○吳光雙 石昭仲

（1、廣州康大職業(yè)技術學院管理系 廣東 廣州 511363

2、廣州康大職業(yè)技術學院教務處 廣東 廣州 511363）

作為一種價值原則和思維方式，“以人為本”在高職院校中的作用被越來越多的提及。高職院校教務管理工作是一個多因素、多序列、多層次的動態(tài)過程，千頭萬緒、錯綜復雜。近些年來，隨著高等教育的快速發(fā)展，高校辦學規(guī)模的擴大和辦學水平的提升，教學秘書的作用越來越大，但其工作壓力也越來越大，整天處于局促、緊張之中。正確認識教學秘書在激勵機制方面的問題，建立和完善有效的激勵機制，對穩(wěn)定教學秘書隊伍，提高教學秘書的工作積極性、主觀能動性和創(chuàng)造性，有著十分重要的現實意義。

一、人本管理在高職院校教學秘書激勵機制中的內涵

人本管理是以人為本的管理，它通過對人的心理規(guī)律的把握，突出人在管理中的地位，從發(fā)展的角度去預測和控制人的行為，并為人的發(fā)展積極創(chuàng)造條件。高職院校人本管理就是要給予教學秘書充分的人文關懷，充分了解其工作特性、需要和動機，營造好的工作、發(fā)展平臺和環(huán)境，通過各種激勵手段充分調動教學秘書的積極性、主動性和創(chuàng)造性，最大限度地激發(fā)其內在潛能，激勵自覺為實現發(fā)展目標而奮斗。其內涵具體包括：第一，對教學秘書給予充分的尊重、理解和關懷，讓他們感受到自己的價值和地位，增強他們的歸屬感及集體凝聚力和向心力，打造和諧的團隊。第二，營造寬松的教學管理環(huán)境和發(fā)展平臺，提高他們的創(chuàng)造性和主觀能動性，形成教學管理文化。

二、高職院校教學秘書激勵機制存在的問題

1、崗位吸引力低，難以獲得重視與理解

一般認為在高職院校中，只有學歷和職稱低下，沒有能力從事教學和科研的人才會被調配去做教學秘書，或者只有需要照顧的高層領導或高資歷人才的家屬才會被安排到教學秘書崗位，或者認為教學秘書是誰都能干的工作，這些想法更加容易使教學秘書對自身的職業(yè)發(fā)展前景感到悲觀和失望，崗位吸引力低。而實際教務管理中教學秘書需要負責對教學工作的全盤管理，協調各種利害關系，是基層教學管理工作的執(zhí)行者和實施者，既要迎接主管部門的各項考核與檢查，也要協助領導做好本單位教學質量監(jiān)控，既要為出現的各種問題出謀劃策，也要千方百計杜絕教學事故。是院系的“勤雜工”，服務所有需要服務的人和事，在高職院校里幾乎人人都可以給教學秘書找點事做，而教學秘書每天為學院教學工作疲于奔命，無私付出的時候，卻無人重視和理解，認為都是本職。

2、崗位職責不清，繁雜事務多

教學秘書的主要職責是協助學校教務部門和院系主管教學的領導進行常規(guī)的教學管理工作，是教學工作的執(zhí)行者和管理者，但大部分高職院校及教師只認為教學秘書是執(zhí)行者，尚未意識到現階段的教學秘書更是管理者。教學秘書承擔的責任大，但沒有相應的管理權力，出現了權責分離的現象，只是一味地工作而不能具體地管理，使得一些工作難以到位。崗位受多部門指揮，導致教學秘書無所適從，加上一些部處往往習慣于以“二級管理”為借口，將份內工作推往教學系部，而推到系部的工作基本就由教學秘書來完成，造成教學秘書工作量陡增。繁雜的事務導致結果是做越多，出錯的幾率越大，出現職業(yè)怠倦。

3、職稱評定難、福利待遇低、利益分配不合理

教學秘書的工作性質決定了他們具有綜合性、服務性、輔助性、管理性、繁雜性、專業(yè)性等特點。面對強度大、責任重的工作，理應享有較高的勞動報酬、政治待遇和發(fā)展機會，但事實并非如此，教學秘書的付出與回報往往不成正比。從待遇上來看，教學秘書的收入普遍偏低，他們每天埋頭于繁雜的事務，業(yè)績卻難以量化，往往得不到認可和重視。從晉升上來看，教學秘書的職稱和職務均處于劣勢：教師系列工作量不夠、科研成果不足，管理系列表現機會少、政績不突出，晉升之路屢屢受挫，上升空間處處受阻，從而造成了工作任務重與價值體現輕之間的強烈反差。從發(fā)展上來看，高校普遍重視教學科研人員的職業(yè)發(fā)展，教學秘書卻很難獲得進修深造、出訪考察、業(yè)務培訓的機會，從而造成了原本缺乏系統(tǒng)管理知識的教學秘書們倍感前途渺茫，自我效能感得不到滿足的同時與高校其它人員的素質差越拉越大的現實形成強烈反差，教學秘書所做的工作在所處的環(huán)境中得不到足夠的認可和重視，在精神上或物質上得不到平等的待遇。這導致教學秘書總是趨向于去糾正投入一結果不公平感。結果可能是離開工作崗位，或者用低投入來糾正，降低了教學管理服務質量。

4、工作的時效性和繁雜性導致教學秘書無暇思考創(chuàng)新

隨著高職院校的發(fā)展對教學秘書提出了越來越高的創(chuàng)新要求，教學秘書應樹立創(chuàng)新意識，積極開展教務管理創(chuàng)新，促進教學創(chuàng)新。教學秘書工作千頭萬緒，繁重而細致，在學校教學管理中處于紐帶橋梁位置，上服務學校教務部門和學院領導，下服務于廣大師生，常常處于各種具體事務的“糾纏”之中，工作缺乏活力，多靠經驗辦事，習慣于按領導指示、文件精神處理問題，主動參與和科學預見性差。具體表現為在管理觀念上過于強調工作的服務性和規(guī)范性，對奉獻精神和服務意識考慮較多，而對創(chuàng)新意識和創(chuàng)造性工作考慮較少；在具體操作上，更多的強調規(guī)范性操作、規(guī)范性管理，缺乏應有的活力，只滿足于領導布置什么就做什么，面對復雜多樣的情況如何高效地管理思考得不多；在管理模式上還存在僵化現象，剛性有余而柔性教務管理工作多是日常性、事務性的管理。不能很好地利用在工作中取得的第一手教學管理改革資料，認真總結經驗、摸索規(guī)律，進行教學管理理論研究并形成科研成果，為深化教學管理改革獻計獻策。缺乏開拓意識和創(chuàng)新精神，致使教務管理工作很難提高檔次。

5、績效考核輪流坐莊，挫傷工作積極性

教學秘書工作的特點和屬性，對評價指標德、能、勤、績幾方面，不同于教學人員和科研人員，很難用同一把尺度去衡量，給考核增加了相當難度。而實際考核與薪酬和晉升聯系很少，考核結果優(yōu)秀并不能幫助教學秘書獲得額外的獎勵或者表揚，考核結果不合格也不會讓教學秘書遭受解雇，所以年度考核變成了大家輪流“坐莊”，輪流優(yōu)秀，使考核流于形式。由于考核體系不健全，考評結果難以服人，因此很難將考評結果與晉職、提薪等掛鉤。每年一度的獎勵“先進”力度也很小，沒有起到真正的激勵作用。每年一度的總結就代替了考核，并且個人年終總結的書寫具有很強的主觀性，很容易產生片面夸大自身工作成績而忽略工作過失的情況。

6、職業(yè)生涯設計與職業(yè)能力提高不夠重視

教學管理崗位往往是“一個蘿一個坑”，并且教學秘書崗位具有特殊的實效性，為了維持正常的教學秩序，學校往往不愿意將教學秘書派到校外參加學習、交流。隨著高等教育的蓬勃發(fā)展，許多高校的教學秘書工作繁重，這在一定程度上影響了教學秘書繼續(xù)深造，學習系統(tǒng)的現代化管理方法，結合工作進行系統(tǒng)的研究等。對教學秘書重使用輕培養(yǎng)，重崗前培訓，輕在職培訓，缺乏長期的專業(yè)的理論知識和技能技巧訓練，管理能力、工作思維不能與時俱進。

三、建立和完善高職院校教學秘書人本管理激勵機制的措施

1、實施人本管理，重視教學秘書工作

以人為本管理理念是加強高校秘書隊伍建設的關鍵。重視教學秘書在高校里的作用和地位，切實加強教學管理人員的業(yè)務能力和管理水平。學院領導應該從制度層面來推動教學秘書隊伍建設，要充分肯定秘書工作在高校管理中的地位和作用，從決策上和行動上自覺關心和支持教學秘書隊伍的建設：正確評價他們工作的成績，及時給予精神或物質上的獎勵，最大限度地激發(fā)他們內在的工作熱情，幫助樹立做好本職工作的信心，在實現學院目標的同時實現個人的發(fā)展目標。

2、合理崗位設置，明確崗位職責

高校要根據自身建設發(fā)展的實際情況，合理定編定崗，實行崗位責任制，根據崗位職責和工作內容，明確教學秘書職責、權利及義務；制定教學秘書條例，加強管理和制度的約束，增強他們之間的競爭、進取意識，激發(fā)使命感和責任感，真正能夠留住人、用好人。

3、進行物質激勵，構建科學公平的薪酬體系

結合高校教學秘書的工作特點和實際需要，量化并細化晉升或降級的考核評價指標，通過與工作職責和業(yè)績相匹配的考核制度，調動教學秘書的工作積極性和主動性，將待遇與其工作態(tài)度、能力、完成任務的質量等聯系起來，激活其內在潛力，避免出現干好干壞一個樣、職務晉升靠關系等消極局面，這樣才能較好地發(fā)揮薪酬的激勵作用。薪酬應與績效考核掛鉤，教學秘書工作績效具體表現為完成工作的數量、質量以及對學校的其它貢獻。為正確評價教學秘書的工作業(yè)績，高校還要建立一套有效的績效評估系統(tǒng)，針對教學秘書崗位的性質特點、職責權限大小及承擔責任風險程度制定嚴格的考核標準，根據工作需要，定期或不定期對教學秘書進行考評，并將考評結果與人員使用及薪酬掛鉤。

4、情感管理，建立以人為本的精神激勵

馬斯洛需求理論認為人的高層次需要包括愛的需要和歸屬的需要。管理者在滿足教學秘書物質需要的基礎上，要不斷提高非物質需要的影響力。感情上的需要比生理需要更加細致，更加容易使教學秘書獲得滿足。院系各級領導應理解和支持他們，對教學秘書的工作加以關注，對教學秘書在工作中偶爾出現的小失誤，領導要多包涵，幫助分析原因，做好心理疏導工作；對教學秘書的工作給予支持，對教師、學生等由于教學秘書的原則性而出現的不滿做好解釋工作，領導還要對教學秘書多加關心。從而提高教學秘書的歸屬感，調動工作積極性。

5、以人為本的教學秘書職業(yè)生涯規(guī)劃和管理，明晰職業(yè)前景

以人為本需要關注教學秘書的職業(yè)規(guī)劃，幫助其在工作中獲得成績、樂趣和滿足。增強職業(yè)認同感和自我效能感。一是職業(yè)準入，把好源頭。教學秘書在上崗前必須經過系統(tǒng)嚴格的培訓。對崗位職責、工作范圍、工作任務、目標考核等有明確的認識。具備勝任教學秘書工作所需的知識和技能，并取得取職業(yè)資格證書。從崗位準入上把好關，從而有效保證教學秘書隊伍的整體素質。二是在崗培訓，提升素質。高職院校要將教學秘書的培訓、深造、交流納入師資培養(yǎng)計劃。通過理論學習、專題輔導、進修深造等形式，讓教學秘書系統(tǒng)地學習教育學、管理學、心理學、秘書學等知識。掌握先進的教學管理方法和手段，切實提高職業(yè)素養(yǎng)；通過觀摩學習、研討交流、出訪考察等形式，讓教學秘書互相交流工作經驗，開闊視野、啟發(fā)思維、揚長避短。此外，學校還應采取相應措施鼓勵教學秘書積極參與教改教研，以理論研究推動教學管理工作更上臺階。三是生涯規(guī)劃，促成發(fā)展。學校應為教學秘書設計出符合實際的職業(yè)前景，使教學秘書對自己的崗位、職業(yè)發(fā)展等較為明晰，從而激發(fā)其自覺向明確的職業(yè)目標努力的動力。并且在科學有效地對教學秘書的工作進行考核評估的基礎上，在評優(yōu)評獎、薪酬待遇、職位晉升等方面為教學秘書提供相應的機會，實現工作付出與工作回報的合理平衡。

對教學秘書進行人本管理，就是要以一個合理的制度給予教學秘書激勵。在教學秘書實現自身目標的同時達到學校教學管理的目標，這才是對教學秘書進行人本管理的意義所在。建立相應價值激勵機制必須充分尊重和了解教學秘書的個性和需要，符合教學秘書職業(yè)生涯各個階段的不同需求。

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