沈紅燕 劉德利

摘? 要

在工程成本中，工程材料費一般占工程總造價的70%左右。由于工程材料費用所占比重很大，就意味者節(jié)約材料用量、減少材料的損失和降低材料費用，可以有效地降低工程成本。隨著建筑業(yè)地改革與發(fā)展，材料管理對企業(yè)經(jīng)濟效益地影響已經(jīng)越來越得到重視，其中一個行之有效的手段就是：利用計算機技術(shù)來提高工程材料的科學(xué)管理水平、最大限度地發(fā)揮公司物資的經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞： 工程材料管理；信息系統(tǒng)；運用

中圖分類號： C931.6 文獻標識碼： A

一個施工企業(yè)項目管理的核心是控制進度、質(zhì)量、成本。三者又是相互影響，相互促進的。在很長一段時間內(nèi)，公路施工企業(yè)對進度、質(zhì)量高度重視，但是忽視對于成本的控制，或者沒有很好的手段去控制，造成普遍利潤水平較低，甚至虧損的狀況，出現(xiàn)“沒活著急，有活更著急”的情況。

項目成本控制并不僅是財務(wù)部門的工作，要想控制好成本就要從相關(guān)業(yè)務(wù)入手：材料管理、機械管理、勞務(wù)管理、分包管理等；還要注重盡量精細，不僅通過財務(wù)、材料、機械、工程技術(shù)等部門了解到工程整體成本狀況，更要了解到工程細部成本狀況。這樣才能為成本控制提供真實準確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

《工程材料管理系統(tǒng)》通過對工程材料進行科學(xué)的分類、實時動態(tài)的統(tǒng)計來提高工程項目中材料的使用率和周轉(zhuǎn)效率，降低工程成本。其最終目標是實現(xiàn)項目現(xiàn)場及相關(guān)工程材料管理的科學(xué)化、規(guī)范化。本系統(tǒng)在單機上運行，能夠滿足中、小型施工項目的實際需求。

1. 工程材料管理系統(tǒng)的需求分析

1.1公路施工項目部需要什么樣的材料管理軟件

目前，市場中已經(jīng)出現(xiàn)了一些材料管理軟件，那么，對于施工項目部來說究竟需要什么樣的材料管理軟件呢？

1.1.1實用性

材料管理軟件應(yīng)適合當前施工項目部材料管理工作的實際業(yè)務(wù)流程，能夠滿足材料管理人員的合理需求，解決實際問題。

1.1.2易操作性

施工現(xiàn)場工作人員受客觀條件限制，計算機的操作水平有限，如果軟件操作步驟復(fù)雜，難于掌握，勢必也會影響工作效率，要求材料管理人員在不影響正常工作的前提下花費很大精力學(xué)習(xí)軟件的使用是不太現(xiàn)實的。因此就要求軟件界面直觀，操作簡單，容易理解和掌握。

1.1.3先進性

企業(yè)所選擇的材料管理軟件不應(yīng)該僅僅是作為進、銷、存工具軟件來使用，軟件中應(yīng)融入先進的材料管理思想，只有這樣，才能有助于施工項目部提高材料管理水平。

1.1.4可維護性

不同公司對于材料管理的業(yè)務(wù)模式、管理機制、崗位設(shè)置等是千差萬別的，甚至是在同一公司的不同項目部間都會有所差別，各自有適合本公司的一套管理經(jīng)驗。這就要求材料管理軟件可維護性比較強，具有一定的伸縮性，可以根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求，來靈活地配置軟件系統(tǒng)的模塊、功能。

1.1.5可升級性

由于用戶需求會發(fā)生變化，不可避免的帶來軟件升級的問題，軟件應(yīng)預(yù)留接口，方便日后升級及軟件功能的擴展，滿足企業(yè)未來發(fā)展的需求。

1.1.6強大的統(tǒng)計查詢、核算、分析功能

材料管理過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，需要相關(guān)人員做統(tǒng)計查詢、核算、分析工作，以便實時、動態(tài)地監(jiān)控材料成本的發(fā)生，輔助管理層進行決策。材料管理軟件應(yīng)在這方面提供強大的功能，改變過去手工統(tǒng)計查詢的低效率狀況。利用軟件的統(tǒng)計、查詢功能為項目提供各類報表及建立材料價格庫提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，指導(dǎo)公司投標。

1.1.7數(shù)據(jù)安全性

在實現(xiàn)信息化管理過程中，數(shù)據(jù)安全性顯得尤為重要。如果軟件的數(shù)據(jù)安全性得不到保障，一旦遇到突發(fā)情況，如斷電、操作系統(tǒng)崩潰、電腦病毒等，用戶辛辛苦苦建立起的重要數(shù)據(jù)信息無法得到恢復(fù)，那損失將是慘重的。因此，軟件應(yīng)具有較高的數(shù)據(jù)安全策略，提供數(shù)據(jù)實時備份與恢復(fù)功能，用來保證數(shù)據(jù)安全。

基于以上的選擇標準制定出適合本公司施工項目部使用的材料管理軟件系統(tǒng)，就可以實現(xiàn)加快工作效率，規(guī)范材料管理制度，控制和節(jié)約材料成本的目標，最終提高項目部的材料管理水平。

1.2借助信息技術(shù)加強施工企業(yè)管理

當前，公路市場逐漸規(guī)范，施工企業(yè)間的激烈競爭、市場覆蓋區(qū)域的逐漸擴大；再加上工程建設(shè)周期的縮短、經(jīng)濟環(huán)境的錯綜復(fù)雜等，都使公路施工企業(yè)面臨著越來越大的壓力和風(fēng)險。如何有效的規(guī)避風(fēng)險，加強公路施工企業(yè)的綜合素質(zhì)，提高企業(yè)的競爭力，并在新的市場環(huán)境中健康、快速的發(fā)展，已成為施工企業(yè)管理者不停思考的課題。

首先，地域間楚河漢界變通途和經(jīng)濟的全球化的趨勢越來越明顯，地理距離對施工企業(yè)的市場擴張的限制已經(jīng)越來越小了，各地的施工企業(yè)乃至世界的各路諸侯都在全國范圍內(nèi)不斷的擴張、滲透。身處此境，施工企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理手段、人力資源等方面皆面臨著前所未有的沖擊和挑戰(zhàn)。

其次，正如達爾文的進化論曾指出的那樣：能夠在不斷變化的環(huán)境中生存下來的生物，不是那些最強大或最兇猛的動物，而是那些最能適應(yīng)變化的動物。企業(yè)的興與衰也是如此，諸多企業(yè)在市場競爭中的此消彼長就印證了這個道理：誰主動應(yīng)對、主動變革，誰就能基業(yè)常青；誰漠視變化、不善應(yīng)對，則在市場競爭中誰就會陷入越來越被動的境地。

環(huán)顧全國范圍乃至世界范圍內(nèi)的成功企業(yè)，他們共同的特點就是一直不斷的審視和改進自身的業(yè)務(wù)流程；不斷的發(fā)展員工的技能和能力；不斷的將新技術(shù)應(yīng)用到所在領(lǐng)域中，并向管理廣度和深度進軍，從而持續(xù)提高企業(yè)的工作效率，并最終獲得競爭優(yōu)勢。從過去到今天，施工企業(yè)對于提高運作效率和經(jīng)營效益的追求一直沒有改變過。保證施工項目運作效率的是業(yè)務(wù)流程及相應(yīng)的組織架構(gòu)，監(jiān)控和反映經(jīng)營效益的是會計體系和績效管理機制，而能支撐企業(yè)這些業(yè)務(wù)活動的正是企業(yè)的信息管理系統(tǒng)。

迅猛發(fā)展的信息技術(shù)給社會的發(fā)展帶來了巨大的能量，有效的推動了社會的進步，已經(jīng)或正在改變著我們的工作、學(xué)習(xí)、生活和思想。信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，實際上就是信息系統(tǒng)的應(yīng)用。使用信息系統(tǒng)完善和加強傳統(tǒng)的管理方式，重新認識和再造各種企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程，成為了企業(yè)在激烈的市場競爭中取勝的戰(zhàn)略手段。

信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，目前在我國的公路行業(yè)還處于起步階段，要謹慎對待 “全面建設(shè)、一步到位”的做法。其他行業(yè)初期建設(shè)信息化管理系統(tǒng)時給我們留下了很多可供借鑒的經(jīng)驗和教訓(xùn)。面對復(fù)雜問題，寄希望于捷徑，往往會進入雷區(qū)，欲速而不達。因為，一個企業(yè)全體員工的意識、技能都不是一朝一夕就可具備的，需要培育、需要發(fā)展。企業(yè)與周邊環(huán)境的配套與適應(yīng)也是重要問題，否則會出現(xiàn)，一面高精尖、一面小米步槍，在接口處卡脖子的現(xiàn)象。隨著問題的積累，甚至?xí)?dǎo)致系統(tǒng)被廢棄，巨額投資浪費的嚴重后果。我們要遵循規(guī)律，防止陷阱，就要從最基礎(chǔ)、最根本的做起，層層推進，依次改善，最終實現(xiàn)“通過全面應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，大幅提高企業(yè)效益”的目標。

2.系統(tǒng)簡介及運行環(huán)境

2.1 系統(tǒng)簡介

工程材料管理系統(tǒng)通過現(xiàn)代化的管理模式，規(guī)范管理全部項目，使工地與項目之間真正建立起暢通的信息交換通道，清晰的反映出材料在各個環(huán)節(jié)的狀況，最終達到?jīng)Q策者在第一時間根據(jù)各方面的材料數(shù)據(jù)進行準確分析，做出正確決策，這是材料管理網(wǎng)絡(luò)化的最終目的。

工程材料管理系統(tǒng)能夠分公司分工程項目對材料進行管理，具備了項目管理中所需要的材料計劃管理、材料收料管理、材料發(fā)料管理、材料庫存管理、材料憑證管理和材料結(jié)算管理，同時提供了強大的查詢、統(tǒng)計功能。

工程材料管理系統(tǒng)具有五個特點：一是具有混合料的配比功能，提供混合料和原材料的對應(yīng)關(guān)系，可以實現(xiàn)材料在收料和發(fā)料時既可按混合料計量，也可按原材料計量；二是具有自動根據(jù)收料單、發(fā)料單生成憑證單的功能，保證了材料的收發(fā)存與財務(wù)數(shù)據(jù)的一致；三是具有材料數(shù)據(jù)的多種報表，并且這些報表數(shù)據(jù)都具有數(shù)據(jù)的跟蹤功能，能夠直接追溯到收料單和發(fā)料單；四是具有豐富的格式設(shè)置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能，包括單據(jù)打印格式的設(shè)置，報表查詢數(shù)據(jù)格式的設(shè)置，報表查詢數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出；五是具有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入功能，既是網(wǎng)絡(luò)版的軟件系統(tǒng)，能滿足具有局域網(wǎng)環(huán)境的單位，也是單機版的軟件系統(tǒng)，能夠解決施工項目分散，數(shù)據(jù)不易傳輸匯總的問題。

2.2系統(tǒng)運行環(huán)境

P2以上微機；

操作系統(tǒng)：? 中文Windows95/98或以上的版本，

系統(tǒng)要求預(yù)裝Office2000套件中的Access2000文字編輯程序；

主??? 存：? 最低64MB，建議增設(shè)到128MB以上；

硬盤空間：? 剩余空間100MB以上；

鼠??? 標：? Microsoft及其兼容類鼠標。

打 印 機：? 支持Windows95下的所有打印機

3.系統(tǒng)應(yīng)用的效果

3.1由于運算工具不同，傳統(tǒng)手工會計運算工具是算盤或電子計算器等，計算過程每運算一次要重復(fù)一次，由于不能存儲運算結(jié)果，人要邊算邊記錄，工作量大，速度慢。工程材料管理系統(tǒng)的運算工具是電子計算機，數(shù)據(jù)處理由計算機完成，能自動及時的存儲運算結(jié)果，人只要輸入原始數(shù)據(jù)便能得到所希望的信息。

3.2由于信息載體不同，傳統(tǒng)手工會計所有信息都以紙張為載體，占用空間大，不易保管，查找困難。電算化會計除了必要的會計憑證之外，均可用磁盤、磁帶做信息載體，它占用空間小，保管容易，查找方便。

3.3由于帳薄規(guī)則不同，傳統(tǒng)手工會計規(guī)定日記帳、總帳要用訂本式帳冊，明細帳要用活頁式帳冊；帳薄記錄的錯誤要用化線法和紅字法更正；帳頁中的空行、空頁要用紅線劃消。電算化會計不采用傳統(tǒng)手工會計中的一套改錯方案，凡是登記過帳的數(shù)據(jù)，不得更改（當然還是要輔以技術(shù)控制），即使有錯，只能采用輸入“更改憑證”加以改正，以留下改動痕跡。對需要打印的帳頁的空行、空頁可以用手工處理。

3.4由于帳務(wù)的處理程序（會計核算形式）不同，傳統(tǒng)手工會計處理帳務(wù)的程序有4種，但都避免不了重復(fù)轉(zhuǎn)抄與計算的根本弱點，伴之而來的是人員與環(huán)節(jié)的增多和差錯的增多。成熟的工程材料管理系統(tǒng)的帳務(wù)處理程序用同一模式來處理不同企業(yè)的會計業(yè)務(wù)，成本核算程序以軟件固化形式在計算機里，從會計憑證到會計報表的過程都由計算機處理完成后。因此，可以使會計工作更加規(guī)范，并提高了會計工作的質(zhì)量。

從以上可看出，工程材料管理系統(tǒng)是會計發(fā)展史上的一次重大革命，不僅使廣大財會人員從繁重的手工操作中解脫出來，而且在提高會計核算的質(zhì)量，促進會計職能轉(zhuǎn)變，提高經(jīng)濟效益和加強國民經(jīng)濟宏觀管理方面都有十分重要作用。實現(xiàn)工程材料管理系統(tǒng)的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。工程材料管理系統(tǒng)是會計事業(yè)發(fā)展的一個趨勢，它不僅僅是由計算機代替手工記賬，而且是社會進入快節(jié)奏的一個重要標志，是向傳統(tǒng)的會計理論和操作規(guī)程提出的挑戰(zhàn)，是國家建立會計信息高速公路的基礎(chǔ)，是改變會計人員思維方式和工作習(xí)慣的一項根本性措施?？梢哉f，工程材料管理系統(tǒng)普及的程度和發(fā)展的速度，是一個地區(qū)一個部門會計事業(yè)先進與否的重要衡量標準。因此，我們應(yīng)根據(jù)不同企業(yè)和行業(yè)會計業(yè)務(wù)的具體特點，積極著手推廣工程材料管理系統(tǒng)，并且在實踐中加強這方面的理論探討和經(jīng)驗總結(jié)，使我國的會計工作更好地為社會主義現(xiàn)代化服務(wù)。