淺論檔案數字化外包質量的關鍵控制點

檔案數字化是檔案館的一項重要基礎工作,如何提高檔案信息數據的質量,是實現信息資源共享和提高檔案利用率的前提。在信息化、網絡化高速發(fā)展的今天，檔案數據外包成為檔案管理的新模式。因此,檔案數據質量成為外包工作的關鍵。文章針對目前檔案數字化外包過程中存在的一些問題提出自己的看法,就如何保障外包檔案數據質量的幾個關鍵控制點進行分析，并提出具體措施確保數據質量。

檔案數字化；數據質量；質量控制

檔案信息的數字化是檔案館信息資源管理的一項重要基礎工作。檔案日常工作相比其他職業(yè)，往往更具枯燥性、復雜性、繁瑣性。同時又具有很強的專業(yè)性、系統(tǒng)性、規(guī)范性。檔案館正在向自動化、網絡化、數字化方向轉變。網絡環(huán)境使傳統(tǒng)檔案館的資源空間得到拓展。并使傳統(tǒng)的工作方式和工作內容發(fā)生了深刻變化。①檔案業(yè)務流程處理是否準確、快速成為檔案部門核心競爭力的關鍵。因此，檔案部門將一些重復性的非核心或核心業(yè)務流程外包給供應商，以降低成本，并提高服務質量，這就是業(yè)務流程外包。它們把自身定位為檔案館的延伸倉庫。而需要何種服務每個檔案館就應根據自己的具體情況來選擇，現在大多數檔案館外包的主要是全文數據庫。因全文數據建設需要大量專業(yè)的技術人才、專業(yè)的設備、專業(yè)的管理。為了降低成本，減少專業(yè)人員、專用設備的配置費用。找出檔案數據外包質量的關鍵控制點無疑能夠更好地保證檔案數據質量,因此，本文對檔案外包數據質量的幾個關鍵控制點作一簡要分析。

一、關鍵控制點之一：外包工作的前期準備

（一）對本館館藏進行分析

首先，根據國家標準《紙質檔案數字化技術規(guī)范》中的價值性原則對本館檔案現狀進行分析，對需要數字化的檔案進行整理、分類。這將決定檔案數字化工作的任務和需要達到的目標。其次，確定外包方式，是全部外包還是部分外包。最后，制訂出詳細、具體的、具有可操作性的方案。報領導審批，由領導簽署《紙質檔案原件數字化審批書》，并將其納入全宗卷和數字化工作文檔管理范疇。

（二）細化工作、任務落實到人

1.目錄數據準備。嚴格按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。2.拆除裝訂。在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。并要做好記錄，確保工作完成后，復原歸位。3.區(qū)分掃描件和非掃描件。按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。4.頁面修整。破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。5.根據任務制訂出方案，具體落實任務。首先，制訂出詳細任務進度表，每項工作落實到具體人員。然后，訂出具體工作時間、工作計劃、保質保量的完成各項前期準備工作，并指定專門人員負責驗收。

（三）了解檔案數字化相關制度和先進技術

檔案數字化就是一個系統(tǒng)工程，目前，由于檔案數字化缺少統(tǒng)一指導，缺少各種標準，制約了檔案數字化的有序進行。②2005年《紙質檔案數字化技術規(guī)范》頒布實施，這個規(guī)范有效地指導了紙質檔案數字化工作中的技術實踐，對開展檔案數字化提供參考的準繩。有些地方根據實際需要，已經制訂了或正在制訂各自的制度，如北京市2011年4月1日起實施《檔案數字化規(guī)范》，正式成為地方標準。同時，還要對當前的檔案數字化先進技術有所了解。通過學習考察檔案數字化工作優(yōu)秀單位，吸取他們的成功經驗，彌補他們的不足之處。

二、關鍵控制點之二：對外包公司選擇

現在全國外包公司眾多，良莠并存。因此，外包公司的選擇是保障數據質量的關鍵，首先通過網上問詢、與兄弟單位咨詢等多途徑了解外包公司。

（一）制訂出選擇外包公司的準則

通過準則評價出外包公司有無完成外包過程的能力從而確保提供合格數據的能力。

（二）外包公司需具備的條件

具有合法有效的生產許可證和工商營業(yè)執(zhí)照；數字化生產必須的資質證明（如安全保障、環(huán)璄測評等）；具有相應的專業(yè)技術人員和生產設備；能提供符合質量體系要求的數據。

（三）合格外包方的選擇

1.調查、選擇外包公司：首先對外包公司提供的文件資料進行調查審核；其次，進行現場調研，查看外包方是否具有良好的企業(yè)信用等級，包括質量管理能力、服務、資源配備及生產能力與工藝要求等；然后，對已經完成的樣品進行檢驗。2.檔案館數字化負責組通過以上方式的考察對外包公司形成《外包公司調查表》，然后檔案館領導部門、數字化負責組、學校有關領導部門等組成評定小組，按照“質量從優(yōu)、價格適宜、距離從近”的原則，從合格外包公司中擇優(yōu)選擇。并對外包公司進行可行性研究、風險分析，通過后方可列入《合格外包公司名錄》。3.由檔案館數字化負責組建立合格外包公司檔案，收集、整理、匯總各個公司以往完成數字化數據。

（四）質量保證協(xié)議的簽訂

確定外包公司后，檔案館數字化負責組與合格外包方簽訂《質量保證協(xié)議書》，必要時，檔案館數字化負責組成立質量技術部對《質量保證協(xié)議書》的充分性、完整性、適宜性進行評審?！顿|量保證協(xié)議書》一般包括以下內容：對合格外包公司的基本質量要求；驗收數據質量的具體要求；質量責任要求；變更、異常時的管理；數據庫的交付管理等。

（五）由檔案部門與外包商共同組建第三方工作組

工作組由檔案部門數字化負責組工作人員與專業(yè)的檔案學、信息管理人員以及外包公司人員共同組成。負責數字化過程中的整體協(xié)調與質量監(jiān)督工作。

三、關鍵控制點之三：數字化具體過程

與外包公司簽訂合同后，檔案數字化外包過程中涉及的人員管理、檔案安全、資金保障等的工作，檔案部門要根據具體情況制定出嚴格的制度、規(guī)范以及合理的操作程序。應加強紙質檔案數字化各環(huán)節(jié)中的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。紙質檔案數字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

（一）檔案部門應要制訂出外包工作需要遵循的規(guī)范、標準

要根據《中央檔案館接收案卷級檔案質量檢查辦法》《紙質檔案數字化技術規(guī)范》等國家標準和相關地方標準，制訂出檔案數據采集標準、著錄細則、加工流程等，以便外包單位有章可循、有法可依。

（二）建立第三方工作組審核機制

第三方工作組，是具備有檔案數字化業(yè)務指導能力的團體或個人，一般是檔案行政業(yè)務人員或檔案學、信息管理方面的專業(yè)人員以及外包公司人員共同組成。他們可以對數字化過程采取定期和不定期抽查的方式進行審核，對數字化工作進行評估、召開會議、短期培訓、對突發(fā)情況作出應急處理、對存在的問題提出要求和解決辦法，并與檔案部門和外包商溝通共同協(xié)商解決。

（三）嚴格各項程序機制

對檔案的出入庫、檔案交接、外包工作人員出入、作息時間、工作注意事項，進行規(guī)定，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，創(chuàng)造良好有序的工作環(huán)境。同時，在工作開展前，提前準備、檢測好各種軟硬件設備，如掃描儀、計算機、局域網等以及人員、資金的準備，注意每一個細節(jié)，避免各種突發(fā)狀況，影響工作進度和質量。

（四）制定合理的檔案數字化工作業(yè)務流程

檔案數字化業(yè)務流程是保證檔案數字化工作順利進行的重要一環(huán)，環(huán)節(jié)較多，環(huán)環(huán)相扣，不能顛倒，因此，制定合理的業(yè)務流程是檔案數字化的基礎。目前，許多單位在數字化加工流程中有比較好的經驗。③如中科院就引入項目管理的理念，明確工作流程和崗位職責,設計了《中國科學院文書檔案提卷與還卷單》《檔案整理與數字化流程單》，對項目17個環(huán)節(jié)嚴格把關,實現了項目流程的全程介入管理和全面細節(jié)管理。

四、關鍵控制點之四：驗收

驗收工作由學校相關部門、檔案館數字化組、數字化質量技術部共同組成數字化驗收組。嚴格按照《質量保證協(xié)議書》要求驗收，并要具體對檔案數據的掃描方式、掃描色彩和格式、掃描分辨率和圖片存儲大小、圖像尺寸、圖像處理及質量檢查、糾偏、去污處理、圖像拼接、錄入及核對機讀目錄、目錄錄入的準確率、文件掃描質量、掛接的正確率、破損文件的托裱修復、移交數據的完整性、檔案實體的完整性等內容進行認真仔細的驗收?，F場抽檢錄入全文掃描的質量和數量，所有數字化指標必須達到中華人民共和國檔案行業(yè)標準《紙質檔案數字化技術規(guī)范》要求。④

五、關鍵控制點之五：數據庫交接后的后期維護工作

全文數據庫完成驗收后，外包公司在一定期限內須提供定期和不定期的免費服務和技術支持，對相關功能在檔案管理人員實踐磨合過程中產生的問題進行修改和完善，對檔案或系統(tǒng)的數據進行修改和備份。⑤

檔案數字化外包雖然存在一定的風險，但它的效益是顯而易見的。數字化外包是檔案管理發(fā)展的新趨勢，能快速提高檔案質量、擴大檔案資源的利用途徑、增加檔案的安全性。而外包數據的質量，不僅關系到整個檔案數據庫的利用，而且直接影響整個檔案館數字化建設的發(fā)展大局。因此，把握并實施好數據庫外包過程中的關鍵控制點，做好事前、事中、事后的質量控制，就能充分保證外包數據的質量，防止和減少外包過程中差錯，確保檔案數據的質量和效率，增強檔案館的核心競爭力。同時滿足檔案信息資源共享的需要，使檔案資源達到科學化、標準化、規(guī)范化。

注釋：

①王學平.淺議我國檔案數字化建設實踐與發(fā)展策略[J].檔案學通訊,2011(6):16-18.

②鐘國文,童霞.提高檔案數字化外包質量的策略探析[J].機電兵船檔案,2012(1):13-16.

③潘亞蘭,王蘭.中國科學院機關檔案整理與數字化項目介紹[J].中國檔案,2009(1):8-9.

④理明.談談紙質檔案數字化成果的接收[J].浙江檔案,2007(11):32-34.

⑤李云平,張紅霞.檔案信息化外包帶來的外部接入風險及防范[J].開封大學學報,2004.