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        論高校教務(wù)辦公室的職能強(qiáng)化與管理創(chuàng)新

        2014-04-29 00:00:00張婷

        摘 要:隨著高校管理體制改革的不斷深入,教師和學(xué)生的主體意識(shí)日益增強(qiáng),學(xué)校辦公室服務(wù)的對(duì)象、內(nèi)容和要求發(fā)生了新的變化,因此高校教務(wù)辦公室要適時(shí)調(diào)整重點(diǎn)職能。以教務(wù)處辦公室為例,探討強(qiáng)化信息管理、輔助參謀、建章立制、統(tǒng)籌服務(wù)、協(xié)調(diào)溝通、督查督辦職能,升級(jí)辦公設(shè)備、服務(wù)理念和人員素質(zhì),創(chuàng)新管理手段、服務(wù)方法和工作思路的經(jīng)驗(yàn)做法,以求辦公管理務(wù)實(shí)高效。

        關(guān)鍵詞:教務(wù)辦公室 職能 管理

        中圖分類號(hào):G420 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1673-9795(2014)04(b)-0188-02

        高校教務(wù)部門是學(xué)校內(nèi)獨(dú)立負(fù)責(zé)學(xué)生教育的部門,部門人員少任務(wù)重是最主要的特點(diǎn),既需要統(tǒng)籌工作對(duì)外公布,又由幾個(gè)具體部門分管工作完成任務(wù),而辦公室在教務(wù)管理系統(tǒng)中擔(dān)當(dāng)著承上啟下,左右協(xié)調(diào),內(nèi)外溝通的重要角色。隨著高等教育改革的深入和對(duì)高等教育的要求與期望,高等教育部門面臨著諸多挑戰(zhàn),例如:內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制改革、強(qiáng)化教師隊(duì)伍建設(shè)、提高高等教育質(zhì)量等以適應(yīng)外部環(huán)境的變化。因而總結(jié)內(nèi)部規(guī)律,吸取有效經(jīng)驗(yàn),強(qiáng)化最主要職能和進(jìn)行管理創(chuàng)新,提高工作效率則顯得尤為重要。

        1 高校教務(wù)辦公室的突出職能

        曾有位行政工作者把辦公室工作總結(jié)為:管理政務(wù)事務(wù),處理信息文書(shū),當(dāng)好助手秘書(shū),通訊信息報(bào)道,辦理提案信訪,綜合統(tǒng)計(jì),機(jī)要保密,查辦催辦,財(cái)務(wù)管理等。而高校教務(wù)辦公室不僅需要做這些工作,還需要承擔(dān)與學(xué)生、教師、學(xué)生家長(zhǎng)、上級(jí)教育部門溝通協(xié)調(diào)的責(zé)任。

        1.1 強(qiáng)化信息收集與發(fā)布,突出參謀職能

        信息是提供決策的有效數(shù)據(jù),信息的缺失、失真、失效或不對(duì)稱會(huì)造成決策失誤或無(wú)效。辦公室要利用自身收集信息渠道多、信息網(wǎng)絡(luò)廣的特點(diǎn),全面收集、分析信息,為領(lǐng)導(dǎo)者提供有效的決策依據(jù)。信息化平臺(tái)是一個(gè)可利用的有效途徑,例如在南昌大學(xué),就可利用本校OA網(wǎng)、新聞網(wǎng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)在線、家園網(wǎng)、BBS貼吧、網(wǎng)絡(luò)中心、官方微博微信等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行收集、處理、分析、傳輸和反饋。利用辦公網(wǎng)主頁(yè)、教務(wù)網(wǎng)站動(dòng)態(tài)公告、教務(wù)管理系統(tǒng)提示等方式,公布學(xué)校文件、通知相關(guān)事宜、網(wǎng)上互動(dòng)交流,使信息得以暢通的傳遞在各個(gè)主體間。

        辦公室是輔助配合領(lǐng)導(dǎo)工作、領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖、傳達(dá)指示、貫徹執(zhí)行、督促反饋?zhàn)钌羁痰牟块T。高校領(lǐng)導(dǎo)既是行政領(lǐng)導(dǎo),同時(shí)兼具學(xué)科研究者或帶頭人,工作千頭萬(wàn)緒,因而辦公室就要充分發(fā)揮輔助參謀職能,要做到:(1)為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)有效的可利用的信息輔助決策,如在制定教師授課質(zhì)量評(píng)價(jià)體系時(shí),提供評(píng)價(jià)指標(biāo)、權(quán)重、影響因素及相關(guān)支撐材料;(2)根據(jù)學(xué)校文件精神安排具體工作并督查進(jìn)度情況及時(shí)報(bào)告,如安排;領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖草擬文稿、布置工作;(3)輔助領(lǐng)導(dǎo)就具體問(wèn)題、突發(fā)情況提出建設(shè)性建議;(4)輔助領(lǐng)導(dǎo)做好日常管理;(5)提醒并合理安排領(lǐng)導(dǎo)日程;(6)做好上下協(xié)調(diào),左右溝通工作,使決策得以全面領(lǐng)會(huì)并貫徹實(shí)施等。

        1.2 為日常行政工作建章立制,統(tǒng)籌服務(wù)職能

        高校教務(wù)辦公室工作具有持續(xù)重復(fù)性伴有突發(fā)臨時(shí)性的特點(diǎn),是為學(xué)校教學(xué)調(diào)研、黨政管理、師生活動(dòng)、教學(xué)條件保障提供服務(wù)的基礎(chǔ)部門。辦公室日常工作范圍廣、涉及內(nèi)容多,繁雜而不容馬虎,因而需要將行為上升至制度化,在研究普遍高校管理規(guī)律的基礎(chǔ)上,結(jié)合學(xué)校實(shí)際,將各級(jí)各類活動(dòng)納入規(guī)章制度中,如制定《辦公室行政管理制度》《教務(wù)辦公流程》等,將部門工作規(guī)范化、流程化、程序化。教學(xué)教務(wù)處辦公室的工作可以總結(jié)為圖1。

        教務(wù)辦公室的每一項(xiàng)具體工作都帶有服務(wù)的性質(zhì),重視服務(wù)管理,樹(shù)立自覺(jué)服務(wù)的角色意識(shí)是為校領(lǐng)導(dǎo)、校內(nèi)各部門、教師員工、學(xué)生及家長(zhǎng)服務(wù)的精神基礎(chǔ)。在日常行政工作中,規(guī)范處理文檔,為機(jī)關(guān)保留好珍貴的檔案資料,特別是教學(xué)改革、授課質(zhì)量評(píng)價(jià)體系的建立過(guò)程、考試安排及記錄等;會(huì)議安排周到妥當(dāng),會(huì)議或其他活動(dòng)的籌備、進(jìn)行、總結(jié)都要落實(shí)到人;接待工作到位,議程細(xì)致時(shí)間合理,接待熱情周到;印章使用規(guī)范,按照印章使用規(guī)定科學(xué)規(guī)范的使用;信訪工作落實(shí),及時(shí)上報(bào)處理并跟蹤督查進(jìn)展情況;突發(fā)事件應(yīng)激,制定應(yīng)急預(yù)案,加強(qiáng)處理突發(fā)事件的能力;熱情服務(wù)教師、學(xué)生及家長(zhǎng),耐心細(xì)致地傾聽(tīng)意見(jiàn),解決困難。比如根據(jù)學(xué)生的需要,制定《教務(wù)部門部分工作流程冊(cè)》,將畢業(yè)生的成績(jī)、學(xué)籍、學(xué)位證明、教室借用等問(wèn)題的辦事流程用流程圖方式展示出來(lái),方便師生辦理。

        1.3 強(qiáng)化協(xié)調(diào)溝通,督查督辦職能

        協(xié)調(diào)溝通是實(shí)現(xiàn)高校辦公室目標(biāo)的重要手段,它不僅有助于信息傳遞,進(jìn)行科學(xué)決策,也有助于部門的整體凝聚力。溝通協(xié)調(diào)的功能是保證各項(xiàng)工作不矛盾、不重復(fù)和不沖突,以形成最高效的配合關(guān)系。高校辦公室需要對(duì)校外部的主管上級(jí)機(jī)關(guān)、政府主管機(jī)關(guān)、兄弟院校、協(xié)作單位、校周邊環(huán)境、學(xué)生家長(zhǎng),對(duì)校內(nèi)部的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門、教師、學(xué)生等關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào),最大限度地調(diào)動(dòng)各方面的積極性,以求目標(biāo)統(tǒng)一,步調(diào)一致,密切配合,保證文件精神和重大決策與工作部署相契合并得以貫徹落實(shí)。在實(shí)踐過(guò)程中多利用協(xié)調(diào)五個(gè)方法:規(guī)勸疏導(dǎo)式、命令式、建議式、會(huì)議式、商榷式協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。比如在處理多位教師到辦公室集體反應(yīng)問(wèn)題的情況時(shí),要語(yǔ)氣平和親切,舒緩教師情緒,在充分了解情況后,如果是局部必須服從大局的情況就要進(jìn)行和風(fēng)細(xì)雨地規(guī)勸疏導(dǎo)和建議,如果是需要教務(wù)部門改正或解決的問(wèn)題就要及時(shí)反映給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),再?zèng)Q定用會(huì)議式公開(kāi)討論還是封閉式商榷式探討解決方案。

        教務(wù)辦公室既要督促、檢查決策執(zhí)行情況,又要監(jiān)督、嚴(yán)辦不法行為,辦公室要通過(guò)跟蹤、檢查、督促工作進(jìn)度,將執(zhí)行情況和出現(xiàn)問(wèn)題如實(shí)報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo),及時(shí)采取措施補(bǔ)救工作失誤,克服工作困難,慎終如始,則無(wú)敗事。信訪是工作的一個(gè)“警示燈”,需要重視并及時(shí)解決,否則既不利于教學(xué)活動(dòng)的進(jìn)行,也不利于教學(xué)改革和質(zhì)量提高。教務(wù)處應(yīng)在每年底匯總本處和校辦收到的信訪信息,核對(duì)是否解決所有信訪問(wèn)題并有查證、結(jié)果記錄。

        2 不斷提高教務(wù)辦公室的管理升級(jí)與創(chuàng)新

        2.1 建設(shè)電子化辦公室,升級(jí)辦公“硬件”,創(chuàng)新管理手段

        網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的進(jìn)步,電子政務(wù)的發(fā)展都要求學(xué)校、部門建立自己的門戶網(wǎng)站公開(kāi)信息收集意見(jiàn),因而加強(qiáng)硬件配置,升級(jí)已有的電子化設(shè)備改善辦公條件,充分利用自動(dòng)化的管理平臺(tái),建設(shè)高校信息化辦公室成為必然要求。同時(shí)需注意合理規(guī)劃和設(shè)計(jì)教務(wù)主頁(yè),盡最大可能涵蓋所有校內(nèi)外人員需要的信息,內(nèi)存儲(chǔ)空間應(yīng)該適應(yīng)不斷擴(kuò)充的信息,系統(tǒng)本身應(yīng)能夠承載學(xué)生集中上網(wǎng)訪問(wèn)時(shí)的流量,比如學(xué)生網(wǎng)上集中選課時(shí)的訪問(wèn)量。有效地運(yùn)用學(xué)校辦公網(wǎng)、新聞網(wǎng)、教務(wù)網(wǎng)、官方微博等發(fā)布和收集信息既快捷又準(zhǔn)確,它們是所有行政人員、教師和學(xué)生互知互曉的溝通媒介。

        教務(wù)管理是涉及全校學(xué)生的學(xué)習(xí)的活動(dòng),教務(wù)處應(yīng)該通過(guò)自己的教務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)每位師生通過(guò)自身賬號(hào)登錄系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)課、選課、考試、評(píng)價(jià)問(wèn)卷、作業(yè)提交等活動(dòng),既高效便捷安全,又利于收集、統(tǒng)計(jì)、保存數(shù)據(jù),并及時(shí)升級(jí)更新。教務(wù)門戶網(wǎng)站不僅可以提供課程信息、教學(xué)周歷,還可以提供學(xué)校教務(wù)動(dòng)態(tài),及時(shí)的教務(wù)通知,可報(bào)名參加的活動(dòng),留言教務(wù)意見(jiàn)等等,使師生知曉學(xué)校教務(wù)發(fā)展,積極參加各項(xiàng)學(xué)科類競(jìng)賽,并成為學(xué)生利用率很高的實(shí)用型教學(xué)新聞網(wǎng)。

        2.2 以人為本,升級(jí)服務(wù)理念,創(chuàng)新服務(wù)方法

        以人為本的管理內(nèi)涵,強(qiáng)調(diào)要突出人的發(fā)展。在辦公室管理中,必須以人為中心,建立良好的人際關(guān)系,創(chuàng)造優(yōu)厚條件,多激勵(lì)少懲罰,促進(jìn)員工自覺(jué)自愿、團(tuán)結(jié)合作的服務(wù)精神,使辦公室人員在相對(duì)枯燥的工作中得到參與感和滿足感,充分發(fā)揮內(nèi)在潛能??梢酝ㄟ^(guò)休息時(shí)間的健康娛樂(lè),定期的黨員民主生活會(huì)進(jìn)行深度交流,彼此關(guān)心幫助,建立起共事友情。

        目標(biāo)管理強(qiáng)調(diào)自我管理與組織總目標(biāo)、上下級(jí)關(guān)系的協(xié)調(diào)一致,強(qiáng)調(diào)“人”是管理的根本動(dòng)力,尊重人格,理解人的價(jià)值從而實(shí)現(xiàn)對(duì)員工行為的激勵(lì)、引導(dǎo)與控制。建立崗位目標(biāo)管理責(zé)任制度,將辦公室工作定級(jí)分類,分解量化,目標(biāo)明確,責(zé)任到位。它與“以人為本”的服務(wù)理念相同,與辦公室的結(jié)果導(dǎo)向的管理特征相近,又與各項(xiàng)規(guī)章制度、流程程序、考核標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng),因而將目標(biāo)管理引入服務(wù)方法是切實(shí)可行的。

        2.3 精細(xì)化管理,升級(jí)人員素質(zhì),創(chuàng)新工作思路

        老子曾說(shuō):“天下難事,必做于易;天下大事,必做于細(xì)。”教務(wù)辦公室完成規(guī)范化后就要進(jìn)行精細(xì)化管理階段,主要是將復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化,簡(jiǎn)單的事情流程化,流程化事情定量化,定量的事情信息化,建立專業(yè)化的崗位職責(zé)體系,目標(biāo)管理體系,科學(xué)的考評(píng)體系和考評(píng)結(jié)果應(yīng)用體系。因而教務(wù)辦公室需要做到:(1)完善崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū),使各科室人員職責(zé)清晰責(zé)任分明;(2)制定目標(biāo),用目標(biāo)作為考核的標(biāo)準(zhǔn)和參考;(3)定立科學(xué)的考評(píng)制度,如制定《崗位責(zé)任考核標(biāo)準(zhǔn)》《崗位責(zé)任考核制度與激勵(lì)機(jī)制》,建立嚴(yán)格細(xì)致的管理制度,不僅要對(duì)辦公室及其他科室人員工作量化考評(píng),也要與相關(guān)科室一道對(duì)教師授課質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估;(4)將考評(píng)結(jié)果進(jìn)行整理并作為整改依據(jù),實(shí)際應(yīng)用到工作中。

        不積跬步無(wú)以至千里,不積細(xì)流無(wú)以成江海。高校教務(wù)辦公室工作不僅要求工作人員有一般的行政工作能力,也要求有一定的學(xué)術(shù)相關(guān)工作的能力,課程編排、課題申請(qǐng)、學(xué)籍辦理、科研項(xiàng)目申請(qǐng)、辦學(xué)條件、國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)等都需要辦公室工作人員成為“萬(wàn)事通”。辦公室人員的素質(zhì)直接影響工作效果和效率,在充分發(fā)揮自覺(jué)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上,還要安排相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn),多學(xué)習(xí)有關(guān)文秘、經(jīng)濟(jì)、管理、法律、公關(guān)、檔案等方面的知識(shí),工作人員的潛能被有效地挖掘出來(lái),辦公室整體工作水平才會(huì)提高。南昌大學(xué)教務(wù)處辦公室不僅根據(jù)收文安排相關(guān)科室人員進(jìn)行培訓(xùn),也積極組織、承辦專業(yè)技能培訓(xùn)會(huì),提升全處人員工作能力。

        高校辦公室工作人員需要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí),激活思維,創(chuàng)新工作思路,敢于探索、開(kāi)拓,同時(shí)學(xué)校要為工作人員充分發(fā)揮其個(gè)性和創(chuàng)造力提供平臺(tái),盡量減少對(duì)管理創(chuàng)新活動(dòng)的干預(yù),可以在以下方面進(jìn)行突破:(1)具有創(chuàng)新性的研究高校辦公室工作的研究,借鑒當(dāng)代先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)性改變;(2)努力創(chuàng)建學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型、競(jìng)爭(zhēng)型、服務(wù)型的高校辦公室,推進(jìn)高校辦公室的工作規(guī)范化、精細(xì)化從而個(gè)性化、高效化;(3)思維活躍,對(duì)問(wèn)題思考和解決多方面、多角度、廣而深、全而力;(4)要摒棄照本宣科、生搬硬套的舊傳統(tǒng),敢于去除糟粕,去粗取精,創(chuàng)新靈活。

        參考文獻(xiàn)

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