徐秀琴

摘 要 高校的管理工作離不開管理制度，制度建設(shè)是管理的保障，以制度來規(guī)范部門和個(gè)人的工作行為并落實(shí)責(zé)任是有效管理的體現(xiàn)。本文以內(nèi)部控制理論為視角，研究如何借鑒內(nèi)部控制的理念和原則來規(guī)范高校管理制度的建設(shè)，形成較為完善的制度建設(shè)模式。

關(guān)鍵詞 高校 管理制度 內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Simple Discussion on the Establishment of Construction Mode of Management System of Universities and Colleges below the Framework of Internal Control

XU Xiuqin

（Tianjin Vocational Institute， Tianjin 300410）

Abstract The management of universities and colleges can hardly do without management system； the establishment of management system is the security of management. Standardizing work behavior of departments and individuals with management system， and implementing responsibility is the embodiment of effective management. The article in view of the idea and principle of internal control， explores how to standardize the establishment of management system and form a relatively complete construction mode of management system.

Key words universities and colleges； management system； internal control

高校發(fā)展至今，不再僅僅停留在規(guī)模的擴(kuò)張，已經(jīng)進(jìn)入了質(zhì)量驅(qū)動(dòng)型的階段，應(yīng)該更多地關(guān)注內(nèi)部管理的創(chuàng)新和制度的完善。制度建設(shè)是高校內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要工作，以制度來規(guī)范部門和個(gè)人的工作行為并落實(shí)責(zé)任是有效管理的體現(xiàn)。加強(qiáng)高校管理制度建設(shè)，對(duì)于推進(jìn)高校制度創(chuàng)新，促進(jìn)依法治校，實(shí)施規(guī)范管理，提高教育質(zhì)量和辦學(xué)水平，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展具有十分重要的意義。

1 高校管理制度建設(shè)存在的主要問題及原因分析

第一，沒有形成良好的制度建設(shè)環(huán)境。作為學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)的管理制度往往被忽視，甚至得不到學(xué)校各級(jí)管理人員的重視，許多制度是照搬其他學(xué)校，而沒有通過認(rèn)真分析學(xué)校自身的特點(diǎn)、工作要求來制定。除了制度建設(shè)理念，制度建設(shè)的環(huán)境還包括合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置和明確的職責(zé)分工。

第三，制度建設(shè)缺乏過程管理。過程管理、過程控制是內(nèi)部控制一個(gè)非常重要的思想。過程對(duì)管理制度的建立至關(guān)重要，保證了過程的規(guī)范性，也就保證了制度的可執(zhí)行性。許多學(xué)校不重視制度的建設(shè)，更談不上規(guī)范制度的制定程序。目前許多高校制定制度時(shí)，制定前的調(diào)查研究不夠充分，制度制定過程中廣大教師及學(xué)生的參與度不夠深入，制度制定后必要的審查和公示公開程序不夠充分。

第三，沒有制度建設(shè)的信息共享平臺(tái)。制度的建立、執(zhí)行、修訂、反饋、完善是一個(gè)信息傳遞的過程，學(xué)校制定制度需要了解院校自身工作的狀況、特點(diǎn)，也需要了解教職工的訴求和學(xué)生的要求，搜集了這些信息，學(xué)校、院系才可能制定出相對(duì)完善可行的制度。

2 內(nèi)部控制與管理制度建設(shè)的相關(guān)性分析

第一，以制度建設(shè)環(huán)境為基礎(chǔ)，保證制度的規(guī)范性。內(nèi)部控制的控制環(huán)境強(qiáng)調(diào)管理者的理念、合理設(shè)置機(jī)構(gòu)和職責(zé)分配等，而管理制度的建設(shè)首要即是要轉(zhuǎn)變學(xué)校管理者及各級(jí)人員的制度建設(shè)理念，形成良好的制度建設(shè)環(huán)境，設(shè)置合理的制度制定機(jī)構(gòu)，明確機(jī)構(gòu)的職責(zé)分工。尤其是高校不斷把人權(quán)、財(cái)權(quán)、物權(quán)予以下放，如何設(shè)置學(xué)校與二級(jí)單位制度制定的機(jī)構(gòu)、合理分配職責(zé)權(quán)利等就成為主要問題。

第二，以過程控制為手段，保證制度的可操作性。內(nèi)部控制強(qiáng)調(diào)流程管理，認(rèn)為控制了過程，就控制了結(jié)果。管理制度制定流程的不規(guī)范是所有高校制度建設(shè)的共性問題之一，因此應(yīng)該建立和完善制度制定的規(guī)劃、調(diào)研、起草、民主參與、公布等程序，提高高職院校管理制度的質(zhì)量。

第三，加強(qiáng)信息溝通，提高制度的可行性。信息的交流與溝通強(qiáng)調(diào)信息的上傳下達(dá)，實(shí)時(shí)共享。制度制定過程中信息的傳達(dá)交流可以減少制度執(zhí)行阻力，因此制度建設(shè)應(yīng)該搭建一個(gè)信息化平臺(tái)，形成信息溝通渠道，增加制定各個(gè)環(huán)節(jié)的交流溝通。

第四，持續(xù)監(jiān)督改進(jìn)，體現(xiàn)制度的有效性。監(jiān)督是內(nèi)部控制的核心理念，是對(duì)內(nèi)部管理流程的“再監(jiān)控”。監(jiān)督應(yīng)貫穿于制度制定的全過程，對(duì)制度制定過程、執(zhí)行過程等都應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，可以采取日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督相結(jié)合的方式。

3 內(nèi)部控制框架下管理制度建設(shè)模式的構(gòu)建

3.1 建立良好的制度建設(shè)環(huán)境

管理制度的建立和完善首要的即是要形成良好的制度建設(shè)環(huán)境，轉(zhuǎn)變學(xué)校管理者及各級(jí)人員的制度建設(shè)理念，設(shè)置合理的制度制定機(jī)構(gòu)，明確機(jī)構(gòu)的職責(zé)分工。首先，要求學(xué)校的管理者必須從思想上重視制度建設(shè)，從學(xué)校所具備的條件、自身的特點(diǎn)等因素出發(fā)，逐步建立起規(guī)范的制度體系。組織教職工學(xué)習(xí)學(xué)校的各項(xiàng)管理制度，提高教職工自覺遵守制度的意識(shí)或觀念，使管理制度融入日常的教學(xué)、科研等工作中。

其次，設(shè)置專門的制度制定機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)分工。可以設(shè)置專門的制度制度工作委員會(huì)，由校長(zhǎng)任主任，下設(shè)制度制定工作辦公室、制度調(diào)研起草小組、制度審查修改小組、制度監(jiān)察小組。endprint

制度制定工作委員會(huì)專門負(fù)責(zé)審讀學(xué)校的各項(xiàng)管理制度，查漏補(bǔ)缺，建立與完善高職院校內(nèi)部各項(xiàng)管理制度。制度工作辦公室的成員包括人事、教學(xué)科研、財(cái)務(wù)、審計(jì)、基建、后勤、校企合作等職能部門的代表，還包括院系代表及相關(guān)制度涉及的專業(yè)技術(shù)人員、法律方面的顧問、教職工代表和學(xué)生代表等。從制度建設(shè)需要和人員要求來看，制度工作辦公室并不是重新設(shè)立專門的職能部門，也不是全部專人專職，制度工作辦公室的成員均來自學(xué)校各個(gè)部門，通常有自己的崗位和常規(guī)工作，只需在制定或完善制度時(shí)，在特定的時(shí)間發(fā)揮他們作為制度建設(shè)專業(yè)隊(duì)伍的作用。制度調(diào)研起草小組負(fù)責(zé)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門或?qū)＜艺髑笠庖?，?duì)起草的制度進(jìn)行調(diào)查論證，并在深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上擬定草案，提交審查修改小組進(jìn)行審查。制度審查修改小組負(fù)責(zé)對(duì)起草的制度草案進(jìn)行可行性論證，并根據(jù)小組成員的意見和建議進(jìn)行修改，提交相關(guān)會(huì)議表決通過。制度監(jiān)察小組負(fù)責(zé)對(duì)已經(jīng)公布的管理制度進(jìn)行監(jiān)督，接受教職工和學(xué)生等各方的反饋，了解制度的執(zhí)行情況，必要時(shí)提請(qǐng)制度審查修改小組進(jìn)行重新修訂。

3.2 規(guī)范制度制定流程

流程控制是內(nèi)部控制的核心思想，注重了流程中可能出現(xiàn)的問題，就減少了執(zhí)行結(jié)果的風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)范的制度制定流程應(yīng)該遵循以下環(huán)節(jié)：提出議案→調(diào)查研究→立項(xiàng)審批→起草→討論修改→審核→審議批準(zhǔn)→公布實(shí)施→評(píng)估反饋。首先由校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門根據(jù)學(xué)校或部門自身工作的需要，將需要制定相關(guān)制度的事項(xiàng)向?qū)W校的制度制定工作委員會(huì)提出相應(yīng)的議案，然后由制度調(diào)研起草小組對(duì)所提的議案進(jìn)行充分的調(diào)查研究，主要調(diào)查制度的必要性、可行性及合法性，制度的適用范圍、類別歸屬、適用群體等。進(jìn)行制度內(nèi)容設(shè)計(jì)時(shí)，要根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作中可能遇到的問題和情況進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì)，并由專業(yè)人員和法律顧問對(duì)內(nèi)容的格式、邏輯性、嚴(yán)密性及規(guī)范性進(jìn)行指導(dǎo)，對(duì)一些難以把握的條款還應(yīng)向有關(guān)方面的專家咨詢。針對(duì)草案內(nèi)容的具體條款可通過座談會(huì)、論證會(huì)等多種形式廣泛征求教職工和學(xué)生的意見，提高制度質(zhì)量。制度起草討論修改后，要由制度審核小組按照一定的審查標(biāo)準(zhǔn)對(duì)管理制度進(jìn)行審核修訂，進(jìn)而可以將制度草案交由學(xué)校教職工代表大會(huì)或相關(guān)行政會(huì)議、學(xué)生代表大會(huì)等按照規(guī)定的程序進(jìn)行審議批準(zhǔn)。審議批準(zhǔn)后的制度一般要經(jīng)過學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)即可公布實(shí)施。學(xué)?？梢罁?jù)實(shí)際情況，開辟多種制度公開的渠道，如可通過會(huì)議、校報(bào)、或者利用信息化手段，通過學(xué)校的校園網(wǎng)、辦公網(wǎng)等形式公布制度。一項(xiàng)制度不是一經(jīng)實(shí)施就大功告成了，一個(gè)完整規(guī)范的制度制定流程必須包含對(duì)制度執(zhí)行的檢查、評(píng)估和反饋，需要制度監(jiān)察小組定期或不定期地去進(jìn)行搜集、整理，同時(shí)在必要的情況下提請(qǐng)制度審查修改小組對(duì)制度進(jìn)行重新修訂，從而保證制度更符合學(xué)校、部門工作的需要。

3.3 搭建有效的信息交流與溝通平臺(tái)

規(guī)范化的制度制定流程本身就是一個(gè)信息傳遞和交流的過程，從提出議案、調(diào)查研究，到起草、討論修改、審議批準(zhǔn)，再到公布實(shí)施和評(píng)估反饋，形成了操作流和信息流兩條主線。學(xué)校要逐步形成良好溝通的氛圍，通過會(huì)議、文件、談話、網(wǎng)絡(luò)、宣傳等各種形式搭建溝通平臺(tái)，并深入教職工一線，了解他們的意見和想法，讓教職工真正了解制度制定的過程、制度的內(nèi)容，參與到制度的制定過程中去，在不違背學(xué)校制度的情況下，各院系還可以制定更為具體可行的制度實(shí)施細(xì)則。這樣既可以讓教職工了解學(xué)校的各項(xiàng)制度，又可以讓教職工有發(fā)表意見、反饋信息的渠道。

3.4 完善科學(xué)合理的監(jiān)督機(jī)制

制度制定、執(zhí)行的監(jiān)督機(jī)制不完善，直接導(dǎo)致學(xué)校制度制定的隨意性增大，風(fēng)險(xiǎn)性增大，影響制度的執(zhí)行效果。科學(xué)合理的監(jiān)督機(jī)制應(yīng)當(dāng)明確監(jiān)督主體、監(jiān)督職權(quán)、監(jiān)督內(nèi)容、監(jiān)督方式等。監(jiān)督貫穿于制度制定的全過程，由學(xué)校設(shè)立的制度監(jiān)察小組負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各項(xiàng)制度的起草、批準(zhǔn)、執(zhí)行等過程進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督的內(nèi)容包括：制度制定程序是否規(guī)范，主要是看制度的制定是否經(jīng)過前期的調(diào)查研究；制定過程中是否進(jìn)行了有效的溝通，搜集教職工及學(xué)生的意見和想法；制度的發(fā)布是否經(jīng)過審批公示。制度的執(zhí)行是否有效，主要是看執(zhí)行過程中是否存在人凌駕于制度之上，不嚴(yán)格照度辦事，導(dǎo)致制度形同虛設(shè)的現(xiàn)象；制度是否發(fā)揮了應(yīng)有的作用，達(dá)到了預(yù)期的效果，是否存在需要改進(jìn)的問題等。由監(jiān)察小組將監(jiān)督情況上報(bào)制度制定委員會(huì)，并由委員會(huì)建立工作報(bào)告制度，確立學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人向教代會(huì)報(bào)告工作。

高校管理制度的建立與完善是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性、專業(yè)性的工作，良好的制度建設(shè)環(huán)境、規(guī)范的制度制定流程、有效的信息交流與溝通平臺(tái)以及完善的監(jiān)督機(jī)制共同構(gòu)成了制度建設(shè)的機(jī)制，這一建設(shè)模式既能提高制度的質(zhì)量，又能夠增強(qiáng)制度的可操作性、可執(zhí)行性，從而保證高校的制度制定工作順利開展和實(shí)施。

基金項(xiàng)目：該文為天津市教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃課題“基于內(nèi)部控制視角的高職院校管理制度的建立與完善”（課題批準(zhǔn)號(hào)：VEXII4005）的階段性研究成果

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