牟奇芳

摘 要：隨著計算機和現(xiàn)代信息技術(shù)在會計中的廣泛運用，會計電算化的推廣使用為高校財務(wù)管理工作創(chuàng)造了良好的條件，從20世紀(jì)80年代以來，會計電算化經(jīng)歷了從無到有的發(fā)展過程，97%以上的單位已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化。分析電算化存在的風(fēng)險及出現(xiàn)的問題，并根據(jù)實際經(jīng)驗提出幾點建議，以期對在信息化時代對中國會計電算化事業(yè)的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：信息化時代；會計電算化；內(nèi)部控制

中圖分類號：F230 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）03-0162-02

隨著計算機和現(xiàn)代信息技術(shù)在會計中的廣泛運用，會計工作經(jīng)歷了從手工會計到電算化會計的發(fā)展歷程。會計電算化不僅改變了會計信息的處理和存儲方式，而且對會計理論和實務(wù)都產(chǎn)生了重大影響。會計電算化已經(jīng)成功地運用在各行各業(yè)。

一、會計電算化的特征

會計電算化是把電子計算機和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到會計工作中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財會管理水平和經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。其主要特征有四點：（1）數(shù)據(jù)處理代替了傳統(tǒng)的手工，而是以電子計算機為核心；（2）磁性介質(zhì)是會計信息的主要載體；（3）數(shù)據(jù)處理高度集中化和自動化、編制報表簡單、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確、查詢速度快捷；（4）運算速度快、存儲容量大、信息資料高度共享。

會計電算化的特征，也賦予了特殊的優(yōu)勢，具體表現(xiàn)在：會計軟件的應(yīng)用減輕了會計人員手工記賬的工作量，大大提高了工作效率；提高了會計信息的質(zhì)量。運用會計軟件的轉(zhuǎn)賬、核算等自動功能，降低了誤差，提高了準(zhǔn)確度；培養(yǎng)了一批既懂計算機又懂會計的復(fù)合型人才，使得中國會計電算化向規(guī)范化、商品化、通用化、專業(yè)化方向發(fā)展；為企業(yè)信息化建設(shè)提供了經(jīng)驗，推動了企業(yè)管理軟件市場的發(fā)展。

二、會計電算化面臨的問題

電子計算機和會計軟件是實現(xiàn)會計電算化的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，而計算機固有的缺陷給會計電算化帶來一定風(fēng)險。計算機硬件主要包括計算機及其輔助設(shè)備，硬件系統(tǒng)是軟件和數(shù)據(jù)的生存環(huán)境，會計的所有數(shù)據(jù)資料都保存在計算機中，若硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭到破壞時都會使會計工作受到極大影響，比如導(dǎo)致資料的丟失，數(shù)據(jù)的不可恢復(fù)性。而影響硬件安全的主要原因有：機器元件的質(zhì)量、人為對計算機的破壞、自然災(zāi)害的破壞等其他引起設(shè)備損壞等。

配備會計軟件是會計電算化的基礎(chǔ)工作，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用。若軟件通用性差，將造成數(shù)據(jù)共享性差，在單位內(nèi)部難以互相交流，影響企業(yè)整體的信息化等。同時各類病毒肆虐，黑客襲擊，軟件存在漏洞，都給計算機帶來安全隱患。

會計電算化由傳統(tǒng)的人與人之間的聯(lián)系，而部分地轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計算機的關(guān)聯(lián)。會計賬目、貨幣現(xiàn)金、信息存儲、文件傳遞等都變成了電子文件存于計算機內(nèi)。因為計算機的特點將很容易使這些信息被刪除或篡改而不會留下任何痕跡，同時數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。因此發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失也可能就更大。在另外一方面電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險，所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求，在保存資料存在著風(fēng)險。

三、會計電算化進行內(nèi)部控制存在問題分析

當(dāng)前會計數(shù)據(jù)處理以計算機單機和計算機網(wǎng)絡(luò)為主。作為會計信息系統(tǒng)重要組成部分的內(nèi)部控制，在電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下，其作用不是削弱而是加強了。它的控制手段呈多元化趨勢，對控制本身的要求更加嚴(yán)格，電算化會計信息系統(tǒng)進一步向深層次發(fā)展，這些改變既給單位帶來效益，同時也帶來了內(nèi)部控制上的問題和挑戰(zhàn)。

1.無紙化特點削減傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式，在電算化會計系統(tǒng)中，會計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)，如原始憑證、記賬憑證、明細賬、總賬等均由不同的會計人員分別記錄并保管。即按經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)分為不同的工作職責(zé)，并由不同的人員分管，彼此構(gòu)成了一個內(nèi)部相互牽制網(wǎng)從而不易出現(xiàn)舞弊行為。而一旦出現(xiàn)問題，也可按各自的職責(zé)追究責(zé)任，同時未經(jīng)授權(quán)任何人都難以瀏覽到所有的會計資料。而對于利用計算機進行網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作，有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。因此，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制內(nèi)容變得更為廣泛、技術(shù)要求更高。

2.內(nèi)部控制制度建設(shè)存在缺陷。會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度由系統(tǒng)控制與管理控制共同構(gòu)成，系統(tǒng)控制主要由軟件集成，而管理控制由企業(yè)自己設(shè)定并加以管理。但目前很多企業(yè)對其認識不夠，兩者都存在不足。在計算機系統(tǒng)控制中，沒有建立起為防止舞弊或欺詐，有效的職責(zé)劃分和不相容職務(wù)分離系統(tǒng)。而在管理控制中，沒有嚴(yán)格按照《會計電算化工作規(guī)范》建立有效的會計電算化崗位責(zé)任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內(nèi)部管理制度。同時內(nèi)部控制制度的制定未能結(jié)合單位實際，缺乏操作性。一個良好的內(nèi)部控制制度應(yīng)該是在對企業(yè)性質(zhì)、管理要求、人員配備、軟硬件等情況進行了全面分析后制定的。企業(yè)的管理各具特色，會計電算化內(nèi)部控制制度應(yīng)結(jié)合本單位實際情況制定，但有些單位缺乏進取，內(nèi)控管理模式落后，不能適應(yīng)新時期的需要。

3.財務(wù)軟件的使用效率、效益有待提高。當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展，計算機及其軟件更新較快，財務(wù)軟件種類繁多，而且功能日趨完善和強大。我們應(yīng)用財務(wù)軟件，目的不僅僅是可以提高工作效率，更重要是為相關(guān)各方提供有用、高效的數(shù)據(jù)資料以供企業(yè)決策，使會計作為參與企業(yè)經(jīng)營管理的手段發(fā)揮各項功能。但目前很多企業(yè)電算化水平低，對財務(wù)軟件的功能開放和利用效率還遠遠不夠，會計軟件通用性差、集成化程度低。各公司間的軟件無法進行數(shù)據(jù)交換、信息共享和控制管理，不能與企業(yè)內(nèi)部其他管理子系統(tǒng)融為一體，很難形成整個企業(yè)的管理信息系統(tǒng)。endprint

四、會計電算化內(nèi)部控制的措施

為了保證會計信息的真實、可靠性，實現(xiàn)電算化會計系統(tǒng)正常、安全、有效地運行，消除可能發(fā)生的危害，提升單位或企業(yè)的整體管理水平，以保障單位管理目標(biāo)的實現(xiàn)，就必須建立和健全電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度和措施。

1.建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。保證計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，因此要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進行保養(yǎng)，防止意外事故的發(fā)生；確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存和雙備份；在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進行監(jiān)督；健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性；增加計算機防病毒功能，提高安全性，完善會計檔案管理工作。

2.建立會計電算化管理制度。建立會計電算化崗位責(zé)任制，要明確每各個工作崗位的職責(zé)范圍，切實做到事事有人管，人人有專，辦事有要求，工作有檢查。明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限；預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)賬簿；操作人員離開機房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件；根據(jù)實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

3.加強會計電算化人員業(yè)務(wù)能力。會計電算化已成為一門融會計學(xué)、管理學(xué)、電子計算機技術(shù)、信息技術(shù)等為一體的綜合性學(xué)科，這就要求會計人員即要精通會計業(yè)務(wù)，又要精通計算機技術(shù)和計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)。

單位應(yīng)該對會計人員進行系統(tǒng)的在職培訓(xùn)，有計劃地開展會計人員能力的訓(xùn)練工作，推動單位建立高效的會計信息系統(tǒng)，使得會計電算化向規(guī)范化、商品化、通用化、專業(yè)化方向發(fā)展。同時單位加強對會計人員的職業(yè)道德水平教育，誠實守信，遵紀(jì)守法，確保工作的順利進行。

五、結(jié)束語

完善的會計電算化內(nèi)部控制，能有效地保證會計信息的正確可靠性，保證各項會計處理符合國家會計法規(guī)的要求，提高了會計工作效率，為企業(yè)的管理決策提供高質(zhì)量的會計信息。

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[責(zé)任編輯 陳鳳雪]endprint