歐湘婷

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化管理的企業(yè)越來(lái)越多。但由于電算化環(huán)境的特殊性使得會(huì)計(jì)電算化在大大提高會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量的同時(shí)，也對(duì)原有的企業(yè)內(nèi)部控制制度產(chǎn)生了很大的沖擊，致使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)面臨新的風(fēng)險(xiǎn)。因此本文主要圍繞會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制存在問(wèn)題并提出如何來(lái)完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的措施，以確保企業(yè)會(huì)計(jì)電算化更有效的運(yùn)行，以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制；建議

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用在大大提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量和效率，減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)也改變了原有內(nèi)部控制的方式和內(nèi)容，對(duì)傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊， 使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度明顯落后于現(xiàn)在的新形勢(shì)，許多新問(wèn)題急需解決。

一、會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度存在的問(wèn)題分析

（1）會(huì)計(jì)處理趨于程序化導(dǎo)致內(nèi)部稽核削弱

在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作中， 每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都要嚴(yán)格遵循相關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制，盡管效率不高， 但能有效遏制會(huì)計(jì)差錯(cuò)的發(fā)生。然而實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，無(wú)紙化數(shù)據(jù)處理減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入、重復(fù)處理， 使得會(huì)計(jì)處理程序化。按照理想的計(jì)算機(jī)程序編排，無(wú)論處理業(yè)務(wù)是多么復(fù)雜繁瑣，它都不會(huì)發(fā)生類似手工處理中由于疏忽而引起的計(jì)算或記賬方面的錯(cuò)誤。但是，一旦在程序的某個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，往往會(huì)因?yàn)橐粋€(gè)環(huán)節(jié)的失誤影響到其它環(huán)節(jié)，從而導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的失真。這也說(shuō)明了系統(tǒng)的內(nèi)部控制多數(shù)是依賴于自身實(shí)時(shí)控制的，在審查和復(fù)合控制上的減少也是對(duì)相應(yīng)機(jī)制控制的削弱。

（2）會(huì)計(jì)電算化復(fù)合型人才的缺乏

在傳統(tǒng)的手工記賬下， 會(huì)計(jì)人員只要懂得基本的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)、精通財(cái)經(jīng)法規(guī)即可。但在實(shí)行電算化以后，只懂得會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)市遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的， 還須懂得電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。就我國(guó)當(dāng)前的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作人員中，能夠適應(yīng)新形勢(shì)的綜合型人才十分匱乏，許多建立了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的大型企業(yè)急需配置既掌握財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才。另一方面由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，稽核難度加大，但是企業(yè)大多數(shù)的內(nèi)控仍是針對(duì)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的，控制職能弱化。所以只有能駕馭復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)的人員，才可勝任此工作。

（3）會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)形式的變化使數(shù)據(jù)易于丟失和被篡改

傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)的存儲(chǔ)介質(zhì)主要是紙，紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表等數(shù)據(jù)一旦被修改，則容易辨別出修改的痕跡，從而保證了會(huì)計(jì)原件的真實(shí)性。但是實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，控制功能弱化，手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中逐漸減少或消失。會(huì)計(jì)電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲(chǔ)在磁（光） 介質(zhì)上，這些磁性資料只有通過(guò)相應(yīng)的設(shè)備才能閱讀，直觀性較差，經(jīng)過(guò)復(fù)制、修改、刪除均不會(huì)留下任何痕跡，也難以分清楚正本和副本。另外，數(shù)據(jù)集中在磁（光）介質(zhì)中，一旦發(fā)生火災(zāi)、被盜、感染病毒等，容易造成數(shù)據(jù)丟失。所以會(huì)計(jì)電算化要求不僅要保存紙介質(zhì)會(huì)計(jì)核算資料，而且還要保存好以磁性介質(zhì)方式存儲(chǔ)的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料。

（4）控制職能弱化

在傳統(tǒng)手工運(yùn)作環(huán)境中，會(huì)計(jì)人員各項(xiàng)分工都很明確，各司其職，互相牽制又互相聯(lián)系，像日記賬、明細(xì)賬、總賬等各種會(huì)計(jì)資料的登記保管均由不同的責(zé)任人分別進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)人員是無(wú)權(quán)接觸這些資料的。然而在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，隨著交易授權(quán)的改變，所有的記賬、核算、報(bào)賬等工作均由計(jì)算機(jī)負(fù)責(zé)，如果缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的稽核控制，系統(tǒng)內(nèi)部人員可以輕而易舉地對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，并且不會(huì)留下任何蛛絲馬跡，這使得一旦處理過(guò)程出現(xiàn)錯(cuò)誤，無(wú)法查出相關(guān)責(zé)任人，加大舞弊風(fēng)險(xiǎn)。

二、完善會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度的建議

為了更好的實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制，針對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問(wèn)題提出以下措施來(lái)完善當(dāng)前的會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度。

（1）加強(qiáng)組織控制

組織控制是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中最基礎(chǔ)的控制，它的基本要求是做到職責(zé)分離。由于會(huì)計(jì)電算化通常是把一家單位的會(huì)計(jì)信息集中起來(lái)，統(tǒng)一處理， 導(dǎo)致操作人員職責(zé)權(quán)限相對(duì)集中，一些本應(yīng)分離的某些不相容職責(zé)集中化了。因此在電算化部門內(nèi)部，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆止?，各崗位在得到系統(tǒng)管理員一定的授權(quán)后，用密碼加以控制，防止其他人員非法操作和越權(quán)操作以此來(lái)避免舞弊，犯罪行為的發(fā)生和防止差錯(cuò)的出現(xiàn)，保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

（2）加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制

系統(tǒng)安全控制是電算化系統(tǒng)正常運(yùn)行的前提條件。首先要嚴(yán)格控制未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入機(jī)房，保證只有被授權(quán)的員工才可以接觸到系統(tǒng)；嚴(yán)禁操作人員攜帶未經(jīng)檢查的軟盤(pán)上機(jī)，以防計(jì)算機(jī)病毒的侵入。其次是系統(tǒng)環(huán)境安全控制，機(jī)房應(yīng)保持整潔，機(jī)器的安全工作要配備防火、防水、防塵設(shè)施，應(yīng)配備自動(dòng)安全報(bào)警裝置，一旦事故發(fā)生可及時(shí)發(fā)出警報(bào)，以便采取補(bǔ)救措施，迅速恢復(fù)系統(tǒng)。最后是系統(tǒng)的后備控制，定期將文件數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，在重要文件的備份上可以用“祖父—父親—兒子”的方式進(jìn)行保存。并經(jīng)常性進(jìn)行復(fù)制檢查。防止會(huì)計(jì)檔案丟失或文件損壞后而造成的系統(tǒng)無(wú)法恢復(fù)工作的現(xiàn)象。

（3）加強(qiáng)員工素質(zhì)控制

人員控制是會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的根本，內(nèi)部系統(tǒng)控制是否能夠有效實(shí)施，關(guān)鍵在于內(nèi)部控制人員的自身素質(zhì)，因此防止計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息失真的最主要的措施是加強(qiáng)人事管理。要做好這項(xiàng)工作，要從以下幾個(gè)方面來(lái)著手：首先，要對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作人員和管理人員要嚴(yán)格挑選，甄選出與工作崗位相匹配的員工。 其次對(duì)會(huì)計(jì)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行控制和考核。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)在職員工的定期培訓(xùn)和考核，除了更新他們的專業(yè)知識(shí)還應(yīng)提高他們的計(jì)算機(jī)知識(shí)。另外一個(gè)需要重視的是會(huì)計(jì)電算化人員的道德風(fēng)險(xiǎn)，很多會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)失真的例子都說(shuō)明對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息安全最大的威脅是來(lái)自那些既熟悉內(nèi)部業(yè)務(wù)流程又熟悉技術(shù)的人。

結(jié)論

內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全， 關(guān)系到會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確性和可靠性。但是企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已經(jīng)不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的要求。所以在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，進(jìn)一步加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度已經(jīng)刻不容緩，要加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制、組織控制、員工素質(zhì)控制和建立電算化的檔案管理保管制度控制等措施對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制不斷調(diào)整和改善，確保能夠充分發(fā)揮電算化的準(zhǔn)確性和高效性，保障企業(yè)財(cái)務(wù)安全，便于提供完整的信息給企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策，達(dá)到既定企業(yè)目標(biāo)，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。（作者單位：湘潭大學(xué)）

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