摘#8195;要：高職院校對檔案管理普遍不夠重視，檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，缺少專職人員，沒有完整、系統(tǒng)的檔案管理制度，使得檔案沒有得到合理有效的運(yùn)用。高職院校應(yīng)提高對檔案管理的重視，成立專門的管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)高水平人才，完善檔案管理的相應(yīng)制度，加大宣傳力度，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞：高職院校#8195;檔案管理#8195;問題#8195;對策

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對專業(yè)技術(shù)型人才的需求量越來越大。高職學(xué)校由于其注重培養(yǎng)技術(shù)人才的特點(diǎn)，也吸引著越來越多的目光。高職學(xué)校的招生率和就業(yè)率在最近幾年不斷提升。在高職院校的發(fā)展過程中，檔案管理工作是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是連接學(xué)生和社會的重要紐帶之一，對學(xué)校的建設(shè)和學(xué)生的發(fā)展都有著重要影響。隨著社會信息化的發(fā)展和檔案管理工作的進(jìn)步，高職學(xué)校的檔案管理已經(jīng)取得了一定成就，但依然存在很多問題，值得探究。

一、高職院校檔案管理中存在的問題

1.高職院校各部門對檔案工作的關(guān)注度不夠

對檔案工作不夠重視是大部分高職院校存在的問題。首先，高職院校往往把重點(diǎn)放在招生和就業(yè)上，在檔案管理方面沒有投入大量精力。其次，教師在培養(yǎng)學(xué)生、開展教育的同時沒有把學(xué)生的情況結(jié)合到檔案中，也很難做到通過學(xué)生檔案和教學(xué)檔案的結(jié)合來改善教學(xué)，這樣對學(xué)生的發(fā)展和就業(yè)都是不利的。而且，學(xué)生對檔案的重視程度也不夠，很多學(xué)生對檔案的概念只是個人資料在學(xué)校的存檔，并沒有認(rèn)識到檔案可能對其今后發(fā)展的影響。除此之外，社會上很多企業(yè)也沒有很好地認(rèn)識到學(xué)生檔案的重要性，在簽就業(yè)合同時甚至沒有對檔案提出相關(guān)要求或者有一個很好的交接、管理規(guī)劃。以上種種對檔案管理工作不重視的行為直接影響了高職院校的檔案管理工作。

2.高職院校缺乏檔案管理機(jī)構(gòu)和專職人員

隨著社會對人才需求量的增大和對人才質(zhì)量要求的提升，高職院校的建設(shè)也如火如荼地進(jìn)行著，然而，雖然有一些學(xué)校建立了完整的檔案管理體系，但更多的學(xué)校在檔案管理工作中并沒有一個專職、健全的管理機(jī)構(gòu)。很多學(xué)校的檔案部門由校務(wù)管理等部門兼職或者由各個院系辦公室分別管理，很大程度上給檔案的管理帶來不便甚至是風(fēng)險。另一方面，高素質(zhì)的檔案管理人員的缺乏也是高職院校檔案管理工作中的普遍問題，通常檔案的管理者是院系或者教務(wù)處的工作人員，對檔案工作的了解和管理方式缺乏專業(yè)性。在這樣不專業(yè)的管理之下，檔案工作又怎能取得進(jìn)展呢？

3.高職院校沒有完整、系統(tǒng)的檔案管理制度

在高職院校相關(guān)管理制度中，關(guān)于高校內(nèi)部其他組織機(jī)構(gòu)的相關(guān)制度日趨完善，但是針對檔案管理方面，雖然國家統(tǒng)一頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對高校檔案管理工作進(jìn)行了規(guī)定，但是由于規(guī)定內(nèi)容比較簡單，對實(shí)際操作的指導(dǎo)能力不強(qiáng)，并沒有產(chǎn)生很好的效果。一方面，在高職院校的實(shí)際檔案管理工作中，具體規(guī)章制度的缺乏直接導(dǎo)致了檔案管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，一些學(xué)校和教師甚至為了提高學(xué)生的就業(yè)率和學(xué)校的成績，人為篡改學(xué)生檔案，為檔案管理和應(yīng)用帶來巨大隱患。而另一方面，由于學(xué)校的檔案管理制度不完善，在教師、學(xué)生和企業(yè)需要運(yùn)用檔案時，會產(chǎn)生一系列不必要的麻煩，由此產(chǎn)生的混亂直接影響了他們的工作。

4.高職院校檔案沒有得到合理有效的運(yùn)用

高職教學(xué)普遍把檔案的采集和整理作為工作重心，在實(shí)際工作中沒有很好地運(yùn)用檔案，也沒把工作、生活和檔案進(jìn)行有效整合。在教師教學(xué)檔案方面，教師在制定教學(xué)大綱和內(nèi)容時，需要查閱大量的教學(xué)檔案來改良教學(xué)內(nèi)容，但是從現(xiàn)有的檔案管理工作來看，教學(xué)資料檔案的使用率并不是很高。從學(xué)生檔案方面來看，無論是教師的教育方式、教育內(nèi)容，還是企業(yè)在招聘時需要的學(xué)生專業(yè)技術(shù)和特長，也需要和學(xué)生檔案相結(jié)合，但是教師和企業(yè)往往很難重視到檔案在這方面的實(shí)際運(yùn)用，學(xué)生對自己檔案的利用率也很低。以上種種問題成為高職院校檔案管理中的隱患，如果不進(jìn)行改善，對高校辦學(xué)和學(xué)生、社會的長遠(yuǎn)發(fā)展都是不利的。

二、針對高職院校檔案管理問題的幾點(diǎn)對策

1.提高重視程度，完善各類檔案

要改善高職院校的檔案管理，首先應(yīng)該從學(xué)校內(nèi)部到整個社會提高對檔案管理的重視，只有自身的思想意識提升了，才能從根本上提高檔案管理工作水平。這不但需要學(xué)校各級負(fù)責(zé)人對檔案工作提高重視，加強(qiáng)投入，更需要負(fù)責(zé)檔案工作的教師加強(qiáng)責(zé)任心，認(rèn)真對待檔案管理工作，需要利用檔案的師生也應(yīng)該意識到有效運(yùn)用檔案對自己工作、學(xué)習(xí)的幫助。學(xué)校內(nèi)部整體對檔案工作的重視可以大大減少檔案管理工作的難度，也能順利地將檔案管理的改革和發(fā)展融入到高職院校的發(fā)展中。

從社會方面來說，政府和企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對高職院校各種檔案的重視，在和院校進(jìn)行交流合作時，可以有效運(yùn)用檔案，從外部環(huán)境促使高職院校改善檔案管理工作。

2.成立專門的管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)高水平人才

高職院校在提高對檔案管理工作認(rèn)知的基礎(chǔ)上，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況付諸行動。這首先需要學(xué)校主動建立一個從上到下的檔案管理體統(tǒng)，改變以往檔案管理混亂，各級院系和部門管理不到位的情況。學(xué)校應(yīng)該加大檔案管理工作力度，一方面做到學(xué)校建立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)以保證檔案的安全性，另一方面可以根據(jù)各部門的具體使用情況將檔案進(jìn)行分類儲存或者備份，這樣既能保證檔案管理權(quán)力的統(tǒng)一，又不影響各部門和個人對檔案的使用。

不僅如此，在建立一個完善的檔案管理系統(tǒng)的同時，培養(yǎng)檔案管理人才也是至關(guān)重要的。只有專業(yè)的執(zhí)行才能將各種計劃和規(guī)則完美地落實(shí)。這既需要學(xué)校加大對檔案管理人員的培訓(xùn)和引進(jìn)，也需要檔案工作者主動吸收、學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法來提高職業(yè)素質(zhì)，更需要整個社會對高職院校檔案管理人才培訓(xùn)的支持和幫助，以保證檔案管理的各種先進(jìn)理念和方式得到有效落實(shí)。

3.完善檔案管理的相應(yīng)制度、加大宣傳力度

首先，在如今的檔案管理中，由于各方面法律意識薄弱，檔案丟失、檔案篡改等情況常有發(fā)生，這就需要各校在國家出臺的《中華人民共和國檔案法》和各項相關(guān)制度辦法的基礎(chǔ)上，根據(jù)自己學(xué)校的實(shí)際情況，規(guī)劃完善細(xì)致的檔案管理辦法，并設(shè)立監(jiān)管機(jī)構(gòu)，公正公平地施行賞罰措施，同時也要注意認(rèn)真落實(shí)而不是走形式。

其次，教職員工、學(xué)生及社會要加強(qiáng)對檔案工作法律法規(guī)的宣傳力度，這不但需要高職院校組織校園內(nèi)部宣傳，更需要國家統(tǒng)一進(jìn)行針對社會各方面的檔案事宜的宣傳，全方位提高全民的法律意識，以減少在檔案中出現(xiàn)的種種違規(guī)行為。

三、小結(jié)

在當(dāng)今社會需求不斷變化的環(huán)境下，高職院校占有獨(dú)特的優(yōu)勢，然而在高職院校的發(fā)展過程中，還有很多方面有著巨大的提升空間，檔案管理工作就是其中的一部分。在檔案管理工作的發(fā)展過程中，高職院校需要認(rèn)真反思存在的各種問題，在全社會的幫助下，通過全校師生的共同努力來克服困難并不斷前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：山東理工職業(yè)學(xué)院）