【摘要】工程項目檔案是指項目在規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，在項目建成運營、養(yǎng)護中起著非常重要的作用。

【關(guān)鍵詞】項目建設(shè)；檔案；管理工作

高速公路項目建設(shè)是一項資金投入巨大、參與單位眾多、涉及面相當廣泛的系統(tǒng)工程。項目檔案管理貫穿高速公路項目建設(shè)的始終，是該系統(tǒng)工程中重要的一環(huán)。

項目檔案管理工作本身也是一項包含很多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，它包括建立檔案管理體系、內(nèi)、外業(yè)資料收集、分類、歸檔等許多方面。作為項目建設(shè)業(yè)主單位，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，責無旁貸地負有領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和督促的責任，必須自始至終予以高度重視。

本文結(jié)合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目建設(shè)中檔案管理工作的幾點體會，談?wù)勴椖拷ㄔO(shè)單位應(yīng)如何做好檔案管理工作。

一、加強領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，建立高效的檔案管理工作體系

檔案管理工作必須領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與，盡早建立完善的檔案管理體系。

公司領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案管理工作，始終把檔案管理作為項目建設(shè)管理工作的重要組成部分，統(tǒng)籌規(guī)劃，規(guī)范管理。為確保內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量，項目從籌建開始，公司就指定由分管技術(shù)工作的總工程師牽頭成立了項目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)整個項目建設(shè)期間的檔案管理工作。各參建單位的檔案管理工作同樣實行項目經(jīng)理分管、專（兼）職檔案員負責的管理體制。明確參建各方在檔案管理方面的責任，要求各施工單位必須配備足夠的人力、物力抓好檔案管理工作，監(jiān)理單位則必須監(jiān)督檔案文件材料的形成質(zhì)量。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，層層落實，才能使項目檔案工作取得較好的成績。

另一方面，我們依靠上級主管部門或行業(yè)管理單位，在他們的指導(dǎo)下積極開展工作。就檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，我們及時向上級單位的檔案管理部門反映，他們多次派員深入現(xiàn)場了解情況，并給予及時指導(dǎo)和支持。實踐證明，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是項目檔案管理工作最強有力的保證。

二、檔案管理工作必須與項目建設(shè)同步進行

檔案管理工作必須與項目建設(shè)同步進行，這是檔案管理工作的基本要求。

由于歷史的原因，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目均持續(xù)時間較長，這給項目檔案管理工作帶來了較大的困難。管理單位和人員更換頻繁，許多前期產(chǎn)生的資料收集起來相當困難。為此，公司專門抽調(diào)人手，花費大量人力、物力去有關(guān)單位收集、整理了與這兩個項目有關(guān)的內(nèi)、外業(yè)資料，較好地保存了早期文件，這給后來的竣工文件編制工作等打下了良好的基礎(chǔ)。

此外，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）不僅參建單位眾多，而且，管理模式不同，建設(shè)期限也不同，這給項目檔案管理工作也造成了一定的困難。中江高速公路采取施工總承包模式，項目業(yè)主對工程建設(shè)各方面的控制通過對監(jiān)理單位和總承包單位的管理來實行。江鶴高速公路（二期）則由業(yè)主直接進行施工招標和管理工作，但開工遲于中江高速公路一年多。為此，我們根據(jù)項目特點，分別建立了各自的檔案管理體系。在中江高速公路項目建設(shè)中，我們在檔案管理工作中依靠監(jiān)理單位和總承包單位開展工作，以合同和有關(guān)法規(guī)為依據(jù)，以各項管理制度為手段，加強協(xié)調(diào)管理。在江鶴高速公路的項目建設(shè)中，我們則建立了以項目業(yè)主為主的垂直檔案管理體系，對檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)均予以高度重視，對發(fā)現(xiàn)的問題及時處理。由于主觀重視，措施得當，基本上保證了這兩個項目的檔案管理工作與項目建設(shè)同步進行。

三、統(tǒng)一標準，規(guī)范做法，嚴格要求，確保檔案的內(nèi)、外在質(zhì)量

1、加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

為了提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，公司加強了檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。我司多次邀請省檔案局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家對項目竣工文件的收集、歸檔整理及竣工文件編制進行了分階段性的崗位培訓(xùn)。我們還組織了資料員到兄弟單位參觀學習、交流，使全線檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不斷提高。

2、及時制定標準，規(guī)范做法，確保內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量

項目建設(shè)初期，公司就及時下發(fā)了《廣東省公路建設(shè)有限公司高速公路竣工文件編制辦法》等上級單位關(guān)于建設(shè)項目檔案管理工作的文件，并結(jié)合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）的具體情況，規(guī)范了文件格式、題名、編號等，明確了各施工單位竣工資料管理的職責和編制要求，健全了本項目內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量保證體系，為項目檔案管理工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)。

3、高度重視資料的及時收集工作

項目建設(shè)過程中，如果不及時收集各種內(nèi)、外業(yè)資料，將給以后的編制竣工資料工作造成很大困難。為此，各施工單位應(yīng)在平時及時整理好質(zhì)檢資料，建設(shè)各方應(yīng)設(shè)專人負責資料的收集和整理工作。該項工作應(yīng)做到及時、完整、準確且格式統(tǒng)一，過程當中應(yīng)加強協(xié)調(diào)、檢查工作。

4、堅持定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改

為了做好檔案管理工作，公司非常重視內(nèi)業(yè)資料的檢查和整改。除了堅持月度檢查外，還會同總監(jiān)辦、總承包單位不定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時指出并幫助施工單位整改，把問題消除在萌芽狀態(tài)。對施工單位提交的竣工資料，我司及時指定技術(shù)人員進行審查把關(guān)，確保施工文件齊全、規(guī)范。

5、配備完善的檔案管理設(shè)施，實施電子化管理

四、檔案管理工作中必須重視的幾個環(huán)節(jié)

1、設(shè)計單位必須同步提供電子版設(shè)計文件

根據(jù)交通部2004年《公路工程竣（交）工驗收辦法》的歸檔分類要求，高速公路建設(shè)項目的竣工文件劃分為八大類，即：1、可行性研究及前期綜合文件；2、設(shè)計基礎(chǔ)文件、 設(shè)計文件；3、財務(wù)決算、工程結(jié)算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、監(jiān)理文件；7、竣工圖文件；8、科研文件等。

其中，竣工圖的編制是高速公路項目檔案管理工作中極其重要的一環(huán)，它是項目建設(shè)的真實反映，是后來查詢、利用者了解項目建設(shè)情況的重要工具?？⒐D編制工作的總體要求是真實、準確，如實反映設(shè)計變更情況，與施工實體必須完全相符；有關(guān)變更必須手續(xù)齊備，依據(jù)充足；圖紙質(zhì)量必須規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔，字跡線條清晰、耐久，標注位置合理。

在竣工圖編制工作開展前，能否從設(shè)計單位取得完整的施工圖電子版設(shè)計文件，就成為做好這項工作的關(guān)鍵。

為此，在項目設(shè)計合同洽談中，項目建設(shè)單位須約定由設(shè)計單位同步提供完整的全套電子版設(shè)計文件，這既方便在日常施工中開展設(shè)計變更管理工作，同時，也將為日后的竣工圖編制工作打下良好的基礎(chǔ)。

2、應(yīng)在有關(guān)施工合同中保證檔案資料的及時交付

前已述及，中江高速公路采取施工總承包模式，項目業(yè)主不與各施工標段直接簽署施工合同，項目業(yè)主對工程建設(shè)各方面的控制通過對總承包單位和監(jiān)理單位的管理來實行。總承包單位和部分分包單位之間由于合同糾紛，在一定程度上不僅對工程進度、質(zhì)量造成了不利影響，也影響了檔案管理工作的進展。具體表現(xiàn)為，個別標段由于與總承包單位之間存在合同糾紛，就以內(nèi)業(yè)資料相要挾，拒不上交給業(yè)主，影響了整個檔案驗收工作的及時進行，這是今后值得注意的地方。為此，我們認為，在有關(guān)施工合同中，應(yīng)將內(nèi)業(yè)資料等檔案材料是否及時上交給業(yè)主單位，與該標段的計量支付工作聯(lián)系起來。對拒不提交資料者，應(yīng)果斷地暫停其計量支付工作。只有這樣從合同條款上保證資料的及時歸檔、收集，才能使檔案管理工作高效、規(guī)范、有序地向前推進。

【參考文獻】

1、交通部2004年《公路工程竣（交）工驗收辦法》

2、廣東省公路建設(shè)有限公司高速公路竣工文件編制辦法