自公司成立以來，合同管理人員認(rèn)真履行合同結(jié)算前法律審查職責(zé)，嚴(yán)格合同關(guān)閉程序，審核合同260余份，合同金額逾17981萬元，防控了合同法律風(fēng)險，維護(hù)了公司的合法權(quán)益。通過合同結(jié)算前法律審查，發(fā)現(xiàn)了一些存在的問題，及時采取了有效防范、化解措施。下面以近兩年來合同結(jié)算前法律審查為例，談一下我們實際工作的流程及內(nèi)容、出現(xiàn)的問題及需要注意的事項等。

一、合同結(jié)算前法律審查的必要性

1.合同結(jié)算前法律審查是防范企業(yè)法律風(fēng)險的要求。在國資委發(fā)布的《中央企業(yè)全面風(fēng)險管理指引》中，將企業(yè)風(fēng)險分為五類，即戰(zhàn)略風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、市場風(fēng)險、運營風(fēng)險和法律風(fēng)險。其中防范法律風(fēng)險的重點是合同管理，而合同管理風(fēng)險防范又分為事前預(yù)防、事中控制、事后補(bǔ)救。加強(qiáng)合同結(jié)算前的法律審查，是我們進(jìn)行合同管理的事中防范風(fēng)險的重要步驟，也是防范企業(yè)法律風(fēng)險的要求之一。它能總結(jié)法律審查中的工作經(jīng)驗，分析法律審查中存在的問題，找出法律風(fēng)險源和法律風(fēng)險點，揭示法律風(fēng)險防范的重要環(huán)節(jié)，提煉出合理的管理建議，提早進(jìn)行風(fēng)險防范，減少事中風(fēng)險、事后補(bǔ)救，降低合同糾紛發(fā)案率。

2.合同結(jié)算前法律審查是內(nèi)部控制制度的重要環(huán)節(jié)。新版《內(nèi)控手冊》增加了合同管理流程，正式把合同管理納入到了內(nèi)部控制制度中，并在合同關(guān)閉環(huán)節(jié)明確要求：“合同全部履行完畢后，相關(guān)責(zé)任部門對合同完成情況進(jìn)行驗收，合同主辦單位向法律事務(wù)部門申請辦理關(guān)閉手續(xù)，實行合同全過程的閉環(huán)管理”。合同結(jié)算前的法律審查是合同管理的重要控制環(huán)節(jié)，也是內(nèi)控流程中重要的控制點，如果缺少了這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，那么再嚴(yán)密的合同條款都有可能形同虛設(shè)。加強(qiáng)合同結(jié)算前的法律審查，有利于節(jié)約資金，降低成本，防止紛爭，促進(jìn)公司依法經(jīng)營，提高資金利用率，堵塞經(jīng)營管理漏洞，規(guī)范公司經(jīng)營行為的作用，以提升公司運營的效率。

3.合同結(jié)算前法律審查是法律事務(wù)工作轉(zhuǎn)變職能的一個重要體現(xiàn)。合同管理是企業(yè)法律事務(wù)的基礎(chǔ)性工作，合同管理在企業(yè)中經(jīng)歷了從可有可無到不可或缺，合同結(jié)算前的法律審查也從無到有。集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)曾談到法律事務(wù)工作的定位，即管理是第一位的，服務(wù)是第二位的。面對新形勢、新任務(wù)，合同管理人員要切實轉(zhuǎn)變工作職能，在結(jié)算前法律審查過程中主動作為，加強(qiáng)與財務(wù)、工程造價、物資采購以及項目管理部門的溝通，在內(nèi)控手冊中一般合同管理流程的指引下，細(xì)化工作流程，落實崗位責(zé)任，明確職責(zé)邊界，將審查內(nèi)容和要點文本化、審查方式制度化。加強(qiáng)合同結(jié)算前的法律審查，不僅在這一階段體現(xiàn)了法律事務(wù)工作職能的轉(zhuǎn)變，而且為扎實推進(jìn)法制工作三年目標(biāo)計劃奠定了基礎(chǔ)。

二、合同結(jié)算前法律審查內(nèi)容

我們按內(nèi)控要求建立起了“標(biāo)準(zhǔn)化、一體化”的合同管理體系。各合同業(yè)務(wù)部門按照內(nèi)控的《權(quán)限指引》、合同管理制度及審查審批的流程有序地開展工作，權(quán)限指引、審核流程程序及合同管理制度互相支撐，形成一體，成為了公司合同管理日常工作中必不可少的“說明書”。

1.合同結(jié)算前法律審查審批的流程。我們公司合同結(jié)算審查審批流程如圖：

在合同履行完畢，項目通過驗收組驗收后，達(dá)到付款條件時，進(jìn)入《合同結(jié)算審查審批表》流程，首先由合同承辦單位說明每筆結(jié)算與支付的事實依據(jù)，提出建議和意見；其次是合同履行情況驗收部門審查，并簽署意見；接著是法律部門對相應(yīng)的支持文件審查并簽署意見；最后才是主管領(lǐng)導(dǎo)審查并簽署同意支付意見后，辦理付款手續(xù)。每個項目根據(jù)合同的付款方式不同，進(jìn)行結(jié)算審查審批流程的次數(shù)也不同，一個項目至少要進(jìn)行兩次。整個流程中法律審查是領(lǐng)導(dǎo)審批前的最后一關(guān)，是在各部門審查的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是為了從法律角度對付款行為的合法性與合理性進(jìn)行實質(zhì)性審查，堵塞經(jīng)營管理漏洞。

2.合同結(jié)算前法律審查的內(nèi)容。審查審批流程中法律審查時，主要審查的內(nèi)容包括：承辦單位及其他相關(guān)部門意見、驗收報告或進(jìn)度報告等相關(guān)的控制要件。

承辦單位及其他相關(guān)部門意見主要包括：合同履約情況說明，付款理由。如果是在質(zhì)保金支付環(huán)節(jié)，主要審查經(jīng)辦人提交的項目運行、設(shè)備使用情況說明，及使用單位的意見和關(guān)聯(lián)部門、財務(wù)部門的意見等。要查看是否預(yù)留質(zhì)保金或提前支付質(zhì)保金，要查看付款金額是否與合同金額一致。變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同不符合約定的，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)按原程序重新辦理審查審批手續(xù)。

驗收記錄根據(jù)項目的不同可分為《工程竣工驗收報告》、《物資采購驗收記錄》、《設(shè)備驗收報告》和《合同終結(jié)報告》等?！哆M(jìn)度報告》在工程建設(shè)項目中需要支付進(jìn)度款時使用，重點審查工程形象進(jìn)度與進(jìn)度款以及合同條款的規(guī)定是否相一致。

在實際結(jié)算中，為了保證各個合同結(jié)算準(zhǔn)確無誤，我們建立了《合同結(jié)算（預(yù)付款）臺帳》，并在合同履行過程中隨時更新。針對大型施工合同，合同管理部門還與財務(wù)部門定期對帳，因為在實際工作中，有的已經(jīng)審批同意的付款可能實際掛帳未付，有的可能未足額付款。如果兩個部門之間溝通不夠，則會造成數(shù)據(jù)不一致。

在合同結(jié)算前的法律審查過程中，可能會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，為了總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，尋求解決辦法，我們將產(chǎn)生的問題用書面的方式記錄下來，及時匯報，及時與相關(guān)部門溝通，跟蹤問題的進(jìn)展情況，直到問題得以解決。

三、合同結(jié)算前法律審查中發(fā)現(xiàn)的常見問題

1.合同的質(zhì)保金條款形同虛設(shè)。在實際工作中，往往會出現(xiàn)一些違反內(nèi)控規(guī)定和操作流程的事情，雖然合同約定了質(zhì)保期和質(zhì)保金，但結(jié)算時有的合同承辦人卻申請全額付款或提前支付。2012年底我們曾因工作急需購置了幾臺設(shè)備，金額不大。當(dāng)時正當(dāng)年底，各個部門的事情很多，這個項目經(jīng)過談判確定后對方就開始實施了。一邊是合同正在線上走審批流程，一邊是財務(wù)人員催著相關(guān)人員報賬，于是經(jīng)辦人在合同未正式簽訂而項目實施且發(fā)票到位后就直接找財務(wù)付款了，而且是全額支付。不僅是合同的質(zhì)保金條款形同虛設(shè)，更是合同都變成了擺設(shè)，沒有起到約束雙方的目的，嚴(yán)重違反了內(nèi)控規(guī)定及操作流程，出現(xiàn)了管理上的漏洞，造成了后期的很多麻煩，而且在設(shè)備出現(xiàn)問題時無法及時聯(lián)系到賣方人員進(jìn)行維修，給我方工作帶來了不便。

2.付款金額與合同金額不符。在實際操作中，財務(wù)部門將同一廠商的應(yīng)付款項歸集在一起，其數(shù)額是應(yīng)付款項之和，雖然主體相同，但屬于不同合同。隨著時間的推移，待承辦人員請求付款時，常常是一張申請單包含了若干份合同的應(yīng)付款項，出現(xiàn)“搭便車”的現(xiàn)象。這就需要合同管理人員在進(jìn)行結(jié)算前的審查時，根據(jù)合同內(nèi)容一一核對應(yīng)付款項，要求承辦人員分合同分項辦理結(jié)算手續(xù)，否則拒絕付款。

3.合同主體相關(guān)資料變更未能及時變更。有的合同一方主體變更后需要及時辦理相應(yīng)的法律手續(xù)，否則會給結(jié)算帶來麻煩，有的甚至造成法律糾紛。去年底曾簽訂一份合同，今年四月份對方公司名稱變更，直至合同結(jié)算前法律審查時才發(fā)現(xiàn)。此時法律人員應(yīng)立即停止付款流程的審批，要求合同雙方簽訂合同主體的變更協(xié)議，或附上新?lián)Q發(fā)的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》復(fù)印件、工商機(jī)關(guān)的公司變更證明，要求對方在復(fù)印件上加蓋公司登記機(jī)關(guān)的印章。否則拒絕付款。

4.與付款相關(guān)的控制要件不全。合同管理部門在進(jìn)行法律結(jié)算審查時，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度規(guī)定，在相關(guān)控制要件不全時，應(yīng)拒絕付款。對外付款有很多相應(yīng)的控制要件，比如設(shè)備采購應(yīng)當(dāng)有《驗收報告》，建設(shè)工程應(yīng)當(dāng)有《竣工驗收報告》，其他合同應(yīng)當(dāng)有《終結(jié)報告》。以設(shè)備采購為例，合同管理人員要求承辦人按內(nèi)控管理的要件格式填寫《驗收報告》，包括設(shè)備清單、測試結(jié)果，并有驗收人、保管人和檢驗人等共同簽名；對需要操作培訓(xùn)的設(shè)備，還需要有賣方技術(shù)人員對我方人員進(jìn)行的操作培訓(xùn)記錄。從而可以彌補(bǔ)由于管理上的脫節(jié)而造成的經(jīng)濟(jì)損失。

5.合同履行中的各種變更需要及時確認(rèn)。合同的各要素在合同履行過程中有時會出現(xiàn)變更，大的變更需要簽變更協(xié)議，小的變更則需要雙方及時確認(rèn)，留下字據(jù)，給以后的結(jié)算帶來結(jié)算依據(jù)，避免在結(jié)算時發(fā)生爭議。

四、合同結(jié)算前法律審查的幾點體會

1.認(rèn)真貫徹落實制度。再好的制度，如果沒有得到認(rèn)真貫徹落實，它的價值實際上等于零。要想推進(jìn)法律風(fēng)險防控與全面風(fēng)險管理、與內(nèi)控、與日常法律工作等有效結(jié)合，推進(jìn)法律風(fēng)險防控進(jìn)制度、進(jìn)職責(zé)、進(jìn)流程、進(jìn)崗位，確保法律工作源頭介入、全程把關(guān)、閉環(huán)管理，加強(qiáng)合同履行的監(jiān)督和結(jié)算管理，就必須按制度、按流程全程介入每個項目，認(rèn)真對待結(jié)算前的法律審查，對合同管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行全程“穿行測試”，及時發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行方面存在的問題及制度規(guī)定本身的不足，糾集修正，不斷增強(qiáng)制度的操作性、實效性。在實踐中要養(yǎng)成按制度辦事，凡是制度規(guī)定的要堅決執(zhí)行，還需要建立健全科學(xué)、合理的檢查評價整改考核機(jī)制，努力加強(qiáng)制度建設(shè)的閉環(huán)管理，提高制度執(zhí)行力。

2.嚴(yán)格按流程辦事。法律人員應(yīng)全程參與項目管理，確保法律風(fēng)險全程受控，應(yīng)重視對傾向性、苗頭性、趨勢性和普遍性、共性問題的研究、預(yù)警和防范，重視法律風(fēng)險防控的新領(lǐng)域和新動向，切實當(dāng)好參謀、智囊，做好事前“諸葛”。以前，合同簽訂后是否得到正確履行，是否合法關(guān)閉，合同管理部門均不得而知，法律風(fēng)險難以有效控制。推行合同結(jié)算前法律審查后，合同結(jié)算前法律審查與合同簽訂前會簽互相呼應(yīng)，流程從“入口關(guān)”到“出口關(guān)”嚴(yán)格把關(guān)，環(huán)環(huán)相扣，堵住了“出血點”，只有嚴(yán)格按流程辦事，才能有效節(jié)約資金，降低成本，防止訟爭，以促進(jìn)公司依法經(jīng)營，提高資金利用率，堵塞經(jīng)營管理漏洞，規(guī)范公司經(jīng)營行為的作用，以提升公司運營的效率。

3.不斷宣貫法制。合同結(jié)算前的法律審查不僅是一個履行程序的問題，同時也是一個法制宣貫的過程。它需要合同管理人員強(qiáng)力介入，認(rèn)真對待結(jié)算前的法律審查，經(jīng)常性地向所有業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員宣貫嚴(yán)格執(zhí)行制度、按制度辦事的理念和要求，使管理制度對業(yè)務(wù)經(jīng)管人員的行為產(chǎn)生“軟約束”，有效降低執(zhí)行不力帶來的操作性風(fēng)險。宣講國家法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，不斷擴(kuò)大法制宣傳的覆蓋面和影響力，增強(qiáng)各級管理人員的風(fēng)險意識、維權(quán)意識、證據(jù)意識，培養(yǎng)全體員工依法辦事的思維方式和按章操作的行為習(xí)慣，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展?fàn)I造良好的內(nèi)部法律環(huán)境。

4.善于總結(jié)經(jīng)驗。法律顧問人員要注重總結(jié)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級中法律風(fēng)險防范的有效實踐和成功經(jīng)驗，對典型案件進(jìn)行歸納整理，重點梳理、分析合同糾紛發(fā)案原因，總結(jié)出提示、警示和建議，提高標(biāo)準(zhǔn)合同示范文本開發(fā)和使用率，減少合同糾紛發(fā)案率。要把項目、案例分析總結(jié)和重點熱點難點敏感問題的法律研究作為常態(tài)化工作落實，加強(qiáng)對法律問題的前瞻性研究，超前思維謀劃，當(dāng)好參謀助手。