科技檔案管理如何提高實效性

從當前檔案管理來看，科技檔案作為檔案的重要分類，其管理質量不但決定了科技檔案的保護程度，同時也關系到科技檔案的利用程度。基于這一認識，需要對科技檔案管理工作引起足夠的重視，并結合科技檔案管理工作需要，重點做好科技檔案管理工作，滿足科技檔案管理需要，提高科技檔案管理的實效性。在當前農村公路建設中，其檔案資料歸屬于科技檔案管理的范疇，為了實現(xiàn)對農村公路建設檔案的有效管理，制定具體的科技檔案管理措施，提高科技檔案管理的實效性，對科技檔案管理而言意義重大。

科技檔案；檔案管理；實效性

一、前言

隨著檔案管理的發(fā)展，科技檔案管理已經(jīng)成為了檔案管理工作的重要組成部分，如何提高科技檔案管理的實效性，對科技檔案管理工作的開展而言具有重要意義。在當前農村公路建設中，工程檔案已經(jīng)納入了科技檔案管理的范疇，提高科技檔案管理的實效性，對滿足農村公路建設工程檔案管理需要，提高農村公路建設工程檔案管理水平具有重要的促進作用?；谶@一認識，在科技檔案管理中，應圍繞農村公路建設工程檔案管理實際，從多個方面入手，有效提高科技檔案管理效果，滿足科技檔案管理實效性。

二、科技檔案管理應建立專業(yè)規(guī)范的分類建檔標準

對于農村公路建設工程而言，工程檔案管理要想取得積極效果，就要與科技檔案管理實現(xiàn)有效結合。從當前科技檔案管理工作來看，農村公路建設工程檔案現(xiàn)有分類建檔中存在的一些問題，沒有一個嚴格的標準。而準確分類是做好工程歸檔系統(tǒng)性和準確性的重要前提，有了準確的檔案分類，才能在檔案組卷后方便對號入座，有明晰的檢索入口，便于以后用戶檢索和利用。若分類不妥，也將導致檔案缺乏系統(tǒng)性和邏輯性。因此工程檔案的建立和管理必須有一套完整的、科學的、客觀的分類標準作為依據(jù)，加強標準化建設，使整個檔案系統(tǒng)規(guī)范化、專業(yè)化。

同時，在科技檔案管理中，還要根據(jù)工程檔案的實際使用要求，積極建立規(guī)范的分類建檔標準，保證工程檔案能夠得到合理有效的使用，達到提高科技檔案管理效果的目的。

三、科技檔案管理應對實物檔案進行數(shù)字化加工

在科技檔案管理過程中，考慮到農村公路建設工程檔案中的實物檔案資料較多，為了提高檔案管理效果，便于工程檔案的保存，需要對實物檔案進行數(shù)字化加工，以此保證檔案管理的整體效果，具體應從以下幾個方面入手：

（一）應對科技檔案中的工程檔案進行準確歸類

在對工程檔案進行數(shù)字化加工之前，需要對工程檔案進行準確歸類，具體分清工程檔案的類別，保證種類能夠劃分清楚，為檔案數(shù)字化做準備。

（二）根據(jù)管理需要對工程檔案進行數(shù)字化加工

在工程檔案的數(shù)字化加工中，需要將工程檔案中的信息專制成電子版信息，除了對圖片和文字進行掃描之外，還要將工程檔案文字版信息進行轉制。

（三）建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案數(shù)字化加工效果

基于提高科技檔案管理效果的需要，在工程檔案管理過程中，應建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，并對已經(jīng)數(shù)字化之后的檔案信息數(shù)據(jù)進行存儲。

四、科技檔案管理應實現(xiàn)歸檔登記電子化

在科技檔案管理過程中，由于工程檔案內容較多，在歸檔過程中存在一定的困難，為了提高檔案歸檔效率，滿足科技檔案管理需要，并有效提高檔案的利用率，建議科技檔案中的工程檔案實現(xiàn)電子化登記，具體應做好以下工作：

1.在圖檔系統(tǒng)中添加一個登記的功能或是直接將登記的電子表格傳給檔案管理人員，實現(xiàn)登記電子化。這樣以來，不但解決了歸檔登記電子化問題，同時也滿足了工程檔案的管理需要，為提高工程檔案管理效果提供了有力的支持。

2.歸檔完畢后在系統(tǒng)或表格中填上資料分類及存放位置。這樣一來既節(jié)約了紙張和檔案管理人員的時間，也方便了日后的檢索。所以，對歸檔登記實現(xiàn)電子化，是滿足工程檔案管理的重要措施，對提高工程檔案管理質量，促進科技檔案管理發(fā)展具有重要意義。

五、結論

通過本文的分析可知，在科技檔案管理中，要想提高檔案管理的實效性，就要從建立專業(yè)規(guī)范的分類建檔標準、對實物檔案進行數(shù)字化加工以及實現(xiàn)歸檔登記電子化等方面入手，保證科技檔案管理能夠取得積極效果，滿足科技檔案管理的實際需要。

[1]李明麗.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新[J].安徽科技,2013.08.

[2]張明麗.對檔案管理工作中電子文件管理的若干探討[J].民營科技,2013.08.

[3]張青.網(wǎng)絡環(huán)境下的科技檔案管理工作研究[J].科技創(chuàng)新導報,2012.35.

[4]朱文彤.淺談如何做好檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2013.01.

[5]劉書洲.淺議檔案館轉軌升級[J].檔案管理,2014,05.

[6]時彥敏.試探信息技術背景下的科技檔案管理工作[J].中國科教創(chuàng)新導刊,2013,05.