別直線式流程，也可以是根據(jù)不同參與者的多分支流程或模塊化組合。以Excel為例，對于人力資源部門可以安排下面的模塊:最常用的查找函數(shù)VLOOKUP和MATCH；通過LEN和MID等函數(shù)處理文本信息；使用數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)報(bào)告。對于銷售和財(cái)務(wù)部門可以安排這樣的模塊:數(shù)據(jù)展示對于銷售和財(cái)務(wù)報(bào)告的意義；展示有效圖表；如何正確使用圖表和圖表技巧；省時(shí)省力的超級動態(tài)圖表。

(3)確立培訓(xùn)形式:根據(jù)課程構(gòu)架選擇合適的培訓(xùn)形式，可以是設(shè)定題目分小組討論和分享模式，也可以采取講師演示帶領(lǐng)個(gè)人操作練習(xí)和提問模式，還可以選擇網(wǎng)絡(luò)elearning的形式讓員工自主學(xué)習(xí)。

(4)課程內(nèi)容填充:選擇符合實(shí)際需求的實(shí)例和練習(xí)，輔以生動有趣的講解和說明豐富課程內(nèi)容和知識飽和度，避免枯燥的灌輸和重復(fù)意義不大的操作。

(5)課程成型和推廣:課程設(shè)計(jì)完成后需要專業(yè)人員審查，找出漏洞和同企業(yè)精神和戰(zhàn)略不相符合的部分，避免硬傷。接著可以開展小范圍試講，根據(jù)反饋查漏補(bǔ)缺。待課程最終審核定型后，對有需求的部門和人員全面開展。

4.3 講師的要求

如果課程形式是由講師進(jìn)行講授的模式，對于講師的素質(zhì)也是有一定要求的。講師首要是要具備專業(yè)性，這方面可以由一些軟件廠商提供的資質(zhì)認(rèn)證來證明，比如微軟認(rèn)證講師(MCT)。另外，講師的責(zé)任心、個(gè)人魅力、執(zhí)行力、獨(dú)立完成工作的能力、應(yīng)變能力、團(tuán)隊(duì)合作精神都會影響到整體培訓(xùn)的效果。

4.4 培訓(xùn)反饋收集和跟蹤

收集反饋的方法、對象、深入程度有很多種，問卷調(diào)查、訪談、管理者的意見都是收集反饋的渠道；培訓(xùn)反饋還應(yīng)注意跟蹤的周期和時(shí)效控制，在培訓(xùn)完成后盡快收集課堂效果反饋，培訓(xùn)結(jié)束一個(gè)月內(nèi)收集技能掌握和改善反饋，培訓(xùn)多輪結(jié)束后收集和分析學(xué)習(xí)遺忘曲線反饋。

培訓(xùn)反饋跟蹤是非常重要的環(huán)節(jié)，通過積極找出問題和不足進(jìn)行改進(jìn)，更新課程版本，根據(jù)一線工作需求擴(kuò)展知識體系和案例分析。這項(xiàng)工作也指導(dǎo)課程設(shè)計(jì)者和講師的方向，需要及時(shí)貼近工作需求，避免形式化和拖沓。對于人力資源分析來說，通過反饋跟蹤培訓(xùn)效果，檢視培訓(xùn)對員工所產(chǎn)生的實(shí)際影響，包括心理和意識上的。對于企業(yè)發(fā)展調(diào)整層面可以分為根據(jù)參訓(xùn)個(gè)人反饋的改進(jìn)，根據(jù)管理人員反饋的改進(jìn)，企業(yè)戰(zhàn)略適應(yīng)的改進(jìn)。

4.5 GROW模型

為了簡化內(nèi)容和方便大家掌握，培訓(xùn)設(shè)計(jì)整體來看也可以規(guī)劃這樣一個(gè)模型:

(1)首先是確定一個(gè)要達(dá)到的目標(biāo)，比如在Excel培訓(xùn)后參訓(xùn)者可以獨(dú)立快速完成8000行以上數(shù)據(jù)的簡單分析報(bào)告并制成合適易懂的圖表。

(2)然后分析要達(dá)到目標(biāo)所處環(huán)境的情況，有什么有利條件和障礙，這個(gè)環(huán)節(jié)就是現(xiàn)實(shí)性。比如好多員工基本操作還不熟悉或是沒有時(shí)間參加，但是部門管理人員很支持他們參加培訓(xùn)。

(3)了解情況以后可以尋找相應(yīng)可行的選項(xiàng)。比如有入門級的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)課程給基礎(chǔ)差的同事先自主學(xué)習(xí)，有現(xiàn)成的練習(xí)例子可以給參訓(xùn)的同事們使用等。

(4)最后是決定具體怎樣去實(shí)施。比如采用講師細(xì)致講解的方式來介紹函數(shù)或是小組比賽的形式練習(xí)按要求快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)報(bào)告。GROW流程做完以后通過總結(jié)改進(jìn)再制定新的目標(biāo)，比如可以用復(fù)合公式和控件創(chuàng)建動態(tài)圖表等，以此循環(huán)前進(jìn)執(zhí)行。

5 辦公應(yīng)用軟件培訓(xùn)的成本和收益

辦公應(yīng)用軟件培訓(xùn)的成本主要包括:軟件的費(fèi)用、培訓(xùn)師的費(fèi)用、員工的時(shí)間成本。這些成本可以通過以下方法進(jìn)行消耗和控制。軟件的費(fèi)用可以通過合理安排使用時(shí)間和集團(tuán)采購來攤銷；培訓(xùn)師的成本可以通過培訓(xùn)企業(yè)使用軟件的骨干掌握后繼續(xù)培訓(xùn)內(nèi)部員工來降低；凡是有必要參加培訓(xùn)的員工所花費(fèi)的時(shí)間成本對于參加培訓(xùn)后工作效率的提高是微不足道的。培訓(xùn)在流程完成后，它的收益也是直觀可見，因?yàn)檫@種應(yīng)用技能的培訓(xùn)成果可以迅速地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，并且能夠使員工增強(qiáng)自信，提升企業(yè)形象，迎合企業(yè)戰(zhàn)略需要，助力企業(yè)文化傳承。

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