摘要：本文以提升教學(xué)檔案管理工作為出發(fā)點(diǎn)，簡(jiǎn)要介紹了教學(xué)檔案的基本價(jià)值、收集范圍，并針對(duì)教學(xué)檔案管理中存在的若干問題，從幾個(gè)方面提出了一些具體措施和建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案管理提升建議

教學(xué)檔案是各院校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究過程中，直接形成和積累的具有保存價(jià)值重要資料，包括各種文字、圖表、聲像等不同形式的載體材料。是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀態(tài)的真實(shí)記載，是教學(xué)研究的原始數(shù)據(jù)庫，是評(píng)估教學(xué)質(zhì)量的有力憑證，也是教學(xué)管理提升的重要支撐，還可為決策提供參考依據(jù)?？梢?，檔案是一種不可再生的珍貴資源，檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的重要工作[1]。開展教學(xué)檔案管理，能夠揭示教學(xué)檔案的寶貴價(jià)值，激活教學(xué)檔案中沉淀的豐富信息資源，提高教學(xué)檔案的服務(wù)功能和發(fā)展能力[2]。

1.教學(xué)檔案的基本價(jià)值及收集范圍

1.1 教學(xué)檔案的基本價(jià)值

教學(xué)檔案有兩種基本價(jià)值：①歷史憑證價(jià)值。教學(xué)檔案是教學(xué)和管理活動(dòng)的原始記錄，是“未摻水的史料”，是真實(shí)可靠的，具有法律效力；②情報(bào)信息價(jià)值（或參考價(jià)值）。教學(xué)檔案中所儲(chǔ)備的豐富信息，可為各項(xiàng)工作提供借鑒和參考。

1.2 教學(xué)檔案的收集范圍

日常工作中所產(chǎn)生的材料并不需要全部列入歸檔范圍，而應(yīng)根據(jù)其對(duì)今后的工作是否有價(jià)值進(jìn)行篩選。教學(xué)檔案的歸檔范圍包括：①指導(dǎo)計(jì)劃類。包括上級(jí)教育主管部門及院校下達(dá)的政策性、指導(dǎo)性文件及有關(guān)規(guī)定，還有教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課表、課程進(jìn)度表、教學(xué)日志等；②學(xué)籍管理類。包括學(xué)生基本信息表、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)生畢業(yè)論文和學(xué)位授予材料等；③教師業(yè)務(wù)類。包括教學(xué)改革進(jìn)展情況、教學(xué)研究計(jì)劃與總結(jié)、課題申請(qǐng)立項(xiàng)與結(jié)題、各種獎(jiǎng)勵(lì)及成果；④過程監(jiān)控類。含課程成績(jī)統(tǒng)計(jì)表、聽課評(píng)課記錄表、教學(xué)情況檢查記錄表、教學(xué)反饋表、課程教學(xué)總結(jié)、實(shí)習(xí)總結(jié)等；⑤教學(xué)資料類。含自編教材、教學(xué)參考資料、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、習(xí)題集、試題庫（試卷庫）、試卷分析及各種多媒體資料等；⑥其他類。如學(xué)生座談會(huì)記錄整理分析、畢業(yè)生跟蹤調(diào)查表、教學(xué)工作會(huì)議記錄、教研活動(dòng)記錄等。

2.教學(xué)檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 檔案管理工作意識(shí)淡薄

檔案管理是一項(xiàng)積累性工作，必須在日常工作中注重各類材料的收集、整理和歸檔。受傳統(tǒng)習(xí)慣影響，從院校領(lǐng)導(dǎo)到教職員工多重視教學(xué)和科研工作，認(rèn)為檔案管理不是主要工作，不能帶來經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，與教學(xué)科研相比無關(guān)緊要，能應(yīng)付評(píng)估檢查就行。而一些教師及教學(xué)管理人員只注重做事、完成任務(wù)，認(rèn)為資料的收集、整理與己無關(guān)，致使有些事情已經(jīng)做了且做得很好，卻沒有留下文字記錄的痕跡，有關(guān)資料也無人收集和整理，有些教學(xué)檔案記錄“有頭無尾，有始無終”，還有一些資料散落在個(gè)人手中。長(zhǎng)期以來，只重視收藏“紅頭文件”、有關(guān)證書，而忽視教學(xué)會(huì)議、教學(xué)活動(dòng)、教材建設(shè)、教研與科研等過程的記錄和有關(guān)資料的留存。

2.2 檔案層級(jí)管理機(jī)制不明

教學(xué)檔案主要來源于日常教學(xué)和管理活動(dòng)中所形成的文件和材料，其管理貫穿于日常教學(xué)和管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)[3]。由于院校一些部門級(jí)的檔案管理制度及考核標(biāo)準(zhǔn)不健全，存在隨意性和盲目性，致使部門檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)缺少清晰的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如收集內(nèi)容不清晰、責(zé)任人不明確，歸檔時(shí)間和要求不具體等等。平時(shí)做了許多工作，卻沒有留下工作痕跡，加之平時(shí)積累不足，使歸檔材料不及時(shí)、不齊全、不規(guī)范、不系統(tǒng)，甚至造成教學(xué)檔案的遺失現(xiàn)象。

2.3 資料收集不及時(shí)

檔案原始資料的收集具有較強(qiáng)的時(shí)效性，資料收集不齊全，檔案質(zhì)量必然受到影響。主要體現(xiàn)為記錄不及時(shí)、不詳細(xì)、內(nèi)容漏填，數(shù)據(jù)不一致，有些數(shù)據(jù)信息未及時(shí)處理等，甚至存在為迎接檢查，匆忙加班加點(diǎn)突擊進(jìn)行收集、補(bǔ)救，造成教學(xué)檔案夾雜“水分”，使歸檔材料的原始性和真實(shí)性大打折扣。

2.4 資料收集缺少預(yù)見性

在教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行之前，需要收集哪些資料？有什么要求？沒有明確的計(jì)劃和設(shè)計(jì)，多是等教學(xué)活動(dòng)結(jié)束后，才將現(xiàn)有的資料進(jìn)行收集，整理時(shí)發(fā)現(xiàn)有些應(yīng)該記錄的未記錄，該留的未留，影響資料的齊全與完善，存在美中不足和遺憾。

2.5 教學(xué)檔案的利用率低

教學(xué)檔案的信息可為教學(xué)改革及管理提升提供大量有價(jià)值的原始數(shù)據(jù)和借鑒、參考信息，但檔案管理人員多做的是保管員的工作，沒有人去提取這些信息，教師和教學(xué)管理人員也少有問津，致使這些珍貴的資料長(zhǎng)期處于沉睡狀態(tài)，沒有充分發(fā)揮其功效。

3.提升教學(xué)檔案管理的對(duì)策

3.1 完善管理制度，增強(qiáng)檔案意識(shí)

應(yīng)完善教學(xué)檔案管理制度，建立教學(xué)檔案收集、整理、歸檔的規(guī)范化流程，積極推動(dòng)教學(xué)檔案的精細(xì)化管理，重點(diǎn)加強(qiáng)督查實(shí)施，不斷提升教學(xué)檔案管理質(zhì)量。首先，大力宣傳教學(xué)檔案的重要價(jià)值，通過例舉一些鮮活的實(shí)例，使每位員工認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案是具有潛在和現(xiàn)實(shí)作用的寶貴財(cái)富[6]。其次，將檔案管理工作列入各部門和人員的職責(zé)范圍，讓每個(gè)員工建立主動(dòng)收集、管理的意識(shí)，在完成工作的同時(shí)，及時(shí)進(jìn)行記錄和整理有關(guān)材料和數(shù)據(jù)，做到教學(xué)管理和檔案管理同步進(jìn)行。第三，建立考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)及時(shí)、規(guī)范、完整收集整理檔案經(jīng)考核成績(jī)突出的部門或個(gè)人給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，不斷提升教學(xué)檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作從經(jīng)驗(yàn)型管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化管理的轉(zhuǎn)變。

3.2 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行規(guī)范管理

規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須落實(shí)檔案管理責(zé)任制，應(yīng)結(jié)合院校實(shí)際成立以主管領(lǐng)導(dǎo)、中層領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、檔案收集員組成的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系[4]，明確各層級(jí)檔案管理責(zé)任人及崗位職責(zé)。教學(xué)和教學(xué)管理人員為檔案收集責(zé)任人，應(yīng)按教學(xué)檔案管理要求定期將收集整理好的教學(xué)檔案材料移交給部門檔案管理員歸檔保管。部門檔案管理員應(yīng)做好超前管理，即在檔案材料立卷歸檔前，預(yù)先布置檔案收集的內(nèi)容及要求，制定有關(guān)教學(xué)培訓(xùn)、教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)等檔案收集清單，確保收集的教學(xué)檔案的完整性與系統(tǒng)性，并定期組織對(duì)檔案收集員提交的檔案材料按照教學(xué)檔案考核標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施檢查、驗(yàn)收，提高教學(xué)檔案歸檔質(zhì)量。

3.3 注重及時(shí)收集，適時(shí)整理資料

教學(xué)檔案原始資料的收集，是做好教學(xué)檔案管理最基礎(chǔ)的工作，沒有原始資料收集的全面性、真實(shí)性和系統(tǒng)性，就沒有教學(xué)檔案的科學(xué)性和指導(dǎo)性[5]。由于教學(xué)和教學(xué)管理工作既有連續(xù)性，又有很強(qiáng)的階段性和周期性，因而收集資料要做到及時(shí)性和連續(xù)性，應(yīng)將檔案資料的收集和整理，歸入日常教學(xué)管理中，特別要注明完成時(shí)間及要求，檔案收集責(zé)任人按照歸檔資料的詳細(xì)清單要求分別在開班初、開班中期及結(jié)束前進(jìn)行記錄、收集、整理（包括數(shù)據(jù)的錄入、核查和統(tǒng)計(jì)），部門檔案管理員及部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期加強(qiáng)督促檢查，使檔案管理工作真正落到實(shí)處。

3.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，檔案管理員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞，而各部門檔案管理員多為兼職，其業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)有待進(jìn)一步提高。必須重視檔案管理人員的培養(yǎng)和教育，采取定期培訓(xùn)和平時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合的方式抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，著重提高他們的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)吸納、整合能力[5]。還可組織檔案員到一些檔案館進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，由經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案員結(jié)合具體案卷進(jìn)行講解和操作輔導(dǎo)，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

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