呂厚樺

摘 要：學(xué)生檔案管理體現(xiàn)著學(xué)校教育管理的水平，是學(xué)校進(jìn)行各方面評估的重要理論依據(jù)。新時期，如何加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作成為每一個中職院校的管理者和教師所關(guān)心的重要問題。筆者根據(jù)自己的經(jīng)驗和體會，結(jié)合新時期中職學(xué)校學(xué)生檔案管理中存在的問題和挑戰(zhàn)，來談?wù)勅绾巫龊弥新殞W(xué)校的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新時期；中職學(xué)校；學(xué)生檔案管理；挑戰(zhàn)；研究

中職學(xué)生的學(xué)生檔案包括學(xué)生學(xué)籍、學(xué)習(xí)成績、教育實習(xí)或畢業(yè)后工作等情況。學(xué)生檔案是反映學(xué)校教育全貌的一面鏡子，中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作，也是一項關(guān)系著學(xué)校是否能夠順利開展教學(xué)活動的重要指標(biāo)，是衡量學(xué)校教育水平高低的標(biāo)志之一。隨著新時期對素質(zhì)教育的提倡，如何讓中職學(xué)校學(xué)生檔案管理更加規(guī)范化、制度化，從而不斷提高檔案管理人員的整體水平，以適應(yīng)新形勢的發(fā)展，有著非常重要的作用和意義。

1 中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

從我國目前中職學(xué)校的檔案管理工作來看，其中還存在許多亟待解決問題，例如，檔案管理人員素質(zhì)不高；檔案管理方法落后；學(xué)生檔案資料質(zhì)量低，甚至出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象等等。

1.1 檔案管理人員素質(zhì)不高

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理對教育事業(yè)的重要作用，對檔案管理的認(rèn)識比較膚淺，所以在管理的過程中不能嚴(yán)格要求。學(xué)校由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員大多是中職學(xué)校的老師兼任，而非學(xué)習(xí)檔案管理出身的專業(yè)人士。這些教師缺乏專門的檔案管理知識和系統(tǒng)的培訓(xùn)，對學(xué)生檔案的收集、規(guī)整和利用無法做到規(guī)范化，使得學(xué)生檔案在中職學(xué)校教育中的重大作用無法正常發(fā)揮。

1.2 檔案管理方法落后

中職學(xué)校在檔案管理中管理方法落后，有的學(xué)生檔案甚至還需要檔案管理人員進(jìn)行手工操作和整理，這樣不僅在前期的檔案整理工作中浪費了大量的人力和物力，而且在檔案后期的利用中也非常困難，嚴(yán)重影響了檔案的檢索速度和檔案檢索的準(zhǔn)確性、全面性，不利于學(xué)生檔案作用的發(fā)揮。同時在檔案管理的過程中，硬件條件缺失，信息檢索和多媒體檢索無法得到廣泛的普及，一些紙質(zhì)的學(xué)生檔案由于受限于檔案保管條件，而出現(xiàn)丟失、破壞的情況。

1.3 學(xué)生檔案資料質(zhì)量低，甚至出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象

在中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案中，學(xué)生所上交檔案的真實性和完整性有待考證，而檔案科在收集的過程中由于審查工作做的不嚴(yán)格、不到位，使得一些學(xué)生檔案的質(zhì)量不高，學(xué)生檔案信息模糊，甚至出現(xiàn)一些虛假的檔案信息。同時由于中等職業(yè)學(xué)校中學(xué)生的流失現(xiàn)象嚴(yán)重，學(xué)生檔案的調(diào)動頻繁，很容易出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象，無頭檔案較多。

2 中職學(xué)校學(xué)生檔案管理方法

針對以上的現(xiàn)象，中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要從以下幾個方面對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)：

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視學(xué)生檔案管理的工作，要把學(xué)生檔案管理工作提到平日的教學(xué)工作中去，對檔案管理機(jī)構(gòu)要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、加強(qiáng)管理。學(xué)校要設(shè)立專門的檔案室，由專門的檔案管理人員來對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理。此外，還要提高檔案管理人員的素質(zhì)。而要想提高檔案人員的素質(zhì)，首先應(yīng)該提高他們的思想認(rèn)識素質(zhì)，要讓他們認(rèn)識到學(xué)生檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)中的地位和作用，真正對自己所做的工作重視起來。其次要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，讓檔案管理人員按照我國的《檔案法》的基本要求和學(xué)校的實際情況，對學(xué)生檔案進(jìn)行收集、整理和加工，還要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，使得他們獲得最新的檔案管理知識，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。

2.2 利用信息化的管理方法，更新檔案管理理念

中等職業(yè)學(xué)校的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，學(xué)生也逐漸增多，學(xué)生檔案的管理工作也越來越多，這使得原來的學(xué)生檔案管理模式更加不適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r。因此，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和計算機(jī)在日常生活中的廣泛應(yīng)用，中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案的管理工作也要日益信息化、無紙化。檔案的信息化是現(xiàn)代檔案管理的重要標(biāo)志，檔案管理的現(xiàn)代化就是檔案管理人員，要采用現(xiàn)代化的技術(shù)如計算機(jī)、傳真或打印機(jī)等現(xiàn)代化的工具來收集和整理檔案，使得在以后對學(xué)生檔案進(jìn)行檢索和利用時，能夠更加地快捷、簡單，從而提高學(xué)生檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

2.3 完善檔案管理制度，提高學(xué)生檔案的質(zhì)量

完善的檔案管理制度是進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。首先在檔案的整理中，學(xué)校檔案室要對學(xué)生上交的檔案信息進(jìn)行審核，以保證檔案信息的正確性。在學(xué)生檔案收集齊全后，又要根據(jù)檔案的年度、學(xué)生所在的班級或所學(xué)的專業(yè)等等進(jìn)行歸類整理，使得學(xué)生的檔案更加完整。同時要防止人檔分離現(xiàn)象的發(fā)生，檔案管理部門要與各個班級管理者建立密切的聯(lián)系，及時掌握學(xué)生流動的具體情況并對學(xué)生的檔案進(jìn)行及時的調(diào)動，使得檔案與學(xué)生同步調(diào)動，防止無頭檔案現(xiàn)象的發(fā)生。此外，還要對包括學(xué)生入學(xué)時間、家庭地址、戶口所在地、所學(xué)專業(yè)、實習(xí)單位或畢業(yè)后的工作單位等對學(xué)生檔案信息進(jìn)行及時的補(bǔ)充，確保學(xué)生檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

3 結(jié)語

現(xiàn)如今，中等職業(yè)學(xué)校正面臨著重大的改革，能否做好學(xué)生檔案管理的工作，是新時期評估中職學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。建立健全學(xué)生檔案管理工作，有利于對學(xué)校進(jìn)行正確的評估，有利于教師查詢和檢索資料，有利于對中職學(xué)校進(jìn)行科學(xué)化的管理。隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，社會對中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作提出了更高的規(guī)范和要求，檔案管理人員要嚴(yán)格律己，依章辦事，做好學(xué)生檔案管理工作。

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