【摘要】學(xué)籍檔案對(duì)于學(xué)生、學(xué)校、企業(yè)、社會(huì)均具有重要作用,體現(xiàn)學(xué)生在學(xué)校、社會(huì)的具體情況。高校學(xué)生的學(xué)籍檔案包含:學(xué)生姓名、學(xué)籍信息、學(xué)籍改變、畢業(yè)生記錄等,對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行有效規(guī)范的管理是高校檔案工作的重點(diǎn)。作為高校檔案管理部門,應(yīng)該結(jié)合學(xué)生現(xiàn)狀規(guī)范管理,本文通過研究高校檔案管理現(xiàn)狀,探討規(guī)范化管理的有效措施。
【關(guān)鍵詞】高校學(xué)籍規(guī)范管理探討
【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810(2014)17-0042-01
一 高校學(xué)籍管理工作的必要性
高校的學(xué)籍管理伴隨著學(xué)生的入學(xué)、學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)、畢業(yè),具體包括:學(xué)生個(gè)人信息、管理、獎(jiǎng)懲機(jī)制記錄以及學(xué)位管理等,除了錄入這些信息材料之外,還有審批過程、歸檔、查閱等工作。
對(duì)于高校而言,學(xué)籍管理對(duì)于人才培養(yǎng)有著極其重要的作用:(1)學(xué)籍管理能夠激勵(lì)學(xué)生完成規(guī)定學(xué)業(yè)任務(wù)。以結(jié)業(yè)論文為例,學(xué)生完成論文的情況、論文的評(píng)分都會(huì)錄入學(xué)籍資料中,學(xué)校能夠根據(jù)評(píng)價(jià)來判斷學(xué)生的學(xué)業(yè)情況,順應(yīng)學(xué)業(yè)要求,規(guī)范學(xué)習(xí)態(tài)度,從另一個(gè)角度約束學(xué)生。(2)學(xué)籍管理不僅從學(xué)業(yè)、成績(jī)等方面對(duì)學(xué)生進(jìn)行有效引導(dǎo),還以規(guī)定、法律等為載體指導(dǎo)學(xué)生,如學(xué)生平時(shí)的所作所為、大是大非都被記錄在案,直接關(guān)系到畢業(yè)后的社會(huì)工作,由于這層關(guān)系的存在,學(xué)生的行為就有了明確的要求和規(guī)范,不會(huì)隨意違反。
高校的學(xué)籍管理十分必要,但目前部分高校的學(xué)籍管理現(xiàn)狀較為混亂,如學(xué)生學(xué)籍遺失現(xiàn)象較多,沒有合理歸檔并統(tǒng)計(jì)等,需要高校相關(guān)部門盡快完善,規(guī)范管理。
二 規(guī)范高校學(xué)籍管理工作的具體措施
1.提高高校檔案管理工作人員的基本素質(zhì)
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的逐步發(fā)展,高校檔案管理應(yīng)該利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù),提高工作效率,降低工作失誤率。高??啥ㄆ谂e辦管理人員的培訓(xùn)和講演,從根本上提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作理念高度。(1)檔案管理人員應(yīng)切實(shí)學(xué)習(xí)并提升自身的政治素養(yǎng),學(xué)習(xí)黨的路線、政策,愛崗敬業(yè),樹立有價(jià)值的世界觀和工作觀,確立對(duì)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的責(zé)任心。(2)提升自身業(yè)務(wù)能力,若高校學(xué)籍管理人員缺乏工作專業(yè)性,容易導(dǎo)致工作失誤和嚴(yán)重錯(cuò)誤,因此,要利用工作之余學(xué)習(xí)管理知識(shí),爭(zhēng)取在短時(shí)間內(nèi)熟悉計(jì)算機(jī)操作,適應(yīng)目前的無紙化辦公趨勢(shì),利用自身優(yōu)勢(shì)不斷充實(shí)業(yè)務(wù)能力。(3)穩(wěn)定學(xué)籍管理部門的工作,保證工作人員按時(shí)到崗,積極應(yīng)對(duì)各項(xiàng)問題、解決難題,主動(dòng)創(chuàng)新。
2.強(qiáng)化相關(guān)人員的學(xué)籍管理意識(shí)
從學(xué)生入學(xué)開始,高校有義務(wù)向其提供本校的學(xué)籍管理方案和規(guī)定,提示學(xué)生在校表現(xiàn)直接納入學(xué)籍中,包括上課、到課情況、學(xué)習(xí)成績(jī)等,關(guān)系到畢業(yè)事項(xiàng)。相關(guān)管理人員可利用新生軍訓(xùn)、班會(huì)等向?qū)W生發(fā)放宣傳冊(cè)、教育大綱等。尤其是大學(xué)一年級(jí)新生,從高中過度至高校,還有較多的習(xí)慣和方法沒有及時(shí)調(diào)整,這就需要相關(guān)人員予以引導(dǎo),使每個(gè)學(xué)生都能理解學(xué)籍管理的要求,并嚴(yán)格要求自己。
3.健全學(xué)籍管理制度
社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力加強(qiáng)的同時(shí),企事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間也充滿了競(jìng)爭(zhēng),良好的學(xué)籍管理能為畢業(yè)生的就業(yè)打下良好基礎(chǔ)。從學(xué)籍部門的管理層到工作人員、學(xué)生本人,都應(yīng)該重視學(xué)籍管理。學(xué)籍檔案的信息量龐大,歸類整理工作較為繁復(fù),加上學(xué)生人數(shù)較多,在工作中存在很多困難。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該擔(dān)負(fù)起監(jiān)督的義務(wù),充分給予人力、物力和財(cái)力的支持,提高工作效率;改善辦公環(huán)境,加強(qiáng)宣傳,促使高校學(xué)籍管理走上一條高效科學(xué)的道路。
4.加強(qiáng)管理學(xué)籍的信息化、社會(huì)化
高校學(xué)籍是學(xué)生在校期間的綜合、統(tǒng)計(jì)、總結(jié),也是學(xué)生即將邁入社會(huì)的憑證,用人單位會(huì)從學(xué)籍中了解到更多的細(xì)節(jié),全方位地了解學(xué)生。而隨著科學(xué)技術(shù)的逐步發(fā)展,計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用更為頻繁,網(wǎng)絡(luò)通達(dá)也為學(xué)籍的保密性帶來了巨大挑戰(zhàn),學(xué)籍正在由單一性逐漸轉(zhuǎn)化為社會(huì)化和信息化。高??梢酝ㄟ^建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)教務(wù)系統(tǒng),將排課、選課、學(xué)籍檔案管理共同歸入其中,每一位學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)等重要信息都會(huì)被收錄并保存,可供查詢。
三 結(jié)束語
綜上所述,高校的學(xué)籍管理屬于日常管理的重要部分,對(duì)高校學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行規(guī)范管理,不僅能夠?qū)⒔虒W(xué)系統(tǒng)逐步完善,還為學(xué)生帶來穩(wěn)定的檔案記錄,保證學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)記錄等重要信息的安全錄入。強(qiáng)化高校學(xué)籍管理是學(xué)校和社會(huì)的必然要求,只有不斷規(guī)范學(xué)籍管理,維護(hù)教學(xué)秩序,才能不斷創(chuàng)新,最終達(dá)到規(guī)范化目標(biāo)。
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