夏定舉

摘 要 在成人教育中，學生檔案管理是學校檔案管理的重要內容，是衡量學校教學質量和水平的重要標志之一，也是成人學生終生證明材料。要強化思想認識；建立完善成人學生檔案管理規(guī)章制度；強化成人學生檔案管理投入是完善成人教育學生檔案管理工作的必要改進措施。

關鍵詞 成人教育 學檔案生 檔案管理

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A

1 加強成人學生檔案管理的必要性

成人學生檔案管理的內容主要有學生個人基本情況表、學籍變動情況、教學計劃表、入學注冊登記表、學習期間注冊表、學籍卡片、各科成績、考試試卷、教學計劃表、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生鑒定等，基本上囊括了學生從入學到畢業(yè)離校期間的所有第一手資料。加強成人學生檔案管理，主要是由成人教育的特征所決定的。

1.1 成人教育的特征

第一，成人教育對象的廣泛性。我國當前成人教育對象十分廣泛，不論其受教育程度、職業(yè)、年齡和性別，只要愿意和有學習能力，都可以接受教育。因此，從某種意義來講，只要有愿意學習的人，就必定會存在成人教育。

第二，成人教育領域的開放性。作為我國教育體系的重要組成部分，成人教育依附于社會而存在，具有很強的社會性。特別每一種生產活動，都存在成人教育，每一個社會組織中，都存在一些成人學習者，每一種公共文化教育設施和傳播媒介，都可以成為成人教育的地方。成人教育具有很強的開放性，面對全社會，服務全社會，依附全社會。

第三，成人教育內容的豐富性。成人教育對象較為復雜，往往是帶有一定目的而進行的學習。因此，成人教育不僅有一些包含聽說讀寫等基本課程，而且還包括心理調適、休閑娛樂、職業(yè)禮儀、政治法律等擴展課程。

第四，成人教育過程的終身性。與階段性的在校教育不同的是，我國成人教育時間不限、周期不限，是終身的，只要還有學習能力，都可以接受成人教育。在其從學校畢業(yè)，走上工作崗位以后，可能會彌補“本領恐慌”、“知識恐慌”，就可以繼續(xù)接受成人教育。

1.2 加強成人學生檔案管理的必要性

第一，基于學生的角度來看，學生檔案管理是學校的重要資源，也會加強對學生管理的重要手段。學生在接受一定階段的成人教育以后，可以通過檔案對比，分析其能力提升和知識增加的重要依據，是評價學校教育質量的重要方式。

第二，基于學校的角度來看，加強對成人學生檔案的管理，是不斷提升學校教學質量的重要基礎。通過加強對成人學生檔案的管理，可以有效檢驗出學校在教學管理中是否還有漏洞，這對成人教育的發(fā)展具有重要作用。

第三，基于檔案管理自身角度來看，我國當前成人學生檔案管理中，還存在檔案意識不強、管理不到位等問題，直接導致成人學生檔案管理中存在諸多問題，加強對成人學生檔案管理，一方面對于推進成人學校學生管理的科學化、制度化和規(guī)范化具有重要意義，同時還可以將成人教學方法和教學水平放在一個更加全面的角度進行比較，形成良性競爭氛圍。學校領導和教師在這種競爭氛圍中，將會投入更多精力轉變教學理念、教學模式、教學方法，促進成人教育教學水平和管理水平。

2 我國當前成人學生檔案管理中存在的問題

2.1 成人學生檔案管理制度不健全

在市場經濟條件下，我國各個成人院校更加注重教育的經濟效益和社會效益，但是對于成人學生檔案管理存在重視程度不夠、認識模糊等問題，在硬件檔案管理辦公條件和設施硬件投入不夠，檔案管理手段落后、管理方法混亂等問題。甚至一些成人院校中，至今還在沿用著傳統手工檔案管理方式，還沒有上升到信息化管理的高度。檔案管理手段的落后，直接導致成人學生檔案管理效率較低，難以及時促進成人教育事業(yè)發(fā)展。也有的部分成人院校中，缺乏完善的檔案管理制度，在建章立制過程中，未能根據成人教育特點，導致成人學生檔案管理規(guī)范性較差、材料雜亂無章，在學生檔案資料搜集中浪費大量人力物力和財力。近年來，一些成人院校采取多樣化教學手段，學生檔案管理內容和種類更加多元化、復雜化，而且在具體學生檔案管理過程中，可能涉及到多頭管理，不同部門掌握等問題，學生的鑒定材料和在校表現情況由班主任掌握，學生管理部門負責學生的注冊和畢業(yè)離校手續(xù)辦理、學籍變動、信息更改等，教務部門負責學生考試試卷和成績等，在溝通不暢、職責不清、協調不統一等情況下，成人學生檔案容易出現失真和不完整等問題。

2.2 成人學生檔案管理意識淡薄

我國成人教育特征，直接決定了成人院校和普通高等院校學生檔案管理的不同，也絕對了與普通高等教育相比，成人學生檔案管理的重要性并非特別明顯，也造成了成人院校對于學生檔案管理管理人員隊伍建設和人員培訓的忽視。學生檔案管理具有很強的原則性、準確性和計劃性，但是許多成人院校領導卻忽視了對檔案管理人員隊伍建設，其學生檔案管理意識的淡薄，重視的不到位，重要性認識的不足，很難將那些高效、先進、科學的檔案管理理念引入到成人學生檔案管理領域，檔案管理人員隊伍建設滯后，檔案管理人員素質和能力參差不齊。

2.3 成人學生檔案材料搜集不及時

目前，我國成人學生檔案內容主要有畢業(yè)證、學位證、畢業(yè)證明和學生證書，學生學籍考試試卷和成績，學生學籍證明和學籍變動等材料，其檔案主要是由招生部門、教學管理部門、學生管理部門和各個院系產生的。檔案的根本原則是真實性、完整性和原始性，原始材料的收集是學生檔案管理的基礎，只有將這些文件資料全部搜集完整，才能夠對學生檔案進行有效管理。在一些成人院校的學生檔案管理實踐中，由于沒有及時搜集整理相關資料，導致檔案資料不完整現象較為普遍。首先是招生資料搜集整理的不及時。伴隨成人院校辦學招生規(guī)模的擴大，補錄周期的延長，客觀上為學生檔案的搜集整理工作帶來較大難度。其次是學生成績資料搜集整理不及時。在學校學生人數不斷增加的同時，教師和學生管理人員隊伍沒有相應增加，導致教師工作量在不斷增加，再加上現階段學生考試形式更加多樣化，為學校教務管理帶來較大難度，難以對學生成績記錄冊進行及時收集，甚至因為長期沒有搜集和整理，出現成績單和考試試卷丟失等。第三是學生學籍變動情況搜集整理不及時。伴隨我國普通高等教育的發(fā)展，成人院校面臨生源枯竭問題十分明顯，生源質量不斷下降。學生在學習過程中，經常會出現轉學、退學、休學、復學、降級等，學籍變動較為頻繁。如果對學生學籍變動情況沒有及時搜集整理的話，將會導致學生管理部門、教學部門、教學院系在對學生人數統計時候，數據不符等問題，直接影響學生檔案管理質量。endprint

3 成人教育中學生檔案管理改進措施

3.1 要強化思想認識

成人學生檔案管理存在問題，首先在于思想沒有重視起來，責任沒有落實到位，因此要加大對成人學生檔案管理的思想重視程度，從根本上解決認識不足、重視程度不夠的問題。第一，要盡量爭取學校領導對學生檔案管理的重視，盡可能在人力、物力和財力分配中給予傾斜，盡可能多的配備那些具有一定檔案管理知識和技能、責任心較強的檔案管理人員，專職從事成人學生檔案管理工作。第二，要加大對成人學生檔案管理人員的技能培訓，要能夠將此項工作與招生、教學放在同等位置，加強教學部門與學生之間的溝通交流，提高學生對檔案管理工作的認識、理解、支持，形成人人關心檔案管理工作、人人支持檔案管理工作、人人參與檔案管理工作的良好氛圍。

3.2 要建立完善成人學生檔案管理規(guī)章制度

加強成人學生檔案管理工作，前提是要有一個科學的、規(guī)范的學生檔案管理規(guī)章制度。第一，要堅持以人為本的原則和要求，探索建立健全適合成人院校的學生檔案管理制度，要在學生檔案管理實踐中做到有章可循。要緊隨檔案管理形式發(fā)展要求，不斷修訂完善學生檔案管理制度。例如，在充分考慮成人院校學生大多數是在職，工學矛盾較為突出，可以在修訂學籍管理過程中，制定出免修不免考、倒班聽課制度等。第二，要堅持與時俱進的原則和要求，建立健全成人學生電子檔案管理制度。例如，可以制定學籍電子檔案保密制度、學籍檔案電子存儲介質管理制度、學籍電子檔案備份制度。第三，強化制度執(zhí)行落實。“一打綱領不如一個計劃”。各類成人學生檔案管理制度制定以后，就要抓落實，要不斷規(guī)范成人學生檔案管理制度運行程序，做到制度有部署、有審查、有結果。要及時發(fā)現制度實施中存在的問題，堵塞檔案管理工作中存在的漏洞。第四，要制定相應的獎懲機制。加強對成人學生檔案管理工作的定期考核，做到有誤必罰、有好必獎，不斷提高檔案管理人員的工作積極性。

3.3 要強化成人學生檔案管理投入

第一，要強化對成人學生檔案管理的硬件資金投入。在辦公條件和辦公設備配置上，給予更多資金投入。隨著檔案管理信息化的發(fā)展和要求，成人院校必須要投入更多的資金，改善其硬件辦公設備，增添路由器、網絡服務器、復印件、打印機、電腦等辦公設備，提高信息化管理水平。第二，要強化成人學生檔案管理的庫房資金投入。檔案管理對于庫房內的溫度、濕度等方面都有較高要求，必須要有專業(yè)的防灰塵、防潮除濕設施，專門的檔案柜和檔案架，而且電子檔案還要有專業(yè)的防震動、防磁防電設備。第三，要強化成人學生檔案管理的軟件資金投入。學生檔案管理信息化，不僅是要配置專業(yè)的辦公設備和儀器，同時還要有相應配套的學籍檔案管理軟件，這也是提高成人學生檔案管理的關鍵所在。成人院校必須要加大對學生檔案管理軟件的資金投入，強化軟件開發(fā)，提高檔案管理效率和信息化水平。

參考文獻

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