莫永新/江蘇城市學(xué)院武進(jìn)學(xué)院

淺析高?？倓?wù)管理工作的改進(jìn)措施

莫永新/江蘇城市學(xué)院武進(jìn)學(xué)院

總務(wù)部門(mén)是現(xiàn)代高校中的一個(gè)重要部門(mén)，隨著形勢(shì)的變化，現(xiàn)代高校的事物越來(lái)越復(fù)雜，給總務(wù)部門(mén)帶來(lái)的工作壓力也日益增加，這就需要總務(wù)部門(mén)加大改革力度，正視本部門(mén)工作中所存在的不足之處，積極實(shí)施改進(jìn)策略，促使總務(wù)部門(mén)的服務(wù)工作得以持續(xù)改進(jìn)。

高校；總務(wù)管理；改進(jìn)

現(xiàn)代高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)總務(wù)管理部門(mén)，高等院校的核心工作是教學(xué)和科研，同時(shí)還需要其他部門(mén)為這兩項(xiàng)核心工作的開(kāi)展創(chuàng)造安全、舒適、和諧的環(huán)境，這種輔助性工作就需要總務(wù)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)管理和統(tǒng)籌安排?？倓?wù)部門(mén)的服務(wù)工作涉及到后勤、基建、食品安全、保衛(wèi)、宿舍管理等方方面面，事情眾多，而且繁瑣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)問(wèn)題?？倓?wù)部門(mén)是現(xiàn)代高校中的一個(gè)重要部門(mén)，然而隨著形勢(shì)的變化，現(xiàn)代高校的各項(xiàng)事物越來(lái)越復(fù)雜，給總務(wù)部門(mén)帶來(lái)的工作壓力也日益增加，這就需要總務(wù)部門(mén)加大改革力度，正視本部門(mén)工作中所存在的不足之處，積極實(shí)施改進(jìn)策略，促使總務(wù)部門(mén)的服務(wù)工作得以持續(xù)改進(jìn)。

一、高?？倓?wù)管理工作需要改進(jìn)的環(huán)節(jié)

現(xiàn)代高校就是一個(gè)小社會(huì)，校園里種種事情，都需要總務(wù)部門(mén)來(lái)開(kāi)展。伴隨著校園規(guī)模的擴(kuò)大和入學(xué)人數(shù)的增多，一些高?？倓?wù)部門(mén)的管理工作就出現(xiàn)了需要進(jìn)一步改進(jìn)的環(huán)節(jié)。

1.總務(wù)管理中條款分割情況嚴(yán)重。高校內(nèi)總務(wù)管理涉及到方方面面的工作，需要總務(wù)部門(mén)做出總體規(guī)劃，然而，部分學(xué)校里，后勤、保衛(wèi)、醫(yī)療等單位相互獨(dú)立，有些單位不接受總務(wù)部門(mén)的安排和協(xié)調(diào)，這種條塊分割的現(xiàn)狀就容易造成管理疏漏，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)容易發(fā)生相互推卸責(zé)任的情況，影響了正常的教學(xué)秩序的形成，也不利于健康的校園環(huán)境的塑造。

2.總務(wù)部門(mén)中存在一定的腐敗行為。隨著高校擴(kuò)招的深入進(jìn)行，一些校園的基建工作呈現(xiàn)紅火態(tài)勢(shì)，眾多院校都開(kāi)展了轟轟烈烈的新校區(qū)建設(shè)工作。這種基建工作歸總務(wù)部門(mén)的管轄，再加上其他的后勤事務(wù)涉及到大量的資金往來(lái)，這就使得總務(wù)部門(mén)的一些人員鋌而走險(xiǎn)，走上貪污的犯罪道路。前幾年，我國(guó)北方一所著名院校的總務(wù)管理人員貪污了一億多后勤資金，這個(gè)案例就給我國(guó)高校的總務(wù)管理工作敲響了警鐘。

3.后勤社會(huì)化改革的要求。高校后勤社會(huì)化是高校總務(wù)部門(mén)改革的發(fā)展方向，這種改革目標(biāo)就要求相關(guān)院校的總務(wù)部門(mén)按照社會(huì)化的要求來(lái)開(kāi)展管理工作。高校后勤社會(huì)化有兩層含義，一是把部門(mén)工作完全讓付給社會(huì)機(jī)構(gòu)，二是按照社會(huì)機(jī)構(gòu)的運(yùn)作方式來(lái)開(kāi)展總務(wù)工作，借鑒社會(huì)機(jī)構(gòu)的成熟經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)提升服務(wù)工作質(zhì)量。這也是后勤改革新形勢(shì)下的要求。

二、高校發(fā)展中總務(wù)工作面臨的新情況

高校總務(wù)管理工作隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和擴(kuò)招的持續(xù)進(jìn)行，出現(xiàn)了一些的新情況，教師人數(shù)、學(xué)生人數(shù)的不斷增加、校園面積的擴(kuò)大、安全保衛(wèi)、食品衛(wèi)生、醫(yī)療保健等眾多的事情都分?jǐn)偨o了總務(wù)部門(mén)，這就加大了總務(wù)部門(mén)的工作壓力。

1.總務(wù)管理工作需要全員參與。現(xiàn)代高校社會(huì)職能的擴(kuò)大，承擔(dān)了更多的社會(huì)壓力，這些任務(wù)僅僅靠總務(wù)部門(mén)的工作人員來(lái)完成，肯定是心有余而力不足。現(xiàn)代高校的總務(wù)管理應(yīng)確立全員參與的觀(guān)念，集中全體師生員工的智慧，總務(wù)管理人人有責(zé)，不僅僅發(fā)揮本部門(mén)員工的工作積極性，還應(yīng)發(fā)揮全體員工的積極性，人人關(guān)心總務(wù)服務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量，人人做好本職工作，全體參與質(zhì)量管理活動(dòng)，經(jīng)過(guò)全體人員的努力，最終提升總務(wù)工作的管理水平。

2.做好組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的分工與協(xié)作。良好的組織機(jī)構(gòu)能產(chǎn)生出管理合力，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)分工明確、又能實(shí)現(xiàn)有效合作，可以有效提高運(yùn)行效率，提升總務(wù)工作的服務(wù)水平。總務(wù)管理的組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，上層機(jī)關(guān)側(cè)重制定部門(mén)的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量政策和質(zhì)量計(jì)劃，并協(xié)調(diào)各部門(mén)、各環(huán)節(jié)、各類(lèi)人員的質(zhì)量管理活動(dòng)，保證實(shí)現(xiàn)部門(mén)的服務(wù)目標(biāo)；中層管理側(cè)重貫徹落實(shí)上層管理的質(zhì)量決策，并對(duì)基層工作進(jìn)行具體的管理；基層管理則要求每個(gè)員工嚴(yán)格地按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行服務(wù)，相互間進(jìn)行分工合作，并結(jié)合本職工作開(kāi)展合理化建議和質(zhì)量管理小組活動(dòng)，不斷改進(jìn)工作。

3.持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量?？倓?wù)工作本質(zhì)上就是一種服務(wù)工作，為師生員工、教學(xué)科研活動(dòng)提供必要的服務(wù)，服務(wù)質(zhì)量沒(méi)有最好，只有更好，需要持續(xù)改進(jìn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，最終無(wú)限接近于全體員工的服務(wù)需求。這種服務(wù)工作的改進(jìn)就需要每一位總務(wù)員工都有持續(xù)改進(jìn)的心態(tài)，發(fā)自?xún)?nèi)心地認(rèn)識(shí)到持續(xù)改進(jìn)對(duì)自己及整個(gè)總務(wù)部；各小組應(yīng)制訂一套完整的計(jì)劃推動(dòng)不同的小組或部門(mén)團(tuán)結(jié)合作以達(dá)到持續(xù)的質(zhì)量改進(jìn)。只要每一員工都要有強(qiáng)烈的主動(dòng)性去持續(xù)改進(jìn)，每一小組或部門(mén)的持續(xù)改進(jìn)活動(dòng)都蓬勃、有效進(jìn)行，整個(gè)總務(wù)部門(mén)乃至整個(gè)持續(xù)的質(zhì)量改進(jìn)就有了保證。

三、現(xiàn)階段高?？倓?wù)管理工作的具體改進(jìn)措施

現(xiàn)階段高校的總務(wù)管理工作應(yīng)借鑒一些社會(huì)機(jī)構(gòu)成熟的工作經(jīng)驗(yàn)，按照現(xiàn)代管理制度、管理理念來(lái)開(kāi)展工作，按照總體規(guī)劃、合理統(tǒng)籌、積極協(xié)調(diào)、互相合作的原則，以總務(wù)部門(mén)為核心，集中全體員工的力量，開(kāi)展一些有效的工作，使得總務(wù)管理工作在現(xiàn)代校園環(huán)境中得以持續(xù)改進(jìn)。

1.制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作目標(biāo)?，F(xiàn)階段高校總務(wù)管理工作，不能存在短視行為，不能有干一年就算一年的工作思想，應(yīng)該有長(zhǎng)遠(yuǎn)工作目標(biāo)和整體工作規(guī)劃?？倓?wù)部門(mén)可以根據(jù)所在院校的整體發(fā)展規(guī)劃制定五年、十年、甚至更長(zhǎng)的工作目標(biāo)，有秩序、分步驟的開(kāi)展工作，用總體規(guī)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)吸引全體員工，協(xié)調(diào)、分配好各分支機(jī)構(gòu)的工作，提升工作積極性。

2.建立規(guī)范的組織機(jī)構(gòu)?，F(xiàn)階段我國(guó)一些高校內(nèi)的總務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，按照現(xiàn)代管理制度的要求進(jìn)行部門(mén)重組，建立規(guī)范化的組織機(jī)構(gòu)，提高運(yùn)行效率，切實(shí)提升服務(wù)質(zhì)量?？倓?wù)部門(mén)應(yīng)結(jié)合所在院校的實(shí)際情況，組建一個(gè)指揮靈、職責(zé)清、信息通、效率高的管理組織機(jī)構(gòu)，打破條塊分割的狀況，具體而言，總務(wù)部門(mén)應(yīng)組建有決策中心、負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)、執(zhí)行小組、監(jiān)督機(jī)構(gòu)所形成的組織機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)各組織之間、工作人員之間有效配合，減少推諉、扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，營(yíng)造讓師生滿(mǎn)意的校園環(huán)境。

3.鼓勵(lì)全員參與。總務(wù)管理不僅僅本部門(mén)的工作，更應(yīng)是全體師生的工作，只有全員參與，才能調(diào)動(dòng)全體人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，為實(shí)現(xiàn)總務(wù)服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)同心協(xié)力、相互配合，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，克服工作難關(guān)。全員參與的形式有兩種：一是發(fā)動(dòng)師生員工的力量，從事一些校園衛(wèi)生和校園安保工作，營(yíng)造美麗校園、安全校園；二是挑選部門(mén)師生組成監(jiān)督機(jī)構(gòu)，在校園內(nèi)進(jìn)行巡查，監(jiān)督總務(wù)部門(mén)的工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋，以便隨時(shí)解決。

總之，現(xiàn)階段我國(guó)高校的總務(wù)管理工作存在著一些需要改進(jìn)的環(huán)節(jié)，只要總務(wù)部門(mén)認(rèn)真發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，利用現(xiàn)代管理理念來(lái)開(kāi)展日常工作，總務(wù)工作肯定能得以持續(xù)改進(jìn)。

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