淺談信息化與檔案管理

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使人類進入了一個信息化的時代，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的趨勢，檔案信息化建設(shè)賦予新時期檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。

檔案；信息化；管理

一、檔案信息化管理

檔案信息化管理就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和利用一體化；第二，要實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化；第三，要實現(xiàn)檔案信息的高度共享；第四，要實現(xiàn)檔案管理模式的改革。

檔案是需要長期保存的。由于檔案在保存過程中可能受到潮濕、蟲蛀、火災(zāi)等影響，所以每年需要投入大量的經(jīng)費，又因沒有備份，每年又不得不為檔案損失而擔(dān)憂，由于檔案需要經(jīng)常查閱，所以不可避免地會造成原件受損或遺失，以上種種因素都給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、當(dāng)前檔案管理信息化面臨的問題

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展給檔案信息化管理帶來了新的機遇，但圍繞新階段的新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化仍然面臨眾多未解決的難題。

（一）面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)

原有檔案管理制度的核心一是為了確保檔案安全，二是為了快速查詢、應(yīng)用。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其他應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來解決各方面的矛盾。同時計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。加之沒有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機。

（二）面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)

由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。

三、檔案信息化應(yīng)遵循的原則

（一）安全性原則

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，必須采取強有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

（二）規(guī)范性原則

制定和實施檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案管理工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作的進行實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

四、加強檔案信息化管理的措施

（一）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是當(dāng)今革命的先導(dǎo)技術(shù)，給人們的生活生產(chǎn)帶來巨大變革。電子計算機具有運算速度快、精確度高、存貯信息量大等特點，且電子計算機邏輯判斷能力強，能同時進行多種復(fù)雜運算。運用計算機進行檔案文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期的文件等，可大大提高工作效率。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，可以做到又快又準(zhǔn)。同時，計算機技術(shù)還能用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平；其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用。

（二）加強檔案信息資源建設(shè)

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。因此，應(yīng)加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。

五、結(jié)論

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。加強檔案管理信息化建設(shè)，能夠提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。

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