桑瑞霞　韓桐

企業(yè)人事代理制的產(chǎn)生和發(fā)展，既是人事制度自身改革的前進(jìn)需求，也是企業(yè)有效配置人力資源，實(shí)行以人才為核心的發(fā)展戰(zhàn)略的重要途徑?，F(xiàn)代社會(huì)已邁入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，特殊的、專業(yè)化的人才及其擁有的智力資源是經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的真正源泉，是眾多企業(yè)乃至一個(gè)國(guó)家的核心競(jìng)爭(zhēng)力。正是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，人事代理制應(yīng)運(yùn)而生，人事代理制既滿足了人事檔案管理體系和制度不斷完善發(fā)展的需要，同時(shí)也符合了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律。人事代理制涉及社會(huì)多個(gè)領(lǐng)域，例如，高校、醫(yī)院、企事業(yè)單位，而企業(yè)人事代理制的應(yīng)用在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的人事制度改革中處于重要的位置。

一、企業(yè)人事代理制的產(chǎn)生和意義

一是企業(yè)采取人才引進(jìn)政策，吸引其他企業(yè)的優(yōu)秀人才，增加了人員流動(dòng)的頻次，打破了傳統(tǒng)人事檔案收集、整理、保管等單一的、固定的管理模式，需要人事部門和檔案管理部門滿足更多的利用要求；二是在企業(yè)之間的人才競(jìng)爭(zhēng)中，原企業(yè)單位采取強(qiáng)硬手段留住人才，進(jìn)行扣檔，甚至要支付高額的提檔費(fèi)，以“不放檔”來(lái)限制人才外流，致使許多人不得不棄檔，并在新單位建立新檔，進(jìn)而使原企業(yè)單位的檔案成為死檔，使這個(gè)人的人事檔案成為“無(wú)頭檔案”，把檔案割裂為兩個(gè)部分，違背了人事檔案管理的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性原則，造成“人檔脫節(jié)”人隨檔走，檔跟人行同步性落空；三是人事檔案管理松散，易造成檔案轉(zhuǎn)接無(wú)序化，檔案內(nèi)容不完整，檔案信息易虛假失真，檔案內(nèi)容易泄露丟失，違背了檔案的完整性、真實(shí)性、可靠性、安全性的原則，不能完全真實(shí)地記述和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)，影響了人事檔案發(fā)揮考核員工、發(fā)現(xiàn)人才、使用人才憑證的作用；四是終身制的人事管理制度使得企業(yè)人員高度依附企業(yè)，造成了企業(yè)“該走的走不了、該進(jìn)的進(jìn)不來(lái)”，人員冗余嚴(yán)重，人員素質(zhì)得不到提升，影響了企業(yè)人力資源的合理配備及開(kāi)發(fā)利用，影響了企業(yè)員工自身職業(yè)素質(zhì)和工作積極性的提高，嚴(yán)重制約了企業(yè)的前進(jìn)發(fā)展；五是有的企業(yè)人事檔案管理依靠傳統(tǒng)管理方法，投入管理經(jīng)費(fèi)較少，程序繁瑣復(fù)雜，因此企業(yè)人事部門在員工檔案的各項(xiàng)細(xì)節(jié)處理上投入大量的人力物力精力，致使人事檔案服務(wù)意識(shí)較為薄弱，人事檔案往往只“管”不“用”，只重視實(shí)體管理而忽略了開(kāi)發(fā)利用。

基于上述企業(yè)人事檔案的管理問(wèn)題，企業(yè)人事代理制應(yīng)運(yùn)而生，對(duì)于企業(yè)和員工實(shí)現(xiàn)雙贏具有重大的意義。一是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，世界經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展日趨迅猛且難以避免，人才流動(dòng)加速化。企業(yè)人事代理制促進(jìn)了企業(yè)人員使用與人事檔案管理的分離，即“人檔分離”，實(shí)現(xiàn)人才社會(huì)化服務(wù)管理，人才的社會(huì)屬性日益凸現(xiàn)出來(lái)。二是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代既然是人才的競(jìng)爭(zhēng)，這就要求個(gè)人綜合素質(zhì)的提升和企業(yè)重視引進(jìn)復(fù)合型人才，即人才素質(zhì)復(fù)合化。企業(yè)人事代理制在一定程度上減弱了員工對(duì)以人事檔案為核心的單位的依附關(guān)系，打破了員工一輩子抱“鐵飯碗”的念頭，增加了員工自身的危機(jī)感和責(zé)任感，促使他們不斷提高綜合素質(zhì)，發(fā)揮自身人力資源潛能，讓知識(shí)創(chuàng)新涌動(dòng)，并以認(rèn)真的工作態(tài)度和高效的工作方法，為企業(yè)創(chuàng)造高額的經(jīng)濟(jì)財(cái)富，真正可以做到優(yōu)勝劣汰。三是知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)發(fā)展具有資產(chǎn)投入無(wú)形化、企業(yè)管理虛擬化的特點(diǎn)，造成人事管理的人才勞動(dòng)分散化、人事協(xié)調(diào)復(fù)雜化、組織結(jié)構(gòu)虛擬化。企業(yè)人事代理制使企業(yè)減少投入在繁雜瑣碎的人事工作的精力，使企業(yè)基層人事管理簡(jiǎn)單化，讓企業(yè)的人力資源部門專注于更高層次的人事管理，為企業(yè)減少了不必要的人力物力，精簡(jiǎn)了企業(yè)行政組織機(jī)構(gòu)，提高了企業(yè)的工作效率。

二、現(xiàn)階段企業(yè)人事代理制存在的問(wèn)題

1.人事代理機(jī)構(gòu)和企業(yè)溝通不暢。在現(xiàn)階段，企業(yè)人事代理制實(shí)行的是“人檔分離”的模式，企業(yè)的人事檔案放在人事代理機(jī)構(gòu)保管，企業(yè)負(fù)責(zé)用人選人，而人事代理機(jī)構(gòu)和企業(yè)之間并未完全建立規(guī)范有效的雙向人事檔案聯(lián)系溝通體系，企業(yè)人力資源管理部門在管理需要時(shí)到人事代理機(jī)構(gòu)尋求幫助，人事代理機(jī)構(gòu)則被動(dòng)提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。因此，缺乏“雙向溝通”的單位人事部門和人事代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行具體操作時(shí)，往往會(huì)產(chǎn)生人事檔案管理中多種類型的人事檔案與系統(tǒng)的管理方法之間的矛盾，檔案數(shù)量與管理質(zhì)量的矛盾，如何管和如何用的矛盾，企業(yè)投入與服務(wù)回報(bào)的矛盾。

2.企業(yè)人事檔案的規(guī)范性、完整性、及時(shí)性有待考證。企業(yè)人事代理制的實(shí)行在一定程度上解決了企業(yè)以強(qiáng)硬手段“扣檔”限制人才流動(dòng)的問(wèn)題，但“人檔分離”使一份完整的人事檔案經(jīng)由兩方甚至三方之手，易造成人事檔案管理工作的中斷，檔案材料的補(bǔ)充不及時(shí)，檔案管理不規(guī)范，進(jìn)而影響到一份人事檔案的完整性，人事檔案內(nèi)容更新速度慢，在內(nèi)容上大大落后于人員實(shí)際情況。

3.人事代理機(jī)構(gòu)的人事檔案服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平有待加強(qiáng)。在現(xiàn)階段，各個(gè)人事代理機(jī)構(gòu)隸屬于政府行政部門，是政府的人事服務(wù)部門之一，代理機(jī)構(gòu)和代理機(jī)構(gòu)之間缺乏相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)，而企業(yè)沒(méi)有選擇人事代理機(jī)構(gòu)的余地，并需要為此支付高額的人事代管費(fèi)。人事代理機(jī)構(gòu)的人事工作人員一般會(huì)有吃公家飯的優(yōu)越感和滿足感，工作人員與工作人員之間缺少工作積極性、創(chuàng)新精神，工作方法一成不變，僵硬死板，并沒(méi)有很好地為代理企業(yè)進(jìn)行人事代理服務(wù)管理工作。

4.人事代理機(jī)構(gòu)缺乏創(chuàng)新性管理。人事代理機(jī)構(gòu)遵循傳統(tǒng)人事檔案管理方法，僅為完成管理任務(wù)而管理，在人事檔案內(nèi)容與形式符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的基礎(chǔ)上，缺乏相應(yīng)的創(chuàng)新管理，檔案信息內(nèi)容和利用服務(wù)形式往往過(guò)于單一，致使人事檔案千篇一律，其辨識(shí)度較低，不足以充分體現(xiàn)員工的個(gè)性化特征，難以滿足現(xiàn)階段人事代理機(jī)構(gòu)提供多樣、準(zhǔn)確、真實(shí)的人事檔案信息的社會(huì)需求。

三、現(xiàn)階段企業(yè)人事代理制的對(duì)策措施

1.加強(qiáng)溝通和協(xié)作。在符合人事代理規(guī)定的大框架下，人事代理機(jī)構(gòu)和企業(yè)經(jīng)過(guò)討論協(xié)商，建立雙方溝通順暢、互惠互利的雙向交流機(jī)制。企業(yè)人事代理機(jī)構(gòu)要提供主動(dòng)服務(wù)，與企業(yè)加強(qiáng)工作交流，及時(shí)獲知企業(yè)在人事檔案管理中的新要求和新委托，并據(jù)此改善人事代理工作，取得較好的人事代理工作效果。企業(yè)的人事管理部門人事檔案管理人員同時(shí)也應(yīng)該積極配合， 經(jīng)常主動(dòng)交流， 過(guò)問(wèn)人事檔案的管理情況，根據(jù)問(wèn)題進(jìn)行企業(yè)調(diào)整，協(xié)調(diào)人事代理機(jī)構(gòu)搞好人事檔案管理工作，防止人事代理工作中出現(xiàn)大的紕漏。通過(guò)建立“雙向交流機(jī)制”，企業(yè)與人事代理機(jī)構(gòu)獲得雙贏。

2.加強(qiáng)規(guī)范化完整化管理。人事代理機(jī)構(gòu)和企業(yè)之間要制定相應(yīng)具體的人事管理細(xì)則，使雙方的人事管理工作有章可循，以明確的條文調(diào)控雙方人事人員的工作，使之規(guī)范化、科學(xué)化。目前，企業(yè)人事管理實(shí)行“新人新辦法，老人老辦法”的管理方式，老員工的檔案保管在企業(yè)人事部門，而新進(jìn)員工的檔案則會(huì)保管在人事代理機(jī)構(gòu)，這樣就會(huì)導(dǎo)致一個(gè)企業(yè)完整的人事檔案及其工作分為兩個(gè)部分進(jìn)行，有兩套不同的管理機(jī)制。所以企業(yè)的人事部門在兼顧企業(yè)內(nèi)部人事檔案的同時(shí)，也要經(jīng)常積極主動(dòng)、有計(jì)劃地收集和補(bǔ)充聘用制員工的人事檔案材料，及時(shí)將最新材料轉(zhuǎn)遞給人事代理機(jī)構(gòu)，保證其內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性。人事代理機(jī)構(gòu)應(yīng)確立檔案內(nèi)容完整準(zhǔn)確的收集原則，通過(guò)提供主動(dòng)服務(wù)，例如電話提醒、定期派人接收，以減輕企業(yè)人力資源部門的壓力，保證代管人事檔案的完整性和及時(shí)性，為人才使用提供準(zhǔn)確而有價(jià)值的檔案信息內(nèi)容，使人事檔案更好地發(fā)揮企業(yè)選人用人及挖掘人才潛力，進(jìn)行人才培養(yǎng)的選評(píng)作用。

3.激活人事代理機(jī)構(gòu)活力，提供個(gè)性化服務(wù)。人事代理機(jī)構(gòu)及其人員要樹(shù)立正確的工作觀念，確立“以人為本”的服務(wù)原則，以人才發(fā)展為中心提供相應(yīng)的特色服務(wù)。人事代理機(jī)構(gòu)雖然隸屬政府人事部門，但是企業(yè)繳納了高額的代管費(fèi)來(lái)委托人事代理服務(wù)，人事代理機(jī)構(gòu)就要辦好事，辦對(duì)事，而不能敷衍了事。政府應(yīng)在各個(gè)人事代理機(jī)構(gòu)之間引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，建立人事代理機(jī)構(gòu)的管理測(cè)評(píng)制度，進(jìn)行機(jī)構(gòu)評(píng)級(jí)，并對(duì)優(yōu)秀的人事代理機(jī)構(gòu)給予獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。在各個(gè)人事代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，也要形成競(jìng)爭(zhēng)上崗、人盡其用的內(nèi)部管理機(jī)制，激活內(nèi)部的人事代理服務(wù)積極性，引導(dǎo)員工樹(shù)立正確的服務(wù)態(tài)度。除此之外，在符合國(guó)家人事代理制規(guī)定的基礎(chǔ)上，人事代理機(jī)構(gòu)可以進(jìn)行管理方法和服務(wù)方式的創(chuàng)新，可以根據(jù)企業(yè)人事管理和選人用人的要求，為其提供個(gè)性化服務(wù)，打破管理形式陳舊的僵局，提高人事代理機(jī)構(gòu)的口碑。

4.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。企業(yè)和人事代理機(jī)構(gòu)要提高檔案管理人員的素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人作為知識(shí)的載體，任何領(lǐng)域中的高素質(zhì)從業(yè)人員都是專業(yè)發(fā)展的智力資源。因此，人事檔案管理人員的道德素質(zhì)和文化素質(zhì)將在人事檔案管理和開(kāi)發(fā)利用中起到不可忽視的作用。一是人事檔案管理人員要樹(shù)立正確的工作觀念和工作態(tài)度，與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案保管員的理念。二是人事檔案管理人員要保持高度的責(zé)任心，遵守職業(yè)道德，不隨意泄露個(gè)人信息，不故意丟失或損壞他人檔案，不違反相應(yīng)的人事管理制度條例。三是人事檔案管理人員要注重學(xué)習(xí)，不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以人才為核心的要求。

（作者單位：山東電力工程咨詢?cè)?山東大學(xué)歷史文化學(xué)院）