方芳

人事檔案工作的主流就是信息化管理，人事檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，更是當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理改革的方向。

一、正確認(rèn)識(shí)人事檔案信息化建設(shè)

1、人事檔案的信息化建設(shè)是信息社會(huì)發(fā)展的要求，也是人事管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)。隨著信息技術(shù)和電子技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，獲得信息就是一種資源的占有，這個(gè)概念已經(jīng)被人們所逐步認(rèn)識(shí)和重視，信息資源已經(jīng)成為人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。人事檔案的管理，是因?yàn)樽鳛橐环N原生的信息資源而被人們所重視，人才就是生產(chǎn)力，其重要性正日益凸顯出來(lái)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)已經(jīng)在改變著世界和人們的生活特別是人事檔案社會(huì)化、開(kāi)放化管理的市場(chǎng)需要給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案信息化建設(shè)提上了日程。檔案工作的出發(fā)點(diǎn)就是滿足群眾需求，同時(shí)為社會(huì)服務(wù)又是檔案工作的目的，人事檔案信息化建設(shè)的提出，是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化的表現(xiàn)，信息化建設(shè)對(duì)檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展的需要，在一定程度上促進(jìn)了人事檔案的改革，是政務(wù)工作和人事工作先大戶和民主化的潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。

2、人事檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息共享，為社會(huì)提供全方位的人事信息，極大地提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量?，F(xiàn)代信息顛覆了以往人事檔案管理的模式，多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的綜合能力、系統(tǒng)能力、直觀能力、共享能力，提供了人事管理過(guò)程中所需要的全方位的人事信息。管理者可以快速準(zhǔn)確地獲取人事的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還能夠通過(guò)電子檔案查詢?nèi)耸轮T如工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，使檔案管理實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)化和即時(shí)化，非常便于了解人事全方位的綜合信息。人事檔案管理的信息共享之后，通過(guò)局域網(wǎng)管理者可以從多部門(mén)、多角度去了解一個(gè)人的情況，走出在本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個(gè)側(cè)面了解人事的局限性。信息化建設(shè)提高了人們對(duì)人事認(rèn)識(shí)的深度和廣度。短時(shí)間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成人事檔案的管理工作。

二、人事檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想

在社會(huì)和人們普遍重視信息化建設(shè)的今天，人事檔案管理的信息化自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的主要是體現(xiàn)即時(shí)性、快捷性和動(dòng)態(tài)性。我們提倡人事檔案管理的信息化建設(shè)，首先就要加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想，明確管理信息化的重要意義。首先檔案管理人員要積極進(jìn)取，好學(xué)上進(jìn)，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，創(chuàng)造條件，利用信息先進(jìn)技術(shù)；其次要強(qiáng)化全員的檔案意識(shí)，做好人事檔案管理的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性工作，管理的過(guò)程中要統(tǒng)籌兼顧，全面考慮，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；最后要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，認(rèn)真研究和探討如何提高應(yīng)用水平，分析信息化管理的內(nèi)容變化及變化趨勢(shì)，總結(jié)分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑。

三、人事檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

目前，我國(guó)人事檔案信息化建設(shè)還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)信息化，所以需要促進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程，改變舊有模式，開(kāi)展人事檔案管理和建設(shè)工作中存在的“面”的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橄驒n案實(shí)體保管為重點(diǎn)的“線”的管理，徹底向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化變革，以人事檔

案向社會(huì)提供服務(wù)為重心，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提高管理效率和服務(wù)水平，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)選拔任用人才提供真實(shí)可靠的認(rèn)識(shí)信息。其主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

1、改變以往檔案的存儲(chǔ)模式。在實(shí)際工作中，對(duì)那些容易受損壞、利用頻率高、容量大的重要檔案信息，要妥善管理。通過(guò)一些技術(shù)處理，使信息進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化處理，便于保存和提取。人事檔案記載的信息是與職工的切身利益密切相關(guān)，對(duì)于提拔、晉升職稱(chēng)，具有證據(jù)性與法律性。人事檔案在職稱(chēng)評(píng)聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面具有法律意義，并且發(fā)揮著重要的證據(jù)和參考作用。

2、信息化建設(shè)要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，為人事管理提供一條龍的服務(wù)，采取科學(xué)的管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。在實(shí)際工作中，檔案管理會(huì)收到時(shí)效性強(qiáng)、傳達(dá)范圍廣、受地域制約等因素影響的電子文件檔案，這種檔案的管理也需要信息化建設(shè)，而且尤其要注意電子檔案管理，避免發(fā)生信息保密和安全問(wèn)題。

3、建立人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。人事檔案管理的時(shí)間是一個(gè)非常漫長(zhǎng)的過(guò)程，通常一個(gè)人的人事檔案都要經(jīng)過(guò)幾十年，甚至要保存更長(zhǎng)久，尤其一些重要的人物，他們的檔案具有史料價(jià)值，尤其要建立好數(shù)據(jù)庫(kù)。人事變動(dòng)大而且復(fù)雜，以往的紙質(zhì)檔案，存量大，數(shù)量龐大、占據(jù)空間，使得管理和查閱都很不方便，這就更需要加快信息化建設(shè)，使得紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高工作效率。

4、人事檔案信息化建設(shè)的作用。強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)有著非常重要的作用，將會(huì)對(duì)單位的人事、組織工作產(chǎn)生重大影響，主要表現(xiàn)在： ①為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。②能夠及時(shí)準(zhǔn)確地更新信息。③解除勞動(dòng)量，提高管理效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理需要管理人員手工收集、整編、管理，側(cè)重于檔案實(shí)體管理，提供單位利用。④減輕了工作量后，管理人員可以充分的補(bǔ)充管理知識(shí)。⑤有利于人事檔案紙制載體的保護(hù)。目前我國(guó)事業(yè)單位的改革步伐迅速加快，對(duì)人才的管理和發(fā)現(xiàn)猶顯得重要。事業(yè)單位人員的流動(dòng)也不斷增加，這對(duì)檔案管理提出了新的和更高的要求，檔案材料數(shù)量和種類(lèi)也逐步增多，利用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為人事檔案管理的一個(gè)主要趨勢(shì)和重要途徑。

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（作者單位：湖北省沙洋縣人才服務(wù)中心）