【摘 要】 無(wú)償獻(xiàn)血者檔案是獻(xiàn)血者獻(xiàn)血全過(guò)程的真實(shí)質(zhì)量記錄，是采供血機(jī)構(gòu)進(jìn)行科研、教學(xué)以及管理工作的重要載體，是無(wú)償獻(xiàn)血可持續(xù)發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)重大決策以及臨床輸血活動(dòng)提供的第一手資料[1]。以下主要針對(duì)無(wú)償獻(xiàn)血者檔案管理的現(xiàn)狀、提高管理的安全性等方面進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】 無(wú)償獻(xiàn)血者；檔案管理；管理現(xiàn)狀；安全性

【中圖分類號(hào)】 R457.1+2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 B

1 無(wú)償獻(xiàn)血檔案的重要性分析

第一，無(wú)償獻(xiàn)血檔案的管理工作，是開(kāi)展質(zhì)量管理的一項(xiàng)重要依據(jù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的法律意識(shí)漸漸加強(qiáng)，在醫(yī)院內(nèi)每年由于輸血而引起的各類醫(yī)療糾紛越來(lái)越多。而采供血機(jī)構(gòu)的無(wú)償獻(xiàn)血者的檔案具有唯一性、原始性、真實(shí)性和不可更改的特征，當(dāng)發(fā)生醫(yī)療糾紛之時(shí)，在訴訟當(dāng)中這一原始憑證起著至關(guān)重要的作用。第二，保障無(wú)償獻(xiàn)血者的愛(ài)心回報(bào)，為無(wú)償獻(xiàn)血者的隊(duì)伍建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。獻(xiàn)血者招募、獻(xiàn)血后回告、Rh稀有血型隊(duì)伍組建等相關(guān)的信息都來(lái)自于無(wú)償獻(xiàn)血者檔案[2]。通過(guò)檔案的建立，從而準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)獻(xiàn)血者的獻(xiàn)血量，對(duì)于獻(xiàn)血量表現(xiàn)突出的人，可以給予相應(yīng)的表彰。再比如，通過(guò)檔案之上的聯(lián)系方式，把檢測(cè)結(jié)果告知其本人，送去節(jié)日祝福等，讓那些無(wú)私奉獻(xiàn)的人感受到血站的人文關(guān)懷[3]。第三，作為開(kāi)展相關(guān)學(xué)術(shù)研究的重要憑證，要求做好無(wú)償獻(xiàn)血者檔案管理工作。充分的利用檔案所提供真實(shí)可靠的信息，能夠?yàn)椴晒┭聵I(yè)，以及輸血領(lǐng)域的研究提供有效的理論支撐。

2 無(wú)償獻(xiàn)血者檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 開(kāi)展無(wú)償獻(xiàn)血者檔案安全管理的現(xiàn)實(shí)性需求 近幾年來(lái)，醫(yī)療技術(shù)飛速的發(fā)展，要求檔案資料具備細(xì)致性和真實(shí)性、完整性等特征[4]。就無(wú)償獻(xiàn)血者的檔案特征而言，其具有資料較為分散、總體數(shù)量大、利用頻繁等特點(diǎn)[5]。這也要求了在開(kāi)展相關(guān)的管理工作之時(shí)，對(duì)于管理人員的素質(zhì)、管理技術(shù)等必須有所提升，以滿足當(dāng)今檔案管理的需要。

2.2 采供血的特殊性需求 每份合格血液或者血液成分的制成品，都必須要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)。從無(wú)償獻(xiàn)血者的體檢開(kāi)始，到最后的供應(yīng)環(huán)節(jié)，整個(gè)流程需要多個(gè)部門(mén)相互配合才完成的。而且，整個(gè)流程較長(zhǎng)，流動(dòng)的頻率較高，不同部門(mén)、崗位之間的交接環(huán)節(jié)較多，從而難以形成獻(xiàn)血者為單位的系統(tǒng)性檔案[6]。這就要求在進(jìn)行檔案管理之時(shí)將有別于其他病例檔案，無(wú)法使用一人一卷的方式，而是使用機(jī)構(gòu)-類別-時(shí)間分類法[7]。

2.3 管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，安全性不足 目前為止，就無(wú)償獻(xiàn)血者檔案而言并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一性的管理規(guī)范。加之采供血業(yè)務(wù)的特殊性，也必然使得檔案的管理具備一定的特殊性。一般的檔案管理方式主要有聲像、文書(shū)等類型，并且其中保管期限、歸檔范圍等方面都有較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)[8]。而無(wú)償獻(xiàn)血者的檔案管理卻并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理規(guī)范，比如一些初篩不合格的獻(xiàn)血者體檢、化驗(yàn)結(jié)果存在記錄不全，填寫(xiě)較為隨意等問(wèn)題。

2.4 計(jì)算機(jī)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用 對(duì)于采供血而言，由于其具有一定的特殊性決定了所使用的計(jì)算機(jī)技術(shù)必須體現(xiàn)采供血的特殊性。然而目前為止，我國(guó)尚沒(méi)有專門(mén)針對(duì)該方面工作的軟件和信息資源網(wǎng)絡(luò)[9]。

3 無(wú)償獻(xiàn)血者檔案的安全管理

3.1 日常信息的采集和錄入安全 首先，血站的工作人員要做好采供血環(huán)節(jié)的交接工作，在交接之時(shí)注意核對(duì)各項(xiàng)信息，確保信息的采集準(zhǔn)確無(wú)誤，體現(xiàn)了真實(shí)性和完整性特征。其次，做好信息的錄入工作，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將相關(guān)的無(wú)償獻(xiàn)血者檔案信息進(jìn)行整理、分類等。最后，派專人管理計(jì)算機(jī)內(nèi)部的檔案信息，并且設(shè)定分級(jí)授權(quán)。

3.2 檔案的存儲(chǔ)和備份 無(wú)償獻(xiàn)血者檔案的不可更改性、原始性等特征決定了在進(jìn)行檔案管理之時(shí)不僅需要建立電子檔案，還必須具備紙質(zhì)檔案[10]。紙質(zhì)檔案的歸檔，主要以月為單位進(jìn)行歸類整理。并且依據(jù)正式案卷的要求進(jìn)行編目、裝訂等工作，然后交給檔案室統(tǒng)一管理。計(jì)算機(jī)檔案由應(yīng)用程序運(yùn)行在客戶端，并且將其中的基本數(shù)據(jù)進(jìn)行另外的存儲(chǔ)，以此作為紙質(zhì)檔案的備份。除此之外，在客戶端之上的信息，要定期在服務(wù)器之上保存，通過(guò)磁帶機(jī)、光盤(pán)等進(jìn)行備份處理[11]。避免計(jì)算機(jī)遭受病毒侵襲或者出現(xiàn)其他故障之時(shí)導(dǎo)致的信息丟失問(wèn)題。異地備份也可避免檔案室遭受火災(zāi)的毀滅等意外情況出現(xiàn)。

3.3 重要檔案的管理 根據(jù)《血站管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，要求血站在進(jìn)行獻(xiàn)血、檢測(cè)等原始記錄，保存時(shí)間必須至少十年[12]。同時(shí)《民法通則》當(dāng)中也提出，如果權(quán)利被侵害之日開(kāi)始，時(shí)間超過(guò)二十年者，人民法院不予保護(hù)[13]。這就要求無(wú)償獻(xiàn)血者的業(yè)務(wù)檔案，所保存的期限是從血液的有效期滿之后超過(guò)二十年，以適應(yīng)民事訴訟二十年除斥期間的規(guī)定。

3.4 擴(kuò)大檔案的保存范圍 雖然《血站管理辦法》要求只對(duì)獻(xiàn)血、檢測(cè)等的原始記錄提出了十年的保存期限，但在實(shí)際的工作當(dāng)中檔案的保存范圍已經(jīng)有所擴(kuò)大。除去《血站管理辦法》當(dāng)中的明文規(guī)定項(xiàng)目，在實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理過(guò)程當(dāng)中，已經(jīng)將采供血的關(guān)鍵控制點(diǎn)、質(zhì)量等方面納入其中，有效的增加了整個(gè)檔案的完整性，為之后的檔案使用打下了良好基礎(chǔ)。

3.5 加強(qiáng)日常監(jiān)管 無(wú)償獻(xiàn)血者檔案資料填寫(xiě)不規(guī)范、記錄不完整等問(wèn)題，將直接影響整個(gè)檔案信息的利用價(jià)值和憑證價(jià)值，這就要求要加強(qiáng)檔案的監(jiān)管工作。首先，從前端進(jìn)行控制，具體而言就是在檔案的形成之初，嚴(yán)格要求相關(guān)工作人員按照統(tǒng)一的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，規(guī)范的填寫(xiě)有關(guān)獻(xiàn)血者的基本信息、健康體檢記錄等方面的內(nèi)容。比如制定統(tǒng)一的獻(xiàn)血者資料記錄格式，選擇統(tǒng)一的紙型，以便于之后的統(tǒng)一管理[14]。同時(shí)要求工作人員字跡工整、清晰，統(tǒng)一使用碳素墨水，并且應(yīng)該一氣呵成，不能有任何的涂抹和不規(guī)范的改寫(xiě)[15]。在完成資料的錄入之后，還需要認(rèn)真核對(duì)無(wú)誤。其次，實(shí)行責(zé)任制，劃分工作范圍和相應(yīng)的權(quán)責(zé)，有效的提升工作人員的責(zé)任感。最后，成立專門(mén)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，定期的對(duì)獻(xiàn)血者檔案進(jìn)行抽查，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不留問(wèn)題死角。

3.6 增加檔案的保密性 計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用雖然給檔案的管理工作帶來(lái)了極大的便利，但網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性特征也決定了電子檔案必定存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，比如病毒入侵風(fēng)險(xiǎn)、資料被盜竊風(fēng)險(xiǎn)等[16]。這就要求從以下幾個(gè)方面著手，進(jìn)一步完善電子檔的管理工作。第一，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)和教育，提升工作人員的綜合素質(zhì)。培養(yǎng)起專業(yè)技能、了解法律知識(shí)，熟練的掌握電子簽名、數(shù)據(jù)電文的生成等知識(shí)[17]。第二，加強(qiáng)對(duì)電子簽名的控制。作為采供血機(jī)構(gòu)必須確定自己的簽名形式，加強(qiáng)對(duì)密碼的管控，避免資料外泄。提高電子簽名的規(guī)范性使用，避免濫用。第三，控制數(shù)據(jù)電文。對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)證，確保檔案內(nèi)容符合相關(guān)要求，同時(shí)能夠?qū)ζ渲械囊恍o(wú)效信息，以及被改動(dòng)的信息進(jìn)行識(shí)別[18]；具有良好的保護(hù)作用，查閱便利；具有系統(tǒng)追蹤功能；能夠?qū)κ褂谜叩臋?quán)限進(jìn)行確認(rèn)；作為操作人員必須具備責(zé)任保證記錄的原始性，避免仿造；有效的控制系統(tǒng)文件，包括檔案的保存、變更等[19]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，目前的無(wú)償獻(xiàn)血者的檔案管理工作還存在工作效率低、規(guī)范性不足等問(wèn)題，這就要求要不斷提高檔案錄入的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，加強(qiáng)日常監(jiān)管、提高檔案保密性、做好檔案的備份工作等，確保檔案的安全性。

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