一家成立了近三十年的貿(mào)易公司，在多年的發(fā)展歷程變遷中，管理制度如何隨著發(fā)展的腳步系統(tǒng)的優(yōu)化、與時俱進(jìn)？如何使制度與實際工作一致？如何使制度發(fā)揮相應(yīng)的約束作用？如何使制度產(chǎn)生管理價值？上海汽車進(jìn)出口有限公司與AMT合作開展管理制度梳理項目，開展了一場“制度大掃除”的活動。

作為上汽集團(tuán)的對外經(jīng)貿(mào)公司，上海汽車進(jìn)出口有限公司（簡稱“上汽進(jìn)出口”）于1985年2月成立，目前已與五大洲80多個國家和地區(qū)建立貿(mào)易關(guān)系，相繼在美國、歐洲、香港建立公司，近兩年又在印度、中東建立分公司。業(yè)務(wù)范圍涉及汽車及零部件、附件以及其他機(jī)電產(chǎn)品等的出口，國外整車進(jìn)口及其批發(fā)、零售和維修，汽車生產(chǎn)用技術(shù)、設(shè)備、零部件及原材料的進(jìn)口。

上汽進(jìn)出口要立足國內(nèi)市場和部分國際市場，加快布局全球商貿(mào)網(wǎng)絡(luò)，完善以信息、流通、金融為核心的國際商貿(mào)功能，圍繞上汽集團(tuán)的生產(chǎn)采購和產(chǎn)品出口，構(gòu)建全球性的服務(wù)體系，成為汽車行業(yè)國內(nèi)領(lǐng)先、國際知名的供應(yīng)鏈組織者和增值服務(wù)提供商。

面對公司的快速發(fā)展和宏偉戰(zhàn)略目標(biāo)，原有零散、多重、老舊的制度文件已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足要求，如何建立相配套的管理制度保障？如何解決實際執(zhí)行與制度規(guī)定“兩張皮”？上汽進(jìn)出口對流程和制度提出了適應(yīng)性的調(diào)整要求：流程制度從導(dǎo)向性上需響應(yīng)戰(zhàn)略要求；流程制度要支持管理、業(yè)務(wù)開展要求；流程制度需要滿足各專業(yè)化體系（ISO、內(nèi)控）的要求；流程制度需符合管理和監(jiān)管的相應(yīng)法規(guī)要求。

根據(jù)以上要求，上汽進(jìn)出口提出制度建設(shè)優(yōu)化的主要目標(biāo)：

統(tǒng)一：構(gòu)建流程框架，建立流程責(zé)任矩陣，明確相關(guān)流程和制度的責(zé)任主體，使得公司能在一個框架完整的流程和完整的制度下工作；

流暢：完善流程制度而非推到重來，通過流程制度要使管理和業(yè)務(wù)運(yùn)作流暢，能滿足公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展的要求；

自控：建立適合流程管理和制度完善的長效機(jī)制，實現(xiàn)監(jiān)督、制約、警告的機(jī)制，滿足各專業(yè)化體系要求，使得流程制度更好的運(yùn)行。

針對以上建設(shè)要求和目標(biāo)，AMT在深入調(diào)研訪談之后，提出了以下的解決方案：

全面梳理制度：AMT根據(jù)上汽進(jìn)出口的實際情況，以流程為主線，對制度進(jìn)行全面梳理，按照業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類分級，從全局的視角，形成緊密鏈接的業(yè)務(wù)鏈，實現(xiàn)對端到端流程和制度的呈現(xiàn)。

明確責(zé)任部門和責(zé)任人：根據(jù)流程的分類分級，落實流程和制度的歸口管理部門，明確流程和制度的責(zé)任人和主要職責(zé)。

建立流程制度的管理保障機(jī)制：建立流程制度的制訂、審批、發(fā)布、變更的管理機(jī)制，實現(xiàn)對流程制度的管理，同時通過制度的信息化，保障制度的執(zhí)行落地。

建立流程制度的持續(xù)優(yōu)化審計機(jī)制：建立流程制度審計的原則和要求，明確流程制度審計的發(fā)起部門，規(guī)定各部門對自身流程進(jìn)行定期自評優(yōu)化。通過流程監(jiān)控與審計機(jī)制，保障流程和制度的執(zhí)行。

為了推動流程制度優(yōu)化的變革和共識，培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)人員，并形成全員的流程制度意識，項目過程中充分發(fā)動企業(yè)內(nèi)部的人員參與：

文件編寫64人：文件編寫過程中，流程制度的責(zé)任人負(fù)責(zé)各自流程制度的設(shè)計撰寫，共計64人參與編寫工作。

溝通討論477次：文件編寫過程中，針對存在的問題和難題，項目組和流程制度的責(zé)任人舉行各類跨部門、跨崗位的溝通討論477次。

培訓(xùn)12場次：項目中開展了近12場針對全員或部分員工的流程制度的培訓(xùn)，使尊重制度、遵照制度深入人心。

首次制度簽字率97%：文件編寫完畢后，需要編制責(zé)任人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字確認(rèn)，由于制度撰寫過程中的相關(guān)責(zé)任人的全程參與，首次制度簽字率高達(dá)97%。

管理制度梳理優(yōu)化為上汽進(jìn)出口帶來的價值：

建立了完善的制度管理體系：通過全面梳理和大掃除，原有上汽進(jìn)出口制度的保留比例為17%，新增和完善的制度比例為83%。在項目組和編制責(zé)任人的共同努力下，最終確定的管理制度基本上能滿足上汽進(jìn)出口各項工作開展的需求。

建立了制度的持續(xù)優(yōu)化機(jī)制：通過組織保障、流程制度發(fā)布與優(yōu)化、流程監(jiān)控與審計，督促和幫助各職能部門、各業(yè)務(wù)單位提升管理水平，防范、降低經(jīng)營管理風(fēng)險，不斷在工作過程中實現(xiàn)對制度的持續(xù)優(yōu)化。

培養(yǎng)了尊重制度、遵照制度的行為理念：通過項目過程中的多次培訓(xùn)、溝通、交流，制度相關(guān)責(zé)任人建立起了“用制度說話、用制度辦事“的理念。