摘 要：合同是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。現(xiàn)今社會商業(yè)活動錯綜復(fù)雜，也決定了合同內(nèi)容的復(fù)雜多樣性。在合同洽談、簽訂時應(yīng)充分考慮合同的潛在風(fēng)險性。因而企業(yè)合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，搞好合同管理，是維護企業(yè)合法權(quán)益的最基本的要求。合同履行并非總能一帆風(fēng)順，如果發(fā)生糾紛或者出現(xiàn)不能正常履行的情況，面臨著如何進行合同救濟。合同救濟行為不當(dāng)，同樣可能在這個階段發(fā)生法律風(fēng)險。從依法管理合同，有效預(yù)防法律風(fēng)險的角度出發(fā)，對加強合同管理與法律風(fēng)險防范進行研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；合同；法律風(fēng)險；防范對策

中圖分類號：D92 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）28-0296-03

引言

合同的重要性不言而喻。合同是企業(yè)通向市場的橋梁和紐帶，橋的一端是出售產(chǎn)品或服務(wù)的企業(yè)，另一端是購買產(chǎn)品或服務(wù)的用戶或顧客。對某一具體企業(yè)而言，這種作為“賣方”和“買方”的兩重身份都擁有，并且時刻在交替重疊，即企業(yè)在出售自己的產(chǎn)品或服務(wù)的同時，又在購買他人的產(chǎn)品或服務(wù)?？梢院敛豢鋸埖卣f，市場經(jīng)濟就是“合同（訂單）經(jīng)濟”，企業(yè)馳騁市場、提高產(chǎn)品或服務(wù)的市場份額（市場占有率），也就是尋求訂單、希望得到更多訂單的過程。交易是通過合同來實現(xiàn)的，而企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)本身是用來交易的。可以說，合同是企業(yè)的“命門”，企業(yè)要練就金剛不壞之身、東方不敗似的蓋世武功，就必須千方百計護住自己的“命門”，花大力氣、下真功夫搞好合同管理，防范和化解合同法律風(fēng)險。合同管理一般經(jīng)過合同策劃、調(diào)查、初步確定準(zhǔn)合同對象、談判、擬定合同文本、審核、正式簽署、分送相關(guān)部門、履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛處理、歸檔保管、執(zhí)行情況評價等環(huán)節(jié)構(gòu)成。可以將合同管理劃分為四個階段：合同準(zhǔn)備階段，包括合同策劃、調(diào)查、初步確定準(zhǔn)合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序；合同簽署階段，包括正式簽署合同、將合同分送相關(guān)部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評價等程序。

一、企業(yè)合同管理的總體要求

1.建立分級授權(quán)管理制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機構(gòu)設(shè)置和管理層級安排，建立合同分級管理制度。屬于上級管理權(quán)限的合同，下級單位不得簽署。對于重大投資類、融資類、擔(dān)保類、知識產(chǎn)權(quán)類、不動產(chǎn)類合同上級部門應(yīng)加強管理。下級單位認為確有需要簽署涉及上級管理權(quán)限的合同，應(yīng)當(dāng)提出申請，并經(jīng)上級合同管理機構(gòu)批準(zhǔn)后辦理。上級單位應(yīng)當(dāng)加強對下級單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。

2.實行統(tǒng)一歸口管理。企業(yè)可以根據(jù)實際情況指定法律部門等作為合同歸口管理部門，對合同實施統(tǒng)一規(guī)范管理，具體負責(zé)制定合同管理制度，審核合同條款的權(quán)利義務(wù)對等性，管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本，管理合同專用章，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進合同的有效履行等。

3.明確職責(zé)分工。企業(yè)各業(yè)務(wù)部門作為合同的承辦部門負責(zé)在職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同，并履行合同調(diào)查、談判、訂立、履行和終結(jié)責(zé)任。企業(yè)財會部門側(cè)重于履行對合同的財務(wù)監(jiān)督職責(zé)。

4.健全考核與責(zé)任追究制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全合同管理考核與責(zé)任追究制度，開展合同后評估，對合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)機構(gòu)或人員的責(zé)任。

二、企業(yè)合同存在的風(fēng)險

1.輕信口頭協(xié)議，不簽訂書面合同現(xiàn)象突出。不少企業(yè)僅憑對方的電話、電報、發(fā)貨通知就進行交易、盲目輕信口頭協(xié)議，一旦對方失信便糾纏不清引發(fā)糾紛的情形時有發(fā)生。分析對方不簽書面合同的原因，既有出于信任對方的可能，也有圖省事的可能，這往往給居心不良分子一方有可乘之機?，F(xiàn)實中因雙方未簽訂書面合同，致雙方在合同結(jié)算中相關(guān)條款不明，引發(fā)爭議的極多。

2.合同簽訂行為不規(guī)范，致使合同內(nèi)容約定不明確、不具體。許多企業(yè)在經(jīng)濟交往活動中，也注意簽訂相關(guān)合同，但卻不使用內(nèi)容規(guī)定的格式合同文書，簽訂的合同條款過于粗略，出現(xiàn)合同條款約定不明確，不完善，權(quán)利表述模糊。這樣的合同極容易陷入欺詐圈套，引發(fā)合同糾紛。《合同法》第12條規(guī)定，合同的內(nèi)容由當(dāng)事人約定，一般包括以下條款：（1）當(dāng)事人的名稱、姓名和住所；（2）標(biāo)的；（3）數(shù)量；（4）質(zhì)量；（5）價位或者報酬；（6）履行期限地點和方式；（7）違約責(zé)任；（8）解決爭議的方法?，F(xiàn)實中對合同條款的約定不詳，較為常見的情況是簽訂合同時根本不約定履行期限、違約責(zé)任及爭議解決的條款。另一種情況是即使約定了違約責(zé)任條款也徒有虛名，如僅約定一方違約時，另一方應(yīng)依據(jù)《合同法》承擔(dān)違約責(zé)任，按要求承擔(dān)違約責(zé)任的具體約定又還給了《合同法》。在約定爭議解決的方式時，有些約定既適用訴訟方式，又適用仲裁方式；有些約定選用的仲裁方式解決但選定仲裁機構(gòu)不明確或不存在，還有些在約定選用訴訟方式時違反了《民事訴訟法》關(guān)于級別管轄或?qū)俟茌牭囊?guī)定等。

3.企業(yè)往往只注重經(jīng)濟合同局部化管理，看重合同的簽訂而缺乏全過程的合同管理。有些企業(yè)在簽訂經(jīng)濟合同前，沒有組織有關(guān)專業(yè)部門對合同標(biāo)的、質(zhì)量、價款、匯率、企業(yè)自身能力、付款條件等進行全面綜合有效地評估，而匆忙簽訂經(jīng)濟合同，結(jié)果在經(jīng)濟合同的履行過程中，往往力不從心，結(jié)果導(dǎo)致合同不能順利履行，使企業(yè)最終遭受經(jīng)濟損失。某些企業(yè)對經(jīng)濟合同的相關(guān)證據(jù)保存不善，當(dāng)企業(yè)經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，往往有效證據(jù)不足，使企業(yè)喪失對自身的維權(quán)。同時，也沒有很好總結(jié)合同全過程管理，對企業(yè)今后的合同管理，難以提供指導(dǎo)性意見。

4.企業(yè)風(fēng)險意識淡漠，管理人員對控制風(fēng)險的知識缺乏，不能有效控制風(fēng)險，造成合同管理失敗。有的企業(yè)，在簽訂合同前，沒有對對方資信進行全面調(diào)查，而簽訂合同后，致使上當(dāng)受騙；有的對合同條款缺乏反復(fù)推敲、致使在履行合同中，給對方留下空隙可鉆，合同糾紛難以解決，有一些企業(yè)雖然對合同風(fēng)險比較重視，但往往不得要領(lǐng)，企業(yè)管理者在處理突發(fā)事件中，對合同詐騙和糾紛束手無策，一般以報案和訴訟為作為重要手段，或者自食其果。有的企業(yè)為了避免合同詐騙。也采取了一些擔(dān)保措施，但具體實施中，往往得不到完全滿意的擔(dān)保賠賞。

5.缺乏誠信經(jīng)營理念。有的企業(yè)在經(jīng)營中，不顧企業(yè)的長遠發(fā)展目標(biāo)，以丟失信用為代價，追求短期的經(jīng)濟效益，在合同的執(zhí)行中，表現(xiàn)為不按合同規(guī)定的有關(guān)條款執(zhí)行，或不能按期交付貨物，或不能保證標(biāo)的質(zhì)量，或不按期支付貨款等。

三、企業(yè)加強合同管理及法律風(fēng)險防范對策

1.對合同簽約主體資質(zhì)進行識別性審查，做到法律風(fēng)險的事前控制。對簽約相對方進行資信審查是為了排除不適格的交易主體，確保合同合法和避免產(chǎn)生法律風(fēng)險，也是確保合同有效履行的第一道防線。隨著市場經(jīng)濟的進一步深入，各市場主體的動態(tài)變化極為頻繁，特別是目前的內(nèi)外經(jīng)濟環(huán)境，國際市場持續(xù)的低迷，必然會使很多公司的履約能力受到影響甚至引起變化。所以對交易對象的資信情況嚴格審查，并及時跟蹤管理顯得尤為重要。這就要求主辦合同的管理人員認真開展簽約單位的資質(zhì)調(diào)查，及時掌握交易客戶的現(xiàn)狀，做好建檔及動態(tài)維護，嚴把合同資信審查關(guān)。確認對方單位有相應(yīng)的履約資質(zhì)和履約能力后，再與其簽訂合同，對資質(zhì)檔案要及時更新維護，否則無法從源頭防范經(jīng)營風(fēng)險。通過對簽約主體資質(zhì)審查，以識別合同訂立的合法合規(guī)性、簽約主體資格、資質(zhì)的真實性、合法性和有關(guān)證件的有效性，做到法律風(fēng)險的事前控制。

2.采用格式文本，加強條款的審查力度，可以有效地防范法律風(fēng)險的發(fā)生。書面合同可以使當(dāng)事人雙方能夠準(zhǔn)確地理解合同規(guī)定，避免不必要的爭執(zhí)，便于管理。同時也為將來萬一發(fā)生糾紛時提供了原始的文字證據(jù)，為及時解決提供方便。企業(yè)的合同主辦部門在訂立書面合同時應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采用國家或行業(yè)頒布的格式合同文本，因為此類合同示范文本是經(jīng)過專業(yè)法律人員和有關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干集中集體智慧編訂而成，其內(nèi)容嚴謹、完備，不僅防范合同風(fēng)險，提高工作效率，也大大減輕了企業(yè)法務(wù)人員審查合同的繁重度。為此，企業(yè)一方面要擴大合同示范文本的宣傳和使用范圍，另外一方面企業(yè)專業(yè)法務(wù)人員也要指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員正確使用，嚴格各選填項的填寫，對個別內(nèi)容確需修改的，須加蓋合同專用章以完成雙方確認，避免留下紛爭。使用非合同示范文本的，應(yīng)當(dāng)由專職法務(wù)人員審核。努力實現(xiàn)法律工作從服務(wù)型向管理型，從事后救濟型向事前防范和事中控制型的根本轉(zhuǎn)變。

3.加強授權(quán)代理制度。對企業(yè)職工合同簽訂授權(quán)的管理與控制是防范合同風(fēng)險的重中之重。由于企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于法定代表人或負責(zé)人身上，在實際操作過程中，企業(yè)往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預(yù)先給與相當(dāng)數(shù)量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同，以方便其在適當(dāng)?shù)臅r候簽訂合同。這其實就是企業(yè)的一種授權(quán)行為，但是法律風(fēng)險常常就出現(xiàn)在這里。由于授權(quán)的不規(guī)范就會很容易產(chǎn)生無權(quán)代理或表見代理行為。如何規(guī)范公司職工的授權(quán)代理行為，杜絕無權(quán)代理和表見代理的發(fā)生是執(zhí)行授權(quán)代理制度的關(guān)鍵。無權(quán)代理即未經(jīng)授權(quán)而為的行為、超越代理權(quán)的行為和代理權(quán)終止后的行為，法律規(guī)定無權(quán)代理行為未經(jīng)被代理人追認的被代理人不承擔(dān)民事責(zé)任。規(guī)范授權(quán)代理的做法是：不要預(yù)先發(fā)出蓋章的空白介紹信和空白合同書，如果必須這樣，企業(yè)必須嚴格控制，應(yīng)在空白介紹信中明確規(guī)定該銷售代表可以簽訂合同的具體項目、金額上限，以及該銷售代表有權(quán)獨立簽訂合同的時間期限。在他們的職務(wù)停止或者調(diào)整崗位后，一定要確保將原先預(yù)先給他的空白介紹信、授權(quán)委托書和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時清理、上繳，同時務(wù)必以最快的速度書面通知和他有業(yè)務(wù)往來的關(guān)系客戶。如果已經(jīng)發(fā)生了無權(quán)代理，公司可以權(quán)衡利弊及時選擇行使追認權(quán)和拒絕權(quán)，比如無權(quán)代理簽訂的合同對公司不利，應(yīng)堅決拒絕追認，做法上只需要在相對人進行催告時不作任何表示即可。表見代理是指行為人沒有代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后以被代理人名義訂立合同，但是相對人有理由相信行為人有代理權(quán)的，該代理行為有效，企業(yè)要對該代理行為的后果承擔(dān)責(zé)任。因此我們務(wù)必要注意避免以下幾種可能構(gòu)成表見代理的情況：企業(yè)對外聲明授予某人代理權(quán)，而實際上并沒有授權(quán)的；知道他人以自己的名義從事經(jīng)濟活動而不做否認表示的；將本企業(yè)的公章、合同專用章、以及蓋章的業(yè)務(wù)介紹信和空白合同書交給他人的；授權(quán)委托書中授權(quán)不明的；代理權(quán)消滅后未及時收回授權(quán)委托書的。

4.違明確約責(zé)任條款。應(yīng)當(dāng)注意審查對方起草的合同中有無不平等的違約責(zé)任條款和加重我方責(zé)任的違約責(zé)任條款。公司起草簽訂合同中必須明確約定對方的違約責(zé)任，而且應(yīng)與公司訂立合同的目的能否實現(xiàn)為標(biāo)準(zhǔn)。比如最近我公司一件技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同中，由于沒有明確約定對方提供的技術(shù)資料不能通過審批取得新藥證書時的違約責(zé)任，造成我們無法直接向?qū)Ψ剿髻r?！逗贤ā冯m然規(guī)定一方違約，另一方可以向其追索違約金和賠償金，但如果合同中沒有明確違約金的數(shù)額，法院就會視為雙方當(dāng)時放棄違約金權(quán)利，而不予支持。對賠償金計算方法作出明確約定，有利于以后發(fā)生爭議后迅速確定賠償金額。我們經(jīng)常會看見合同中關(guān)于違約責(zé)任的如下約定：雙方應(yīng)嚴格履行本合同，如一方有違約，則另一方根據(jù)法律規(guī)定追究其違約責(zé)任。這樣的約定沒有任何意義，我們必須明確在合同中約定對方違約賠償數(shù)額或者如何計算經(jīng)濟損失的標(biāo)準(zhǔn)、方法，這樣一來一旦對方違約將直接以這些標(biāo)準(zhǔn)追索賠償，如果不足以彌補我公司損失時再舉證實際損失的大小。

5.要妥善保管好合同的原件以及雙方履行中往來的全部書面記錄。合同的原件保管是非常重要的，這不但是合同的履行的必要條件，更是索賠的最直接最有力的原始證據(jù)。如果企業(yè)把合同的原件弄丟，則會多企業(yè)索賠造成非常被動的局面，甚至?xí)?dǎo)致無法進行索賠。許多合同的內(nèi)容是企業(yè)不愿意公開的，也有些合同中會涉及到商業(yè)秘密或者技術(shù)秘密。對這些合同的保管，格外顯得重要，建議可由簽訂了保密協(xié)議的人員負責(zé)保管。

6.風(fēng)險規(guī)避。風(fēng)險規(guī)避是企業(yè)對超出風(fēng)險承受度的合同風(fēng)險，通過放棄或者終止與該風(fēng)險相關(guān)的合同以避免和減輕損失的策略。根據(jù)規(guī)避的程度和方式，可將合同風(fēng)險規(guī)避策略進一步劃分為完全拒絕承擔(dān)、逐步試探承擔(dān)和中途放棄承擔(dān)等三種策略。完全拒絕承擔(dān)合同風(fēng)險策略是指通過合同風(fēng)險評估后，企業(yè)直接拒絕承擔(dān)某類或某個合同風(fēng)險。如通過對某企業(yè)進行合同調(diào)查和合同風(fēng)險評估后，認為該企業(yè)長期經(jīng)營管理混亂、財務(wù)狀況不佳、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不高、商業(yè)信譽不好等，合同風(fēng)險很高，就不能與該企業(yè)簽訂合同。逐步試探承擔(dān)合同風(fēng)險策略是指通過合同風(fēng)險評估后，雖然認為某種或某個合同風(fēng)險很大，但又不宜采取完全拒絕的方式，則宜采取分步實施策略，規(guī)避部分風(fēng)險。如通過合同風(fēng)險評估后，認為與某公司開展業(yè)務(wù)往來風(fēng)險很高，但該公司提供的產(chǎn)品又是本企業(yè)急需的，則可采取此種合同風(fēng)險規(guī)避策略，先與其簽訂標(biāo)的金額較小的合同，通過逐步接觸和合同履行進展情況，再逐步增大標(biāo)的金額。中途放棄承擔(dān)合同風(fēng)險策略是指因外部環(huán)境發(fā)生變化或?qū)Ψ桨l(fā)生違約行為等，企業(yè)中途終止合同的履行，控制合同風(fēng)險的擴大和發(fā)展。如在合同履行過程中，因外部環(huán)境發(fā)生重大變化，或者對方存在違約行為，本企業(yè)繼續(xù)履行合同義務(wù)，將會造成更大的損失和風(fēng)險，則宜采取此種策略。

7.風(fēng)險降低、分擔(dān)與承受。風(fēng)險降低是企業(yè)在權(quán)衡成本效益之后，準(zhǔn)備采取適當(dāng)?shù)暮贤刂拼胧┙档秃贤L(fēng)險或者減輕合同損失，將合同風(fēng)險控制在風(fēng)險承受度之內(nèi)的策略。建立和實施合同內(nèi)部控制，是降低合同風(fēng)險的主要方法。風(fēng)險分擔(dān)是企業(yè)準(zhǔn)備借助他人力量，采取合同業(yè)務(wù)分包、請專門擔(dān)保公司擔(dān)保等方式和適當(dāng)?shù)目刂拼胧?，將合同風(fēng)險控制在風(fēng)險承受度之內(nèi)的策略。根據(jù)分擔(dān)方式不同，可將合同風(fēng)險分擔(dān)策略分為合同風(fēng)險分散、請擔(dān)保公司擔(dān)保等方式。合同風(fēng)險分散就是指將一個標(biāo)的金額大的合同拆分成標(biāo)的金額較小的合同，與不同單位簽訂合同，將風(fēng)險分散在不同的空間，以減少企業(yè)遭受合同風(fēng)險損失的程度。如與不同的供貨商簽訂同一種原材料的采購合同、與不同的客戶簽訂同一種產(chǎn)品的銷售合同等。請擔(dān)保公司擔(dān)保就是指對風(fēng)險較大、企業(yè)難以控制的合同，請專門的擔(dān)保公司進行擔(dān)保，一旦發(fā)生合同風(fēng)險，則可從擔(dān)保公司獲得一定的補償，以彌補合同損失的方式。一般的，對于涉外、外貿(mào)合同，可請實力強、經(jīng)驗豐富的涉外擔(dān)保公司進行擔(dān)保。風(fēng)險承受是企業(yè)對風(fēng)險承受度之內(nèi)的合同風(fēng)險，在權(quán)衡成本效益之后，不準(zhǔn)備采取控制措施降低合同風(fēng)險或者減輕合同損失的策略。一般的，對于標(biāo)的金額小，或者能夠即時結(jié)清的合同，可以采用合同風(fēng)險承受策略。

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[責(zé)任編輯 陳 鶴]

收稿日期：2013-06-19

作者簡介：張進軍（1978-），男，北京人，企業(yè)法律顧問，經(jīng)濟師，從事企業(yè)行政管理與法律管理研究。