黃冬園

摘 要：

檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的重要組成部分，檔案管理工作質(zhì)量的高低不僅直接影響本單位的各項(xiàng)工作及建設(shè)，同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位在社會(huì)職能履行方面也會(huì)造成深遠(yuǎn)影響。當(dāng)前檔案管理工作雖然已經(jīng)逐漸受到單位領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，但是就具體的管理工作而言仍然存在著思想保守、方法陳舊等方面問(wèn)題，這些問(wèn)題如果不能得到及時(shí)有效解決將難以適應(yīng)事業(yè)單位在當(dāng)前及今后發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中的實(shí)際需要，所以重點(diǎn)談?wù)勅绾卧谑聵I(yè)單位檔案管理工作中進(jìn)一步發(fā)揮創(chuàng)新意識(shí)，尋找更為先進(jìn)有效的管理方法來(lái)推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量提升，以供參考。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：

F24

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198（2014）24-0102-01

0 前言

事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容相對(duì)于普通生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)來(lái)說(shuō)更具復(fù)雜性與龐雜性。事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容不僅包括了人員檔案、財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)還包括了有各種文書、文件、規(guī)劃、文稿等在內(nèi)的行政檔案以及事業(yè)單位過(guò)去從事的或者現(xiàn)在進(jìn)行的以及未來(lái)計(jì)劃中的各種業(yè)務(wù)檔案。事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容涉及到整個(gè)單位運(yùn)作的方方面面，檔案管理工作不僅是一個(gè)保管性質(zhì)的工作，隨著事業(yè)單位社會(huì)職能的不斷轉(zhuǎn)變，檔案管理更是應(yīng)該肩負(fù)起推動(dòng)單位建設(shè)發(fā)展及社會(huì)職能有效履行的重要使命，所以當(dāng)前檔案管理工作的被動(dòng)與陳舊已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)單位的實(shí)際管理需要，亟需我們開(kāi)動(dòng)腦筋，利用現(xiàn)有資源及手段來(lái)不斷提升管理工作具體質(zhì)量，來(lái)尋找更具創(chuàng)新性與科學(xué)性的管理新思路及新方法。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

事業(yè)單位檔案管理工作雖然近年來(lái)不斷受到單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)者以及社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，但是就具體工作成效來(lái)說(shuō)，仍然存在著較大的管理陳舊與落后問(wèn)題，想要推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷吸收新的管理意識(shí)和創(chuàng)新管理方法。當(dāng)前檔案管理仍然停留在信息化管理初級(jí)化的層面上，甚至有個(gè)別單位連基本的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等都未能全面配置，從而讓檔案管理工作缺乏足夠的安全性、科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。這些問(wèn)題必須得到妥善解決，必須開(kāi)動(dòng)腦筋利用更新的理念和手段來(lái)推動(dòng)檔案管理更上一層樓。

2 創(chuàng)新檔案管理工作的思考

檔案管理工作尤其是事業(yè)單位的檔案管理工作因?yàn)楸仨殢谋粍?dòng)化主動(dòng)，必須肩負(fù)起更大的管理責(zé)任及使命，所以管理工作的意識(shí)及方法如果不能夠有效創(chuàng)新，必然受到時(shí)代與市場(chǎng)的淘汰，那么也就無(wú)法發(fā)揮出檔案管理工作的真正作用。

2.1 確立科學(xué)主動(dòng)的工作意識(shí)

檔案管理工作不光存在于事業(yè)單位內(nèi)容，在只要存在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、人事活動(dòng)的企事業(yè)單位，檔案管理工作都是必不可少的，而檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)更為重要，因?yàn)槭聵I(yè)單位的自身建設(shè)不僅關(guān)系本身的發(fā)展，更加關(guān)系著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)及社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)的具體質(zhì)量，所以我們不能夠僅僅讓自己當(dāng)做檔案的被動(dòng)看守者和清點(diǎn)者，更要把自己當(dāng)做檔案的使用者及控制者，要積極對(duì)待檔案管理工作，要積極主動(dòng)的在死的文字里尋找到活得出路，所以必須確立科學(xué)主動(dòng)的工作意識(shí)，而這種意識(shí)的確立如果僅僅依靠口號(hào)和宣傳是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須加強(qiáng)檔案管理具體工作思路和檔案具體作用的相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)與掌握，只有真正明確檔案的用途及作用，才有可能在日常管理工作進(jìn)行更為合理的安排。而這種學(xué)習(xí)活動(dòng)也不應(yīng)該僅僅在檔案管理人員當(dāng)中推廣，單位的最高管理者、決策者也應(yīng)該以身作則加強(qiáng)學(xué)習(xí)，這樣一方面能夠?yàn)闄n案管理工作的全局控制做出正確引導(dǎo)，另一方面也能夠起到良好的帶頭作用，在單位內(nèi)部營(yíng)造起檔案管理人人有責(zé)的良好氛圍。

2.2 提升檔案管理信息化水平

檔案管理工作的信息化已經(jīng)不是一個(gè)新鮮的概念，但是就目前的情況來(lái)看，信息化水平仍然處于初級(jí)階段，也就是用電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)代替人工紙筆記錄，或者架設(shè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行部門間的信息傳輸。這與本文提到了信息化仍然存在著一定差距。檔案管理的信息化，應(yīng)該先從檔案的雙渠道管理模式入手，也就是紙質(zhì)檔案與電子檔案雙渠道，這樣一方面能夠有效提升檔案的管理工作的安全性與嚴(yán)謹(jǐn)性，另一方面也能夠有效提升檔案文件的調(diào)閱速度，同時(shí)通過(guò)檔案管理的權(quán)限設(shè)置，防止檔案的隨意篡改，提升其管理工作質(zhì)量。此外，為了能夠進(jìn)一步提升部分檔案的共享性及信息傳輸?shù)募皶r(shí)性，還應(yīng)該具有數(shù)據(jù)備份意識(shí)，將檔案數(shù)據(jù)傳輸至網(wǎng)絡(luò)云端進(jìn)行備份，這樣能夠大大提升其使用的快捷高效。

2.3 大力推廣大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)是相對(duì)于當(dāng)前我們熟知的以M為單位或者以G為單位進(jìn)行數(shù)據(jù)存數(shù)的意識(shí)，大數(shù)據(jù)遠(yuǎn)比G為單位的數(shù)據(jù)存數(shù)規(guī)模更大。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，隨著社會(huì)職能的轉(zhuǎn)變、涉及工作范圍的不斷擴(kuò)大以及單位建設(shè)工作的不斷開(kāi)展，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)條件已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)需要，所以應(yīng)用大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在事業(yè)單位的檔案管理工作中

也是必不可少的。大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不僅僅表示能夠存儲(chǔ)足夠多的數(shù)據(jù)，同時(shí)為了能夠進(jìn)一步體現(xiàn)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的空間優(yōu)勢(shì)及信息化優(yōu)勢(shì)，我們還應(yīng)該將檔案管理及數(shù)據(jù)記錄的類型進(jìn)行進(jìn)一步擴(kuò)展，從原有以數(shù)字、文字、符號(hào)為基礎(chǔ)的檔案編制模式轉(zhuǎn)變?yōu)榘〝?shù)字、文字、符號(hào)在內(nèi)并將圖像、視頻、音頻也囊括其中的多元化模式，這樣不僅能夠更全面的充實(shí)檔案內(nèi)容，同時(shí)還可以在此基礎(chǔ)之上利用數(shù)據(jù)模型技術(shù)將2D信息建造成3D影像和模型，從而更直觀的了解檔案內(nèi)容及各種信息。當(dāng)然大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)也具有其特殊的設(shè)備要求，所以我們應(yīng)該在自身?xiàng)l件能及的情況下進(jìn)行檔案儲(chǔ)存設(shè)備的更新與換代，從而更加方便檔案管理工作的順利開(kāi)展，讓檔案管理工作能夠發(fā)揮出起更大作用。

2.4 加強(qiáng)軟件的開(kāi)發(fā)與利用

管理軟件的使用對(duì)于現(xiàn)代企事業(yè)單位的管理工作來(lái)說(shuō)可謂是理所當(dāng)然，在事業(yè)單位檔案管理工作中也應(yīng)該大力推行自動(dòng)化管理軟件的使用，針對(duì)事業(yè)單位與普通生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)在管理工作中的諸多差異，事業(yè)單位的檔案管理軟件不建議直接購(gòu)買市面上的成品管理軟件，成品管理軟件雖然從價(jià)格上來(lái)說(shuō)相對(duì)便宜，也能夠應(yīng)付一般化的管理內(nèi)容，但是針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的復(fù)雜性與龐雜性，還是應(yīng)該盡量選擇定制軟件，將事業(yè)單位在人事檔案、建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)檔案、文件檔案等各方面的管理需要盡可能的實(shí)現(xiàn)于管理軟件當(dāng)中，從而幫助檔案管理工作能夠真正獲得質(zhì)量上的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]陶虹.事業(yè)單位檔案管理信息化研究[J].企業(yè)管理，2013，（5）.

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