檔案信息數(shù)字化若干問(wèn)題的研究

檔案信息數(shù)字化建設(shè)已成為各高校檔案館的重要任務(wù)。通過(guò)高校檔案數(shù)字信息化工作調(diào)研，對(duì)高校檔案信息數(shù)字化工作中出現(xiàn)的業(yè)務(wù)模式選擇、外包公司的選擇與合同簽訂、檔案前期整理、各類(lèi)檔案信息數(shù)字化順序、信息數(shù)字化存儲(chǔ)格式以及檔案管理與檔案數(shù)字化檢查等若干問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)并探討相應(yīng)的解決策略。

高校檔案；檔案信息數(shù)字化；數(shù)字化外包

隨著檔案信息化建設(shè)需要，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為各高校檔案館的重要任務(wù)。我校檔案館即將對(duì)檔案館內(nèi)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，在數(shù)字化之前進(jìn)行了一系列調(diào)研工作。這次調(diào)研對(duì)武漢幾所部屬高校以及省屬市屬高校進(jìn)行調(diào)研，這些高?；旧隙家验_(kāi)始了檔案信息數(shù)字化工作。有些高校已經(jīng)對(duì)檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)、有些正在掃描過(guò)程中，調(diào)研發(fā)現(xiàn)他們都經(jīng)歷過(guò)各種共性或個(gè)性的問(wèn)題。由于高校的共通性，其他高校在開(kāi)展數(shù)字化業(yè)務(wù)過(guò)程中也可能面臨這些問(wèn)題。因此，總結(jié)這些問(wèn)題所在并研究合適的解決辦法，對(duì)于我校的檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)工作的順利開(kāi)展有很好的借鑒推動(dòng)作用，同時(shí)可以為即將開(kāi)展此項(xiàng)工作的高校檔案館提供有益的參考。

一、檔案信息數(shù)字化開(kāi)展前期需解決的問(wèn)題

（一）檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)模式選擇

調(diào)研的所有高校統(tǒng)一選擇了業(yè)務(wù)外包的方式來(lái)完成數(shù)字化掃描工作。業(yè)務(wù)外包的概念在1990年《企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力》中首次提出，檔案業(yè)務(wù)外包具體指檔案機(jī)構(gòu)通過(guò)整合利用外部專(zhuān)業(yè)化資源，達(dá)到降低成本、提高效率、提高自身核心競(jìng)爭(zhēng)力的管理模式。業(yè)務(wù)內(nèi)包可總結(jié)為依靠檔案館自身力量完成檔案信息數(shù)字化工作。各高校檔案館正式工作人員一般都在十余人左右，而各檔案館分為查詢(xún)利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、技術(shù)信息、理論編研等部門(mén)，每個(gè)部門(mén)分配人員基本能保證檔案館的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，如果選擇內(nèi)包的方式進(jìn)行數(shù)字化掃描，首先人力上就會(huì)嚴(yán)重缺乏。根據(jù)“業(yè)務(wù)外包”的概念，對(duì)于高校檔案館來(lái)說(shuō)核心業(yè)務(wù)是檔案管理、服務(wù)利用和理論編研，信息數(shù)字化業(yè)務(wù)作為非核心業(yè)務(wù)外包給有專(zhuān)業(yè)資質(zhì)的掃描公司一方面利于檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)順利展開(kāi)，另一方面檔案館工作人員有更多的時(shí)間和精力投入到管理、利用與科研等核心工作中。其次，數(shù)字化掃描是一項(xiàng)技術(shù)性業(yè)務(wù)，需要專(zhuān)業(yè)的設(shè)備與技術(shù)，檔案館沒(méi)有數(shù)字化設(shè)備，也缺少懂得數(shù)字化技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才，并且數(shù)字化檔案加工流程較為復(fù)雜和漫長(zhǎng)，如果選擇內(nèi)包的方式會(huì)花費(fèi)大量的人力物力，也影響數(shù)字化業(yè)務(wù)的速度與進(jìn)度。而專(zhuān)業(yè)的檔案外包公司不僅配備最先進(jìn)和完善的設(shè)備，同時(shí)具備豐富得數(shù)字化人才。由專(zhuān)業(yè)檔案外包公司承擔(dān)檔案信息數(shù)字化工作在質(zhì)量和效率上更有保障。

（二）外包公司的選擇與合同簽訂

合適外包公司的選擇是能否成功完成數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的關(guān)鍵。選擇外包公司時(shí)應(yīng)考慮公司資質(zhì)、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)狀況等方面。選擇一個(gè)資質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)多、技術(shù)能力好的外包公司，有助于檔案館信息數(shù)字化的順利完成，而且足夠的經(jīng)驗(yàn)?zāi)茏屚獍藛T對(duì)于各種各樣的問(wèn)題快速反應(yīng)，并找出解決方案，節(jié)省時(shí)間和外包費(fèi)用。反之，資質(zhì)差、經(jīng)驗(yàn)不足的外包公司不僅影響檔案信息數(shù)字化進(jìn)度甚至信息化費(fèi)用也隨之增多。因此，檔案館應(yīng)結(jié)合自身情況綜合考量，選擇合適的外包公司，保證檔案信息數(shù)字化順利完成。

檔案信息數(shù)字化是一個(gè)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，檔案館與外包公司必須按規(guī)定簽訂外包合同?，F(xiàn)階段，高校檔案館在業(yè)務(wù)外包方面經(jīng)驗(yàn)缺乏，通過(guò)調(diào)研總結(jié)得到一些簽約經(jīng)驗(yàn)可以借鑒。外包合同中各項(xiàng)條款應(yīng)具體、詳實(shí)，合同中應(yīng)明確服務(wù)范圍、服務(wù)履行期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、賠償責(zé)任、爭(zhēng)端解決方法、保密協(xié)議等，另外還可將合同中未提到但日后工作中遇到的問(wèn)題簽訂補(bǔ)充條款來(lái)規(guī)范外包商行為、保障自身權(quán)益。一般情況下，合同簽約時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，根據(jù)調(diào)研各高校經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，一年一簽，可以較好的保障高校利益。

二、檔案信息數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中需解決的問(wèn)題

（一）檔案的前期整理

高校檔案館館藏檔案歷史悠久，館藏量較大，每一個(gè)時(shí)期的檔案整編方法不盡相同，按照現(xiàn)今檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，庫(kù)存檔質(zhì)量參差不齊，所以對(duì)于庫(kù)存檔案的清庫(kù)整理尤為重要。以我校為例，業(yè)務(wù)指導(dǎo)室從2012年開(kāi)始對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清庫(kù)核對(duì)，將庫(kù)存檔案中缺頁(yè)漏頁(yè)、案卷或卷內(nèi)題名錯(cuò)誤、日期錯(cuò)誤等歷史遺留問(wèn)題全部重新整理，便于檔案信息化掃描工作的進(jìn)行。很多高校檔案系統(tǒng)中沒(méi)有歷史檔案的卷內(nèi)條目，這也是由于早期檔案整理的不規(guī)范造成的，那么進(jìn)行掃描時(shí)卷內(nèi)文件如何掛接也是在開(kāi)展檔案信息化業(yè)務(wù)之前需要確定的問(wèn)題。對(duì)于歷史檔案卷內(nèi)文件的處理方式基本分為兩類(lèi)：1.首先在檔案管理系統(tǒng)中將缺少的卷內(nèi)條目進(jìn)行錄入，然后再進(jìn)行掃描掛接；2.在掃描時(shí)同步掛接。這兩種方式各有利弊，第一種更加便于掛接，錯(cuò)誤率較低，但是前期的錄入工作巨大，耗時(shí)較長(zhǎng)；而第二種方式掛接時(shí)對(duì)工作人員要求較高，必須非常小心仔細(xì)，否則很容易發(fā)生掛接錯(cuò)誤。各高?？梢愿鶕?jù)自身情況來(lái)選擇歷史檔案卷內(nèi)條目的處理方式。

（二）各類(lèi)檔案信息數(shù)字化順序

1.對(duì)于高校檔案利用來(lái)說(shuō)，教學(xué)類(lèi)檔案無(wú)疑是使用頻率最高的一類(lèi)，學(xué)生的招生、學(xué)籍、學(xué)位、成績(jī)等都是需要經(jīng)常查詢(xún)的，所以首先應(yīng)從教學(xué)類(lèi)檔案開(kāi)始數(shù)字化。2.文書(shū)類(lèi)檔案，包括黨群和行政檔案。高校在黨群、行政管理工作中形成的文件是高校正常運(yùn)行的基礎(chǔ)與指導(dǎo)，查詢(xún)利用檔案的數(shù)量也不在少數(shù)，所以對(duì)于黨群和行政檔案的數(shù)字化也刻不容緩。3.聲像檔案中的照片檔案是高校歷史最珍貴的記錄，很多老舊的照片經(jīng)過(guò)時(shí)間變遷已經(jīng)模糊、發(fā)黃甚至破損，一旦損毀便無(wú)法挽回,很多高校對(duì)于照片檔案的掃描也格外重視。4.基建檔案中的各類(lèi)圖紙也是掃描工作的重點(diǎn)。以我校為例，基建圖紙是科技檔案中查閱頻率較高的一類(lèi)，很多基建圖紙已經(jīng)模糊破損了，這些圖紙對(duì)于學(xué)?；?xiàng)目的后期維修改造至關(guān)重要。其他類(lèi)別檔案包括設(shè)備、科研、財(cái)務(wù)、人事、出版等各高校暫時(shí)未列入信息化范圍。

（三）信息數(shù)字化儲(chǔ)存格式

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，TIFF圖像數(shù)據(jù)格式占用儲(chǔ)存空間大，JPGE和雙層PDF文件是較為主流的儲(chǔ)存格式?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》兩個(gè)檔案數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對(duì)此也有規(guī)定。雙層PDF文件是一種包含文本層和圖像層的雙層結(jié)構(gòu)PDF格式文件，文件內(nèi)容同時(shí)包含文本層和圖像層，既可以100%保留原始版面效果（包括公章、簽名），又可以通過(guò)下層的文字信息支持選擇、復(fù)制、全文檢索等功能。因此檔案數(shù)字化建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，雙層PDF文件格式能實(shí)現(xiàn)目錄檢索和全文檢索功能，不僅有效提高了查詢(xún)利用的工作效率而且極大的方便了電子文件的管理。信息數(shù)字化掃描中色彩模式的選擇可根據(jù)檔案本身狀況來(lái)決定，一般文件可用黑白掃描，節(jié)約成本；紅頭文件以及帶有印章的文件就需要用到彩色掃描，層次更加豐富；對(duì)于老檔案若用黑白掃描則效果不佳，圖片發(fā)黑不清，最好選擇彩色掃描，清晰度更高，更好的顯示檔案的原貌。

三、檔案信息數(shù)字化過(guò)程管理中需解決的問(wèn)題

高校在檔案信息化過(guò)程管理階段，需要注意的問(wèn)題很多，在此重點(diǎn)討論兩個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。

（一）檔案管理

很多歷史檔案見(jiàn)證著高校的發(fā)展歷程，極其珍貴，一旦損壞或者遺失將造成無(wú)法挽回的損失。信息數(shù)字化過(guò)程中，檔案出庫(kù)進(jìn)庫(kù)需要嚴(yán)格管理。檔案出庫(kù)時(shí)將出庫(kù)檔案進(jìn)行登記，填寫(xiě)出庫(kù)單，包括出庫(kù)日期、檔案類(lèi)別、具體件數(shù)、頁(yè)數(shù)、經(jīng)手人等。入庫(kù)時(shí)也要填寫(xiě)檔案入庫(kù)單，嚴(yán)格核對(duì)是否與出庫(kù)信息相符，細(xì)化到每卷頁(yè)數(shù)是否一致，以免造成不必要的損失。檔案拆卷與裝訂也需仔細(xì)謹(jǐn)慎。許多歷史檔案年代久遠(yuǎn)，紙張變得非常脆弱，若隨意翻折或拆卷大意，容易造成檔案的人為損壞。由于外包人員不是專(zhuān)業(yè)的檔案業(yè)務(wù)人員，對(duì)于檔案裝訂工作存在不規(guī)范或者錯(cuò)誤操作，檔案館應(yīng)安排相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人協(xié)助指導(dǎo)外包人員完成裝訂工作，盡量避免檔案損壞或者丟卷、漏頁(yè)等人為操作失誤。由于高校檔案中有部分保密檔案，因此檔案信息數(shù)字化安全管理也必須注意，應(yīng)在雙方合同中簽訂保密協(xié)議，并且在信息數(shù)字化掃描過(guò)程中嚴(yán)格加以把關(guān)。實(shí)體檔案出入庫(kù)房手續(xù)齊全，嚴(yán)禁數(shù)字化工作人員攜帶U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)入掃描工作間，如需網(wǎng)絡(luò)也應(yīng)在獨(dú)立的局域網(wǎng)內(nèi)操作，防止網(wǎng)絡(luò)安全隱患。

（二）檔案信息化檢查

掃描完成的案卷必須及時(shí)檢查，主要檢查內(nèi)容包括：掃描的影像數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)掛接是否準(zhǔn)確、是否有缺掃漏掃或者重復(fù)掃描、掃描的完整度與清晰度等問(wèn)題，如出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與外包人員溝通，指導(dǎo)其更正，確保信息數(shù)字化質(zhì)量。數(shù)字化檢查工作也分為兩種方式，一種是僅抽檢，另一種是全部檢查。全部檢查雖然更加耗時(shí)耗力，但是保證了掃描檔案的質(zhì)量，為以后的順利使用打下了基礎(chǔ)。最后還要做好數(shù)據(jù)的安全保存和備份工作，一般采取移動(dòng)硬盤(pán)與光盤(pán)雙套載體備份，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也應(yīng)定期及時(shí)更新，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全與完整。

四、總結(jié)

以上是在我校檔案信息數(shù)字化之前進(jìn)行考察調(diào)研的工作中所歸納總結(jié)的若干問(wèn)題及解決策略。現(xiàn)今各高校陸續(xù)開(kāi)展了檔案信息數(shù)字化工作，信息化之前有必要將上述問(wèn)題了解清楚，為檔案信息數(shù)字化工作順利開(kāi)展提供保證。當(dāng)然，檔案信息數(shù)字化工作還有很多需要注意的方面，在此文中無(wú)法詳盡，有待進(jìn)一步在實(shí)踐中深入研究與探討。

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