企業(yè)建設(shè)項目檔案的來源是建設(shè)項目過程文件材料，其齊全、完整、準確及整理、編制質(zhì)量，取決于建設(shè)單位對其過程的管控。只有管控到位，才會形成高質(zhì)量的建設(shè)項目檔案，為企業(yè)日后生產(chǎn)、經(jīng)營、改擴建提供高效的服務。筆者以歷經(jīng)多個項目建設(shè)檔案管理的實踐，認為管控應做到如下幾個方面：

一、檔案專業(yè)人員“先行”原則

企業(yè)在建設(shè)項目籌備時，應先行配備檔案專業(yè)人員，最好是經(jīng)驗豐富的檔案人員，超前了解建設(shè)項目計劃、規(guī)劃情況，建設(shè)項目性質(zhì)、規(guī)模、周期，為制定符合實際的管控制度做好充分的準備。切忌配備毫無檔案工作經(jīng)驗或從未從事過檔案工作的人員來管理建設(shè)項目檔案；切忌認為人人皆可干此工作。檔案工作是一項專業(yè)管理工作，沒有理論和實踐經(jīng)驗是難以全面管控整個建設(shè)過程文件材料的，所以企業(yè)應堅持建設(shè)項目檔案人員“先行”，而且是經(jīng)驗豐富的專業(yè)檔案人員“先行”原則。

二、檔案管理制度“先行”原則

“沒有規(guī)矩，不成方圓”。項目在開工建設(shè)前，檔案人員應制定切合實際的項目檔案管理制度，從項目機構(gòu)設(shè)置、各承包商、供應商等全方位考慮檔案如何收集、收集責任如何落實、如何規(guī)范承包商、供應商資料的編制、檔案如何審核接收、如何規(guī)范整理才符合要求等方面，先行制定檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度要可具操作性，要細化，不能太籠統(tǒng)或太概括。無論是收集范圍、整理標準、審核驗收流程等都要一目了然，方便操作，這樣才能為檔案的齊全、完整、規(guī)范做好制度上的保證，使建設(shè)過程檔案的管理有章可循，有法可依。

三、指導“先行”原則

指導是對規(guī)章制度進行詳細詮釋，讓參與建設(shè)所有人員掌握檔案管理的要求。筆者在多年實踐工作中，感受到如果只是制定文件下發(fā)，不進行指導，很多參與建設(shè)人員都不會重視此項工作，更不會認真研讀文件規(guī)定，按程序進行檔案的收集、審核、編制、移交，最后導致檔案的質(zhì)量受損。指導的方式不應單一，應多樣化。最常用的可有現(xiàn)場指導、舉辦培訓、專題會議、面對面答疑等方式，分階段進行，如建設(shè)前期主要對項目建設(shè)各專業(yè)部門進行培訓，讓各部門了解本部門應收集檔案的內(nèi)容、檔案的要求，從源頭重視檔案的形成、收集；承包商進場后，對承包商進行文件編制要求、審核結(jié)算程序培訓，規(guī)范承包商承攬項目檔案的質(zhì)量，同時對承包商建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題進行面對面答疑、協(xié)調(diào)、溝通，對制度中沒有規(guī)定的，達成一致意見，始終以形成更準確反映施工過程檔案為核心。所以指導“先行”，是建設(shè)過程中不可或缺的一個環(huán)節(jié)，應貫穿于建設(shè)全過程。

四、檢查落實原則

檢查落實是對規(guī)章制度貫徹執(zhí)行情況落到實處的具體措施。過去多數(shù)企業(yè)檢查落實只針對項目內(nèi)設(shè)各部門，而忽略對承包商的檢查，常出現(xiàn)承包商編制竣工文件時，原件缺失，導致承包商文件重做或事后補做的情況發(fā)生，影響檔案的質(zhì)量。企業(yè)應依項目建設(shè)階段實施周檢、月檢、季檢、年檢，即前期檢查頻率高，通過不斷整改、規(guī)范，打好基礎(chǔ)、養(yǎng)好習慣，后期則可規(guī)范運作，從周檢逐步減少到月檢、季檢、年檢。檢查落實還應納入項目建設(shè)考核體系或企業(yè)相應考核體系，和投資、進度、質(zhì)量、安全一同進行考核，與薪酬體系掛鉤，以促進管控到位。堅持檢查落實原則，可及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部各部門及承包商文件材料存在的問題，追溯文件的產(chǎn)生處，完善文件材料，確保文件材料可控。

五、審核驗收從嚴原則

建設(shè)過程檔案的審核驗收主要包括兩部分內(nèi)容：一是交工文件的審核驗收，以合同為單元進行較為可行，原因是多數(shù)企業(yè)建設(shè)項目都是依合同結(jié)算。應嚴格按規(guī)章制度中規(guī)定的驗收單上設(shè)定的順序，依次為監(jiān)理單位現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)，建設(shè)單位現(xiàn)場代表、技術(shù)負責人審核意見，項目部檔案人員審核、項目部上級單位檔案部門審核意見。對于重大項目主體安裝單位交工文件，還應在建設(shè)單位意見欄增設(shè)機、電、儀、管道工程師審核意見，以合格的驗收單作為結(jié)算送審或財務結(jié)算的依據(jù)。二是監(jiān)理文件的驗收，仍以合同為單元較為可行。不同的是除了檔案部門要求其按規(guī)章制度進行編制、整理、移交外，無法界定建設(shè)單位項目部是否有相應一些部門有審核監(jiān)理資料權(quán)限，只能按合同約定和檔案部門的要求完成。合格的監(jiān)理文件移交清冊是多數(shù)企業(yè)驗收監(jiān)理檔案的依據(jù)，也是財務結(jié)算監(jiān)理費用的前提。三是項目前期資料與開箱文件的審核驗收，依據(jù)規(guī)章制度中歸檔范圍、整理規(guī)范、質(zhì)量要求逐項檢查，以移交目錄的簽收作為合格與否的依據(jù)，并與考核掛鉤。尤其是開箱文件，應在供應商提供資料合格后付款，才能有效控制供應商文件質(zhì)量，滿足日后設(shè)備運行需要。

總之，上述五項原則，是企業(yè)建設(shè)項目檔案準確、齊全、完整的保證，可為項目檔案通過專項驗收及項目審計、整體驗收創(chuàng)造條件，也可為企業(yè)今后生產(chǎn)、經(jīng)營、維護提供翔實的檔案。

（作者單位：重慶化醫(yī)新天投資管理有限公司）