摘 要：一個(gè)行政單位是否能夠高效、有序、協(xié)調(diào)地運(yùn)行很大程度上都取決于這個(gè)行政單位檔案管理工作的好壞。對此，從介紹行政事業(yè)單位檔案管理的重要性開始，反思了當(dāng)下一些事業(yè)單位在檔案管理上存在的諸多問題，提出了一些針對行政事業(yè)單位檔案管理弊端上的具體改革措施。希望能對當(dāng)下還不完善的行政單位檔案管理起到一定的幫助作用。讓各行政單位對檔案管理工作的重要性有足夠的認(rèn)識，并對檔案管理工作加以重視。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；保密

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）16-0176-02

一、行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對檔案管理的重視程度不夠

雖然很多行政事業(yè)單位在每年的年度工作計(jì)劃中，都會把檔案管理列入其中的工作項(xiàng)目，表示要加強(qiáng)檔案管理工作。但事實(shí)上，很多的行政單位并沒有真正地把加強(qiáng)檔案管理工作落到實(shí)處，在把其作為部門工作的長效機(jī)制來抓這方面還存在著很大的缺陷。行政事業(yè)單位對檔案管理的重視，相較于其他工作而言顯得很不平衡，對檔案管理工作不作為，少監(jiān)管，欠支持，沒能給予檔案管理部門提供其所需的人力、物力、以及財(cái)力，導(dǎo)致了現(xiàn)在很多行政單位在檔案管理上都存在著很大不足。

（二）現(xiàn)今檔案管理設(shè)備的落后

很多行政單位檔案管理的現(xiàn)代化水平不高，大多都將檔案管理配置在單位的辦公室管理下，造成事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)差，條件也比較落后，沒有化分開檔案管理的專門功能區(qū)。也有很多行政單位有檔案室，但這些檔案室實(shí)際上是變成了儲藏室、雜物間，檔案室里的設(shè)備也不齊全，有些甚至早已老化，使得檔案凌亂堆積。行政單位的檔案有很多都是紙質(zhì)的，檔案室溫濕度沒達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，不具有存放檔案的條件，造成被存放檔案的損壞，這些檔案的損毀會對行政事業(yè)單位以后工作的進(jìn)行埋下了極大的隱患；檔案室的安保措施也明顯不到位，造成檔案室變成了可以自由進(jìn)出的場所。再有就是管理檔案的設(shè)備太過落后，還在采用傳統(tǒng)的設(shè)備，這樣查閱找起來很麻煩，尤其是一些大的行政單位資料庫，里面有大量的資料，如果不利用現(xiàn)在化的科技設(shè)備，僅僅只是依靠傳統(tǒng)的人力去查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，將會大大降低行政事業(yè)單位的工作效率。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)存在不足

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。要求檔案管理人員具有過硬的專業(yè)技能，以及良好職業(yè)素養(yǎng)。可是現(xiàn)在行政事業(yè)單位的在崗檔案員，往往是別的部門兼職而來，常常要身兼數(shù)職，平日的工作本就煩瑣，更無暇顧及對檔案的管理，加上本身職位也會存在變動(dòng)，這就影響了對檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。還有一些行政單位雖然有專門的檔案管理員，但是對于檔案管理人員的從業(yè)水平及素質(zhì)沒有太多的要求，平時(shí)也疏于對其工作的監(jiān)督，導(dǎo)致有些檔案管理員存在應(yīng)付了事的思想，不重視每份檔案的管理，對單位的檔案隨意堆放，造成了檔案的損毀，而單位領(lǐng)導(dǎo)對此也沒有足夠重視，放任其自由，最后造成了不可挽回的后果。這都是由于單位平時(shí)不重視對檔案管理工作者的培訓(xùn)與監(jiān)督造成的。

二、加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)對檔案管理的重視建立完善的管理體系

1.提高對檔案管理的認(rèn)識

提高對檔案管理的認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，是搞好行政事業(yè)單位檔案管理工作的一個(gè)大前提[2]。行政事業(yè)單位應(yīng)該要經(jīng)常對檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳，對檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行充分細(xì)致的講解，提高行政事業(yè)單位人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，明白檔案對于個(gè)人、對于單位、對于黨乃至對于國家而言都是一筆寶貴的財(cái)富，尤其是要讓檔案管理員意識到，檔案的損壞丟失帶來的后果是極其嚴(yán)重的，明白做好后檔案管理工作的重要性，清楚因自己管理操作不當(dāng)造成檔案的缺損所要承擔(dān)的責(zé)任。

2.建立完善的管理體系

建立健全的檔案管理制度是落實(shí)完善檔案管理工作的重要保障，單位內(nèi)部要各司其職，明確自身職責(zé)，作為領(lǐng)導(dǎo)要狠抓落實(shí)下屬的檔案管理工作，對檔案管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行有效的監(jiān)督，定期展開對其工作評分的考核工作。要建立健全的檔案管理工作機(jī)制，協(xié)調(diào)各部門之間的配合建立完整的檔案管理工作體系，合理地分配檔案管理工作，明確各個(gè)參與檔案管理人員的責(zé)任，定期考核，做到發(fā)現(xiàn)問題時(shí)可以找到相關(guān)責(zé)任人。結(jié)合單位內(nèi)部的實(shí)際情況建立專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍和檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)對檔案管理人員的有效管理，從而實(shí)行對行政事業(yè)單位檔案的有效管理。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

1.加強(qiáng)對檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入使用

行政事業(yè)單位在對檔案管理工作重要性有明確認(rèn)識的同時(shí)，對完善檔案管理設(shè)備的經(jīng)費(fèi)投入也應(yīng)做好規(guī)劃。將完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備納入到單位的日常規(guī)劃中，對檔案管理主管所反映的檔案管理設(shè)備存在的問題做出積極的回應(yīng)，并給予合理的經(jīng)費(fèi)支持，不要忽略對檔案管理的經(jīng)費(fèi)開支。單位經(jīng)費(fèi)的開支做好規(guī)劃，對完善檔案管理設(shè)備進(jìn)行有效系統(tǒng)的規(guī)劃，逐步改善檔案管理的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化都會起到很大的幫助作用。

2.加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

由于傳統(tǒng)檔案紙介資料會被反復(fù)查閱、復(fù)印等，長此以往不利于紙介資料的永久保存，借助專業(yè)檔案管理設(shè)備，如計(jì)算機(jī)，掃描儀等實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化，能夠大幅提高對檔案查閱、使用的工作效率，節(jié)省在實(shí)物檔案管理上付出的人力與物力，實(shí)現(xiàn)對檔案最高效的管理，并最大程度地節(jié)約國家資源。而將電子化的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的整理、編排、分類，建立便捷有效的數(shù)據(jù)庫，最終將能夠公開查閱的檔案資料連入互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱，資源共享。因此，要重視實(shí)現(xiàn)檔案信息化的工作，對其進(jìn)行力員、資金等方面的投入，配置檔案信息化所需的基礎(chǔ)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式，用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案的數(shù)字化、程序化、科學(xué)化以及規(guī)范化的管理。

（三）提升檔案管理工作人員的素質(zhì)

1.加強(qiáng)對檔案管理的素質(zhì)培養(yǎng)與管理

事業(yè)單位檔案管理工作最好要配備專職檔案管理工作者，他們除了具備檔案管理工作的專業(yè)知識，能夠適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的從業(yè)要求，熟練地使用現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，熟悉現(xiàn)代化檔案管理的具體流程，還應(yīng)當(dāng)具有檔案管理工作的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。在這一點(diǎn)上中西方就有明顯的差異，在中國檔案管理員就等同于一般的辦公文員，他們只負(fù)責(zé)檔案的存放、歸類等一些事物。所以在很多國人看來檔案管理是不需要什么技術(shù)性的工作，似乎對檔案管理者本身沒有什么要求，最多只是要求檔案管理者要有最基本的責(zé)任心，把檔案保管好就可以了，這也讓檔案管理者認(rèn)為從事檔案管理沒有什么抱負(fù)可言，這就讓檔案管理員產(chǎn)生了“混日子”的思想。再遠(yuǎn)觀西方對檔案管理工作者的態(tài)度，他們往往有著很高的社會地位，因?yàn)樗麄兊墓ぷ鲀?nèi)容和中國的檔案管理工作者有著本質(zhì)上的區(qū)別，他們管理的不僅僅是一份檔案的存放，還包括檔案本身的內(nèi)容，這就有點(diǎn)類似于中國的史官，他們決定了什么樣的內(nèi)容要被記入在案，什么樣的內(nèi)容不需要被記入，他們甚至還決定了誰可以流芳百世，而誰又將無聲無息地湮沒在歷史的長河中。因此西方的檔案管理者認(rèn)為自己的工作是可以讓自己引以為傲的，他們的才能能夠在這份工作中被體現(xiàn)，對這份工作也有著相當(dāng)大的積極性，這一點(diǎn)是值得我們借鑒的。

2.加強(qiáng)事業(yè)單位人員做好對檔案管理的保密工作

行政事業(yè)單位檔案的保密工作關(guān)乎國家的利益與安全。檔案管理庫房是否安全是檔案保密的重點(diǎn)之一，作為管理檔案的庫房不宜設(shè)置在日常辦公區(qū)等人員流動(dòng)大的地方，檔案管理庫房應(yīng)該要按照國家的相關(guān)規(guī)定興建，并且對其實(shí)施二十四小時(shí)監(jiān)控，嚴(yán)格控制人員的進(jìn)出，加強(qiáng)警衛(wèi)安保，規(guī)定除了專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員外，其余無關(guān)人員一律嚴(yán)格禁止進(jìn)入，對庫房的出入口包括窗戶天花板結(jié)構(gòu)進(jìn)行加固，對進(jìn)出的工作人員一律進(jìn)行身份驗(yàn)證，必須配有難以被復(fù)制和盜用的進(jìn)出證明，增加進(jìn)出關(guān)口，設(shè)立多重保密關(guān)卡。

關(guān)于檔案的保管期限與保密期限也要做好區(qū)分，確定劃分原則與保管，正確地鑒別檔案內(nèi)容中的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，要清楚哪些文件還在國家保密期的文件，所謂在保密期限內(nèi)的檔案文件一般是指其內(nèi)容中有國家秘密事項(xiàng)，該文件中的內(nèi)容受到國家保密法律法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限，一旦被泄露將會對國家和社會的安定團(tuán)結(jié)帶來不可估量的損失[2]。作為檔案管理員應(yīng)該清楚地認(rèn)識到這一點(diǎn)，明白在國家保密期限內(nèi)的檔案被泄密產(chǎn)生的嚴(yán)重后果，對檔案管理要盡到自己的職責(zé)，用人單位也因?qū)n案管理工作者的背景，社會關(guān)系及平時(shí)為人有詳細(xì)的了解。

三、結(jié)論

檔案作為人類社會活動(dòng)歷史的伴生物，作為信息家族的重要一員，一直保有著其對信息記入的原始性和真實(shí)性[3]?，F(xiàn)下的行政事業(yè)單位的檔案管理工作中存在諸多問題，這些問題影響了檔案管理工作對單位及社會服務(wù)功能的發(fā)揮。作為行政單位應(yīng)該要清楚地認(rèn)識到這一點(diǎn)，明白行政單位檔案管理的重要性，清楚檔案管理在現(xiàn)實(shí)中存在的諸多問題，要知道建立一個(gè)健全的檔案管理體系，完善檔案管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化信息化以及培訓(xùn)檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)對檔案管理的重要性。要從實(shí)際出發(fā)，了解行政單位在檔案管理中真實(shí)存在的問題，并要切合實(shí)際地去改革檔案管理存在的問題，創(chuàng)新檔案管理制度，推進(jìn)檔案工作跨越式發(fā)展，這不僅是時(shí)代發(fā)展對檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的必然要求，更是檔案工作主要職能的體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李雋.探討行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2013（8）：69-70.

[2]李海珠，都蕾.試論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].今日中國壇，2013（10）：185-186.

[3]劉延偉，鄭婷.基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑[J].勞動(dòng)保障世界：理論版，2013（9）：149-150.