范新萍
摘 要:隨著企業(yè)生產的發(fā)展和經營理念的更新,開發(fā)利用檔案信息越來越受到企業(yè)的重視,只有積極開發(fā)利用檔案信息資源并同時把檔案信息與市場流通有機地結合起來,才可能做出正確決策,才能有效地搞好綜合服務,本文主要對企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用和管理進行探討。
關鍵詞:企業(yè)檔案;開發(fā)利用;管理
企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中直接的形成真實記錄。作為一種信息與存在載體完整統(tǒng)一的原始記錄,企業(yè)檔案所承載的信息反映了企業(yè)生產建設、經營管理、科學研究及企業(yè)文化建設等各個方面實踐活動的面貌,因而企業(yè)檔案也就成了構筑企業(yè)知識的一種重要的媒體或介質。新時期做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作,對于維護企業(yè)的合法權益,促進企業(yè)經濟快速發(fā)展,具有極其重要的意義。因此,開發(fā)檔案信息資源,適應社會信息化進程的需要,切實轉變和變革檔案信息服務方式,更好地為企業(yè)經濟建設服務,已成為檔案信息部門的重要任務。
1 提高人員素質,適應檔案信息化管理需要
檔案信息資源開發(fā)利用的程度如何,檔案工作是否有活力,是否為人們所認可,關鍵取決于利用工作的效果。而利用工作的好與壞,直接與檔案工作人員的政治覺悟、文化素養(yǎng)和業(yè)務能力有直接關系。檔案管理人員不但要熟知本職的應知應會,熟悉館藏內容,而且要熟知本企業(yè)的生產、經營和管理的流程,掌握計算機知識,明白現(xiàn)代化管理手段。除此之外,還要熟知和運用好電子文件、磁性載體和紙質文件的檢索和利用。另外,檔案管理人員在不斷提高素質的基礎上,還要注重檔案的編研工作。企業(yè)的檔案編研工作要以館藏檔案為主要對象,滿足企業(yè)生產經營和管理需要,將已存信息進行認真選擇、加工、研究,編輯出信息產品,為領導決策、志書的編纂、企業(yè)經濟糾紛、法律咨詢、科技研究等等,提供可靠的、重要的資料和依據(jù)。其實很長時間以來,檔案工作人員對自身的要求并不是很高,不僅僅只是需要對待工作有激情,還需要對自身的理論素養(yǎng)進行不斷提升,同時明確認識和了解辯證唯物主義的觀點,在此基礎上,對所出現(xiàn)的問題進行分析和研究,只有這樣,在面對眾多的檔案信息,頭腦要時刻保持清醒,找到問題的關鍵,使檔案信息可以在最短時間內得到最準確的加工和整理。
2 以各種先進技術手段逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的信息化
在現(xiàn)代科學技術不斷進步與計算機網絡技術飛速發(fā)展的推動作用下,各種計算機應用技術與網絡通信技術開始在現(xiàn)代化企業(yè)建設與管理工作中得以應用與推廣,這對于企業(yè)檔案的管理與利用工作而言更是如此。這也就意味著傳統(tǒng)模式下企業(yè)檔案的管理與利用工作已無法與這種先進的技術手段相適應,做出一定的改革與調整也正是企業(yè)檔案資源信息化得以實現(xiàn)的必然選擇。首先,相關工作人員需要在傳統(tǒng)管理與利用模式的基礎上,利用計算機網絡的延伸性與覆蓋性將網絡涉及轄區(qū)內的多個企業(yè)檔案管理實體有機集合在一起,最終形成一個圍繞企業(yè)各項生產經營活動所開展的企業(yè)檔案管理與利用系統(tǒng);其次,企業(yè)檔案管理與利用系統(tǒng)需要及時對儲存在系統(tǒng)內部的各項檔案資料與信息進行整理、加工與轉化,并形成數(shù)據(jù)形式的檔案信息,以此加快企業(yè)信息化建設的進程;最后,在全球經濟一體化進程不斷加劇與劇烈市場競爭的推動作用下,企業(yè)的檔案管理與利用系統(tǒng)網絡可以再企業(yè)網絡并聯(lián)的基礎上,逐步升級并實現(xiàn)與國際區(qū)域范圍內互聯(lián)網網絡的交流及互動,以此實現(xiàn)企業(yè)檔案所歸集的各項信息資源能夠最大限度的共享與開發(fā),最終實現(xiàn)在檔案信息化基礎之上的企業(yè)全面發(fā)展。
3 要立足于企業(yè),同時不可忽略對本企業(yè)的經營管理具有影響的外部信息
本企業(yè)的檔案是本企業(yè)在活動中形成的信息材料,是最能反映出本企業(yè)的經營管理活動的真實狀況的。開發(fā)企業(yè)的檔案信息資源其工作重點就在于挖掘本企業(yè)內部檔案信息,探索企業(yè)內部經營管理規(guī)律。但是,任何一個企業(yè)都不是孤立的個體,它必須與其它企業(yè)乃至于整個社會產生關系,因此不可忽略與之有關的外部信息,如科技進步、市場預測、優(yōu)秀的管理方法等。只有把內部的檔案信息與外部的信息有機地結合起來,才能科學、準確、有效地開發(fā)企業(yè)的檔案信息資源,更好地為企業(yè)的經營決策服務。要解決好這一問題,必須做好兩個方面的工作。一是在企業(yè)內部加強檔案信息工作的基礎建設,維護文件材料,形成體系,使歸檔的文件材料完整、準確、系統(tǒng),盡可能地搜集保存具有查考價值的檔案,好立卷工作,完善檢索工具,疏通檔案管理網絡,健全檔案的各項管理制度,確保檔案的完整與安全;二是建立檔案、圖書、情報資料一體化的體系,把檔案室與圖書、情報資料室合并,為開發(fā)企業(yè)的檔案信息資源提供多方位的可靠、完整、科學的保障。
4 建立相應制度,加強檔案利用監(jiān)督
在檔案管理利用中,根據(jù)不同的利用對象和不同目的,掌握其心理和思想動機,加強重點監(jiān)護。檔案利用規(guī)章制度,一般有查閱、外借、復制等。要根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使之提供檔案利用工作有章可循,在開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認真加以總結。不斷充實和完善。在此基礎上,正確處理好檔案保密與管理利用的關系。保守企業(yè)機密是每個員工應盡的義務,更是檔案管理工作人員的神圣職責。在日常工作中,檔案管理人員要高度重視檔案保密,盡心盡職,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領導決策提供服務。機密檔案應該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用。保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。當然,利用必須是在保密基礎上的利用,無限制的利用會給企業(yè)的安全和利益造成危害。
總之,伴隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展與經濟社會不斷進步,人民日益增長的物質與精神文化需要對新時期的企業(yè)檔案工作提出了更為嚴格的要求。作為企業(yè)檔案部門,要抓住當前難得的發(fā)展機遇,認真探索開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源的新途徑,使企業(yè)在市場經濟條件下,適應新形勢,迎接新挑戰(zhàn),促進企業(yè)經濟和各項事業(yè)全面發(fā)展。
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