嵇大偉

[摘 要] 嘗試引入歐美國家規(guī)范化的Technical Editor/Writer概念，并以中文“技術(shù)文檔編輯”與之對應，通過對其工作對象、工作方法、服務范圍等方面的分析和研究，使之在中文語境下?lián)碛忻鞔_的、科學的概念，同時也闡明技術(shù)文檔編輯的介入領(lǐng)域及其發(fā)展的必要性與重要性。

[關(guān)鍵詞] 技術(shù)文檔編輯 技術(shù)文檔 本土化 內(nèi)容管理 受控語言

[中圖分類號] G238 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009-5853 （2014） 02-0082-04

“編輯”當然不難理解，但是在它前面加上“技術(shù)”這一定語，則驟然變得陌生而神秘了，甚至讓人覺得有些故弄玄虛。在出版業(yè)相關(guān)刊物上，不乏有關(guān)“技術(shù)編輯”的文章，探討其在出版流程中所扮演的角色及應當承擔的任務；如果在互聯(lián)網(wǎng)上搜索一下，也不難發(fā)現(xiàn)眾多“技術(shù)編輯”的招聘信息。

但遺憾的是，從這些文章或招聘啟事來看，我們并不明白“技術(shù)編輯”究竟是什么，因為它被定義得太過寬泛。在圖書出版行業(yè)內(nèi)，存在兩種看法：一是被認為運用各種制版軟件（包括圖形圖像處理和排版）的技術(shù)人員；二是指科技圖書的編輯。廣播電視行業(yè)的音頻、視頻編輯被稱為技術(shù)編輯，但一般還是使用更為精確的稱謂。網(wǎng)絡(luò)媒體中將網(wǎng)站或者網(wǎng)頁制作人員視為技術(shù)編輯。西方國家的Technical Editor/Writer，多出現(xiàn)在外資企業(yè)招聘啟事上。國內(nèi)盡管也使用“技術(shù)編輯”這一詞匯，但其概念、工作對象、受眾等，卻并沒有明確的規(guī)范。對技術(shù)編輯的理解，似乎是一件見仁見智的事情，沒有一個普遍的約定。也有不少作者在文章中談及技術(shù)編輯，但并未給予其精確定義。

西方國家所使用的Technical Editor/Writer，直譯過來就是“技術(shù)編輯”或者“技術(shù)作者”，早已經(jīng)規(guī)范化。為了與國內(nèi)現(xiàn)有的“技術(shù)編輯”相區(qū)別，避免概念與稱謂上的混淆，筆者以為不妨稱其為“技術(shù)文檔編輯”。本文所謂的“技術(shù)文檔編輯”是指從事編輯活動的人，而非編輯活動本身。

筆者將不揣淺陋，對Technical Editor/Writer作一些簡單介紹，作為其本土化（Localization）嘗試。如非必要，下文將不使用其英文名稱，而代之以“技術(shù)文檔編輯”。

1 概 述

首先要明確的是，技術(shù)文檔編輯的工作對象是“技術(shù)文檔（technical document）”。所謂技術(shù)文檔，是指描述某種技術(shù)成果的文檔，諸如操作手冊、裝配說明書、培訓材料、幫助文檔或者白皮書等。這些文本無一例外地要求嚴格統(tǒng)一的語言風格和格式規(guī)范，其傳達的信息原則上通過符號和編號系統(tǒng)呈現(xiàn)出清晰的結(jié)構(gòu)形式和組織分類。

技術(shù)文檔編輯的工作就是策劃、制作、維護、更新技術(shù)文檔。實際上，技術(shù)文檔編輯即使在西方國家，也并不是一個為人所熟知的職業(yè)，因為企業(yè)常常將技術(shù)文檔視為產(chǎn)品的一部分、提升效率或者是用來幫助與客戶交流的工具，由于缺乏對技術(shù)文檔的了解，其編輯人員往往并不具備相應的工作能力和資格，編制的文檔未必能夠達到技術(shù)文檔的標準。從另一個角度來說，盡管“技術(shù)文檔編輯”這個詞匯出現(xiàn)的時間并不長，但其行為在事實上早已存在，只不過本該由技術(shù)文檔編輯完成的工作卻通常由文案或工藝人員來實現(xiàn)。

2 職業(yè)描述

技術(shù)文檔編輯通常并非為某問題的專家[1]，但能夠使用專業(yè)技能來搜集、掌握和分析必要的信息，并以較為通俗的語言清楚地描述該問題，使之易于為受眾理解并接受。從這個角度而言，將其視為制造者和接受者之間的中間人，應該是比較恰當?shù)摹?/p>

與早些時候有所不同，現(xiàn)在技術(shù)文檔編輯的主要工作并不局限于編制技術(shù)文檔，而更著重信息的統(tǒng)一管理。它需要按照企業(yè)有關(guān)計劃，針對不同受眾做好相應的文檔儲備，比如溝通企業(yè)內(nèi)部各部門或溝通產(chǎn)品的生產(chǎn)者和使用者。

技術(shù)文檔編輯的活動應該包括以下部分：

（1）編制技術(shù)文檔的計劃書

（2）對產(chǎn)品、受眾的分析

（3）搜集并分類信息

（4）篩選并組織所占有的材料

（5）選擇適當?shù)妮d體（印刷、在線、光盤，等等）

（6）對文檔進行整體構(gòu)思

（7）制作原稿

（8）內(nèi)部試行并測試

（9）校對審核

（10）準備、開始和監(jiān)控技術(shù)文檔的制作

（11）更新與再加工

（12）技術(shù)文檔的存檔和管理

基本上來說，技術(shù)文檔編輯與出版業(yè)內(nèi)的編輯不同，并不屬于文化產(chǎn)業(yè)，而是服務性行業(yè)。不過，在跨媒體出版（cross media publishing）和單源出版（single source publishing）方面，技術(shù)文檔編輯和出版業(yè)內(nèi)編輯的工作產(chǎn)生了交叉，因為兩者都需要采用內(nèi)容管理（content management）的工作方法對信息進行處理。

3 工作方法

為編制一份技術(shù)文檔，需要了解受眾、目標和產(chǎn)品，這些是技術(shù)文檔編輯應有的素質(zhì)。除此之外，還需要掌握某些技能和工作方法。這里有一個例子。

國內(nèi)某汽車公司的發(fā)動機為國外進口，但發(fā)動機零部件需在國內(nèi)組裝。為了保證裝配各環(huán)節(jié)精確無誤，除了相關(guān)人員指導外，還需要一份詳細的裝配說明書。該說明書需要實現(xiàn)以下要求：文本格式說明書圖文并茂，由中英文編寫，同時提供網(wǎng)絡(luò)版、電子光盤版和紙質(zhì)印刷版；裝配動畫附中英文注釋和電子光盤版；“在線幫助”要求在企業(yè)網(wǎng)站上給予反饋和聯(lián)絡(luò)的空間，并提供以上說明書及動畫下載，中英文界面。

這些要求可以理解為一份簡單的技術(shù)文檔，下文將略述如何實現(xiàn)它，并借此介紹技術(shù)文檔的編輯工作方法。

3.1 編制工具

簡單的技術(shù)文檔排版一般可以通過辦公軟件來完成，但對要求更高的技術(shù)文檔而言，桌面排版軟件（DTP Program）才是更好的選擇，因為這些軟件為文檔的編制和排版、功能上的自動化以及與其他文檔的對接提供了更多可能性。endprint

必要時技術(shù)文檔編輯還需使用計算機輔助設(shè)計程序（CAD Program）、軟件開發(fā)工具或者圖形圖像軟件來加工技術(shù)文檔或者為其作前期準備工作。這樣的技術(shù)文檔通常是動態(tài)的，能與受眾之間產(chǎn)生交互。

就前文所述例子而言，要采用排版軟件編制裝配說明書自然不難理解。而動畫制作則需要通過計算機輔助設(shè)計程序模擬并制作發(fā)動機所有零部件的動畫，細微到每一顆螺絲釘，再由3D視頻工具（比如3D Toolkit）將其裝配過程制作成視頻，最后利用動畫編輯軟件（比如Adobe Acrobat 3D或者Macromedia Flash）配合命令代碼[2]制作出可操作的裝配動畫。最后，編寫網(wǎng)頁（Web-Programming）將文檔和動畫上傳，通過電子郵件或其他在線交流工具實現(xiàn)雙方交流。

3.2 信息處理

內(nèi)容管理已經(jīng)成為目前技術(shù)文檔編輯最普遍的信息處理方法，用以使文檔敘述結(jié)構(gòu)化、搭建模塊化，并提高各組成單元重復使用的可能性。所謂內(nèi)容管理，指用以支持和促進數(shù)字化信息生命周期的一系列行為、過程和幫助手段。這里的數(shù)字化信息，包括文本、圖像、音頻、視頻等，通常被視為“內(nèi)容”，既可以作為文件單獨加工，亦可作為統(tǒng)一的文件系統(tǒng)如網(wǎng)頁（超文本）來呈現(xiàn)，或者是存在于結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫之中。

具體到操作上，就是XML和CMS[3]常常介入編輯活動。XML不是用來表現(xiàn)或展示數(shù)據(jù)，而是用來說明數(shù)據(jù)是什么，以及攜帶數(shù)據(jù)信息。在XML文件里清楚地展現(xiàn)了將要發(fā)布的說明書的結(jié)構(gòu)、模塊以及所包含的數(shù)據(jù)，除文字外還有圖片和視頻，且這些數(shù)據(jù)并非混雜在一起，而是有層級的。

當然，技術(shù)文檔最終要以恰當?shù)男问奖憩F(xiàn)出來，這與選擇的載體有關(guān)?？梢詾閄ML文件編寫不同的XSL文件來設(shè)計表達形式。編寫XSL，事實上就是對XML中各單元的樣式進行設(shè)計，比如在紙質(zhì)媒體上不可能出現(xiàn)視頻，則在編寫用于印刷的XSL時忽略該單元即可。并且，如果需要對內(nèi)容進行更改，那么并不需要逐一修正已經(jīng)發(fā)布的各種形式的文檔，而只需要修改XML元數(shù)據(jù)即可，這樣既避免因疏忽發(fā)生錯漏，也保證了發(fā)布的各個版本之間的一致性[4]。

3.3 寫作文檔的受控語言

如前文所述，技術(shù)文檔要求嚴格統(tǒng)一的語言風格和格式規(guī)范，如此文檔中的各模塊可以交由不同的技術(shù)編輯共同完成；或者產(chǎn)品升級更新后，原有文檔中相對穩(wěn)定的段落可以繼續(xù)使用。換句話說，一篇完整的技術(shù)文檔可以由不同人員在不同時期來完成，這樣既降低了編制成本，又方便了橫向和縱向的技術(shù)交流。如果在行業(yè)內(nèi)實現(xiàn)技術(shù)文檔編制的標準化，對該行業(yè)而言未嘗不是一個有力的技術(shù)支持。同時，行文嚴謹則文檔呈現(xiàn)出正式莊重的語體色彩，產(chǎn)品更容易獲得受眾的認可和信賴，幫助建立良好可靠的企業(yè)形象；而通過符號和編號系統(tǒng)，文檔結(jié)構(gòu)更清晰、條理化、模塊化，這大大提高了文檔的易用性。

編制這種語言風格和格式規(guī)范嚴格統(tǒng)一的技術(shù)文檔，需要通過受控語言來實現(xiàn)，它可以減少文本的歧義、多義和復雜性。所謂受控語言，應該說仍然屬于自然語言范疇，它的特征一是使用特定的詞匯表從而降低文檔中出現(xiàn)的詞匯數(shù)量；二是選擇某些特定的語法從而固定文檔語句的語法形式。

使用受控語言通常出于兩方面考慮：一是使文檔簡單易懂，尤其是對非母語的閱讀者來說，二是便于翻譯，特別是能為機器翻譯（machine translation，MT）提供支持。

每種自然語言都有其語法規(guī)則，因此很難有放之四海而皆準的方法來規(guī)定受控語言的編寫。盡管如此，德國學者烏韋（Uwe Muegge）還是開發(fā)了所謂CLOUT規(guī)則[5]，指出應該如何編寫受控語言，以便有效地降低大多數(shù)語言文本的多義性。

事實上，這些規(guī)則更適用于印歐語系，個別規(guī)則顯然對漢語沒有意義，比如有關(guān)冠詞的規(guī)定，但觀察這些規(guī)則能夠很好地幫助我們理解受控語言，現(xiàn)簡單列舉如下。

規(guī)則1：一個語句不應超過25個詞語。

規(guī)則2：一個語句應該只表述一個意思。

規(guī)則3：表述相同的內(nèi)容應該使用相同的語句。

規(guī)則4：語句中的語法應該完整。

規(guī)則5：語句應該使用簡單的語法結(jié)構(gòu)。

規(guī)則6：語句應該采用主動語態(tài)。

規(guī)則7：語句中需要重復名詞應該直接重復，而不要使用代名詞。

規(guī)則8：語句中應該使用冠詞來標記名詞。

規(guī)則9：語句中詞語應該出自通用字典。

規(guī)則10：語句中詞語的書寫應該規(guī)范[6]。

3.4 機器翻譯（machine translation）

對于技術(shù)文檔編輯而言，機器翻譯是指三方面的工作內(nèi)容：一是面向翻譯的文檔編寫（translation-oriented authoring），編寫技術(shù)文檔時應該遵循上述10條規(guī)則，以便文檔易于被自動翻譯系統(tǒng)所識別；二是對機器翻譯而來的文章進行再加工，就目前的自動翻譯系統(tǒng)而言，人工干預還是一個必不可少的環(huán)節(jié)，自動翻譯的文檔一般來說還難以直接使用；三是使用自動翻譯存儲系統(tǒng)（translation memory system，TMS）。應該說，使用自動翻譯儲存系統(tǒng)才是這一工作環(huán)節(jié)的核心。

當工作人員掌握了受控語言或者具有相當?shù)耐庹Z能力，即可以完成面向翻譯的文檔編寫和對機器翻譯文章的再加工。但是，術(shù)語庫的制作和管理、團隊形式的聯(lián)機協(xié)作和自動翻譯系統(tǒng)的操作等，都有非常強的專業(yè)性，這就要求技術(shù)文檔編輯必須有相關(guān)專業(yè)化、系統(tǒng)化的教育背景。

前述例子中，說明書要求用中英文編寫，因此在編寫環(huán)節(jié)就應該面向翻譯，以加強機器翻譯的可讀性。已有很多企業(yè)采用機器翻譯為客戶提供產(chǎn)品和技術(shù)支持，比如說微軟公司。

4 介入領(lǐng)域及發(fā)展前景

盡管目前技術(shù)文檔編輯在中國幾乎還沒有起步，但美國早在二次大戰(zhàn)時就已經(jīng)有了技術(shù)寫作（technical writing）這一專業(yè)。而漢諾威高等專業(yè)學院（Hochschule Hannover）也于1990年在德國最早開設(shè)了這一專業(yè)?，F(xiàn)在，歐美國家許多研究所、高等?？茖W院以及大學都提供相關(guān)的高等教育和繼續(xù)教育，同時有專門的技術(shù)交流協(xié)會[7]規(guī)定了技術(shù)文檔編輯明確的定義和工作方法，并組織研討和交流，對其進行規(guī)范和引導。

在這個日益技術(shù)化的世界，技術(shù)文檔編輯的意義也日益重要，在應用工業(yè)領(lǐng)域如醫(yī)藥、機械制造、電子和軟件開發(fā)等，這一工作已經(jīng)是必不可少。而某些職業(yè)則與技術(shù)文檔編輯出現(xiàn)了交叉，諸如公關(guān)、專業(yè)翻譯、出版社技術(shù)編輯、報社專業(yè)記者等。

西方發(fā)達國家的幾乎所有企業(yè)都有內(nèi)部技術(shù)服務部門負責技術(shù)文檔的編制工作，或者委托技術(shù)文檔編制公司提供相應服務。相信隨著中國企業(yè)的現(xiàn)代化與國際化水平越來越高，技術(shù)文檔編輯這一工作也將在中國越來越受到重視。

注 釋

[1]對企業(yè)而言可以是某產(chǎn)品，對政府部門而言可以為某項政策，等等。為便于敘述，下文提到技術(shù)文檔編輯時均假定其為服務于企業(yè)。

[2]Adobe Acrobat 3D使用腳本語言（Script），Macromedia使用動作代碼（Action Code），這些其實就是一些簡單的編程語言，或者說最基本的軟件開發(fā)工具，在MS Office中所使用的宏（Macro）也與之相類似。

[3]內(nèi)容管理系統(tǒng)（Content Management System，CMS），是指支持內(nèi)容管理的一種或一套軟件系統(tǒng)工具。國內(nèi)的內(nèi)容管理系統(tǒng)通常指網(wǎng)站的發(fā)布和管理系統(tǒng)，這個定義較為狹義，與本文所指并非同一。

[4]跨媒體出版和單源出版的操作流程也大致如此。

[5]CLOUT（Controlled Language Optimized for Uniform Translation），即一致性翻譯的受控語言優(yōu)化。

[6]10條規(guī)則為筆者所譯，原文為德語。

[7]美國有Society for Technical Communication （STC），德國有Gesellschaft fuer Technische Kommunikation （tekom），英國有Institute of Scientific and Technical Communicators （ISTC）等。endprint