淺談疾控機構(gòu)業(yè)績檔案的管理

疾控機構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案是管理人才的重要依據(jù)，是單位專業(yè)技術(shù)實力的客觀憑證，也是實驗室認(rèn)可和疾控績效等考核的一個量化指標(biāo)。本文作者結(jié)合檔案工作實際和當(dāng)前疾控工作形勢，提出了加強業(yè)績檔案管理的一些看法。

疾控；業(yè)績檔案；管理

疾控機構(gòu)業(yè)績檔案主要指專業(yè)技術(shù)人員在從事疾控工作及科研活動中直接形成的歷史記錄，它完整地記載了各類專業(yè)人員的資歷、能力、業(yè)績和專業(yè)技術(shù)水平，為加速人才培養(yǎng)、提拔和聘用提供完整、客觀的依據(jù)。當(dāng)前疾控機構(gòu)正在進(jìn)行的績效工資和崗位設(shè)置工作更是與專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績息息相關(guān)。因此，建立健全疾控機構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案，并加以科學(xué)化管理，對保證各項體制改革的順利進(jìn)行和促進(jìn)疾病預(yù)防控制工作的正常開展具有十分重要的意義。結(jié)合本人多年從事檔案管理工作的實踐,以下就加強業(yè)績檔案管理淺談幾點認(rèn)識。

一、疾控機構(gòu)業(yè)績檔案的內(nèi)容

本中心根據(jù)業(yè)務(wù)人員的特點,將業(yè)績檔案內(nèi)容分為以下幾類：1.基本信息材料。包括個人業(yè)績檔案履歷表、學(xué)歷、學(xué)位、計算機、外語、執(zhí)業(yè)醫(yī)師等證書材料；2.職務(wù)、職稱變動情況及證明材料；3.在職學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、進(jìn)修深造材料，參加各類培訓(xùn)、繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育、獲得的資格、內(nèi)審員、上崗證書等材料;4.論文及其SCI等收錄情況、著作、科研立項、成果、獲獎等情況的材料；5.社會兼職、參加社會各類學(xué)會、協(xié)會、學(xué)術(shù)團體及任職情況的材料。

二、疾控機構(gòu)業(yè)績檔案的特點

專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案除具有檔案的基本特征外,還具有鮮明的特點：1.材料分散，收集難度大。業(yè)績檔案材料內(nèi)容是多方面、多層次的,有上級頒發(fā)的,也有部門評議的,還有自己撰寫的,來源分散、范圍廣,不利收集。只有靠平時的點滴積累、及時收集才能為形成完整有價值的專業(yè)技術(shù)業(yè)績檔案。2.內(nèi)容豐富，變動頻繁。業(yè)績檔案反映的是每位專業(yè)技術(shù)人員延續(xù)性的動態(tài)的程,形成的材料是不斷補充、增加與完善的過程。由于專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)活動、工作業(yè)績的累積處于不斷變化中,因此,業(yè)績檔案材料內(nèi)容變動頻繁。檔案管理人員只有及時了解這些變化,并將其真實地記錄在案,才能保證業(yè)績檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.利用率高，意義重大。業(yè)績檔案是領(lǐng)導(dǎo)、組織、人事部門和專業(yè)技術(shù)人員最經(jīng)常利用的。無論是專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘、參加在職學(xué)歷教育、申報各種獎項,還是選優(yōu)評模、人才提拔、考核干部、工資改革以及績效獎金分配等方面都發(fā)揮著重要依據(jù)和憑證作用。

三、疾控機構(gòu)業(yè)績檔案的作用

1.科學(xué)評價專業(yè)技術(shù)人員的能力和水平。業(yè)績檔案記錄了專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)發(fā)展全過程，是個人業(yè)績的真實寫照。建立業(yè)績檔案體現(xiàn)了尊重知識、尊重人才和對專業(yè)技術(shù)人員努力的認(rèn)可，能增強專業(yè)技術(shù)人員的榮譽感。

2.可供單位人才利用狀況分析使用。業(yè)績檔案客觀上反映一個單位的整體人才狀況、科研實力、技術(shù)水平以及發(fā)展?jié)摿κ菃挝粚I(yè)技術(shù)實力的憑證和單位重要的無形資產(chǎn)。業(yè)績檔案有利于單位全面客觀地考察、了解、管理和使用專業(yè)技術(shù)人員。

3.為人才流動、職稱晉升和聘用等提供完整、客觀的依據(jù)。業(yè)績檔案的建立，為科學(xué)拔尖人才和學(xué)科帶頭人的選擇以及政府特殊津貼發(fā)放對象的確定、職稱評定、工資、獎金等級發(fā)放等提供客觀依據(jù)，也為本單位工作成果統(tǒng)計分析提供了基礎(chǔ)資料。

4.業(yè)績檔案的建立是國家實驗室認(rèn)可和疾控績效考核的重要內(nèi)容。業(yè)績檔案的建立和管理是否完善，反映了單位的衛(wèi)生防病管理水平，也是質(zhì)量管理體系及實驗室認(rèn)可/認(rèn)證工作及疾控績效考核的重要內(nèi)容。專業(yè)技術(shù)人員在衛(wèi)生防病、科研實踐中創(chuàng)造出的成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)記錄，也為疾病預(yù)防控制事業(yè)提供了強有力的保障。

四、疾控業(yè)績檔案的管理

近些年來，中心充分認(rèn)識專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案的重要性，進(jìn)一步健全完善管理制度，加強檔案隊伍建設(shè)，全體人員積極配合，大大提高了業(yè)績檔案的應(yīng)用和管理水平。主要做法是：

1.健全業(yè)績檔案工作制度。我中心建有較完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò),每個科室都確定了兼職檔案員,業(yè)績檔案的日常收集都由各科室兼職檔案員來承擔(dān)。各科室兼職檔案員根據(jù)辦公室確定的收集內(nèi)容和范圍將所在科室的專業(yè)技術(shù)人員的相關(guān)材料積累起來,于每年年底集中交于辦公室匯總，由業(yè)績檔案管理員負(fù)責(zé)對各科室上交的個人業(yè)績檔案材料進(jìn)行審核,對檔案資料數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),以保證歸檔材料符合案卷的質(zhì)量要求。凡符合審核要求的存入其個人業(yè)績檔案卷宗;不符合要求的,則提出意見并退回本人補充與完善或由其自行處理。近年來，我中心還將業(yè)績檔案這項工作納入單位年度工作綜合任務(wù)目標(biāo)中,實行中心對科室、科所對個人的兩級考核，大大增強了相關(guān)人員的責(zé)任意識，確保了中心專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案的完整和齊全,發(fā)揮展現(xiàn)了業(yè)績檔案應(yīng)有的作用,

2.加強業(yè)績檔案材料的收集工作。近年來，中心通過加大宣傳和指導(dǎo)力度，提高了專業(yè)技術(shù)人員對業(yè)績檔案的認(rèn)識，促使個人主動上交與組織收集相結(jié)合,確保業(yè)績檔案的全面、完整。檔案部門加強與專業(yè)技術(shù)人員的聯(lián)系,及時收集當(dāng)年形成的各種業(yè)績材料。對調(diào)入的專業(yè)技術(shù)人員,盡量讓原單位把檔案轉(zhuǎn)至新單位；對新畢業(yè)的學(xué)生,要求將其個人簡歷、學(xué)歷、學(xué)位證書等按規(guī)定時間上交建檔。

3.加強業(yè)績檔案材料的立卷歸檔。檔案部門對收集到的材料要認(rèn)真建檔,針對檔案的內(nèi)容不同，細(xì)心歸納整理、編目、著錄,妥善保存。材料形成后,既遵循檔案管理的基本原則，又要根據(jù)業(yè)績檔案的特點，以個人建檔，按一人一案卷形式，案卷次序編排先按科所，后按職稱從高到低；卷內(nèi)次序編排先按類別，后按形成時間順序；每卷有卷內(nèi)目錄，每份材料有順序號，一旦生成，即使調(diào)離科室也不再變動，以個人為單位分類匯總后盒裝形式上架存放，案卷盒背脊處注明標(biāo)簽，建立統(tǒng)一的檢索工具便于查閱。專業(yè)技術(shù)人員退休后，檔案要抽出來另架存放。保管期限的原則劃分為長期。由于每年都有人員的變動,因此應(yīng)每年更換一次檔案目錄。同時要配備標(biāo)準(zhǔn)的庫房,落實硬件設(shè)施,為檔案存放創(chuàng)造一個良好的保管環(huán)境。

4.加強業(yè)績檔案的開發(fā)利用。要充分利用計算機在業(yè)績檔案中的作用，建立和完善專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新數(shù)據(jù)，保證檔案資料的完整、系統(tǒng)和延續(xù)，動態(tài)化管理業(yè)績檔案信息，保證業(yè)績檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。要注重工作實效，在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，堅持熱情服務(wù)，盡最大努力用足用好業(yè)績檔案資料，努力提高業(yè)績檔案的使用效率。近年來，為配合實驗室國家認(rèn)可、資質(zhì)認(rèn)定的需要,我中心根據(jù)實驗室國家認(rèn)可評審準(zhǔn)則和中心質(zhì)量體系等相關(guān)文件的規(guī)定，以業(yè)績檔案的相關(guān)資料為依據(jù),重新組建了包括技術(shù)人員的相關(guān)能力、繼續(xù)教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能以及授權(quán)等內(nèi)容的個人技術(shù)檔案，為中心順利通過資質(zhì)評審和績效考核工作提供了有利的依據(jù)。

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