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        技術(shù)文檔編輯之當下論域與本土革新研究

        2014-04-02 02:17:17嵇大偉
        出版科學 2014年2期
        關(guān)鍵詞:本土化

        嵇大偉

        [摘 要] 嘗試引入歐美國家規(guī)范化的Technical Editor/Writer概念,并以中文“技術(shù)文檔編輯”與之對應,通過對其工作對象、工作方法、服務范圍等方面的分析和研究,使之在中文語境下?lián)碛忻鞔_的、科學的概念,同時也闡明技術(shù)文檔編輯的介入領(lǐng)域及其發(fā)展的必要性與重要性。

        [關(guān)鍵詞] 技術(shù)文檔編輯 技術(shù)文檔 本土化 內(nèi)容管理 受控語言

        [中圖分類號] G238 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009-5853 (2014) 02-0082-04

        “編輯”當然不難理解,但是在它前面加上“技術(shù)”這一定語,則驟然變得陌生而神秘了,甚至讓人覺得有些故弄玄虛。在出版業(yè)相關(guān)刊物上,不乏有關(guān)“技術(shù)編輯”的文章,探討其在出版流程中所扮演的角色及應當承擔的任務;如果在互聯(lián)網(wǎng)上搜索一下,也不難發(fā)現(xiàn)眾多“技術(shù)編輯”的招聘信息。

        但遺憾的是,從這些文章或招聘啟事來看,我們并不明白“技術(shù)編輯”究竟是什么,因為它被定義得太過寬泛。在圖書出版行業(yè)內(nèi),存在兩種看法:一是被認為運用各種制版軟件(包括圖形圖像處理和排版)的技術(shù)人員;二是指科技圖書的編輯。廣播電視行業(yè)的音頻、視頻編輯被稱為技術(shù)編輯,但一般還是使用更為精確的稱謂。網(wǎng)絡(luò)媒體中將網(wǎng)站或者網(wǎng)頁制作人員視為技術(shù)編輯。西方國家的Technical Editor/Writer,多出現(xiàn)在外資企業(yè)招聘啟事上。國內(nèi)盡管也使用“技術(shù)編輯”這一詞匯,但其概念、工作對象、受眾等,卻并沒有明確的規(guī)范。對技術(shù)編輯的理解,似乎是一件見仁見智的事情,沒有一個普遍的約定。也有不少作者在文章中談及技術(shù)編輯,但并未給予其精確定義。

        西方國家所使用的Technical Editor/Writer,直譯過來就是“技術(shù)編輯”或者“技術(shù)作者”,早已經(jīng)規(guī)范化。為了與國內(nèi)現(xiàn)有的“技術(shù)編輯”相區(qū)別,避免概念與稱謂上的混淆,筆者以為不妨稱其為“技術(shù)文檔編輯”。本文所謂的“技術(shù)文檔編輯”是指從事編輯活動的人,而非編輯活動本身。

        筆者將不揣淺陋,對Technical Editor/Writer作一些簡單介紹,作為其本土化(Localization)嘗試。如非必要,下文將不使用其英文名稱,而代之以“技術(shù)文檔編輯”。

        1 概 述

        首先要明確的是,技術(shù)文檔編輯的工作對象是“技術(shù)文檔(technical document)”。所謂技術(shù)文檔,是指描述某種技術(shù)成果的文檔,諸如操作手冊、裝配說明書、培訓材料、幫助文檔或者白皮書等。這些文本無一例外地要求嚴格統(tǒng)一的語言風格和格式規(guī)范,其傳達的信息原則上通過符號和編號系統(tǒng)呈現(xiàn)出清晰的結(jié)構(gòu)形式和組織分類。

        技術(shù)文檔編輯的工作就是策劃、制作、維護、更新技術(shù)文檔。實際上,技術(shù)文檔編輯即使在西方國家,也并不是一個為人所熟知的職業(yè),因為企業(yè)常常將技術(shù)文檔視為產(chǎn)品的一部分、提升效率或者是用來幫助與客戶交流的工具,由于缺乏對技術(shù)文檔的了解,其編輯人員往往并不具備相應的工作能力和資格,編制的文檔未必能夠達到技術(shù)文檔的標準。從另一個角度來說,盡管“技術(shù)文檔編輯”這個詞匯出現(xiàn)的時間并不長,但其行為在事實上早已存在,只不過本該由技術(shù)文檔編輯完成的工作卻通常由文案或工藝人員來實現(xiàn)。

        2 職業(yè)描述

        技術(shù)文檔編輯通常并非為某問題的專家[1],但能夠使用專業(yè)技能來搜集、掌握和分析必要的信息,并以較為通俗的語言清楚地描述該問題,使之易于為受眾理解并接受。從這個角度而言,將其視為制造者和接受者之間的中間人,應該是比較恰當?shù)摹?/p>

        與早些時候有所不同,現(xiàn)在技術(shù)文檔編輯的主要工作并不局限于編制技術(shù)文檔,而更著重信息的統(tǒng)一管理。它需要按照企業(yè)有關(guān)計劃,針對不同受眾做好相應的文檔儲備,比如溝通企業(yè)內(nèi)部各部門或溝通產(chǎn)品的生產(chǎn)者和使用者。

        技術(shù)文檔編輯的活動應該包括以下部分:

        (1)編制技術(shù)文檔的計劃書

        (2)對產(chǎn)品、受眾的分析

        (3)搜集并分類信息

        (4)篩選并組織所占有的材料

        (5)選擇適當?shù)妮d體(印刷、在線、光盤,等等)

        (6)對文檔進行整體構(gòu)思

        (7)制作原稿

        (8)內(nèi)部試行并測試

        (9)校對審核

        (10)準備、開始和監(jiān)控技術(shù)文檔的制作

        (11)更新與再加工

        (12)技術(shù)文檔的存檔和管理

        基本上來說,技術(shù)文檔編輯與出版業(yè)內(nèi)的編輯不同,并不屬于文化產(chǎn)業(yè),而是服務性行業(yè)。不過,在跨媒體出版(cross media publishing)和單源出版(single source publishing)方面,技術(shù)文檔編輯和出版業(yè)內(nèi)編輯的工作產(chǎn)生了交叉,因為兩者都需要采用內(nèi)容管理(content management)的工作方法對信息進行處理。

        3 工作方法

        為編制一份技術(shù)文檔,需要了解受眾、目標和產(chǎn)品,這些是技術(shù)文檔編輯應有的素質(zhì)。除此之外,還需要掌握某些技能和工作方法。這里有一個例子。

        國內(nèi)某汽車公司的發(fā)動機為國外進口,但發(fā)動機零部件需在國內(nèi)組裝。為了保證裝配各環(huán)節(jié)精確無誤,除了相關(guān)人員指導外,還需要一份詳細的裝配說明書。該說明書需要實現(xiàn)以下要求:文本格式說明書圖文并茂,由中英文編寫,同時提供網(wǎng)絡(luò)版、電子光盤版和紙質(zhì)印刷版;裝配動畫附中英文注釋和電子光盤版;“在線幫助”要求在企業(yè)網(wǎng)站上給予反饋和聯(lián)絡(luò)的空間,并提供以上說明書及動畫下載,中英文界面。

        這些要求可以理解為一份簡單的技術(shù)文檔,下文將略述如何實現(xiàn)它,并借此介紹技術(shù)文檔的編輯工作方法。

        3.1 編制工具

        簡單的技術(shù)文檔排版一般可以通過辦公軟件來完成,但對要求更高的技術(shù)文檔而言,桌面排版軟件(DTP Program)才是更好的選擇,因為這些軟件為文檔的編制和排版、功能上的自動化以及與其他文檔的對接提供了更多可能性。endprint

        必要時技術(shù)文檔編輯還需使用計算機輔助設(shè)計程序(CAD Program)、軟件開發(fā)工具或者圖形圖像軟件來加工技術(shù)文檔或者為其作前期準備工作。這樣的技術(shù)文檔通常是動態(tài)的,能與受眾之間產(chǎn)生交互。

        就前文所述例子而言,要采用排版軟件編制裝配說明書自然不難理解。而動畫制作則需要通過計算機輔助設(shè)計程序模擬并制作發(fā)動機所有零部件的動畫,細微到每一顆螺絲釘,再由3D視頻工具(比如3D Toolkit)將其裝配過程制作成視頻,最后利用動畫編輯軟件(比如Adobe Acrobat 3D或者Macromedia Flash)配合命令代碼[2]制作出可操作的裝配動畫。最后,編寫網(wǎng)頁(Web-Programming)將文檔和動畫上傳,通過電子郵件或其他在線交流工具實現(xiàn)雙方交流。

        3.2 信息處理

        內(nèi)容管理已經(jīng)成為目前技術(shù)文檔編輯最普遍的信息處理方法,用以使文檔敘述結(jié)構(gòu)化、搭建模塊化,并提高各組成單元重復使用的可能性。所謂內(nèi)容管理,指用以支持和促進數(shù)字化信息生命周期的一系列行為、過程和幫助手段。這里的數(shù)字化信息,包括文本、圖像、音頻、視頻等,通常被視為“內(nèi)容”,既可以作為文件單獨加工,亦可作為統(tǒng)一的文件系統(tǒng)如網(wǎng)頁(超文本)來呈現(xiàn),或者是存在于結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫之中。

        具體到操作上,就是XML和CMS[3]常常介入編輯活動。XML不是用來表現(xiàn)或展示數(shù)據(jù),而是用來說明數(shù)據(jù)是什么,以及攜帶數(shù)據(jù)信息。在XML文件里清楚地展現(xiàn)了將要發(fā)布的說明書的結(jié)構(gòu)、模塊以及所包含的數(shù)據(jù),除文字外還有圖片和視頻,且這些數(shù)據(jù)并非混雜在一起,而是有層級的。

        當然,技術(shù)文檔最終要以恰當?shù)男问奖憩F(xiàn)出來,這與選擇的載體有關(guān)??梢詾閄ML文件編寫不同的XSL文件來設(shè)計表達形式。編寫XSL,事實上就是對XML中各單元的樣式進行設(shè)計,比如在紙質(zhì)媒體上不可能出現(xiàn)視頻,則在編寫用于印刷的XSL時忽略該單元即可。并且,如果需要對內(nèi)容進行更改,那么并不需要逐一修正已經(jīng)發(fā)布的各種形式的文檔,而只需要修改XML元數(shù)據(jù)即可,這樣既避免因疏忽發(fā)生錯漏,也保證了發(fā)布的各個版本之間的一致性[4]。

        3.3 寫作文檔的受控語言

        如前文所述,技術(shù)文檔要求嚴格統(tǒng)一的語言風格和格式規(guī)范,如此文檔中的各模塊可以交由不同的技術(shù)編輯共同完成;或者產(chǎn)品升級更新后,原有文檔中相對穩(wěn)定的段落可以繼續(xù)使用。換句話說,一篇完整的技術(shù)文檔可以由不同人員在不同時期來完成,這樣既降低了編制成本,又方便了橫向和縱向的技術(shù)交流。如果在行業(yè)內(nèi)實現(xiàn)技術(shù)文檔編制的標準化,對該行業(yè)而言未嘗不是一個有力的技術(shù)支持。同時,行文嚴謹則文檔呈現(xiàn)出正式莊重的語體色彩,產(chǎn)品更容易獲得受眾的認可和信賴,幫助建立良好可靠的企業(yè)形象;而通過符號和編號系統(tǒng),文檔結(jié)構(gòu)更清晰、條理化、模塊化,這大大提高了文檔的易用性。

        編制這種語言風格和格式規(guī)范嚴格統(tǒng)一的技術(shù)文檔,需要通過受控語言來實現(xiàn),它可以減少文本的歧義、多義和復雜性。所謂受控語言,應該說仍然屬于自然語言范疇,它的特征一是使用特定的詞匯表從而降低文檔中出現(xiàn)的詞匯數(shù)量;二是選擇某些特定的語法從而固定文檔語句的語法形式。

        使用受控語言通常出于兩方面考慮:一是使文檔簡單易懂,尤其是對非母語的閱讀者來說,二是便于翻譯,特別是能為機器翻譯(machine translation,MT)提供支持。

        每種自然語言都有其語法規(guī)則,因此很難有放之四海而皆準的方法來規(guī)定受控語言的編寫。盡管如此,德國學者烏韋(Uwe Muegge)還是開發(fā)了所謂CLOUT規(guī)則[5],指出應該如何編寫受控語言,以便有效地降低大多數(shù)語言文本的多義性。

        事實上,這些規(guī)則更適用于印歐語系,個別規(guī)則顯然對漢語沒有意義,比如有關(guān)冠詞的規(guī)定,但觀察這些規(guī)則能夠很好地幫助我們理解受控語言,現(xiàn)簡單列舉如下。

        規(guī)則1:一個語句不應超過25個詞語。

        規(guī)則2:一個語句應該只表述一個意思。

        規(guī)則3:表述相同的內(nèi)容應該使用相同的語句。

        規(guī)則4:語句中的語法應該完整。

        規(guī)則5:語句應該使用簡單的語法結(jié)構(gòu)。

        規(guī)則6:語句應該采用主動語態(tài)。

        規(guī)則7:語句中需要重復名詞應該直接重復,而不要使用代名詞。

        規(guī)則8:語句中應該使用冠詞來標記名詞。

        規(guī)則9:語句中詞語應該出自通用字典。

        規(guī)則10:語句中詞語的書寫應該規(guī)范[6]。

        3.4 機器翻譯(machine translation)

        對于技術(shù)文檔編輯而言,機器翻譯是指三方面的工作內(nèi)容:一是面向翻譯的文檔編寫(translation-oriented authoring),編寫技術(shù)文檔時應該遵循上述10條規(guī)則,以便文檔易于被自動翻譯系統(tǒng)所識別;二是對機器翻譯而來的文章進行再加工,就目前的自動翻譯系統(tǒng)而言,人工干預還是一個必不可少的環(huán)節(jié),自動翻譯的文檔一般來說還難以直接使用;三是使用自動翻譯存儲系統(tǒng)(translation memory system,TMS)。應該說,使用自動翻譯儲存系統(tǒng)才是這一工作環(huán)節(jié)的核心。

        當工作人員掌握了受控語言或者具有相當?shù)耐庹Z能力,即可以完成面向翻譯的文檔編寫和對機器翻譯文章的再加工。但是,術(shù)語庫的制作和管理、團隊形式的聯(lián)機協(xié)作和自動翻譯系統(tǒng)的操作等,都有非常強的專業(yè)性,這就要求技術(shù)文檔編輯必須有相關(guān)專業(yè)化、系統(tǒng)化的教育背景。

        前述例子中,說明書要求用中英文編寫,因此在編寫環(huán)節(jié)就應該面向翻譯,以加強機器翻譯的可讀性。已有很多企業(yè)采用機器翻譯為客戶提供產(chǎn)品和技術(shù)支持,比如說微軟公司。

        4 介入領(lǐng)域及發(fā)展前景

        盡管目前技術(shù)文檔編輯在中國幾乎還沒有起步,但美國早在二次大戰(zhàn)時就已經(jīng)有了技術(shù)寫作(technical writing)這一專業(yè)。而漢諾威高等專業(yè)學院(Hochschule Hannover)也于1990年在德國最早開設(shè)了這一專業(yè)?,F(xiàn)在,歐美國家許多研究所、高等??茖W院以及大學都提供相關(guān)的高等教育和繼續(xù)教育,同時有專門的技術(shù)交流協(xié)會[7]規(guī)定了技術(shù)文檔編輯明確的定義和工作方法,并組織研討和交流,對其進行規(guī)范和引導。

        在這個日益技術(shù)化的世界,技術(shù)文檔編輯的意義也日益重要,在應用工業(yè)領(lǐng)域如醫(yī)藥、機械制造、電子和軟件開發(fā)等,這一工作已經(jīng)是必不可少。而某些職業(yè)則與技術(shù)文檔編輯出現(xiàn)了交叉,諸如公關(guān)、專業(yè)翻譯、出版社技術(shù)編輯、報社專業(yè)記者等。

        西方發(fā)達國家的幾乎所有企業(yè)都有內(nèi)部技術(shù)服務部門負責技術(shù)文檔的編制工作,或者委托技術(shù)文檔編制公司提供相應服務。相信隨著中國企業(yè)的現(xiàn)代化與國際化水平越來越高,技術(shù)文檔編輯這一工作也將在中國越來越受到重視。

        注 釋

        [1]對企業(yè)而言可以是某產(chǎn)品,對政府部門而言可以為某項政策,等等。為便于敘述,下文提到技術(shù)文檔編輯時均假定其為服務于企業(yè)。

        [2]Adobe Acrobat 3D使用腳本語言(Script),Macromedia使用動作代碼(Action Code),這些其實就是一些簡單的編程語言,或者說最基本的軟件開發(fā)工具,在MS Office中所使用的宏(Macro)也與之相類似。

        [3]內(nèi)容管理系統(tǒng)(Content Management System,CMS),是指支持內(nèi)容管理的一種或一套軟件系統(tǒng)工具。國內(nèi)的內(nèi)容管理系統(tǒng)通常指網(wǎng)站的發(fā)布和管理系統(tǒng),這個定義較為狹義,與本文所指并非同一。

        [4]跨媒體出版和單源出版的操作流程也大致如此。

        [5]CLOUT(Controlled Language Optimized for Uniform Translation),即一致性翻譯的受控語言優(yōu)化。

        [6]10條規(guī)則為筆者所譯,原文為德語。

        [7]美國有Society for Technical Communication (STC),德國有Gesellschaft fuer Technische Kommunikation (tekom),英國有Institute of Scientific and Technical Communicators (ISTC)等。endprint

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