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        檔案的作用與管理思路研究

        2014-04-29 15:03:18田曉紅
        卷宗 2014年3期
        關(guān)鍵詞:檔案作用管理

        田曉紅

        摘 要:檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜且系統(tǒng)的工作,并且工作過程非??菰锖头ξ?。想要做好檔案管理工作,并使其作用和價(jià)值能夠得以充分發(fā)揮,就必須尋找到有效的方法和思路,這對(duì)于提高檔案管理效率和水平尤為重要。基于此點(diǎn),本文就檔案的作用與管理思路展開研究。

        關(guān)鍵詞:檔案;作用;管理

        檔案是有史以來產(chǎn)生最早的一種文獻(xiàn)形式,其也是現(xiàn)代社會(huì)信息中較為重要的門類之一。可對(duì)檔案進(jìn)行如下定義:它是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人從政治軍事、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化以及宗教等活動(dòng)所形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲音影像等不同形式的歷史記錄。在我國,檔案一詞源自于清代,當(dāng)時(shí)的涵義為存放在檔架之上的案卷?,F(xiàn)如今,隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步,檔案本身的涵義更加豐富,其作用也越來越明顯。

        1 檔案的作用及制約檔案作用發(fā)揮的因素分析

        1.1 檔案的作用

        大體上可將檔案的作用歸納為以下幾個(gè)方面:

        1.查考憑據(jù)。各黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí),需要掌握與工作相關(guān)的材料。而檔案中真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄了機(jī)關(guān)以往開展工作和各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳細(xì)情況,通過對(duì)這些檔案進(jìn)行查考能夠?yàn)辄h、政、軍等機(jī)關(guān)部門進(jìn)行決策提供咨詢材料,不但有助于工作的順利開展,而且還能使機(jī)關(guān)的工作效率隨之顯著提高。

        2.參考依據(jù)。在檔案之中記載著大量與生產(chǎn)活動(dòng)相關(guān)的資料,如生產(chǎn)活動(dòng)的具體情況、由此獲得的成果以及總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等等。這些資料可以作為工業(yè)、農(nóng)業(yè)等行業(yè)生產(chǎn)以及經(jīng)營管理的參考資料,從而為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可借鑒的、具有情報(bào)價(jià)值的信息,這對(duì)于生產(chǎn)力的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)效益的提高均具有一定的作用。

        3.科學(xué)研究。大量的事實(shí)從各個(gè)角度證明了科技是第一生產(chǎn)力的觀點(diǎn),而科學(xué)技術(shù)的研究工作需要對(duì)大量有價(jià)值的歷史資料進(jìn)行潛心鉆研,從中找出事物的發(fā)展規(guī)律,從而促進(jìn)科學(xué)技術(shù)不斷完善和進(jìn)步。檔案能夠?yàn)榭蒲泄ぷ魈峁┴S富的歷史資料,這使得科研工作的開展更加方便。由此可見,檔案在科學(xué)研究中具有非常重要的作用。

        4.宣傳教育。長期以來,檔案在弘揚(yáng)我國悠久的歷史文明和優(yōu)良傳統(tǒng),宣傳我黨的光輝事跡和英雄人物,揭露社會(huì)腐敗現(xiàn)象,進(jìn)行愛國主義教育等諸多方面都發(fā)揮著不可取代的教育作用。這一作用與檔案本身的歷史性、直觀性等特點(diǎn)有著直接關(guān)系。

        1.2 制約檔案作用發(fā)揮的主要因素

        在不斷的研究和總結(jié)中發(fā)現(xiàn),檔案本身的作用全部都是潛在的,只有當(dāng)這種潛在性被激活時(shí),其作用才能顯現(xiàn)出來。換言之,檔案的作用需要我們創(chuàng)造一個(gè)前提條件才能得以發(fā)揮。

        1.社會(huì)因素。檔案各種作用的發(fā)揮受社會(huì)發(fā)展水平的制約。相關(guān)文獻(xiàn)記載,檔案在資本主義社會(huì)當(dāng)中獲得了非常廣泛的應(yīng)用,而當(dāng)社會(huì)體制轉(zhuǎn)變?yōu)樗接兄茣r(shí),檔案的作用受到了極大程度地制約。到了社會(huì)主義階段,檔案的作用再次得以發(fā)揮?,F(xiàn)如今,在檔案工作者的不懈努力下,檔案信息在黨和國家的各項(xiàng)事業(yè)當(dāng)中均發(fā)揮出了非常巨大的作用。

        2.認(rèn)知因素。人們對(duì)檔案及檔案相關(guān)工作的認(rèn)知水平是制約檔案各種作用發(fā)揮的又一重要因素。檔案能否獲得人們的有效利用,主要取決于人們對(duì)其認(rèn)識(shí)程度的高低,而檔案作用的發(fā)揮則與其利用程度有著密切的關(guān)聯(lián)。大量的事實(shí)證明,對(duì)檔案作用認(rèn)識(shí)程度較高的地區(qū)和單位,檔案本身的各種作用均能夠獲得有效發(fā)揮,反之則會(huì)嚴(yán)重影響并制約檔案作用的發(fā)揮。所以通過增強(qiáng)人們對(duì)檔案作用的認(rèn)知水平能夠使檔案的各種作用獲得有效發(fā)揮,也能進(jìn)一步體現(xiàn)出檔案自身的價(jià)值。

        3.管理因素。檔案作用的發(fā)揮需要具備一定的前提和基礎(chǔ)條件,由于檔案的種類較多,內(nèi)容比較繁雜,涉及領(lǐng)域較廣,所以需要對(duì)收集回來的檔案進(jìn)行歸類和保管,以便進(jìn)行查找和使用,這就需要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。換言之,只有管理好檔案,使其內(nèi)容真實(shí)、完整,才能發(fā)揮出其應(yīng)有的作用和價(jià)值。如果檔案管理工作不到位,不但會(huì)影響到檔案作用的發(fā)揮,而且還有可能造成有價(jià)值的檔案損壞或丟失。為此,必須做好檔案的管理工作。

        2 檔案的管理思路研究

        在當(dāng)前的新形勢(shì)下,想要做好檔案管理工作,除了要明確思路之外,方法和手段也必須有效,這樣才能不斷提高檔案管理成效,從而使檔案的作用得以發(fā)揮。在實(shí)際工作中,可從以下幾個(gè)方面著手加強(qiáng)檔案管理。

        2.1 創(chuàng)新觀念強(qiáng)化管理意識(shí)

        社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步對(duì)檔案管理工作提出了新的要求,在這一背景下,想要做好檔案管理工作,就必須摒棄傳統(tǒng)的觀念,不斷強(qiáng)化管理意識(shí),增強(qiáng)對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí),確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。首先,領(lǐng)導(dǎo)干部必須對(duì)檔案管理予以足夠的重視,以身作則,調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性。其次,應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大宣傳力度,讓單位全體人員都對(duì)檔案管理有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí),同時(shí)應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的手段強(qiáng)化管理觀念,讓每個(gè)人員都能明確自己的責(zé)任和職責(zé),確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

        2.2 建立健全檔案管理制度

        想要保證檔案管理工作的順利開展,就必須建立健全與之相關(guān)的規(guī)章制度。首先,應(yīng)當(dāng)建立現(xiàn)代化的檔案管理制度,確保檔案管理的各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。其次,應(yīng)當(dāng)落實(shí)崗位責(zé)任制,借此來明確相關(guān)人員的職責(zé)范圍,切實(shí)加強(qiáng)檔案信息管理。再次,應(yīng)當(dāng)制定一套完善的考核激勵(lì)機(jī)制,通過考核及優(yōu)獎(jiǎng)劣罰的方式,可以調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性,使他們自覺、主動(dòng)地參與到檔案管理工作當(dāng)中,這有助于工作效率的提高。

        2.3 打造一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍

        現(xiàn)階段的檔案管理工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性,這對(duì)管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了較高的要求。想要確保檔案管理工作能夠順利開展,就必須不斷提高管理人員的素質(zhì)和水平,打造出一只高水平的管理隊(duì)伍,具體可從以下幾個(gè)方面著手開展工作:首先,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)教育工作,并將重點(diǎn)放在專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和管理知識(shí)等方面的培訓(xùn)上,這樣可以使他們的管理和專業(yè)水平獲得同時(shí)提高,能夠更好地應(yīng)對(duì)工作中的各種問題。其次,要積極引進(jìn)高素質(zhì)的管理人才,并健全人才流動(dòng)機(jī)制,從根本上提高檔案管理水平。

        2.4 建立電子檔案管理體系

        傳統(tǒng)的檔案基本都是以紙為載體,經(jīng)過長期的摸索和實(shí)踐,總結(jié)出了一套比較完善的管理體系。而隨著電子類檔案的增多,傳統(tǒng)的管理方法和手段有很大一部分無法適用。為此,有必要建立電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。由于電子類檔案的形成與存儲(chǔ)介質(zhì)具有一定的特殊性,所有管理方法和一些細(xì)節(jié)都需要進(jìn)行相應(yīng)的改變。首先,在管理方法上,可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)電子類檔案進(jìn)行歸檔、整理,然后進(jìn)行拷貝,同時(shí)檔案的利用也可以借助計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn),極大程度地方便了使用,有助于檔案作用的發(fā)揮。其次,在電子類檔案的收集方面,應(yīng)當(dāng)按照其形成規(guī)律進(jìn)行整合,以此來確保檔案的完整性。再次,要做好檔案的安全管理。由于電子檔案的形式比較特殊,從而使其中的資料容易被刪改,所以在對(duì)此類檔案進(jìn)行管理時(shí),必須加強(qiáng)安全措施,確保檔案的真實(shí)性。

        3 結(jié)論

        總而言之,檔案的各種作用是有目共睹的,檔案的價(jià)值也逐步獲得人們的肯定和認(rèn)可。而想要使檔案的作用得以充分發(fā)揮,就必須對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷加強(qiáng),并采取切實(shí)可行的管理思路和方法,提高檔案管理的成效,為檔案作用的發(fā)揮打下良好的基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

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