摘 要：隨著高校管理體制改革的不斷深入，教師和學(xué)生的主體意識(shí)日益增強(qiáng)，學(xué)校辦公室服務(wù)的對(duì)象、內(nèi)容和要求發(fā)生了新的變化，因此高校教務(wù)辦公室要適時(shí)調(diào)整重點(diǎn)職能。以教務(wù)處辦公室為例，探討強(qiáng)化信息管理、輔助參謀、建章立制、統(tǒng)籌服務(wù)、協(xié)調(diào)溝通、督查督辦職能，升級(jí)辦公設(shè)備、服務(wù)理念和人員素質(zhì)，創(chuàng)新管理手段、服務(wù)方法和工作思路的經(jīng)驗(yàn)做法，以求辦公管理務(wù)實(shí)高效。

關(guān)鍵詞：教務(wù)辦公室 職能 管理

中圖分類號(hào)：G420 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2014）04（b）-0188-02

高校教務(wù)部門是學(xué)校內(nèi)獨(dú)立負(fù)責(zé)學(xué)生教育的部門，部門人員少任務(wù)重是最主要的特點(diǎn)，既需要統(tǒng)籌工作對(duì)外公布，又由幾個(gè)具體部門分管工作完成任務(wù)，而辦公室在教務(wù)管理系統(tǒng)中擔(dān)當(dāng)著承上啟下，左右協(xié)調(diào)，內(nèi)外溝通的重要角色。隨著高等教育改革的深入和對(duì)高等教育的要求與期望，高等教育部門面臨著諸多挑戰(zhàn)，例如：內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制改革、強(qiáng)化教師隊(duì)伍建設(shè)、提高高等教育質(zhì)量等以適應(yīng)外部環(huán)境的變化。因而總結(jié)內(nèi)部規(guī)律，吸取有效經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化最主要職能和進(jìn)行管理創(chuàng)新，提高工作效率則顯得尤為重要。

1 高校教務(wù)辦公室的突出職能

曾有位行政工作者把辦公室工作總結(jié)為：管理政務(wù)事務(wù)，處理信息文書(shū)，當(dāng)好助手秘書(shū)，通訊信息報(bào)道，辦理提案信訪，綜合統(tǒng)計(jì)，機(jī)要保密，查辦催辦，財(cái)務(wù)管理等。而高校教務(wù)辦公室不僅需要做這些工作，還需要承擔(dān)與學(xué)生、教師、學(xué)生家長(zhǎng)、上級(jí)教育部門溝通協(xié)調(diào)的責(zé)任。

1.1 強(qiáng)化信息收集與發(fā)布，突出參謀職能

信息是提供決策的有效數(shù)據(jù)，信息的缺失、失真、失效或不對(duì)稱會(huì)造成決策失誤或無(wú)效。辦公室要利用自身收集信息渠道多、信息網(wǎng)絡(luò)廣的特點(diǎn)，全面收集、分析信息，為領(lǐng)導(dǎo)者提供有效的決策依據(jù)。信息化平臺(tái)是一個(gè)可利用的有效途徑，例如在南昌大學(xué)，就可利用本校OA網(wǎng)、新聞網(wǎng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)在線、家園網(wǎng)、BBS貼吧、網(wǎng)絡(luò)中心、官方微博微信等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行收集、處理、分析、傳輸和反饋。利用辦公網(wǎng)主頁(yè)、教務(wù)網(wǎng)站動(dòng)態(tài)公告、教務(wù)管理系統(tǒng)提示等方式，公布學(xué)校文件、通知相關(guān)事宜、網(wǎng)上互動(dòng)交流，使信息得以暢通的傳遞在各個(gè)主體間。

辦公室是輔助配合領(lǐng)導(dǎo)工作、領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖、傳達(dá)指示、貫徹執(zhí)行、督促反饋?zhàn)钌羁痰牟块T。高校領(lǐng)導(dǎo)既是行政領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)兼具學(xué)科研究者或帶頭人，工作千頭萬(wàn)緒，因而辦公室就要充分發(fā)揮輔助參謀職能，要做到：（1）為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)有效的可利用的信息輔助決策，如在制定教師授課質(zhì)量評(píng)價(jià)體系時(shí)，提供評(píng)價(jià)指標(biāo)、權(quán)重、影響因素及相關(guān)支撐材料；（2）根據(jù)學(xué)校文件精神安排具體工作并督查進(jìn)度情況及時(shí)報(bào)告，如安排；領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖草擬文稿、布置工作；（3）輔助領(lǐng)導(dǎo)就具體問(wèn)題、突發(fā)情況提出建設(shè)性建議；（4）輔助領(lǐng)導(dǎo)做好日常管理；（5）提醒并合理安排領(lǐng)導(dǎo)日程；（6）做好上下協(xié)調(diào)，左右溝通工作，使決策得以全面領(lǐng)會(huì)并貫徹實(shí)施等。

1.2 為日常行政工作建章立制，統(tǒng)籌服務(wù)職能

高校教務(wù)辦公室工作具有持續(xù)重復(fù)性伴有突發(fā)臨時(shí)性的特點(diǎn)，是為學(xué)校教學(xué)調(diào)研、黨政管理、師生活動(dòng)、教學(xué)條件保障提供服務(wù)的基礎(chǔ)部門。辦公室日常工作范圍廣、涉及內(nèi)容多，繁雜而不容馬虎，因而需要將行為上升至制度化，在研究普遍高校管理規(guī)律的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，將各級(jí)各類活動(dòng)納入規(guī)章制度中，如制定《辦公室行政管理制度》《教務(wù)辦公流程》等，將部門工作規(guī)范化、流程化、程序化。教學(xué)教務(wù)處辦公室的工作可以總結(jié)為圖1。

教務(wù)辦公室的每一項(xiàng)具體工作都帶有服務(wù)的性質(zhì)，重視服務(wù)管理，樹(shù)立自覺(jué)服務(wù)的角色意識(shí)是為校領(lǐng)導(dǎo)、校內(nèi)各部門、教師員工、學(xué)生及家長(zhǎng)服務(wù)的精神基礎(chǔ)。在日常行政工作中，規(guī)范處理文檔，為機(jī)關(guān)保留好珍貴的檔案資料，特別是教學(xué)改革、授課質(zhì)量評(píng)價(jià)體系的建立過(guò)程、考試安排及記錄等；會(huì)議安排周到妥當(dāng)，會(huì)議或其他活動(dòng)的籌備、進(jìn)行、總結(jié)都要落實(shí)到人；接待工作到位，議程細(xì)致時(shí)間合理，接待熱情周到；印章使用規(guī)范，按照印章使用規(guī)定科學(xué)規(guī)范的使用；信訪工作落實(shí)，及時(shí)上報(bào)處理并跟蹤督查進(jìn)展情況；突發(fā)事件應(yīng)激，制定應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)處理突發(fā)事件的能力；熱情服務(wù)教師、學(xué)生及家長(zhǎng)，耐心細(xì)致地傾聽(tīng)意見(jiàn)，解決困難。比如根據(jù)學(xué)生的需要，制定《教務(wù)部門部分工作流程冊(cè)》，將畢業(yè)生的成績(jī)、學(xué)籍、學(xué)位證明、教室借用等問(wèn)題的辦事流程用流程圖方式展示出來(lái)，方便師生辦理。

1.3 強(qiáng)化協(xié)調(diào)溝通，督查督辦職能

協(xié)調(diào)溝通是實(shí)現(xiàn)高校辦公室目標(biāo)的重要手段，它不僅有助于信息傳遞，進(jìn)行科學(xué)決策，也有助于部門的整體凝聚力。溝通協(xié)調(diào)的功能是保證各項(xiàng)工作不矛盾、不重復(fù)和不沖突，以形成最高效的配合關(guān)系。高校辦公室需要對(duì)校外部的主管上級(jí)機(jī)關(guān)、政府主管機(jī)關(guān)、兄弟院校、協(xié)作單位、校周邊環(huán)境、學(xué)生家長(zhǎng)，對(duì)校內(nèi)部的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門、教師、學(xué)生等關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，最大限度地調(diào)動(dòng)各方面的積極性，以求目標(biāo)統(tǒng)一，步調(diào)一致，密切配合，保證文件精神和重大決策與工作部署相契合并得以貫徹落實(shí)。在實(shí)踐過(guò)程中多利用協(xié)調(diào)五個(gè)方法：規(guī)勸疏導(dǎo)式、命令式、建議式、會(huì)議式、商榷式協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。比如在處理多位教師到辦公室集體反應(yīng)問(wèn)題的情況時(shí)，要語(yǔ)氣平和親切，舒緩教師情緒，在充分了解情況后，如果是局部必須服從大局的情況就要進(jìn)行和風(fēng)細(xì)雨地規(guī)勸疏導(dǎo)和建議，如果是需要教務(wù)部門改正或解決的問(wèn)題就要及時(shí)反映給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，再?zèng)Q定用會(huì)議式公開(kāi)討論還是封閉式商榷式探討解決方案。

教務(wù)辦公室既要督促、檢查決策執(zhí)行情況，又要監(jiān)督、嚴(yán)辦不法行為，辦公室要通過(guò)跟蹤、檢查、督促工作進(jìn)度，將執(zhí)行情況和出現(xiàn)問(wèn)題如實(shí)報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)采取措施補(bǔ)救工作失誤，克服工作困難，慎終如始，則無(wú)敗事。信訪是工作的一個(gè)“警示燈”，需要重視并及時(shí)解決，否則既不利于教學(xué)活動(dòng)的進(jìn)行，也不利于教學(xué)改革和質(zhì)量提高。教務(wù)處應(yīng)在每年底匯總本處和校辦收到的信訪信息，核對(duì)是否解決所有信訪問(wèn)題并有查證、結(jié)果記錄。

2 不斷提高教務(wù)辦公室的管理升級(jí)與創(chuàng)新

2.1 建設(shè)電子化辦公室，升級(jí)辦公“硬件”，創(chuàng)新管理手段

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的進(jìn)步，電子政務(wù)的發(fā)展都要求學(xué)校、部門建立自己的門戶網(wǎng)站公開(kāi)信息收集意見(jiàn)，因而加強(qiáng)硬件配置，升級(jí)已有的電子化設(shè)備改善辦公條件，充分利用自動(dòng)化的管理平臺(tái)，建設(shè)高校信息化辦公室成為必然要求。同時(shí)需注意合理規(guī)劃和設(shè)計(jì)教務(wù)主頁(yè)，盡最大可能涵蓋所有校內(nèi)外人員需要的信息，內(nèi)存儲(chǔ)空間應(yīng)該適應(yīng)不斷擴(kuò)充的信息，系統(tǒng)本身應(yīng)能夠承載學(xué)生集中上網(wǎng)訪問(wèn)時(shí)的流量，比如學(xué)生網(wǎng)上集中選課時(shí)的訪問(wèn)量。有效地運(yùn)用學(xué)校辦公網(wǎng)、新聞網(wǎng)、教務(wù)網(wǎng)、官方微博等發(fā)布和收集信息既快捷又準(zhǔn)確，它們是所有行政人員、教師和學(xué)生互知互曉的溝通媒介。

教務(wù)管理是涉及全校學(xué)生的學(xué)習(xí)的活動(dòng)，教務(wù)處應(yīng)該通過(guò)自己的教務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)每位師生通過(guò)自身賬號(hào)登錄系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)課、選課、考試、評(píng)價(jià)問(wèn)卷、作業(yè)提交等活動(dòng)，既高效便捷安全，又利于收集、統(tǒng)計(jì)、保存數(shù)據(jù)，并及時(shí)升級(jí)更新。教務(wù)門戶網(wǎng)站不僅可以提供課程信息、教學(xué)周歷，還可以提供學(xué)校教務(wù)動(dòng)態(tài)，及時(shí)的教務(wù)通知，可報(bào)名參加的活動(dòng)，留言教務(wù)意見(jiàn)等等，使師生知曉學(xué)校教務(wù)發(fā)展，積極參加各項(xiàng)學(xué)科類競(jìng)賽，并成為學(xué)生利用率很高的實(shí)用型教學(xué)新聞網(wǎng)。

2.2 以人為本，升級(jí)服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方法

以人為本的管理內(nèi)涵，強(qiáng)調(diào)要突出人的發(fā)展。在辦公室管理中，必須以人為中心，建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造優(yōu)厚條件，多激勵(lì)少懲罰，促進(jìn)員工自覺(jué)自愿、團(tuán)結(jié)合作的服務(wù)精神，使辦公室人員在相對(duì)枯燥的工作中得到參與感和滿足感，充分發(fā)揮內(nèi)在潛能?？梢酝ㄟ^(guò)休息時(shí)間的健康娛樂(lè)，定期的黨員民主生活會(huì)進(jìn)行深度交流，彼此關(guān)心幫助，建立起共事友情。

目標(biāo)管理強(qiáng)調(diào)自我管理與組織總目標(biāo)、上下級(jí)關(guān)系的協(xié)調(diào)一致，強(qiáng)調(diào)“人”是管理的根本動(dòng)力，尊重人格，理解人的價(jià)值從而實(shí)現(xiàn)對(duì)員工行為的激勵(lì)、引導(dǎo)與控制。建立崗位目標(biāo)管理責(zé)任制度，將辦公室工作定級(jí)分類，分解量化，目標(biāo)明確，責(zé)任到位。它與“以人為本”的服務(wù)理念相同，與辦公室的結(jié)果導(dǎo)向的管理特征相近，又與各項(xiàng)規(guī)章制度、流程程序、考核標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，因而將目標(biāo)管理引入服務(wù)方法是切實(shí)可行的。

2.3 精細(xì)化管理，升級(jí)人員素質(zhì)，創(chuàng)新工作思路

老子曾說(shuō)：“天下難事，必做于易；天下大事，必做于細(xì)。”教務(wù)辦公室完成規(guī)范化后就要進(jìn)行精細(xì)化管理階段，主要是將復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單的事情流程化，流程化事情定量化，定量的事情信息化，建立專業(yè)化的崗位職責(zé)體系，目標(biāo)管理體系，科學(xué)的考評(píng)體系和考評(píng)結(jié)果應(yīng)用體系。因而教務(wù)辦公室需要做到：（1）完善崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)，使各科室人員職責(zé)清晰責(zé)任分明；（2）制定目標(biāo)，用目標(biāo)作為考核的標(biāo)準(zhǔn)和參考；（3）定立科學(xué)的考評(píng)制度，如制定《崗位責(zé)任考核標(biāo)準(zhǔn)》《崗位責(zé)任考核制度與激勵(lì)機(jī)制》，建立嚴(yán)格細(xì)致的管理制度，不僅要對(duì)辦公室及其他科室人員工作量化考評(píng)，也要與相關(guān)科室一道對(duì)教師授課質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估；（4）將考評(píng)結(jié)果進(jìn)行整理并作為整改依據(jù)，實(shí)際應(yīng)用到工作中。

不積跬步無(wú)以至千里，不積細(xì)流無(wú)以成江海。高校教務(wù)辦公室工作不僅要求工作人員有一般的行政工作能力，也要求有一定的學(xué)術(shù)相關(guān)工作的能力，課程編排、課題申請(qǐng)、學(xué)籍辦理、科研項(xiàng)目申請(qǐng)、辦學(xué)條件、國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)等都需要辦公室工作人員成為“萬(wàn)事通”。辦公室人員的素質(zhì)直接影響工作效果和效率，在充分發(fā)揮自覺(jué)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，還要安排相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，多學(xué)習(xí)有關(guān)文秘、經(jīng)濟(jì)、管理、法律、公關(guān)、檔案等方面的知識(shí)，工作人員的潛能被有效地挖掘出來(lái)，辦公室整體工作水平才會(huì)提高。南昌大學(xué)教務(wù)處辦公室不僅根據(jù)收文安排相關(guān)科室人員進(jìn)行培訓(xùn)，也積極組織、承辦專業(yè)技能培訓(xùn)會(huì)，提升全處人員工作能力。

高校辦公室工作人員需要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，激活思維，創(chuàng)新工作思路，敢于探索、開(kāi)拓，同時(shí)學(xué)校要為工作人員充分發(fā)揮其個(gè)性和創(chuàng)造力提供平臺(tái)，盡量減少對(duì)管理創(chuàng)新活動(dòng)的干預(yù)，可以在以下方面進(jìn)行突破：（1）具有創(chuàng)新性的研究高校辦公室工作的研究，借鑒當(dāng)代先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)性改變；（2）努力創(chuàng)建學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型、競(jìng)爭(zhēng)型、服務(wù)型的高校辦公室，推進(jìn)高校辦公室的工作規(guī)范化、精細(xì)化從而個(gè)性化、高效化；（3）思維活躍，對(duì)問(wèn)題思考和解決多方面、多角度、廣而深、全而力；（4）要摒棄照本宣科、生搬硬套的舊傳統(tǒng)，敢于去除糟粕，去粗取精，創(chuàng)新靈活。

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