張玉蘭

【摘 要】預付賬款管理是企業(yè)往來賬管理的重要內(nèi)容。本文通過對預付賬款風險的形成及原因分析，提出了幾點加強預付賬款管理的幾點建議。

【關鍵詞】預付賬款；資金成本；風險；監(jiān)督

勝利油田物資采購預付賬款業(yè)務主要涉及從物資裝備部（國際事業(yè)公司）集中采購、長城潤滑油組織采購、集團公司其它內(nèi)部供應商自行采購。每年預付賬款達4.8億元，資金量非常大， 如何有效地對預付賬款進行管理，防范和化解資金風險，成為物資采購部門應予以密切關注的一個課題。

1.預付賬款風險的形成

預付賬款是指企業(yè)在正常的經(jīng)營過程中，因購買商品、貨物等向供貨單位預付的賬款。它是購貨企業(yè)向供貨企業(yè)提供的一種商業(yè)信用。預付賬款在保證商品購入的同時也形成了預付賬款風險，主要體現(xiàn)在：

1.1預付賬款占用企業(yè)流動資金，影響了資金周轉(zhuǎn)

預付賬款是為購商品、貨物而事先付款產(chǎn)生的短期債權，在我國多數(shù)企業(yè)流動資金偏緊的情況下，預付款占用企業(yè)流動資金影響了企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)，一旦收不到所購的貨物又不能及時收回預付款的話，將加劇企業(yè)資金周轉(zhuǎn)的困難，造成貨幣資金短缺，增加了企業(yè)經(jīng)營的風險，影響了企業(yè)效益。

1.2預付賬款形成壞賬，增加了企業(yè)的資金成本

預付賬款被占用，資金長期沉淀，最后導致壞賬，使得借款時間延長或不得不通過增加貸款以彌補資金的不足，增加貨款需要支付利息，這部分利息費用只有自己來消化。另外，因預付賬款的逾期、壞賬，使得企業(yè)不得不投入大量的人力、物力和財力進行追討，車馬費用、律師費用、訴訟費用，企業(yè)多出了利息費用的同時還多出了催收成本。因此預付賬款壞賬造成的風險，增加了企業(yè)的資金成本。

2.預付賬款存在風險的原因分析

預付賬款由于是買賣成交前的付款，在市場瞬息萬變情況下，意想不到的風險隨時會發(fā)生，后果嚴重的話，會把企業(yè)拖入絕境，這種風險產(chǎn)生的原因為以下幾種：

2.1預付賬款內(nèi)控制度不完善

企業(yè)采購商品訂立合同，但對供應商供貨能力和合同條款不能進行認真審核，特別對預付賬款的風險沒有進行評估，在對客戶信用不明的情況下，又不經(jīng)過集體決策，僅根據(jù)訂貨合同就授權財務科付款，缺少嚴密的內(nèi)控制度。因此，制度不完善，草率付款是造成預付賬款風險的直接原因。

2.2風險意識欠缺

在原材料供應緊張，特別是價格上漲的情況下，企業(yè)為了取得緊缺的原材料或避免價格不斷的上漲，往往降低信用條件，以預付賬款的手段簽訂合同，目的是規(guī)避價格不斷上漲地風險和希望優(yōu)先獲取急需的原材料。

2.3缺乏信用決策系統(tǒng)

供應商信用狀況的好壞，直接決定預付賬款風險的多少。由于我國商業(yè)信用不發(fā)達，社會信用體系不完備，全民信用意識薄弱，企業(yè)缺乏可靠的信用了解渠道，加上有些供應商受利益的驅(qū)使，失信的收益大于守信的成本，致商業(yè)信用不顧。更有少數(shù)不法商，利用預付款進行詐騙，使企業(yè)上當受騙。因此缺乏信用決策系統(tǒng)，是導致預付款風險產(chǎn)生的主要原因之一。

2.4商品質(zhì)量因素的影響

商品質(zhì)量的好壞是關系到買賣能否成交的關鍵因素，有些情況下由于供貨商提供的商品質(zhì)量或規(guī)格出現(xiàn)偏差，導致買方不能接受，即使降低質(zhì)量要求或是經(jīng)過延期，供應商仍然提供不出合格的商品，而收進的預付賬款又退不出，使得預付款壞賬。因此，商品質(zhì)量問題有時也是預付賬款產(chǎn)生的原因之一。

3.加強預付賬款管理的幾點建議

預付賬款是物資采購部門風險較高的業(yè)務環(huán)節(jié)，筆者認為應從以下幾個方面加強預付賬款的管理：

3.1建立完善預付賬款內(nèi)控流程

從嚴控制預付賬款的發(fā)生，確保資金安全，有預付款要求的合同應建立分級審批權限，對小額預付款合同必須由財務部門負責人審批后才能簽訂，對金額較大的預付款應經(jīng)過部門主要負責人、科室負責人共同審批后才能簽訂，辦理預付賬款支付手續(xù)，未簽訂購貨合同的，不得付款。金額的大小根據(jù)企業(yè)規(guī)模、資金等情況進行綜合判斷確定。

3.2建立供應商信用檔案

在市場經(jīng)濟條件下，供應商的情況比較復雜，因此企業(yè)必須建立對方的信用檔案，制定完整的歷史信用記錄，對新的供應商進行信用調(diào)查評估。如果企業(yè)不注重信用調(diào)查研究便進行盲目付款，會增加企業(yè)的財務風險。社會上確有一些企業(yè)和人員以經(jīng)營為幌子實行詐騙，屢屢得逞的原因正是由于企業(yè)不注重信用調(diào)查，輕信對方所致。因此在向供貨商預付賬款之前，必須嚴格調(diào)查其信用狀況，經(jīng)集體風險評估、按章授權批準后方可實施，防止預付款后上當受騙。

3.3建立跟蹤監(jiān)督制度

預付賬款一旦付出，應當落實責任人并全程跟蹤，責任人應及時了解掌握對方的信息，一旦發(fā)現(xiàn)有欺詐行為，應當及時采取措施或通過法律途徑進行追索。特別是對預付款金額較大的，以及新的合作方，必須經(jīng)過嚴密的內(nèi)控流程和集體決策確認，同時嚴格制定、審查合同條款，或者由收款方提供擔保后才可付款。

3.4加強從業(yè)人員教育

企業(yè)大量逾期預付賬款的產(chǎn)生，就是從業(yè)人員缺乏高度的責任感，在發(fā)生預付款的初期不重視，追討不力直至發(fā)生壞賬。因此要加強從業(yè)人員責任心教育，培養(yǎng)責任感，思想上引起重視；從業(yè)人員每月要做好對賬、結賬工作，當月發(fā)生的預付賬款要在當月的總賬和明細賬中反映，及時分析，促進預付賬款的管理。

3.5強化對逾期預付賬款的催討手段

預付賬款逾期后，企業(yè)應采取各種措施，盡量爭取在第一時間內(nèi)追回賬款，發(fā)現(xiàn)拖欠苗頭，及時采取措施，對有一定困難的供應商采取限制措施，規(guī)定其在約定的時間內(nèi)供貨或者退款；同時還需密切注意逾期預付賬款企業(yè)的財務狀況，避免因風險的積累而產(chǎn)生壞賬。

因此，預付賬款的風險直接關系到企業(yè)的資金周轉(zhuǎn) 經(jīng)濟效益，應引起足夠的重視，為有效規(guī)避風險，應對預付賬款加強管理，建立健全源頭控制、過程監(jiān)督、后續(xù)保全的全方位風險防范體系，把預付賬款風險降低到最低程度，保證企業(yè)資金安全。 [科]

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