淺談目前養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理存在的弊端及其改革的措施

目前我國(guó)正處于老齡化人口不斷增加的狀態(tài)，再加上人們養(yǎng)老觀念的改變，隨之而來(lái)的就是各類養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的產(chǎn)生，這對(duì)老年人的養(yǎng)老問(wèn)題起到了一定的緩解作用。加強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案管理，促進(jìn)其健康穩(wěn)定的發(fā)展，已經(jīng)成為社會(huì)福利社會(huì)化的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此,本文將對(duì)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出了一些影響其發(fā)展的弊端及改革的措施，以供參考。

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)；檔案管理；弊端；改革

近幾十年來(lái)，我國(guó)人口的發(fā)展速度在急劇的加快，對(duì)人口年齡結(jié)構(gòu)造成了影響，使人口老齡化嚴(yán)重，而老年人的養(yǎng)老問(wèn)題也已經(jīng)成為一個(gè)受到高度重視的社會(huì)問(wèn)題。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)大大的緩解了這一情況，但是在現(xiàn)實(shí)情況中還存在很多問(wèn)題，尤其是檔案管理問(wèn)題。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案是其進(jìn)行管理工作的重要憑證，對(duì)推動(dòng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的建設(shè)與發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、我國(guó)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的發(fā)展變化

政府出臺(tái)的有關(guān)養(yǎng)老問(wèn)題的法律法規(guī)，對(duì)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的發(fā)展起到了一定的推動(dòng)與促進(jìn)作用。在這二十多年的時(shí)間里，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)發(fā)生了很大的變化。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)變化并不明顯，但是其床位數(shù)和老年人的人口數(shù)量變化卻很大，僅僅是2004年的老年人人口數(shù)量就比1999年增加了將近170萬(wàn)。老年人養(yǎng)老的需要和養(yǎng)老觀念改變促進(jìn)了養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的發(fā)展，而且養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的發(fā)展又吸引了很多老年人。另外，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)還存在城鄉(xiāng)以及區(qū)域的分布差異，城鄉(xiāng)相比，農(nóng)村的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)和床位數(shù)要比城市多，而各區(qū)域之間相比，較為發(fā)達(dá)地區(qū)的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)和床位數(shù)要比不發(fā)達(dá)地區(qū)多。

二、養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理存在的弊端

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不清，缺乏檔案管理意識(shí)

養(yǎng)老機(jī)構(gòu)中各類檔案材料的建立與完善，會(huì)涉及到其中的各個(gè)部門，這就對(duì)檔案負(fù)責(zé)人或是兼管人員提出了更嚴(yán)格的要求，并能根據(jù)其要求進(jìn)行收集、整理以及處理材料的工作。然而，在現(xiàn)實(shí)工作中，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作不予重視，其管理意識(shí)淡薄，而且其中檔案管理工作多是采用兼職的模式，缺少專項(xiàng)的管理人員，進(jìn)而延長(zhǎng)了合成材料過(guò)程的持續(xù)時(shí)間，這就導(dǎo)致檔案材料缺失、混亂、遺漏或是遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（二）不健全的檔案管理制度，缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性

在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理中，存在諸如行政、業(yè)務(wù)、后勤、財(cái)務(wù)等各方面的制度，但是絕大部分的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)卻缺少檔案管理制度。這就造成了不明確的檔案管理，使其缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，無(wú)法將檔案管理同養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的發(fā)展聯(lián)系在一起，資料的不完整或是遺漏、缺失，導(dǎo)致養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的一些重要或是珍貴的歷史資料無(wú)法得到妥善保存。

（三）素質(zhì)較低的檔案管理人員，對(duì)工作水平造成影響

現(xiàn)階段的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)多數(shù)都沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，許多都是其他部門的人員進(jìn)行兼職管理，其缺乏檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和理論水平。有關(guān)調(diào)查資料顯示，很多養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理人員的學(xué)歷不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、缺乏現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，其已經(jīng)無(wú)法滿足信息時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低還表現(xiàn)在服務(wù)主動(dòng)性的缺乏方面。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案管理工作一般都存在整體素質(zhì)低、專業(yè)人員少等現(xiàn)象，對(duì)其整體的工作動(dòng)力和自身素質(zhì)的提高造成影響。

（四）檔案管理缺乏科學(xué)性，設(shè)備落后陳舊

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各行各業(yè)中，隨之而來(lái)的電子文件和無(wú)紙化辦公也改變了以往手工檢索、“組卷”歸檔的傳統(tǒng)檔案管理模式。但是，由于受客觀因素的限制，目前的養(yǎng)老機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作的投入有限，大多數(shù)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)仍然采用手工組卷的傳統(tǒng)模式，這對(duì)保管、保護(hù)以及利用檔案管理的科學(xué)性、合理性產(chǎn)生了一定的應(yīng)影響。

三、養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理的改革措施

隨著老齡化人口的增多，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的任務(wù)越來(lái)越繁重。落后的檔案管理已經(jīng)成為影響?zhàn)B老機(jī)構(gòu)發(fā)展的重要因素，所以，必須對(duì)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案管理進(jìn)行改進(jìn)，以滿足新時(shí)代對(duì)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理的要求。

（一）加強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的檔案管理意識(shí)

檔案是記錄和承載單位發(fā)展歷程的歷史記錄，是單位進(jìn)行發(fā)展進(jìn)步的一個(gè)不可缺少的信息資源。加強(qiáng)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)工作人員的檔案管理意識(shí)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的一個(gè)重要因素。

要將檔案管理同養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的發(fā)展聯(lián)系到一起，大力進(jìn)行《檔案法》的宣教活動(dòng)，使養(yǎng)老機(jī)構(gòu)工作人員對(duì)檔案形成寶貴且不可再生的新的認(rèn)識(shí)。

（二）建立和完善養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度

檔案管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是建立和完善規(guī)章制度。養(yǎng)老機(jī)構(gòu)要根據(jù)自身的特點(diǎn)，結(jié)合《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)各類檔案進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一的管理，完善歸檔、保管、利用、鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠順利的運(yùn)行。

（三）提高養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理人員的素質(zhì)水平

對(duì)于養(yǎng)老機(jī)構(gòu)而言，提高檔案管理人員的素質(zhì)水平是一件非常重要的工作。機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該意識(shí)到檔案管理人員素質(zhì)水平對(duì)機(jī)構(gòu)建設(shè)發(fā)展的影響?，F(xiàn)有的檔案管理人員要注重自身專業(yè)素質(zhì)和水平的提高，通過(guò)各種形式、渠道來(lái)進(jìn)行檔案管理的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，增強(qiáng)自身收集、整理、保管、檢索等檔案管理的工作能力，為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的發(fā)展和社會(huì)主義和諧社會(huì)的建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。另外要提高檔案管理人員的管理觀念，增強(qiáng)其服務(wù)意識(shí)，做到規(guī)范化以及制度化，可以從以下3個(gè)方面來(lái)進(jìn)行強(qiáng)化：1.增強(qiáng)管理人員對(duì)檔案的利用意識(shí)。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，不能只是去收集、整理以及保管，充分的開(kāi)發(fā)與利用才是檔案管理的目的，因此我們應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行歸檔整理，并歸結(jié)出一份便于查閱的編研材料，方便于利用；2.增強(qiáng)管理人員的開(kāi)放意識(shí)。把整理好的編研材料編輯成冊(cè)并列出相關(guān)的目錄，對(duì)一些專題目錄則采用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行整理存放，提高查閱速度；3.增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)。把被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)服務(wù)，對(duì)有關(guān)需求的信息要及時(shí)掌握，將原來(lái)的被動(dòng)存放以及保管改為主動(dòng)的提供與利用，增強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量，提升管理人員的工作效率，提高檔案的利用率。

（四）增加養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理工作的物資投入

提高檔案管理工作需要采用一定的方法和手段。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息和科技時(shí)代的發(fā)展要求。在檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化現(xiàn)代科技，可以為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)提供規(guī)范化的服務(wù)，同時(shí)也可以對(duì)檔案資源進(jìn)行合理有效的開(kāi)發(fā)和利用，為工作人員提供更加全面、豐富的客觀信息資料。增加檔案管理工作的物資投入，運(yùn)用先進(jìn)的管理設(shè)備，在結(jié)合經(jīng)濟(jì)、法律等綜合方法與手段，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)水平進(jìn)行整體上的提高。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，養(yǎng)老機(jī)構(gòu)應(yīng)該將檔案管理工作看作是日常工作中一個(gè)不能缺少的環(huán)節(jié)，使其成為促進(jìn)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理、改革與發(fā)展的紐帶。在增強(qiáng)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視的同時(shí)，還要培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和知識(shí)水平，使其能夠更好的為檔案管理工作服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的建設(shè)與發(fā)展。

[1]殷實(shí).社會(huì)工作視角下機(jī)構(gòu)養(yǎng)老服務(wù)專業(yè)化問(wèn)題研究[D].吉林大學(xué),2014.

[2]趙文艷.如何做好科研檔案的管理工作[J].科學(xué)咨詢(決策管理),2010(02).

[3]李中秋.中國(guó)人口老齡化背景下的多元化養(yǎng)老模式研究[D].西南財(cái)經(jīng)大學(xué),2013.

[4]李影.對(duì)檔案館特色化信息服務(wù)的幾點(diǎn)探討[J].黑龍江檔案,2013(02).