梁棟

摘 要：文書檔案管理作為影響單位檔案管理水平的一個重要因素，其水平的高低能夠顯著影響檔案資料的質(zhì)量與完整性的提高。水利管理事業(yè)單位和相關(guān)單位應(yīng)該高度重視文書檔案管理工作，做好文書工作與檔案工作的銜接工作，使部門與部門之間加強(qiáng)溝通協(xié)作，在做好文書檔案的完整收集的前提下，建立高效的管理系統(tǒng)，優(yōu)化管理程序的每一個環(huán)節(jié)，不斷強(qiáng)化文書檔案管理工作，使單位的文書檔案管理逐步走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展道路，有效提高文書檔案管理工作的效果，從而促進(jìn)單位的建設(shè)與發(fā)展。本文首先分析了我國目前文書檔案管理存在的問題，然后提出了針對性的措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；問題；對策

1 引言

文書檔案管理是檔案存在的基礎(chǔ)，其管理水平的高低直接決定著檔案資料的完整程度。文書檔案管理工作具有很多顯著的特點(diǎn)。首先，文書檔案管理的主要工作就是對原始資料的收集、整理和保存，該階段是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，是保證檔案完整性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其次，文書檔案管理工作中除了包含檔案管理相關(guān)的工作外，還包括許多的文書工作，例如文件的收集和登記、轉(zhuǎn)運(yùn)等，文書的工作過程就是檔案從原始文件形成檔案的整個過程。最后，文書檔案管理工作具有內(nèi)容豐富、形式多樣的特點(diǎn)，不僅涉及了單位工作的方方面面，還涵蓋了科技檔案、會計(jì)檔案等多種形式的檔案載體形式，形成了檔案管理工作的多樣性和復(fù)雜性。針對文書檔案管理的這些特點(diǎn)，水利管理事業(yè)單位或是相關(guān)單位要建立完善的文書檔案管理機(jī)制，使其走上標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的發(fā)展道路，為單位的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。

2 文書檔案管理工作存在的問題

2.1 管理基礎(chǔ)較差

長期以來，我國許多水利管理事業(yè)單位和單位的文書檔案管理工作都處于封閉式的管理狀態(tài)，管理工作也主要以保管檔案不丟失為重要原則，而忽視了對檔案的整理工作，導(dǎo)致水利管理事業(yè)單位的檔案管理出現(xiàn)整體規(guī)范不統(tǒng)一、裝具不合要求等現(xiàn)象，檔案管理工作的質(zhì)量有待進(jìn)一步提高。水利管理事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠，無論是資金投入和人力投入都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，造成文書檔案管理人員的平均專業(yè)素質(zhì)偏低，管理人員的考核機(jī)制和激勵制度都很薄弱，極大地削弱了檔案管理人員的工作積極性，最終導(dǎo)致連最基礎(chǔ)的文書檔案管理工作都無法得到保障。

2.2 文書工作與文書檔案工作銜接脫節(jié)

目前在大多數(shù)的水利管理事業(yè)單位中文書檔案管理工作實(shí)行的是分塊管理的機(jī)制，即文書與檔案工作是由不同的部門不同的人員負(fù)責(zé)的，這就難免出現(xiàn)銜接工作的脫節(jié)問題。大多數(shù)的文書人員缺乏相關(guān)的檔案管理知識，導(dǎo)致檔案意識淡薄，在檔案的收集和整理時出現(xiàn)許多不規(guī)范的操作。例如用紙不當(dāng)，裝訂不合規(guī)范、原稿不齊全、編號混亂等等，給后續(xù)的檔案入檔工作帶來極大的障礙。文書的主要工作是處理單位的各類文件，將其收集整理后形成檔案，若該環(huán)節(jié)出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題會直接影響檔案的整個管理工作的質(zhì)量和進(jìn)度，還會發(fā)生一系列的連鎖反應(yīng)，損害文件的鑒定價(jià)值和文件之間的聯(lián)系和統(tǒng)一。因此，做好文書工作與文書檔案工作的銜接工作具有十分重要的意義。

2.3 領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠

一些水利管理事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案管理工作不能給水利管理事業(yè)單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因而過分輕視了文書檔案管理工作，不僅在資金的投入上一降再降，對于檔案管理人員的選用的標(biāo)準(zhǔn)也偏低，不重視管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，造成檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)偏差。由于文書檔案管理工作的資金投入較少，導(dǎo)致檔案管理的必要的設(shè)施建設(shè)不完善，嚴(yán)重制約了水利管理事業(yè)單位文書檔案管理水平的提高。

3 提高文書檔案管理工作水平的建議

3.1 做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

作為文書檔案管理人員，要恪守職業(yè)操守，樹立為水利管理事業(yè)單位服務(wù)的意識，從檔案的收集、整理、編號、到保管和利用都嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，不斷提高檔案管理的基礎(chǔ)性工作的質(zhì)量，將檔案部門的參謀作用發(fā)揮到實(shí)處。對于來源于水利管理事業(yè)單位重要部門的高價(jià)值檔案，要加強(qiáng)與部門人員的溝通，對各部門的檔案遞送人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對其進(jìn)行檔案收集工作的指導(dǎo)，保證檔案收集的質(zhì)量，發(fā)揮出檔案部門的指導(dǎo)和管理作用。

3.2 認(rèn)真理順文書工作與文書檔案管理工作的關(guān)系

文書工作與文書檔案工作是密不可分的，兩者相互依存，相互促進(jìn)。文件是檔案的前身，檔案室文件的最后歸宿。想要做好檔案工作首先要做好文書工作，文書工作質(zhì)量的好壞直接決定了檔案質(zhì)量的高低。因此，水利管理事業(yè)單位必須要抓好文書與檔案的銜接工作，防止脫節(jié)現(xiàn)象的發(fā)生。作為文書人員，首先要強(qiáng)化自己的檔案意識，學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的專業(yè)知識，虛心接受檔案管理人員提出的意見，在工作的過程中遇到問題時要及時向檔案工作人員請教，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的工作中要不斷完善立卷歸檔制度，建立統(tǒng)一的分類和編號，使文件與文件之間形成有機(jī)的聯(lián)系。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，對于新接受的檔案一定要及時進(jìn)行核對和歸檔，密切關(guān)注文書人員對文件資料的收集和整理工作，并對其進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)和監(jiān)督。對于不合要求的檔案一定要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)給以返還重新整理合格后方可歸檔，嚴(yán)把文書檔案的質(zhì)量關(guān)。同時要加強(qiáng)文書檔案的利用工作，完善相應(yīng)的借閱手續(xù)，對按期不能歸還的檔案要及時催還，確保檔案的及時歸位，加強(qiáng)檔案的保護(hù)工作。

3.3 領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作是提高管理水平的前提條件和重要保證。只有得到了領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使文書檔案管理人員的地位不斷提高，各部門和員工對檔案管理工作的認(rèn)識也會得到提高。領(lǐng)導(dǎo)提高重視后，才能進(jìn)一步提高資金投入，充足的資金是檔案管理工作的重要保證。只有提高了檔案管理的資金投入，加大了檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建立和檔案人員的培訓(xùn)力度才能從根本上改變檔案管理水平落后的現(xiàn)狀，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，從根本上提高文書檔案的管理水平。

4 結(jié)語

綜上所述，要提高文書檔案的管理水平首先要找出水利管理事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，針對這些問題做出相應(yīng)的改進(jìn)。水利管理事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視文書檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，做好文書工作與檔案工作的銜接，不斷調(diào)整檔案管理人員的配比，重視管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高，加大資金投入，認(rèn)識到檔案管理工作對水利管理事業(yè)單位利益的重要影響，不斷提高水利管理事業(yè)單位的文書檔案管理水平，從而為水利管理事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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