何 利

(合肥工大建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司， 安徽 合肥 230009)

總監(jiān)多項(xiàng)目管理的實(shí)踐與研究

何 利

(合肥工大建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司， 安徽 合肥 230009)

摘 要：結(jié)合工程監(jiān)理實(shí)踐，從總監(jiān)對多項(xiàng)目管理的角度，研究總監(jiān)如何進(jìn)行時間管理，研究總監(jiān)團(tuán)隊(duì)化管理機(jī)制的建立；提出多項(xiàng)目的總監(jiān)應(yīng)該承擔(dān)起管理團(tuán)隊(duì)教練的角色，對教練的內(nèi)容也進(jìn)行了總結(jié)；最后對監(jiān)理成效的監(jiān)控方式進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：總監(jiān)；時間管理；團(tuán)隊(duì)化管理；教練；運(yùn)行成效

總監(jiān)多項(xiàng)目管理是相對于單個項(xiàng)目而言的，研究總監(jiān)多項(xiàng)目管理是一個不可回避的課題。檢索已有的多項(xiàng)目或項(xiàng)目群管理文獻(xiàn)，都是從監(jiān)理企業(yè)管理的角度，關(guān)注在企業(yè)范圍內(nèi)調(diào)配人力資源，節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，并使企業(yè)獲得盈利。由于項(xiàng)目監(jiān)理總監(jiān)負(fù)責(zé)制的特點(diǎn)，在很大程度上，多項(xiàng)目就是總監(jiān)多項(xiàng)目管理，或者可以定義為總監(jiān)在公司安排各監(jiān)理部人員的前提下，如何實(shí)現(xiàn)所監(jiān)理的各個項(xiàng)目的合同目標(biāo)。

本文從總監(jiān)對多項(xiàng)目管理的角度，即在給定資源限制(人員給定)的條件下，按合同、按相關(guān)規(guī)定完成監(jiān)理任務(wù)，如何進(jìn)行多項(xiàng)目管理進(jìn)行總結(jié)。

1 總監(jiān)的時間管理

時間對每個人都是公平的。項(xiàng)目多，如果沒有輕重緩急，則必然會使得總監(jiān)疲于奔命，真正用于考慮監(jiān)理工作的時間很少，時間只夠應(yīng)付開會和檢查。因此多項(xiàng)目的總監(jiān)，必須掌握時間管理的有效方法，學(xué)會抓重點(diǎn)，抓關(guān)鍵。

1.1 時間的四維管理理論

所謂四維管理，是由著名管理學(xué)家史蒂芬·科維提出的一個時間管理理論。他把工作按照重要與否和緊急與否進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個象限：重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急(見圖 1)。該理論認(rèn)為每個人的時間都是有限的，所以要做重要的事，即你覺得有價值并對你的生命價值、最高目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的事情；要少做緊急的事，也就是你或別人認(rèn)為需要立刻解決的事。

圖 1 時間思維管理理論

有效能的人只會有少量非常重要且需立即處理的緊急、危機(jī)事件，他們將工作焦點(diǎn)放在重要但不緊急的事情上，來保持效益與效率的平衡。時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時間才不會被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。

1.2 優(yōu)先級確定

優(yōu)先級是計(jì)算機(jī)分時操作系統(tǒng)在處理多個作業(yè)程序時，決定各個作業(yè)程序接受系統(tǒng)資源的優(yōu)先等級的參數(shù)，現(xiàn)在也被廣泛應(yīng)用于時間管理之中，用于確定事物的重要性。不同工地、不同事項(xiàng)，到底孰重孰輕，該如何判斷先做哪個后做哪個呢？一般來說，事關(guān)全局的工作、涉及安全的、可能造成重大質(zhì)量問題的、關(guān)系未來的項(xiàng)目，重點(diǎn)客戶的項(xiàng)目應(yīng)該說是優(yōu)先級較高的項(xiàng)目。當(dāng)總監(jiān)同時管理多個項(xiàng)目時，就必須確定優(yōu)先級，以免顧此失彼。優(yōu)先級的使用，可以解決總監(jiān)在決定到場先后拿不定主意，或憑感覺決策的問題。

表 1 是總監(jiān)對其四個項(xiàng)目的優(yōu)先級確認(rèn)，得分高的項(xiàng)目，有較高的優(yōu)先級。

表 1 項(xiàng)目優(yōu)先級計(jì)算表

通過上表篩選，可以選出優(yōu)先級的項(xiàng)目，也可以看出某項(xiàng)目事項(xiàng)的優(yōu)先級，做到幫助總監(jiān)決策。

2 團(tuán)隊(duì)化管理機(jī)制的建立

2.1 團(tuán)隊(duì)化管理機(jī)制

所謂團(tuán)隊(duì)化管理機(jī)制，即是團(tuán)隊(duì)+標(biāo)準(zhǔn)+制度的有效運(yùn)行。團(tuán)隊(duì)是一種為了實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而由相互協(xié)作的個體所組成的組織，是由員工和管理層組成的一個共同體，它合理利用每一個成員的知識和技能協(xié)同工作，解決問題，達(dá)到共同的目標(biāo)。

總監(jiān)的團(tuán)隊(duì)化管理，定義為工作執(zhí)行有團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)工作有標(biāo)準(zhǔn)，團(tuán)隊(duì)約束有制度的管理方法。團(tuán)隊(duì)化管理團(tuán)隊(duì)首先是一個組織，有自己的目標(biāo)，即履行監(jiān)理合同，這是基本的要求。但是作為多項(xiàng)目總監(jiān)的監(jiān)理部，必須按團(tuán)隊(duì)要求打造，在團(tuán)隊(duì)中，總監(jiān)起到的作用主要是教練者和咨詢者。

總監(jiān)需要根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)、項(xiàng)目管理范圍、項(xiàng)目復(fù)雜程度在公司領(lǐng)導(dǎo)的支持下建立相應(yīng)執(zhí)行組織，一般是直線或直線顧問型組織，但按團(tuán)隊(duì)組建時，應(yīng)該建立如圖 2 所示的工作關(guān)系，圖中雙箭頭表示協(xié)商、督促，體現(xiàn)了相互協(xié)作。

圖 2 團(tuán)隊(duì)工作關(guān)系

另外，在團(tuán)隊(duì)管理中需要明確以下 3 點(diǎn)要求。

(1)明確要求總代能夠從總監(jiān)的角度考慮問題?？偙O(jiān)不在現(xiàn)場時，總代行使總監(jiān)的職責(zé)，這是《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的規(guī)定。在實(shí)施中如果依此行事，除非你有幸碰到一個素質(zhì)和水平都非常高的總代，否則實(shí)施的效果可能并不理想，總監(jiān)不得不在項(xiàng)目上花費(fèi)大量時間。要求總代從總監(jiān)的角度考慮問題，就是把總代的工作進(jìn)一步向前推，總代就是事實(shí)上的總監(jiān)，要求總代主動考慮問題。

(2)明確每個人要做的工作，并且上墻，適時對照。做不到，可以手把手地教，要有對工作成果的檢查。

(3)明確資料員是內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)人，從資料角度控制項(xiàng)目監(jiān)理工作開展。當(dāng)然，這樣的資料員要經(jīng)驗(yàn)或有悟性。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)確定

規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、文件等，是管理團(tuán)隊(duì)工作依據(jù)和工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。目前各類規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等等有越來越多的趨勢。另外還有不同級別的標(biāo)準(zhǔn)，如有國標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)太多了，另外有些標(biāo)準(zhǔn)互相之間還有矛盾。因此，總監(jiān)在策劃監(jiān)理工作時，對這些標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)該有個選擇的標(biāo)準(zhǔn)或要求，應(yīng)有選擇地要求團(tuán)隊(duì)成員學(xué)習(xí)、掌握。

2.3 制度完善

制度是管束人們的一系列行為規(guī)則與規(guī)范總和，它通過提供一系列規(guī)則界定人們的選擇空間，約束人們的行為，告訴人們?nèi)绾巫觥⒃趺醋霾拍芎虾跻?guī)范。制度能夠有效地保證項(xiàng)目管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，使之能夠控制團(tuán)隊(duì)成員按期、按質(zhì)、可控地完成各項(xiàng)工作。

為確保多項(xiàng)目管理的模式及平臺的建立與有效運(yùn)行，必須建立完善一套行之有效的項(xiàng)目管理制度體系。

首先，要有一個明確的項(xiàng)目管理制度的整體框架，明確項(xiàng)目管理的整個操作過程和管理流程，從總體上表明項(xiàng)目管理的任務(wù)與過程規(guī)范要求。

其次，制度體系要系統(tǒng)考慮，便于操作和掌握，從總部到項(xiàng)目，每一個制度要上下貫通，嚴(yán)密完整，不漏不重。

最后，制度的建立，應(yīng)本著和諧共商，不斷完善的原則，及時補(bǔ)充和完善，制度不是一成不變的，但在制度被更新之前，制度必須被嚴(yán)格執(zhí)行。

3 總監(jiān)承擔(dān)起團(tuán)隊(duì)的教練角色

3.1 教練的作用

教練顧名思義就是又教又練，一個合格的教練應(yīng)該能夠做到：共同訓(xùn)練，幫助隊(duì)員，共尋良方。

多項(xiàng)目總監(jiān)由于不能長期呆在一個項(xiàng)目上，不可能及時對所有事情都做成適時安排。要做到總監(jiān)在和不在一個樣，要求總監(jiān)應(yīng)該不停地教你的隊(duì)員該怎么做，即監(jiān)理團(tuán)隊(duì)需要不間斷的培訓(xùn)。

3.2 團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)的基本內(nèi)容

多年的經(jīng)驗(yàn)表明，以下內(nèi)容應(yīng)該是基本和必須掌握的。(1)會識圖?？炊傮w布局和細(xì)部節(jié)點(diǎn)，明確每一處的做法。

(2)會看施工方案。明確每道工序的施工方法和質(zhì)量要求。

(3)會驗(yàn)收。包括材料、隱蔽、工序驗(yàn)算，做到明確驗(yàn)算標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)算時間，明確參加驗(yàn)算的人員。

(4)會旁站。應(yīng)該旁站的部位，旁站應(yīng)關(guān)注的內(nèi)容、即旁站人員的職責(zé)都應(yīng)該很清楚，旁站結(jié)束后能做好旁站記錄。

(5)會溝通。所有發(fā)現(xiàn)的問題，能夠通過與業(yè)主、施工、同事、主管部門等的有效溝通，解決相關(guān)問題。

(6)會開會。會議是協(xié)調(diào)的重要形式，是合同的重要組成部分，是問題解決的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，必須認(rèn)真對待。

(7)會適時發(fā)出監(jiān)理通知。監(jiān)理通知是監(jiān)理方發(fā)現(xiàn)問題并及時指出的重要文件，也是監(jiān)理成果的重要內(nèi)容。

(8)會識別危險源，并知道防范的方法。知道監(jiān)理范圍內(nèi)的危險源，并策劃相應(yīng)的防范措施，如無則要求相關(guān)方完善。

(9)學(xué)會目錄化管理工作成果。

(10)保持辦公室整潔。整潔的辦公室體現(xiàn)了工作人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，更能提高工作效率，提升整體企業(yè)形象，必須十分重視。

(11)會組織驗(yàn)收。學(xué)習(xí)規(guī)劃、細(xì)則對驗(yàn)收內(nèi)容和資料的要求，能結(jié)合《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》、相關(guān)專業(yè)工程《施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》內(nèi)容，對照資料和現(xiàn)場，進(jìn)行驗(yàn)收和編寫相關(guān)評估報告。

3.3 團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)的方法

總監(jiān)平時的影響和要求可能是最重要和最有效的?？偙O(jiān)至少有 9 種方式進(jìn)行無所不在的培訓(xùn)：(1)個別談話，聊一聊工作，了解其人的認(rèn)識和處理方法；(2)解決問題時，說明一下思路，讓監(jiān)理部其余人員學(xué)會舉一反三；(3)聽取匯報時，對好的、正確的做法及時肯定，偏差的做法提出自己的意見和要求；(4)出現(xiàn)比較多的傾向，專門解析問題，糾正思路；(5)監(jiān)理內(nèi)部會議時，總結(jié)近期工作時，通過總結(jié)討論，加深對一些問題和要求的理解；(6)結(jié)合案例，做些說明和要求；(7)傳達(dá)公司和上級文件時，說明要求和作法的意義和作用；(8)每個重要階段前，如開工前、基礎(chǔ)施工、結(jié)構(gòu)施工、分項(xiàng)驗(yàn)收、竣工預(yù)驗(yàn)前，講講要求和注意事項(xiàng)，提醒可能會出現(xiàn)的問題，指定專人跟蹤和關(guān)注這些問題；(9)對于比較重大的問題，總監(jiān)可以以信函的形式，書面發(fā)給有關(guān)人員，提醒相關(guān)人員總監(jiān)的明確要求。

4 總監(jiān)多項(xiàng)目運(yùn)行成效的監(jiān)控手段

多項(xiàng)目總監(jiān)可以應(yīng)用以下 7 種手段，了解到各監(jiān)理部運(yùn)行成效。

(1)現(xiàn)場巡視、觀察。

(2)聽取監(jiān)理部成員工作匯報。

(3)回訪業(yè)主，獲得信息。

(4)與施工方溝通時，了解情況。

(5)與監(jiān)督部門溝通，了解情況。

(6)從公司相關(guān)質(zhì)量安全檢查中了解情況。

(7)要求項(xiàng)目向總監(jiān)報送日報，以便總監(jiān)了解工地情況。日報內(nèi)容，可以包括質(zhì)量、安全、進(jìn)度、監(jiān)理工作和各類照片等等，反應(yīng)的信息量較大。多項(xiàng)目總監(jiān)，必須有日報制度。

5 結(jié) 語

隨著建設(shè)行業(yè)的發(fā)展，總監(jiān)必然會面對多項(xiàng)目管理問題。在這樣的背景下，如何同時對多個項(xiàng)目實(shí)施管理，在多項(xiàng)目管理中應(yīng)該注意哪些問題，是很多監(jiān)理企業(yè)值得研究的問題。本文介紹了一種多項(xiàng)目管理模式，認(rèn)為總監(jiān)要做好多項(xiàng)目監(jiān)理工作，必須做到：第一，有效地進(jìn)行時間管理； 第二，對于每一個項(xiàng)目監(jiān)理部，建立團(tuán)隊(duì)化的運(yùn)作機(jī)制；第三，通過有效的信息傳播途徑，了解和監(jiān)控監(jiān)理工作運(yùn)作的效果。

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中圖分類號：F407.9

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1007-4104(2014)09-0022-03

收稿日期：2014-05-19

作者簡介：何利(1968—)，工學(xué)博士，教授級高工，合肥工大建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司總工程師。

通信地址：安徽省合肥市屯溪路193號 合肥工業(yè)大學(xué)230信箱 合肥工大建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司；E-mail：hfgdhbL@126.com