【摘要】現(xiàn)代商務(wù)英語寫作注重禮貌原則，要求從對(duì)方的角度出發(fā)去考慮問題，這就對(duì)于寫信人的溝通技巧有了更高的要求。本文從信息內(nèi)容的性質(zhì)角度出發(fā)，闡述了兩種不同的排列方式：演繹法與歸納法。正確的使用兩種不同方式，可以使信函內(nèi)容更易于被讀者接受，從而達(dá)到有效的、善意的溝通效果。

【關(guān)鍵詞】好消息 壞消息 演繹法 歸納法

【中圖分類號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2013）11-0081-01

每一封商務(wù)信函都是基于某個(gè)特定目的出發(fā)的，假如我們是在電報(bào)中用一句話去概括一封信函，這句話就應(yīng)該是本信函“主旨”，英文中稱之為central idea。而這個(gè)“主旨”就決定了整篇信函的文體結(jié)構(gòu)及能否取得寫信人期待的效果。在清楚的認(rèn)識(shí)到“主旨”是什么之后，寫信人下一步要做的就是“組織”信息?！敖M織”一詞在寫作中的解釋是：將主題分為若干部分并將其按照合理順序排列的行為。因此在下筆寫信之前，寫信人需要清楚幾個(gè)問題：（1）本文的“主旨”是什么？（2）收信人對(duì)于該信息可能會(huì)有怎樣的發(fā)應(yīng)？（3）基于可預(yù)見的收信人的反應(yīng)，該“主旨”應(yīng)該置于信函的哪個(gè)位置闡述？在此我們需要兩種不同的信息組織方法：演繹法和歸納法。

1.演繹法與歸納法

所謂演繹法或稱演繹推理（Deductive reasoning）是指人們以一定的反映客觀規(guī)律的理論認(rèn)識(shí)為依據(jù)，從服從該認(rèn)識(shí)的已知部分推知事物的未知部分思維方法。是由一般到個(gè)別的認(rèn)識(shí)方法。演繹法是認(rèn)識(shí)“隱性”知識(shí)的方法。所謂歸納法或稱歸納推理（Inductive reasoning），是在認(rèn)識(shí)事物過程中所使用的思維方法。有時(shí)叫作歸納邏輯是指人們以一系列經(jīng)驗(yàn)事物或知識(shí)素材為依據(jù)，尋找出其服從的基本規(guī)律或共同規(guī)律，并假設(shè)同類事物中的其他事物也服從這些規(guī)律，從而將這些規(guī)律作為預(yù)測(cè)同類事物的其他事物的基本原理的一種認(rèn)知方法。

2.演繹法在商務(wù)英語寫作中的應(yīng)用

演繹法在商務(wù)信函中大量應(yīng)用于“好消息信函”和“中性消息信函”當(dāng)中。好消息信函是指信息中包含使人愉悅的內(nèi)容的信件。中性消息信函是指讀者會(huì)對(duì)信函中的內(nèi)容感興趣，但不會(huì)產(chǎn)生情感上的反應(yīng)。這兩種信函在商務(wù)信函中占有絕大多數(shù)的比例，人們習(xí)慣于其演繹法的三步走結(jié)構(gòu)：開篇點(diǎn)明主題，接下來對(duì)主題進(jìn)行詳細(xì)的說明或解釋，結(jié)尾部分呼應(yīng)主題或以未來為導(dǎo)向的結(jié)束語。以下表格為例：

演繹法排列的信息具有以下優(yōu)勢(shì)：

（1）開篇的第一句話比較容易些，在此之后，其具體解釋或說明可以很自然的闡述出來。

（2）因?yàn)榉旁陂_頭這樣顯眼的位置，更容易引起讀者的重視

（3）在開篇就得知好消息，使讀者帶有愉悅的心情閱讀全文，余下的詳細(xì)內(nèi)容及說明也更容易被接受。

（4）這種排列能夠節(jié)省讀者時(shí)間。一旦掌握了信函的主旨，他們可以快速的瀏覽全文。

3.歸納法在商務(wù)英語寫作中的應(yīng)用

壞消息是指任何會(huì)讓讀者產(chǎn)生不愉悅情緒反應(yīng)的信息。比如對(duì)于請(qǐng)求幫助、申請(qǐng)工作、申請(qǐng)開證等的否定回復(fù)都屬于壞消息信函。因?yàn)樵诖蠖鄶?shù)情況下讀者都對(duì)自己的請(qǐng)求持有被肯定的期待，壞消息必然會(huì)使讀者感到沮喪和失望。因此這類信息尤其需要寫信人認(rèn)真對(duì)待，盡量避免因讀者感到傷心或丟臉而產(chǎn)生的破壞交際關(guān)系的負(fù)面效應(yīng)。

正如上文中所述，好消息信息中需要對(duì)主題加以細(xì)節(jié)說明，壞消息信息同樣需要這樣的內(nèi)容（原因、解釋等）。如果寫信人開門見山式的告知對(duì)方這個(gè)壞消息，對(duì)方的反應(yīng)很有可能是負(fù)面的：“這不公平”，“不應(yīng)該是這樣的”，“他們從來就不給我機(jī)會(huì)”。一旦產(chǎn)生這樣先入為主的消極觀念，不管后面的解釋多么合理、具體，讀者的態(tài)度也很難發(fā)生改變。因此對(duì)于寫信人來說，壞消息的原因及解釋顯得更加重要。如果這些原因被讀者所認(rèn)可、理解，那么壞消息本身也是可接受的，雙方因此而保持了友好的商務(wù)關(guān)系。正因?yàn)樵蚣敖忉尩闹匾?，寫信人需要在組織信息時(shí)注意強(qiáng)調(diào)原因，使用歸納法去表達(dá)壞消息信函就可以很有效的達(dá)到這一目的。歸納法在商務(wù)信函寫作中可以簡(jiǎn)化為四個(gè)步驟，如下表：

歸納法排列的信息具有以下優(yōu)勢(shì)：

（1）在拒絕對(duì)方之前給予對(duì)方充分合理的解釋。

（2）將原因和解釋置于拒絕之前，使讀者更易接受和理解。

（3）可以避免消極的反應(yīng)。在讀者閱讀完合理的解釋后，接下來的拒絕是可預(yù)見并可接受的。

（4）使用中性或是愉悅的信息作為結(jié)尾，例如表達(dá)愿意與對(duì)方以其他方式進(jìn)行合作，表達(dá)希望能夠提供幫助的意愿，有利于雙方建立和維持良好的關(guān)系。

通過以上對(duì)比分析，我們可以看到，作為兩種主要的商務(wù)寫作方法，演繹法和歸納法各有所長(zhǎng)。寫信人應(yīng)該做到具體情況具體分析，根據(jù)信函的性質(zhì)確定信息排列方式。

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作者簡(jiǎn)介：

宋清濤（1981.9-），女，內(nèi)蒙古呼倫貝爾市人，碩士研究生，講師，研究方向：商務(wù)英語方向。