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        對ERP報表填報及常見問題的探討

        2014-05-28 18:42:19李紅輝
        2014年42期
        關(guān)鍵詞:報表問題分析

        李紅輝

        摘 要:ERP,即企業(yè)資源管理系統(tǒng),主要用于企業(yè)的日常管理工作,服務(wù)日常工作中的各種報填表格,在勘察設(shè)計企業(yè)中,報表的種類以及填寫方式較為復(fù)雜,在ERP的應(yīng)用填寫中很容易出現(xiàn)問題,為了減少工作的錯誤,特對ERP的報表填表做一些探討,以解決實際應(yīng)用當中的各種問題,提高工作效率。另外,在工作企業(yè)可以巧用FSG報表系統(tǒng)加強輔助管理,對表單的開發(fā)成本費用進行管控,開發(fā)日常工作表單,實現(xiàn)一鍵成表,提高功效。

        關(guān)鍵詞:ERP;報表;問題;分析

        一、ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理中的應(yīng)用

        (一)ERP的核心管理思想

        ERP是一種先進的管理方式,其應(yīng)用包含了多種先進的管理理念及管理思想。首先,隨著經(jīng)濟的發(fā)展,現(xiàn)代企業(yè)的競爭在很大一部分是供應(yīng)鏈之間的競爭,ERP正好適應(yīng)了這一市場競爭的要求,能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)供需鏈的管理。其次,ERP系統(tǒng)支持混合型生產(chǎn)方式管理,體現(xiàn)了精益生產(chǎn)、同步工程以及敏捷制造的管理觀念。最后,ERP系統(tǒng)體現(xiàn)了全過程控制思想,主要體現(xiàn)在事前計劃以及事中控制上,實現(xiàn)了計劃與平衡。

        (二)ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理中的應(yīng)用

        ERP系統(tǒng)提供的不僅是基本的財務(wù)職能,還可以保障業(yè)務(wù)的發(fā)展的全新工作平臺,在此平臺上建立的財務(wù)核算和管理模式,實現(xiàn)了對經(jīng)濟活動的多方掌控。在勘察設(shè)計企業(yè)中,ERP的內(nèi)部功能主要包括生產(chǎn)計劃管理、集團財務(wù)管理、設(shè)備資產(chǎn)管理、成本管理、安全管理、綜合調(diào)度管理等方面。此外,企業(yè)工作人員還可以根據(jù)自己公司的發(fā)展狀況,加大對日常表單的開發(fā),規(guī)范公司日常報表的填寫,實現(xiàn)多系統(tǒng)多資源的整合,有利于財務(wù)工作人員的運作管理。

        二、報表

        (一)報表工具的結(jié)構(gòu)

        報表按照功能可分為四個板塊:報表種類定義板塊,主要是為了滿足報表分類的要求,將ERP軟件中的報表劃分為多個類型;報表的模板制作,主要用來設(shè)計制作報表的格式,并將制作好的報表格式保存起來作為模板,方便日后使用;報表的搜索查詢板塊,主要是連接各種數(shù)據(jù)庫,快速獲得報表信息產(chǎn)生新的報表;報表處理板塊,處理報表結(jié)果,打印或輸出到文件中。它的主要工作過程如下:在報表種類板塊中定義報表的類型,傳送到報表模板制作處制作出報表格式,報表搜索查詢板塊獲得相關(guān)信息后,簡單處理生成報表數(shù)據(jù),然后將其輸出到報表處理板塊,報表處理板塊收到報表格式模板和報表數(shù)據(jù)后進行最終的處理加工,形成用戶所需的報表。其實,對于報表功能方面,公司可根據(jù)自身情況,適當?shù)氐脑鰷p一些功能滿足自身發(fā)展的需要。如在報表模塊,可以加大開發(fā)力度,開發(fā)適合自己的簡單報表,盡量實現(xiàn)一鍵成表,提高工作效率。

        (二)報表工具的功能

        報表工具一般都具有以下的功能:支持多種圖表顯示;自動打印分頁;支持對原有報表的搜索和管理;支持客戶端上制作報表;支持網(wǎng)頁瀏覽、打印或以Excel的形式輸出;支持客戶自定義報表格式;支持多個數(shù)據(jù)接口;支持在舊的報表上制作新的報表;擁有安全的管理機制。

        三、報表填寫中存在的問題

        (一)報表內(nèi)容真實性較低

        報表失真也是一些企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)的問題。常常出現(xiàn)財務(wù)人員粉飾報表的問題,為了達到適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求的財務(wù)標準,在財務(wù)報表生成前,有的財務(wù)人員對報表進行了稍微的改動,企業(yè)管理者看到的就是粉飾的報表,與企業(yè)的實際發(fā)展財務(wù)信息不符,導(dǎo)致管理者做出錯誤的決策或引導(dǎo)。財務(wù)報表的真實性和準確性,是企業(yè)進行研究決策的首要前提。采用先進的技術(shù)分析,制定真實準確的財務(wù)報表有利于為企業(yè)分析出科學(xué)有效的結(jié)果,指導(dǎo)企業(yè)向更好的方向發(fā)展,也是企業(yè)做出重要決策的重要依據(jù)。

        (二)財務(wù)報表參考價值較低

        在企業(yè)中,常常使用對比法來分析財務(wù)報表,但是這樣的方式并不能真正體現(xiàn)出財務(wù)報表的參考價值。由于信息化系統(tǒng)建設(shè)時間不一致,其目的以及規(guī)劃也不統(tǒng)一,財務(wù)報表的價值難以保障。因此,實現(xiàn)企業(yè)信息資源共享,提高財務(wù)報表參考價值以實現(xiàn)企業(yè)資源整合,對于企業(yè)的發(fā)展有著重大意義。

        (三)財務(wù)語言不規(guī)范

        一些工作人員在工作當中,用不同的語言描述同一個財務(wù)事項,造成了工作計劃在時間的混亂和工作量的增加。所以在報表填寫工作中切忌用不同的語言描述相同的事物。

        (四)數(shù)據(jù)錄入存在的問題

        1.數(shù)據(jù)不準確。要保障ERP報表的準確性,數(shù)據(jù)的錄入是關(guān)鍵環(huán)節(jié),不準確的數(shù)據(jù)對ERP來說是致命的。在ERP未上線時,由于數(shù)據(jù)量較大、時間倉促、再加上缺少對數(shù)據(jù)有效的檢查,在數(shù)據(jù)錄入環(huán)節(jié)常常出現(xiàn)問題,數(shù)據(jù)的準確性難以得到保障。此外,業(yè)務(wù)員對工作流程的不熟悉,出現(xiàn)操作不當,或者是工作時粗心大意,也是出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準確的重要原因。

        2.數(shù)據(jù)不及時。數(shù)據(jù)不及時主要是指數(shù)據(jù)無法真實有效的反映業(yè)務(wù)活動過程。在ERP正常運行期間,企業(yè)工作流程不當或錄入延期等現(xiàn)象,通常會導(dǎo)致數(shù)據(jù)不及時這一狀況。例如企業(yè)在采購接收過程中,供應(yīng)商送貨到倉庫,先接收再檢驗,但是貨物在入庫之間已經(jīng)被上架,此時實際的貨物庫存量并不存在,這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)實際發(fā)生與錄入的差異。另外,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)阻塞或應(yīng)用系統(tǒng)不穩(wěn)定也會造成數(shù)據(jù)錄入不及時。

        3.數(shù)據(jù)不完整。一個完整的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要由一套完整的數(shù)據(jù)來反映。系統(tǒng)的每個板塊不是獨立運行的,每個板塊之間互相關(guān)聯(lián)。每個用戶只是根據(jù)自己的職責(zé)完成整個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的一部分。只要中間的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題,那么整個業(yè)務(wù)過程就不完整,進而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不完整。

        四、解決措施

        (一)建立完善有效的財務(wù)分析體系

        企業(yè)在運行過程中應(yīng)確定明確的利潤目標,根據(jù)實際情況確定相關(guān)成本和運轉(zhuǎn)資金,有利于建立完善有效的財務(wù)分析體系。會計盈余和流動資金在財務(wù)管理過程中是兩個不同的變量,對他們用原有的財務(wù)分析體系進行分析,有利于企業(yè)制定對企業(yè)發(fā)展有利的重大決策或發(fā)展戰(zhàn)略。

        (二)加強基礎(chǔ)工作,規(guī)范填報

        在ERP報表填寫的過程中,工作人員一定要及時更新財務(wù)信息及財務(wù)數(shù)據(jù),嚴格按照固定的模板以及填報標準逐條逐項認真填寫數(shù)據(jù),不能依靠個人的主觀經(jīng)驗填寫。首先,在運行ERP系統(tǒng)報表時,應(yīng)該將模塊問題嚴格分類,避免出現(xiàn)誤報或者重復(fù)填報,注意不要漏填。其次,在對數(shù)字和事件的相同模塊例如主數(shù)據(jù)、采購管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等進行運行填寫時,業(yè)務(wù)相關(guān)相同模塊填寫人應(yīng)該及時交流溝通,端正工作態(tài)度,提高工作的規(guī)范性。

        (三)結(jié)合FSG報表生成系統(tǒng),提高企業(yè)財務(wù)管理科學(xué)性

        財務(wù)報表生成器 (Financial Statement Generator), 也就是FSG報表,是GL模塊的一關(guān)標準功能,通過相關(guān)設(shè)置,可以自動生成報表結(jié)果。財務(wù)信息較為復(fù)雜,財務(wù)報表處理存在一定困難,企業(yè)可以在進行ERP系統(tǒng)運用時,結(jié)合FSG報表,提高成本核算能力,提高財務(wù)管理水平。

        (四)統(tǒng)一財務(wù)語言

        財務(wù)信息較為復(fù)雜的企業(yè),要實現(xiàn)準確的報表填報,就要統(tǒng)一財務(wù)語言??梢岳肍SG自動生成報表,對于報表中經(jīng)常出現(xiàn)的事物,給予特定的描述語言,規(guī)范用語。

        結(jié)語:ERP系統(tǒng)本身就是優(yōu)良的資源管理系統(tǒng),服務(wù)日常的管理工作。但是其應(yīng)用中還是存在著一些小問題,在問題的處理中可以將ERP系統(tǒng)的優(yōu)點和fsg報表系統(tǒng)相結(jié)合,開發(fā)更快捷、更簡單、更高效的報表填寫開發(fā)系統(tǒng),盡量壓縮成本,為企業(yè)的日常管理工作提供服務(wù)保障。(作者單位: 中煤西安設(shè)計工程有限責(zé)任公司)

        參考文獻:

        [1] 傅勇.基于ODBC的導(dǎo)購數(shù)據(jù)源報表工具的設(shè)計與實現(xiàn).計算機工程與應(yīng)用.2001(5)

        [2] 中國軟件測評中心“ERP”項目測試組.主流ERP軟件測評及推薦.中國計算機報2005-5-23

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