張勇

摘 要：檔案管理實(shí)踐工作必須重視對(duì)人才信息的有效整理，對(duì)檔案進(jìn)行分類保管，確保信息資料庫的內(nèi)容全面，查閱方便。同時(shí)，檔案管理工作需要有完善的制度做規(guī)范，實(shí)現(xiàn)立卷歸檔的“三合一”管理，確保檔案管理工作能夠?yàn)槿瞬沤涣魈峁椭?。結(jié)合多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行實(shí)踐研究和總結(jié)探索。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理理念；立卷歸檔；數(shù)學(xué)化管理

人才交流服務(wù)中心是提供就業(yè)和優(yōu)化人力資源配置的樞紐，其對(duì)人才檔案的管理是關(guān)系到人力資源合理配置與利用，筆者工作這幾年來一直致力于檔案管理的探索，也發(fā)現(xiàn)了當(dāng)前檔案管理工作仍然存在的一些問題，諸如管理內(nèi)容不夠全面，管理制度不完善和信息化管理體制落后等。為了解決檔案管理的相關(guān)問題，本文結(jié)合多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了實(shí)踐研究和總結(jié)探索，檔案管理必須從以下幾方面進(jìn)行全面的完善。

一、檔案的法制知識(shí)

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，而目前檔案員往往對(duì)檔案管理知識(shí)的更新和重要性不夠重視，例如，不按照國家規(guī)定開放檔案；明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的等現(xiàn)象總會(huì)出現(xiàn)。為了解決這個(gè)問題，檔案管理必須要注意宣傳法制知識(shí)。首先，要進(jìn)行分級(jí)培訓(xùn)。對(duì)檔案法制知識(shí)的了解要從基本知識(shí)到重點(diǎn)知識(shí)和案例進(jìn)行全面化的分級(jí)培訓(xùn)，加深大家對(duì)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)的理解和認(rèn)識(shí)，促進(jìn)各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是要在進(jìn)行學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核，考核合格后領(lǐng)取法制培訓(xùn)合格證，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容，在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識(shí)的培訓(xùn)，以增強(qiáng)全員的法律意識(shí)。

二、立卷歸檔的“三合一”制度

檔案管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)就是要“立卷歸檔”，為了更好地完成這項(xiàng)任務(wù)，檔案管理過程中應(yīng)該嘗試采用“三合一”制度。所謂“三合一”制度就是立卷歸檔制度要按照制訂分類方案、歸檔范圍、保管期限表開展。第一步，制訂分類方案。例如，本中心的檔案管理就是按照以下三種方法進(jìn)行分類：①年度分類法；②組織機(jī)構(gòu)分類法；③通訊者分類法（按發(fā)文存本和原稿按收文者）。第二步，確定歸檔范圍。歸檔范圍的確定能夠保證檔案簡(jiǎn)要并有實(shí)際意義，避免過多的內(nèi)容形成檔案的混亂。例如，對(duì)于收納的企業(yè)人才的檔案內(nèi)容就可以包括“勞動(dòng)合同管理，勞動(dòng)工資和社會(huì)保險(xiǎn)，職務(wù)任免，職稱評(píng)聘，職工教育與培訓(xùn)，醫(yī)療衛(wèi)生，后勤福利，住房管理”等方面工作形成的文件材料。第三步，建立保管期限表，便于全面的、直觀的內(nèi)容管理。例如，針對(duì)一名建筑工程人員的檔案管理可以設(shè)置包括序號(hào)、類目名稱、保管期限條目的表格。在推行這些制度的同時(shí)要依循如下原則：（1）堅(jiān)持“歷史真實(shí)”的原則，只有真實(shí)才能確保檔案的有效性。例如，本中心在歸檔前就要認(rèn)真地對(duì)人事檔案中出現(xiàn)出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間及學(xué)歷等要認(rèn)真核對(duì)，同時(shí)，聯(lián)系當(dāng)事人對(duì)認(rèn)定結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)后擬發(fā)認(rèn)定文件歸檔。（2）堅(jiān)持正確的檔案服務(wù)流程。具體如下：提交有效證件→審核檔案材料→與個(gè)人簽訂委托管理人事檔案合同。（3）做好調(diào)轉(zhuǎn)工作。需辦理人事檔案轉(zhuǎn)出者，應(yīng)先到市人才市場(chǎng)公共服務(wù)部辦理繳費(fèi)手續(xù)，然后持該窗口開具的《解除公共服務(wù)協(xié)議服務(wù)通知單》，到檔案室辦理提檔手續(xù)?？傊?，“三合一”制度本著科學(xué)發(fā)展觀的精神，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，提高檔案工作的管理水平。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)信息化程度越來越高，檔案管理也必須盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理轉(zhuǎn)變。為了有效發(fā)揮檔案的信息功能，檔案管理工作必須做好各項(xiàng)工作。第一步，要完善基礎(chǔ)工作，完善檔案的標(biāo)注碼的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。例如，我中心就曾經(jīng)出現(xiàn)過文件檔案歸檔后出現(xiàn)了使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區(qū)別；電子圖正常，但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形，甚至出現(xiàn)亂碼的情況，這樣的情況下檔案管理工作就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的問題，影響管理效果，而如果能夠?qū)⒒A(chǔ)管理問題處理好就能夠保證數(shù)字化管理的穩(wěn)定性。第二步，利用網(wǎng)絡(luò)開展信息專門化的管理。例如，深入開發(fā)檔案信息資源，圍繞人才交流中心開展英雄人物、勞動(dòng)模范的先進(jìn)事跡的介紹，并通過互聯(lián)網(wǎng)宣傳人才交流中心完成的“人才推薦”活動(dòng)，為檔案管理工作的成效做出宣傳。第三步，數(shù)字化歸檔保持。數(shù)字化存檔工作要重點(diǎn)針對(duì)基本不會(huì)發(fā)生變化資料進(jìn)行存檔，將資料刻錄到光盤，光盤根目錄下放一個(gè)內(nèi)容說明文件，這樣就便于查找和日常維護(hù)。

上文是筆者這些年在人才交流服務(wù)中心檔案管理中的幾點(diǎn)心得體會(huì)總結(jié)。概而論之，檔案管理實(shí)踐工作必須要重視對(duì)人才信息的有效整理，對(duì)檔案進(jìn)行有效分類保管，確保信息資料庫的內(nèi)容全面，查閱方便。同時(shí)，檔案管理工作需要有完善的制度做規(guī)范，實(shí)現(xiàn)立卷歸檔的“三合一”管理，確保檔案管理工作能夠?yàn)槿瞬沤涣魈峁椭?/p>

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（作者單位 內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟扎賚特旗人才交流服務(wù)中心）

編輯 楊兆東