田 紅 上海鐵路局阜陽(yáng)工務(wù)段

站段人事管理信息化存在問(wèn)題分析與對(duì)策

田 紅 上海鐵路局阜陽(yáng)工務(wù)段

人事工作信息化管理是人事管理的基礎(chǔ)性工作，對(duì)促進(jìn)人事管理科學(xué)化，提高人事管理水平，保障人才安全具有重要意義，能為人事管理者及時(shí)提供全面、準(zhǔn)確的信息，為人事工作科學(xué)決策提供重要依據(jù)。

人事管理；信息化；問(wèn)題；對(duì)策

人事管理信息化可以為人事、人才價(jià)值的有效利用工作提高效率，改善服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范辦事程序，提高服務(wù)水平，在強(qiáng)調(diào)管理、強(qiáng)調(diào)信息的鐵路企業(yè)中越來(lái)越普及、越來(lái)越彰顯出重要性。怎樣吸引人才、留住人才、凝聚人才、充分發(fā)揮人才的聰明才智才能實(shí)現(xiàn)鐵路企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。作為人事部門(mén)服務(wù)機(jī)構(gòu)，如何滿足各級(jí)各類人事管理需求，怎樣開(kāi)展人事管理信息化工作，現(xiàn)從以下三個(gè)方面談?wù)勛砸训睦斫夂涂捶ā?/p>

1 加強(qiáng)人事管理信息化工作的意義

1.1 加強(qiáng)人事管理信息化有利于規(guī)范人事管理工作流程

人事管理工作體系龐大、內(nèi)容繁雜、千頭萬(wàn)緒，卻又牽涉到每位干部職工的切身利益，不能有半點(diǎn)馬虎和懈怠。加強(qiáng)人事管理信息化可以更好地理順人事管理工作的各項(xiàng)流程，使得各站段通過(guò)網(wǎng)上審批系統(tǒng)，明確審批程序，規(guī)范人事管理的各個(gè)業(yè)務(wù)流程，如干部任免流程、職稱聘任流程、工資變動(dòng)審批等。

1.2 加強(qiáng)人事管理信息化有利于實(shí)現(xiàn)人事管理的科學(xué)轉(zhuǎn)型

人事管理工作是既復(fù)雜又繁瑣的例行性事務(wù)工作，其中大部分都是基于經(jīng)驗(yàn)的重復(fù)勞動(dòng)，但又是人事管理中不可或缺的基本事務(wù)，是與每位干部職工息息相關(guān)的重要事務(wù)，需要占據(jù)人事管理人員的大量時(shí)間。而如何確保在有限的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事管理的最大化、最優(yōu)化，這就要求我們要實(shí)現(xiàn)人事管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代，從偏重人才管理向偏重人才開(kāi)發(fā)，從微觀行政事務(wù)向宏觀人才戰(zhàn)略的科學(xué)轉(zhuǎn)型，就必須加強(qiáng)人事管理信息化工作。只有如此，我們才能將人事工作中一些必要的、常規(guī)的程序簡(jiǎn)約化、標(biāo)準(zhǔn)化，把人事部門(mén)從許多冗雜的、繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來(lái)，促使人事部門(mén)將更多的時(shí)間和精力投人到理論思考和戰(zhàn)略決策中，更多地關(guān)注于戰(zhàn)略性人力資源開(kāi)發(fā)。

1.3 加強(qiáng)人事管理信息化有利于提高人事信息資源利用率

傳統(tǒng)的人事信息資源大都是以紙為載體的實(shí)物資源，不便攜帶、不便查詢，同時(shí)由于保密等原因，對(duì)其利用率不高，只有在必要的時(shí)候才會(huì)使用，屬于被動(dòng)局限的利用。實(shí)現(xiàn)人事管理信息化后，各種人事信息資源以數(shù)字信號(hào)和磁信號(hào)的形式出現(xiàn)，在做好保密的前提下，能夠非常方便地進(jìn)行查詢和使用。而且還能運(yùn)用人事管理信息化系統(tǒng)，對(duì)人事信息資源進(jìn)行分析整理，做好人才分析和預(yù)測(cè)，為進(jìn)行人力資源戰(zhàn)略管理提供可靠資料。

2 人事管理信息化的現(xiàn)狀及問(wèn)題

2.1 人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)狀況

人事管理信息化，就是利用人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)，借助信息技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使人員數(shù)據(jù)庫(kù)各項(xiàng)信息資源為人事人才工作，實(shí)現(xiàn)資源共享，提供方便快捷準(zhǔn)確的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)是各項(xiàng)人事管理業(yè)務(wù)開(kāi)展，或人才資源查詢統(tǒng)計(jì)的信息源。路局把“人事信息管理系統(tǒng)”搭建在內(nèi)部局域網(wǎng)上，為各站段進(jìn)行橫向接人，使各站段辦結(jié)的人事業(yè)務(wù)可即時(shí)更新在這個(gè)系統(tǒng)上，實(shí)現(xiàn)“信息分?jǐn)偢拢Y源共同利用”的網(wǎng)上辦公系統(tǒng)。根據(jù)這個(gè)人事信息管理系統(tǒng)特點(diǎn)，我們按路局要求設(shè)置分管人員，對(duì)每條信息的更改明確責(zé)任人，對(duì)各個(gè)操作人員均賦予不同的操作權(quán)限。發(fā)文規(guī)定人事數(shù)據(jù)信息采集入庫(kù)權(quán)限，要求人事部門(mén)審批的人事數(shù)據(jù)信息由相關(guān)科室在有效文件下發(fā)5個(gè)工作日之內(nèi)上報(bào)錄入，數(shù)據(jù)信息得以及時(shí)更新。比如：干部提職、提級(jí)、專業(yè)技術(shù)人員評(píng)聘等工作，在發(fā)文公布的同時(shí)，把相應(yīng)的信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)予以更新。信息化平臺(tái)的管理功能已在人才統(tǒng)計(jì)中全面應(yīng)用。通過(guò)系統(tǒng)管理軟件進(jìn)行人事管理，操作必須按程序進(jìn)行，減少了人為因素的困擾，促進(jìn)了人事業(yè)務(wù)管理規(guī)范化。現(xiàn)在，人員調(diào)動(dòng)、崗位更換、軍轉(zhuǎn)或新聘(錄)用人員、職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘的人員，在辦理相關(guān)程序時(shí)，均無(wú)需提供紙質(zhì)材料，勞動(dòng)人事科在電腦上即可辦理完成。另外，人事部門(mén)管轄的人員信息可以實(shí)現(xiàn)資源各科室共享，來(lái)辦事的人員不管到哪個(gè)科，同一材料無(wú)需多次提供。

2.2 人事管理信息化存在的問(wèn)題各站段人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)在一定水平上得到了提高，但在整個(gè)提高推進(jìn)過(guò)程中，也遇到了許多在短期內(nèi)難以解決的問(wèn)題，在客觀上導(dǎo)致整個(gè)信息化進(jìn)程緩慢。

2.2.1 軟件問(wèn)題

軟件是實(shí)現(xiàn)人事管理信息化的工具。沒(méi)有合適的、穩(wěn)定的管理系統(tǒng)軟件一直是制約統(tǒng)計(jì)信息化發(fā)展的重要因素。多年來(lái)，各站段一直沿用路局人事信息管理系統(tǒng)軟件，并不斷進(jìn)行修正改進(jìn)，版本也在不斷更新，但還是不夠完善。

2.2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)完善問(wèn)題

信息內(nèi)容沒(méi)有辦法做到實(shí)時(shí)更新，如專業(yè)技術(shù)人員從事何種專業(yè)，就不是很準(zhǔn)確。特別是家屬人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在管理上做不到實(shí)時(shí)更新、動(dòng)態(tài)管理，信息的更新考慮不夠周全。所以數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)的信息內(nèi)容必須是活的，是最新的，才能充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享的作用，推進(jìn)人事管理信息化工作。

2.2.3 數(shù)據(jù)庫(kù)管理問(wèn)題

數(shù)據(jù)庫(kù)管理是一個(gè)技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，需要有高素質(zhì)的信息技術(shù)管理人員來(lái)完成人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)劃、建設(shè)和管理工作。目前還沒(méi)全面做到專人專職負(fù)責(zé)日常管理維護(hù)，維護(hù)水平不高，應(yīng)用開(kāi)發(fā)能力低下，成為人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)、應(yīng)用于人事管理信息化的一個(gè)主要制約因素。

2.2.4 信息安全問(wèn)題

信息安全是人事管理系統(tǒng)面臨的一個(gè)重要問(wèn)題：數(shù)據(jù)泄露，電腦病毒，網(wǎng)絡(luò)攻擊等等。信息化發(fā)展水平越高，信息安全面臨的問(wèn)題就越復(fù)雜。保障信息安全，既要保證信息內(nèi)容安全，又要防止計(jì)算機(jī)病毒破壞和黑客非法人侵，確保網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的安全。

3 加強(qiáng)人事管理信息化的建議和對(duì)策

3.1 加快轉(zhuǎn)變?nèi)耸鹿芾矸绞?/p>

人事管理信息量大、面廣，包括各站段全體干部職工的基本信息管理 (如年齡、籍貫、學(xué)歷等)、職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘等信息。同時(shí)，人事信息還會(huì)經(jīng)常發(fā)生變化，如職稱、職務(wù)變動(dòng)、人員調(diào)動(dòng)等，這就要求人事管理部門(mén)不僅要處理好繁瑣的信息，還要對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的滾動(dòng)更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。使人事管理信息與人事變動(dòng)保持一致。但是，在人手少、工作重、時(shí)間緊的情況下，人事信息更新具有一定的滯后性，要解決這一問(wèn)題，加快人事管理信息化是比較好的方式。人事管理信息化就是在傳統(tǒng)人事管理的基礎(chǔ)上，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，借助現(xiàn)代化信息處理工具，實(shí)現(xiàn)人事管理高效化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、無(wú)紙化。通過(guò)人事管理信息化，人事管理人員能從繁復(fù)的半手工工作中解脫出來(lái)，用更多的時(shí)間和精力來(lái)關(guān)注人事制度的規(guī)范化與合理性，致力于人力資源的優(yōu)化組合與配置，以提高管理的層次及效率。

3.2 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)

目前各站段統(tǒng)一使用的路局人事信息管理系統(tǒng)已有好幾年，但是這個(gè)系統(tǒng)所依賴的人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)仍不是很完善。因此加強(qiáng)完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)仍是工作的重點(diǎn)，加強(qiáng)人員信息的橫縱共享，做到能全面、快捷、準(zhǔn)確的反應(yīng)出人員信息的最新情況。同時(shí)各站段要指定專人專職管理，順應(yīng)人事管理信息化工作的要求，抓好數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)及信息化管理水平，加快推進(jìn)人事管理信息化工作進(jìn)程。

3.3 加強(qiáng)系統(tǒng)管理及制度建設(shè)

人事信息管理系統(tǒng)已經(jīng)成為各站段人事日常業(yè)務(wù)的唯一系統(tǒng)，硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，是保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)正常有序運(yùn)行的基礎(chǔ)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)備的保養(yǎng)、升級(jí)、檢修及運(yùn)行管理是信息化建設(shè)的保證。所以計(jì)算機(jī)的管理要建章立制，要專人專責(zé)，確保日常工作制度化、規(guī)范化，這是基礎(chǔ)也是保障。3.4強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全，保障數(shù)據(jù)的安全性

人事部門(mén)是一個(gè)涉密較多的部門(mén)，為了確保網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)資料的安全性、保密性，必須制訂專門(mén)的信息安全保密制度，為人事管理信息系統(tǒng)的安全性提供保證。一是涉及機(jī)密的信息，不得在互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)、處理、傳遞。二是要求涉及機(jī)密的計(jì)算機(jī)信息處理時(shí)，做到符合保密制定的工作規(guī)范和要求。三是計(jì)算機(jī)信息安全保密管理實(shí)行逐級(jí)負(fù)責(zé)制，要指定專人負(fù)責(zé)督促檢查本單位的計(jì)算機(jī)安全保密措施。四是涉密信息必須指定專人在專用機(jī)上處理，按密級(jí)要求采取相應(yīng)的加密措施并妥善處理存儲(chǔ)介質(zhì)的信息痕跡。五是樹(shù)立保密意識(shí)，定期不定期檢查各項(xiàng)安全保密措施，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)報(bào)告并采取措施。六是做到人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)的經(jīng)常性備份，并且除計(jì)算機(jī)日常性備份外還要定期進(jìn)行光盤(pán)介質(zhì)等形式的備份。

綜上所述，人事管理信息化是人事管理的基礎(chǔ)性工作。各站段人事部門(mén)借助于現(xiàn)代信息技術(shù)有效地實(shí)施人事管理信息化，對(duì)促進(jìn)人事管理科學(xué)化、提高人事管理水平、保障人才安全具有重要意義。事實(shí)表明：人事信息化平臺(tái)能夠及時(shí)為人事管理者提供全面、準(zhǔn)確的信息，為人事工作科學(xué)決策提供重要依據(jù)。

責(zé)任編輯：萬(wàn)寶安

來(lái)稿日期：2014-07-23