淺析檔案管理現(xiàn)代化措施

檔案管理現(xiàn)代化成為時(shí)代發(fā)展的需求，它需要多學(xué)科、多專業(yè)知識(shí)的配合以及多部門、多環(huán)節(jié)的協(xié)作。檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文通過對(duì)檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容、特點(diǎn)的分析，提出促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提供一定的理論依據(jù)。

檔案管理；現(xiàn)代化；措施

隨著科技的發(fā)展、社會(huì)信息化以及電子政務(wù)的提出，檔案管理現(xiàn)代化成為歷史發(fā)展的必然。檔案本身是具有一定社會(huì)價(jià)值的信息，現(xiàn)代檔案管理是以傳統(tǒng)理論作為基礎(chǔ)、數(shù)學(xué)方法作為工具，并借助計(jì)算機(jī)通信等技術(shù)所組成的一個(gè)完整的結(jié)構(gòu)體系。該體系可以使管理人員充分發(fā)揮其創(chuàng)造性和積極性，避免檔案存儲(chǔ)期間發(fā)生信息丟失，提高檔案的完整度。目前，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的普遍應(yīng)用為傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來挑戰(zhàn)。探索檔案管理現(xiàn)代化措施成為各級(jí)檔案部門所面臨的重要任務(wù)。本文通過對(duì)檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容、特點(diǎn)的分析，提出促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提供一定的理論依據(jù)。

一、檔案管理現(xiàn)代化定義和特點(diǎn)

檔案管理現(xiàn)代化是傳統(tǒng)理論作為基礎(chǔ)、數(shù)學(xué)方法作為工具，采取先進(jìn)管理技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮管理人員創(chuàng)造性、積極性、主動(dòng)性，使檔案管理工作定量化、信息化、系統(tǒng)化、智能化的管理方法。如應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案進(jìn)行修改、輸入、輸出、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、打印、刪除等，同時(shí)還可利用計(jì)算機(jī)的篩選、診斷、判別功能對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并且還可以應(yīng)用縮微照相技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行縮微復(fù)制。檔案管理現(xiàn)代化有空間占用小、信息儲(chǔ)存量大、速度快、應(yīng)用能力強(qiáng)等特點(diǎn)，可提供及時(shí)大量的檔案信息，大大提高工作效率。電子文件成為新的檔案信息載體，逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案載體。目前，檔案管理工作中人存在許多不足之處，例如，管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案的利用率較低；檔案管理制度尚不健全，一些企業(yè)的檔案管理沒有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，如檔案編號(hào)不規(guī)范、卷內(nèi)目錄填寫不統(tǒng)一、歸檔文件無底稿、無日期等；由于檔案檢索工具的不足，檔案檢索效率較低；檔案管理的硬件投入和經(jīng)費(fèi)不足，有的單位甚至沒有專用的檔案室，檔案保管條件比較簡(jiǎn)陋；檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，對(duì)檔案管理投入的精力較少。因此，在信息量急劇擴(kuò)增的今天，需要一個(gè)比較完善的檔案管理體系來保存相關(guān)的檔案信息。

二、檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施

（一）培養(yǎng)現(xiàn)代化人才

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時(shí)代，檔案部門面臨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)以及高新技術(shù)應(yīng)用的挑戰(zhàn)。因此，需要培養(yǎng)一批精通專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)的高層次檔案信息管理人才，在不斷接收新知識(shí)、新方法、新思想的同時(shí)，加強(qiáng)技能培訓(xùn)和知識(shí)更新，鑄造一個(gè)熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)以及數(shù)字化技術(shù)知識(shí)等新型化的高層次的檔案管理隊(duì)伍。

（二）健全檔案管理制度

依據(jù)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》以及工作實(shí)際，制定科學(xué)合理、簡(jiǎn)明實(shí)用、具有有效約束力的管理制度。并將各種制度切實(shí)落實(shí)，使檔案管理工作有據(jù)可依，有案可查。在管理制度的執(zhí)行過程中，做到賞罰分明，體現(xiàn)制度權(quán)威性。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理方法能夠保證各項(xiàng)檔案管理工作的有機(jī)銜接，使檔案管理工作取得最佳效益。

（四）加大檔案管理現(xiàn)代化的投入

檔案現(xiàn)代化管理的制約因素主要有技術(shù)、設(shè)備以及人才等。首先，要加大檔案經(jīng)費(fèi)投入，為檔案管理現(xiàn)代化提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施，例如要有完備的計(jì)算機(jī)服務(wù)體系，為檔案信息服務(wù)創(chuàng)造必要條件。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)水平，對(duì)于檔案管理工作中的重要課題、重大事項(xiàng)進(jìn)行定期總結(jié)和匯報(bào)，積極解決檔案管理工作中存在的難題。再次，要與外單位的檔案管理工作相結(jié)合，明確檔案管理的服務(wù)方向、提高服務(wù)質(zhì)量，做到互幫互學(xué)、取長補(bǔ)短、共同進(jìn)步。

三、討論

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作現(xiàn)代化勢(shì)在必行，檔案信息存儲(chǔ)及處理的數(shù)字化、信息收集和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)，檔案管理部門應(yīng)積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，通過不斷探索與實(shí)踐，創(chuàng)造出迅速、準(zhǔn)確、有效的檔案管理手段，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

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