[摘 要]人事檔案是獲取人才信息資源的重要渠道，更是企業(yè)挑選人才、選賢舉能的重要工具。因此，管理好人事檔案對(duì)人才資源的開(kāi)發(fā)和利用來(lái)說(shuō)具有非常重要的作用。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，事業(yè)單位在人事檔案管理方面也暴漏出了越來(lái)越多的問(wèn)題，材料內(nèi)容缺失、信息不真實(shí)等問(wèn)題嚴(yán)重影響了企業(yè)對(duì)人才使用的積極性，而且隨著信息化的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案管理的要求也變的更高，因此，加強(qiáng)人事檔案管理體制的改革，探索和研究社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新思路對(duì)我國(guó)檔案管理工作的完善有著重要的意義。本文從人事檔案的概念入手，分析了目前人事檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了未來(lái)人事檔案管理的新思路，希望對(duì)我國(guó)人事檔案的管理有一定的指導(dǎo)和借鑒作用。

[關(guān)鍵詞]人事檔案，管理，新思路

[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2013）04 — 0105 — 02

一、人事檔案的概念

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的寶貴歷史材料，記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，一直以來(lái)執(zhí)行的是隨人走制度，它比較真實(shí)的客觀記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績(jī)等方面的材料。〔1〕

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

人事檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥無(wú)味的工作，它不能像其他重要管理工作一樣能給單位帶來(lái)一定的利益，因此，長(zhǎng)久以來(lái)都不受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，而且相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案工作無(wú)非就是一些保管性質(zhì)的工作，只要能保證材料的安全，不出現(xiàn)丟失、泄露的現(xiàn)象就行。因此在現(xiàn)實(shí)的工作中，大部分領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)忽視人事檔案管理的重要性，使其一直處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。而且在人員配備方面，人事檔案管理方面的工作并沒(méi)有專職的人員來(lái)做，大多是由人事人員兼職做管理，但人事人員由于工作量大，就會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案管理工作投入的精力不足，因此會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理水平。此外，在人事檔案的設(shè)備管理上，多數(shù)單位都沒(méi)有單獨(dú)的人事檔案管理管，都是和其他辦公區(qū)域合用，也沒(méi)有防盜、防潮等安全保護(hù)措施，使得檔案由于存放時(shí)間較長(zhǎng)的原因，紙張也開(kāi)始變的發(fā)黃、發(fā)硬，甚至出現(xiàn)褪色、字跡模糊的現(xiàn)象，造成檔案以后查詢的困難。

（二）人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和市場(chǎng)化程度的日益加深，人才流動(dòng)現(xiàn)象日益頻繁，人們不會(huì)再像以前那樣會(huì)長(zhǎng)期固定在某一個(gè)工作的崗位上，越來(lái)越多的人會(huì)根據(jù)自己的興趣愛(ài)好去選擇跳槽，為了找到自己感興趣的工作，很多人員不會(huì)顧及原來(lái)單位的再三挽留，即使單位會(huì)拿檔案作為要挾，很多人也不會(huì)輕易妥協(xié)，依然決定了選擇放棄檔案。而且隨著社會(huì)的發(fā)展，很多單位并不看重員工的檔案，只要能為企業(yè)帶來(lái)效益就可以留下工作，這也使得社會(huì)上越來(lái)越多的人不看重檔案而選擇棄檔。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，截止到2006年底調(diào)查的時(shí)候，全國(guó)至少出現(xiàn)了60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系的檔案，即使目前勞動(dòng)部門(mén)已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)政策去解決流動(dòng)人員的檔案調(diào)動(dòng)問(wèn)題，但是還是出現(xiàn)了較多棄檔的現(xiàn)象，而且這些問(wèn)題也給當(dāng)前的用人單位帶來(lái)了很大隱藏危機(jī)。

（三）檔案材料的缺漏

收集是完善人事檔案管理工作的重要步驟，人事檔案材料的收集必須及時(shí)，才能保證檔案內(nèi)容的完整。然而目前從各個(gè)事業(yè)單位檔案材料的收集方面來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)都存在著檔案內(nèi)容材料缺失的現(xiàn)象。造成檔案內(nèi)容材料缺失的原因主要有以下三方面：第一，由于事業(yè)單位部門(mén)較多，就使得檔案收集范圍擴(kuò)大，而且在檔案管理制度方面還沒(méi)有一定的管理規(guī)范，因此實(shí)施起來(lái)就比較困難；第二，檔案管理部門(mén)工作人員的責(zé)任心意識(shí)不強(qiáng)，因?yàn)樗麄兺ǔＬ幱诒粍?dòng)的工作狀態(tài)，因此就不會(huì)有及時(shí)主動(dòng)去收集材料的意識(shí)，而且對(duì)檔案材料管理查漏的工作力度也不夠大，通常都是事后才發(fā)現(xiàn)材料的缺失；第三，干部職工人員對(duì)檔案的重視不夠，在最開(kāi)始填寫(xiě)檔案表的時(shí)候就經(jīng)常是敷衍了事，能省則省，也在一定程度上造成了檔案信息的缺失。

（四）人事檔案利用水平低的問(wèn)題

人事檔案是查看人力資源信息的重要方式之一，是服務(wù)于人事工作，為人事決策提供參考的依據(jù)，應(yīng)該得到有效的利用。但目前，檔案管理工作過(guò)于強(qiáng)調(diào)其保密性，忽視其利用性，致使檔案的利用率低，查看的手續(xù)比較繁瑣，因此就大大降低了人事檔案存在的價(jià)值，給社會(huì)資源也帶來(lái)一定的浪費(fèi)。而且即使得到利用，也只是單一的查看性質(zhì)的利用，使得檔案管理工作始終處于一種被動(dòng)的狀態(tài)，本來(lái)檔案管理工作就是一個(gè)保密性比較強(qiáng)、比較規(guī)范的工作，沒(méi)有一定的制度約束，被動(dòng)的利用現(xiàn)象更使得人事檔案管理工作無(wú)章可循、無(wú)所適從。

（五）管理制度相對(duì)落后

目前，在檔案管理的手段上，大多數(shù)事業(yè)單位還是采用傳統(tǒng)的手工操作的方式。有些單位甚至采用純手工的方式進(jìn)行編輯檢索，導(dǎo)致人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理。雖然有些單位已經(jīng)開(kāi)始采用電腦的方式管理信息，但還僅僅停留在查看目錄的階段上，不能充分運(yùn)用信息化的手段來(lái)提高自己的工作效率和工作質(zhì)量。此外，在人事檔案的分類管理上，大多都是沿襲傳統(tǒng)的分類方法，多是反映個(gè)人的經(jīng)歷和家庭情況，很少有反應(yīng)工作能力、實(shí)際業(yè)績(jī)的信息，因此，千篇一律的內(nèi)容對(duì)人事來(lái)說(shuō)不能產(chǎn)生多大的使用價(jià)值，為企業(yè)選撥人才也造成了一定困難。

三、人事檔案管理的新思路

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視

人事檔案管理工作要想得到充分的發(fā)展，首先就要能夠受到領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的重視，給領(lǐng)導(dǎo)貫徹檔案管理的重要性，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改善人事檔案管理?xiàng)l件和設(shè)施。其次，要使單位領(lǐng)導(dǎo)能把檔案管理工作當(dāng)做是長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃中的重要部分，把檔案管理納入到日常工作的考核范圍，嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理工作的規(guī)范性，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作向著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，委派專職人員進(jìn)行檔案管理的工作，不管從思想上，還是行動(dòng)上，都要加大對(duì)檔案管理的重視程度。

（二）建立健全人事檔案管理工作制度

建立健全人事檔案管理工作制度，是提高檔案管理工作制度化水平的重要方法。所謂：“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，只有具備了標(biāo)準(zhǔn)的工作制度，才能加快檔案管理工作的進(jìn)程。目前，在檔案管理工作中，基本上是處于一種無(wú)章可循、無(wú)方向性的工作狀態(tài)，而且由于檔案管理工作比較瑣碎，工作量也比較大，因此，必須根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況去制定一些規(guī)章制度，讓檔案管理工作也變得有章可循。尤其要重視對(duì)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度的建設(shè)，嚴(yán)格要求檔案材料的收集整理，嚴(yán)明紀(jì)律，杜絕虛假信息的存檔。此外，還要明確檔案管理的工作細(xì)則，把工作做到細(xì)處，這樣才能保證檔案材料的更加全面、真實(shí)和完整，在人力資源的利用方面也可以做到準(zhǔn)確、實(shí)用，真實(shí)。

（三）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè) 加大培訓(xùn)力度

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政治性和專業(yè)性都比較強(qiáng)的工作，隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷前進(jìn)和各項(xiàng)工作的不斷深入，人事檔案管理也是需要一批具有高素質(zhì)、高學(xué)歷和復(fù)合型的人才。因此，我們必須加強(qiáng)對(duì)管理人員在政治素養(yǎng)、專業(yè)技能方面培訓(xùn)力度，不斷提高管理人員的政治水平和業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)具有多方面素質(zhì)的復(fù)合型人才。同時(shí)也要不斷培養(yǎng)他們愛(ài)崗敬業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神，堅(jiān)持學(xué)用結(jié)合，注重因材施教，讓他們能夠全面系統(tǒng)的掌握檔案管理工作的先進(jìn)知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)。此外，單位方面也要為管理人員創(chuàng)造一些機(jī)會(huì)去學(xué)習(xí)和提升，比如可以引用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，競(jìng)聘上崗的工作制度，提高管理人員工作的積極性和創(chuàng)作性。

（四）加大對(duì)硬件設(shè)施的投入 進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

保證人才信息檔案的完整與安全是檔案管理工作的關(guān)鍵，但要想做好這項(xiàng)工作，除了要加強(qiáng)對(duì)人才的培育之外，還要不斷加大對(duì)硬件設(shè)施的投入力度，不斷完善和提高檔案管理的硬件設(shè)備，為檔案管理工作配置足夠面積的檔案室、閱檔室、電腦、空調(diào)等硬件設(shè)施。同時(shí)要引進(jìn)信息化技術(shù)，加大計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，真正做到物盡其才，人盡其用。

（五）完善人事檔案管理材料收集的渠道

首先要建立一套完善的檔案管理材料收集制度，使得檔案從收集、存檔到最后交檔統(tǒng)一管理，都有制度可循。其次，要建立暢通的材料收集渠道。收集材料是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，但這個(gè)基礎(chǔ)性工作對(duì)員工來(lái)說(shuō)是其任免、晉升、提高工資待遇的依據(jù)，因此，要讓員工能夠認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，可以主動(dòng)的去提交材料。第三，要增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心，提高工作積極性。檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心，必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案管理的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（六）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展、提高管理工作效率，更好服務(wù)于人事的需求。紙質(zhì)檔案的保存通常會(huì)因?yàn)橐恍┉h(huán)境因素破壞或損壞檔案內(nèi)容，而且紙質(zhì)的檔案管理在查看和尋找方面，都有一定的難度，這在一方面就加大了管理人員的工作難度。而信息化的發(fā)展為保持檔案的完整性提供了一定的便利，而且也不易損壞。加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，就是要利用計(jì)算機(jī)根據(jù)不同的人物和不同的類型進(jìn)行分類管理，通過(guò)信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系，而且信息化的檔案管理可以及時(shí)準(zhǔn)確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，從而極大地提高組織人事部門(mén)的工作效率。此外，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用也為檔案信息收集帶來(lái)一定的便利。事業(yè)單位可以充分利用計(jì)算機(jī)尋找信息資源，可以做到一方收集，多方共享的效果。而且信息系統(tǒng)的運(yùn)用，可以從中更方便了解人員調(diào)動(dòng)信息，員工也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳遞檔案材料。這為檔案管理工作可以帶來(lái)極大的便利。

四、結(jié)論

雖然目前事業(yè)單位在人事檔案管理方面做出了一些成績(jī)，但是距離單位發(fā)展、時(shí)代要求還有很大的差距，因此，事業(yè)單位必須從實(shí)際出發(fā)對(duì)人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理，在建立健全單位人事檔案管理制度的同時(shí)，加大投入力度搞好本單位的信息化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息化管理水平，為人事部門(mén)考察干部、選撥錄用有用人才提供真實(shí)可靠的檔案資料。總之，希望我國(guó)的每個(gè)事業(yè)單位都能不斷完善和改進(jìn)人事檔案的管理工作，使人事檔案的利用煥發(fā)出新的活力與生機(jī)，使人事檔案的管理模式更加充實(shí)與現(xiàn)代化，這也將為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人力資源水平的提高提供強(qiáng)有力的保障。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕李兵琴.淺議人事檔案管理〔J〕.中小企業(yè)管理與科技，2009，（34）.

〔2〕吳琪.淺析人事檔案管理〔J〕.現(xiàn)代企業(yè)教育，2008，（06）.

〔3〕王亞萍.傳統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀及改革研究〔J〕.民風(fēng)，2008，（09）.

〔4〕劉斌.論檔案信息的電子化管理制度推進(jìn) 〔M〕.鄭州：河南省社會(huì)科學(xué)界聯(lián)合會(huì)，2009.

〔5〕王建芳.如何提高檔案信息自動(dòng)化的應(yīng)用水平 〔M〕.鄭州：河南省檔案局，2009.

〔6〕段榮婷.論國(guó)際檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢(shì)及我國(guó)的對(duì)策〔M〕.北京：科學(xué)技術(shù)學(xué)會(huì)，2008.琴.淺議人事檔案管理〔J〕.中小企業(yè)管理與科技，2009，（34）.

〔責(zé)任編輯：杜 宇〕