油田檔案信息化研究

油田企業(yè)檔案館（室）保存著油田在勘探開發(fā)、生產經營、科研管理中產生的珍貴資料。檔案管理是油田企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理信息化已經成為趨勢。本文結合油田特色闡述企業(yè)檔案管理信息化的必要性及措施。

檔案；信息化；數字化；數據運行

石油企業(yè)在油田勘探開發(fā)、生產經營、科研管理、生產經營過程中產生了大量的檔案資料，這些檔案資料以其自身的獨特價值成為石油企業(yè)資源的重要組成部分，隨著信息化時代的到來，石油企業(yè)檔案信息化建設越來越受到石油企業(yè)的重視。

一、檔案管理信息化的必要性

在油田的勘探開發(fā)和生產經營活動中產生的檔案信息資料是海量的，有紙介質、磁介質、聲像、電子文件、實物等各種載體。油田的科學技術檔案幾乎占到油田檔案館藏的70%左右，具有極高的科學利用價值。因此，做好檔案信息化建設，建立健全檔案信息數據運行管理機制和各項管理與運行措施，使檔案資料在生產建設中發(fā)揮應有的作用是非常重要的。

（一）優(yōu)化企業(yè)組織結構，促進業(yè)務流程的改進，有效降低管理成本

檔案信息管理采用數字化形式，以信息網絡為載體，在企業(yè)內部按照各種業(yè)務流程、各個管理層次的權限予以提供使用，有助于進一步優(yōu)化企業(yè)組織結構。

（二）促進油田檔案信息資源共享，增強企業(yè)競爭力

油田企業(yè)各個部門系統(tǒng)之間的信息可以達到共享，在檔案管理信息系統(tǒng)中，各系統(tǒng)信息得到整合和深層次開發(fā)，使得各專業(yè)系統(tǒng)更容易發(fā)揮各自的核心優(yōu)勢。

（三）油田檔案信息化建設，有利于提高效率，促進企業(yè)發(fā)展

檔案信息化管理可提高油田企業(yè)對檔案資源的利用效率，擴大檔案資源的使用范圍，降低檔案資源的使用成本和管理成本，優(yōu)化人力資源，有效降低生產成本，提高協(xié)調工作效率，促進企業(yè)又好又快發(fā)展。

二、檔案管理信息化的措施

（一）建立健全檔案信息化管理運行體制和機制

在檔案信息管理中，要嚴格執(zhí)行國家和企業(yè)的保密制度，嚴守企業(yè)的商業(yè)秘密；要貫徹落實國家的有關政策、法律法規(guī)；油田企業(yè)要單獨指定一名領導，管理檔案資料，落實數據管理工作，并對數據資料進行嚴格的質量審核和協(xié)調管理；同時要結合本單位實際情況，設置數據管理崗位，明確落實責任主體與責任人，配備具體負責數據采集工作、檔案信息數字化、數據上傳與加載、提供利用、安全與保護等工作人員。

（二）完善標準規(guī)范，加強質量控制

1.規(guī)范檔案信息化工作。在實際工作過程中，依據國家頒發(fā)的標準規(guī)范，結合自身工作實際，加強基本工作的標準規(guī)范建設，建立健全檔案分類規(guī)則、檔號編制規(guī)則、制定信息化標準規(guī)范、電子文件管理規(guī)定，保證檔案信息檢索的查全率與查準率。

2.加強數據質量控制。電子檔案的質量直接關系到檢索識別的精度，因此掃描工作的好壞對后續(xù)全文檢索的查準率、查全率都有很大影響。所以，加強掃描整理質量、圖片編輯質量、目錄整理質量、審核校對等幾個關鍵環(huán)節(jié)都非常重要，它們是數據資源建設質量的基礎和保證。

3.加強檔案資料采集流程的管理。企業(yè)派專門的工作人員作為數據采集的具體負責人，對經過嚴格審核與接收的檔案資料系統(tǒng)地進行編目錄入、數字化采集、實物掃描與編輯、數字化合成與轉換、電子文檔上傳與入庫等工作，統(tǒng)一整個工作過程的標準規(guī)范，確保數據采集的原始性和完整性。

（三）加強數據安全管理

1.提高設備安全性，保證檔案安全。檔案信息化建設過程中，所有檔案被轉換成電子形式，在檔案的上傳與利用過程中都是在網絡等環(huán)境中實現的。因此，檔案的網絡安全性尤為重要。在檔案信息化處理和管理過程中必須選擇適合檔案數據運行的操作系統(tǒng)和防攻擊軟件，配置防火墻、用戶身份認證等安全技術，采取物理隔離措施，采用雙機熱備份和磁盤陣列等設備來保證系統(tǒng)的正常運行。

2.注意數據庫的安全性。根據檔案信息數據庫結構，采用適合檔案電子文件存放規(guī)則的數據庫管理系統(tǒng)，并制定嚴格的備份與檢查制度，確保數據的安全。

3.確立數據的安全級別和使用權限。為了數據的安全性，結合工作實際，可將數據庫使用人員分為三個級別：一般用戶級，可以在局域網、專用網絡上檢索查詢開放的檔案信息；業(yè)務用戶級，可對檔案業(yè)務進行管理，對檔案進行操作，可以讀寫存取數據；系統(tǒng)用戶級，擁有更進一步的管理權限，主要負責檔案數據庫的維護，能對系統(tǒng)數據進行備份，并對數據庫結構、數據用戶、角色配置、數據規(guī)則訪問等進行管理。

4.把安全管理貫穿全過程。數據安全管理應貫穿于檔案數據管理的全過程。因此，要健全信息安全從負責人到各崗位人員的負責制；確定信息數據管理各人員的職責和權限；建立和健全本系統(tǒng)安全操作規(guī)程；與數據管理人員簽訂安全保密協(xié)議。

5.電子檔案的利用管理。實際工作中，通過用戶申請，并經過相關領導審批，檔案館借閱管理人員授權后方可下載、瀏覽電子檔案，并在下載與瀏覽的資料上，增加相應的版權水印標志。

三、結束語

信息技術已經成為人類社會生產力發(fā)展水平的重要標志。檔案信息化是提高檔案信息服務水平的必由之路。

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