爾寶庫
在國內(nèi),普通高校的教務(wù)管理系統(tǒng)不乏精品,有高校自行開發(fā)的,如清華大學(xué)自行研發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)是其中的典型,因為當時其所應(yīng)用技術(shù)先進,功能完善,被全國多所高校引進;也有由教育類軟件公司開發(fā)的商業(yè)化軟件產(chǎn)品,如湖南青果、杭州正方等公司開發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng),也被全國很多高等院校所采用。
在各網(wǎng)絡(luò)學(xué)院中,人民大學(xué)網(wǎng)絡(luò)學(xué)院的教務(wù)管理系統(tǒng)極具代表性,系統(tǒng)功能設(shè)計全面。但該系統(tǒng)根據(jù)其學(xué)院的具體需求進行定制開發(fā),適用范圍基本都是基于專業(yè)的學(xué)歷教育范疇。
國際著名的各開放大學(xué)的教務(wù)管理系統(tǒng)均有著自己的優(yōu)點和特色,但通過分析可以發(fā)現(xiàn),因為基于其所在國家、地區(qū)、學(xué)校的目標定位等實際情況,其系統(tǒng)功能或多或少存在不夠完善的地方。
綜合分析,國際、國內(nèi)現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的目標定位與江蘇開放大學(xué)所承擔(dān)歷史使命及構(gòu)建全民學(xué)習(xí)、終身教育體系的定位不相吻合。定位不同必然在功能設(shè)計、業(yè)務(wù)流程上存在極大差異。另外,如果引入現(xiàn)有系統(tǒng),根據(jù)自身需要,必須進行二次或多次開發(fā),其成本可能會比新建系統(tǒng)更加巨大。因此,江蘇開放大學(xué)需要重新進行設(shè)計、建設(shè)一個面向用戶、以服務(wù)為中心、功能全面的教務(wù)管理系統(tǒng)。而利用現(xiàn)代信息技術(shù),以滿足學(xué)習(xí)者多樣化、個性化學(xué)習(xí)需求為指導(dǎo)思想,建設(shè)開放大學(xué)信息化平臺,是開放大學(xué)建設(shè)的基本保障,也是具體舉措之一。為此,2012年3月,學(xué)校啟動了開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)的研究與建設(shè)工作。
江蘇開放大學(xué)的建設(shè)旨在建立一所利用先進的信息化技術(shù)手段、服務(wù)于江蘇社會經(jīng)濟文化建設(shè)、面向全民學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的新型大學(xué)。
江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)是江蘇開放大學(xué)信息化平臺的重要組成部分,是江蘇開放大學(xué)以學(xué)生為中心、以服務(wù)為宗旨辦學(xué)思想的直接體現(xiàn)和堅實基礎(chǔ),是江蘇開放大學(xué)保證各類教學(xué)活動開展的有力支撐。
首先,江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)要建立標準化信息體系。信息編碼標準化是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要基礎(chǔ),是各種管理信息系統(tǒng)建設(shè)的信息保障,是計算機進行信息處理的前提和基礎(chǔ),也是各種信息管理系統(tǒng)之間進行信息交換和資源共享的重要技術(shù)基礎(chǔ)。
江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)要為后期其他系統(tǒng)及數(shù)字化資源建設(shè)打好基礎(chǔ),所以其信息化標準建設(shè)要符合國家相關(guān)法律、法規(guī)要求,在建設(shè)過程中要盡可能采用國際、國內(nèi)認可的技術(shù)和行業(yè)標準。
其次,教務(wù)管理系統(tǒng)要能夠支持多類型、多層次、多元化辦學(xué)的需要。開放大學(xué)試點是我國“探索終身教育模式”的一項重要舉措,不是原來廣播電視大學(xué)的“簡單翻牌”。江蘇開放大學(xué)以學(xué)習(xí)者為中心,致力于改革傳統(tǒng)人才培養(yǎng)模式,強調(diào)面向人人,實行注冊入學(xué)、彈性學(xué)制等開放靈活的學(xué)習(xí)制度和多樣化、個性化的教育服務(wù)模式,實現(xiàn)校園教育向社會教育延伸,堅持學(xué)歷繼續(xù)教育和非學(xué)歷繼續(xù)教育并重,是職業(yè)教育與普通教育相互溝通、職前教育與職后教育有效銜接的終身學(xué)習(xí)平臺和載體。這也是江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)過程中業(yè)務(wù)功能設(shè)計的基本指導(dǎo)思想。
第三,江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)必須在“開放式框架”的基礎(chǔ)上進行設(shè)計與研發(fā)?;谇懊鎯牲c,“開放式框架”具有兩方面的含義。從業(yè)務(wù)設(shè)計角度,江蘇開放大學(xué)試點剛剛起步,辦學(xué)模式、教學(xué)方式及社會服務(wù)職能等等都會在探索中發(fā)生改變和不斷完善,這就要求江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)除在設(shè)計之初要具有前瞻性,同時要求業(yè)務(wù)流程設(shè)計具有彈性和良好拓展能力;從技術(shù)設(shè)計的角度,江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)必須建設(shè)成為一個具有標準APP接口的開放性的信息管理系統(tǒng),可以針對細化的業(yè)務(wù)功能開發(fā)應(yīng)用進行單獨封裝。簡言之,就是可以隨時根據(jù)業(yè)務(wù)需要和當時的技術(shù)條件,按統(tǒng)一標準隨時進行系統(tǒng)應(yīng)用擴展。
江蘇開放大學(xué)信息化平臺建設(shè)是一個耗時較長、設(shè)計復(fù)雜的系統(tǒng)工程,教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該建立在學(xué)校信息化建設(shè)的總體框架之下。同時,隨著開放大學(xué)研究、建設(shè)工作的不斷深化及新業(yè)務(wù)的不斷拓展,教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)本身也有一個逐步完善、循環(huán)往復(fù)的過程。因此,教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè),必須從開放大學(xué)建設(shè)、發(fā)展的實際需要出發(fā),統(tǒng)籌規(guī)劃,合理分工,分步實施,正確把握建設(shè)方向,確保各個方面協(xié)調(diào)發(fā)展,形成整體效益和整體優(yōu)勢,防止重復(fù)建設(shè),避免資源浪費。
教務(wù)管理系統(tǒng)是學(xué)校信息化建設(shè)的基礎(chǔ)平臺,在建設(shè)時要建立起統(tǒng)一的規(guī)范標準。應(yīng)該盡量采用國際慣例、國標、系統(tǒng)內(nèi)標準,并參考國際、國內(nèi)其他優(yōu)秀教務(wù)管理系統(tǒng)的已有經(jīng)驗,為后期其他應(yīng)用系統(tǒng)打下良好基礎(chǔ)。
系統(tǒng)是為管理服務(wù)的工具,用戶是這一工具的最終使用者,主要包括:管理人員、教師、學(xué)習(xí)者。江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計要以用戶為中心,掌握用戶心理預(yù)期,挖掘用戶行為習(xí)慣,從目標、范圍、結(jié)構(gòu)、框架、表現(xiàn)等多方面進行深入研究,并需要貫穿系統(tǒng)研發(fā)的全過程。
開放大學(xué)的目標是構(gòu)建多層次、多類型、多元化終身教育體系,業(yè)務(wù)范圍將不斷拓展,業(yè)務(wù)流程也會根據(jù)需要發(fā)生改變。當前條件下,不可能全面、細致的對開放大學(xué)全部業(yè)務(wù)功能進行描述。在總體規(guī)劃、分步實施原則的指導(dǎo)下,以應(yīng)用為重尤為重要。對已經(jīng)確定的功能進行先期實現(xiàn),并做到實用、易用、耐用。
終身教育體系的構(gòu)建必然包含學(xué)歷教育、非學(xué)歷教育,并且根據(jù)社會需求不斷調(diào)整學(xué)校的辦學(xué)方向,那么作為保證學(xué)校教學(xué)秩序正常有序開展的教務(wù)管理系統(tǒng),要有如下保證:系統(tǒng)對各類教育形式的兼容并包;確保與其他管理信息系統(tǒng)互聯(lián)、互通的實現(xiàn);保證良好的可擴展性、開放性,保證新需求的實現(xiàn)。
江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)圍繞江蘇省情、針對江蘇開放大學(xué)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)特點,以課程為中心、以用戶為主體、以服務(wù)為理念進行設(shè)計,主要工作業(yè)務(wù)流程經(jīng)過分析歸納,如圖1所示。
通過對江蘇開放大學(xué)工作流程和業(yè)務(wù)需求的分析,系統(tǒng)功能可歸納為:教學(xué)文件管理、師資管理、課程管理、學(xué)習(xí)中心管理、注冊管理、規(guī)則管理(學(xué)歷專業(yè)管理、非學(xué)歷項目管理)、學(xué)籍管理、選課管理、考務(wù)管理(考點管理、考試管理)、成績管理(免修免考管理)、認證管理(畢業(yè)管理、資格證書管理、學(xué)位管理)、繳費管理、系統(tǒng)管理、輔助功能等模塊。
教學(xué)文件管理:教務(wù)管理活動均是根據(jù)學(xué)校的各項規(guī)范和文件規(guī)定執(zhí)行,而多數(shù)系統(tǒng)將這一部分作為線下操作,在實際管理工作中查閱極為不便。作為管理業(yè)務(wù)的起點,將教學(xué)文件、規(guī)范采集作為業(yè)務(wù)的起點,實現(xiàn)做到各項業(yè)務(wù)有案可稽,快速查閱,以及為管理人員更替時新進人員快速掌握業(yè)務(wù)提供幫助。
圖1 江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程圖
師資管理:開放大學(xué)的師資主要來源于兩方面:一是整個辦學(xué)系統(tǒng)內(nèi)的教職員工;另一種為聘請的其他院校的教師或行業(yè)內(nèi)的專家。他們分布在系統(tǒng)內(nèi)的各個區(qū)域內(nèi)。師資管理要達到對兩種師資信息的更新和管理。并根據(jù)生源及選課情況,進行合理角色分配,團隊組建。
圖2 江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)功能模塊
課程管理:對開放大學(xué)所有課程從建設(shè)之初進行統(tǒng)一信息入庫維護管理。課程信息包括:課程名稱、課程代碼、課程層次、課程學(xué)分等,對上線課程執(zhí)行課程啟用操作,對已啟用的課程,學(xué)生可以選課,可在課程基礎(chǔ)上規(guī)劃專業(yè)、證書等方案。
規(guī)則管理:包括學(xué)歷專業(yè)規(guī)則管理和非學(xué)歷項目規(guī)則管理。以學(xué)分制為基礎(chǔ),采用靈活的模塊拼裝式的規(guī)則管理方式。
學(xué)歷專業(yè)庫是在教育部專業(yè)基礎(chǔ)上所創(chuàng)建的開放大學(xué)專業(yè),包括:專業(yè)名稱、專業(yè)層次及對應(yīng)教育部專業(yè)代碼等,專業(yè)規(guī)劃是將專業(yè)庫中的專業(yè),規(guī)劃適用不同的學(xué)生類型。
非學(xué)歷項目規(guī)則,將培訓(xùn)項目規(guī)則以學(xué)分制方式制定,內(nèi)容包括:證書名稱、發(fā)證機構(gòu)、證書課程設(shè)計等。
機構(gòu)管理:學(xué)習(xí)中心在整個開放大學(xué)教育中是學(xué)生的服務(wù)機構(gòu),學(xué)習(xí)中心負責(zé)學(xué)生招生報名、幫助學(xué)生選課報考、及學(xué)分置換、畢業(yè)申請等。教務(wù)系統(tǒng)省平臺要將學(xué)習(xí)中心信息進行統(tǒng)一維護管理,學(xué)習(xí)中心創(chuàng)建成功后即可進行專業(yè)申報、招生計劃申請、招生報名等工作。
注冊管理:提供學(xué)生在線報名及學(xué)習(xí)中心錄入報名表功能,學(xué)生可自己在線進行報名,報名表提交后,學(xué)習(xí)中心對報名表進行審核,確認正確后提交至省級審核,審核通過學(xué)生可自行在網(wǎng)上交納報名費。根據(jù)學(xué)生的類型不同,登錄學(xué)習(xí)平臺可進行相應(yīng)范圍的課程學(xué)習(xí)。
學(xué)籍管理:對正式錄取成為開放大學(xué)學(xué)生進行統(tǒng)一管理,管理內(nèi)容包括:學(xué)生基本信息變更、學(xué)生報讀信息修改變更,以及學(xué)生信息綜合統(tǒng)計等。學(xué)生基本信息變更包括:學(xué)生姓名、學(xué)生身份證號、學(xué)生原學(xué)歷信息等變更,學(xué)生報讀信息變更包括:轉(zhuǎn)專業(yè)、變更所在學(xué)習(xí)中心等。
選課管理:提供學(xué)生自主選課,選課方式分為專業(yè)內(nèi)課程選課和自由開放選課。專業(yè)內(nèi)選課即為了方便學(xué)生獲取專業(yè)畢業(yè)證書而設(shè)計,學(xué)生根據(jù)專業(yè)培養(yǎng)方案要求進行選課學(xué)習(xí),不會導(dǎo)致漏選,錯選等問題。自由開放選課是將選課范圍擴大到整個開放大學(xué)課程庫,學(xué)生可根據(jù)自己的興趣愛好進行選擇,充分體現(xiàn)了開放學(xué)習(xí)理念。學(xué)生選課成功在線進行確認、交費,即可進入學(xué)習(xí)平臺進行該課程的學(xué)習(xí)。
考務(wù)管理:為學(xué)生提供報考、考試服務(wù)。功能包括:考試科目維護、考試要求、考試計劃、考試方式、考場編排、考試通知、試卷訂單、考點管理等。一般學(xué)生選課、學(xué)習(xí)后即可進行報考,學(xué)生從考試科目中選擇報考,已確認的報考課程進行在線交費,交費成功即可參加考試。根據(jù)學(xué)生報考數(shù)據(jù)生成學(xué)生考試課程,維護考試卷的考核方式和成績比例,統(tǒng)一進行考場編排通知學(xué)生進行考試,根據(jù)考場編排結(jié)果統(tǒng)計生成試卷訂單,安排學(xué)生進行考試。
第一代“鹽垛斗虎”藝人:張凌云(1858-1908)年輕時在外要飯,在乞討途中,學(xué)習(xí)借鑒玩老虎的技藝,并進行大膽創(chuàng)新,成為“鹽垛斗虎”的創(chuàng)始人。
參加考試,考試通過即可獲得課程學(xué)分。對于機考課程提供預(yù)約考試功能,學(xué)生達到學(xué)習(xí)要求,即可通過預(yù)約進行考試,最終實現(xiàn)機考課程隨到隨考。
成績管理:對考試成績進行統(tǒng)一管理。功能包括:成績錄入、成績導(dǎo)入、成績合成、成績發(fā)布、統(tǒng)考成績管理等功能。為了保證成績錄入的準確性,分為一錄和二錄,二錄成績將記錄到成績總庫,也可通過批量導(dǎo)入的方式將成績導(dǎo)入成績總庫,方便對成績的統(tǒng)一管理。成績合成即按照試卷成績比例進行總成績合成,成績發(fā)布后將不允許再修改成績信息。系統(tǒng)還提供對教育部統(tǒng)考成績進行統(tǒng)一管理的功能,方便對學(xué)生成績的匯總統(tǒng)計。
學(xué)分置換,對設(shè)置了學(xué)分置換的課程,只要學(xué)生取得了相同層次相同課程的合格證書或成績合格即可進行學(xué)分置換申請,經(jīng)審核無誤,學(xué)生即可獲取該課程的學(xué)分。
畢業(yè)管理:學(xué)生可通過畢業(yè)申請取得專業(yè)畢業(yè)證書,根據(jù)自己獲得課程學(xué)分情況進行畢業(yè)申請,系統(tǒng)提供了畢業(yè)資格分析功能,通過此功能學(xué)生可有目標的對某個專業(yè)或某些專業(yè)進行畢業(yè)分析,分析結(jié)果顯示了該學(xué)生是否具有畢業(yè)條件或不具備畢業(yè)條件的詳細原因。畢業(yè)申請?zhí)峤缓髮W(xué)習(xí)中心幫助學(xué)生進行審核分析,對條件滿足的學(xué)生提交至省開放大學(xué)進行畢業(yè)審核,審核通過、電子注冊號生成完成即可完成畢業(yè)。
繳費管理:系統(tǒng)通過網(wǎng)上銀行系統(tǒng)實現(xiàn)學(xué)生自主選課、報考并完成網(wǎng)上交費等。
輔助功能:系統(tǒng)提供站內(nèi)信息發(fā)送、BBS論壇、網(wǎng)絡(luò)存儲、工作歷、個人博客等輔助功能。
根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計,系統(tǒng)完成建設(shè)后將具有如下特點:
以課程為中心,基于學(xué)分銀行和完全學(xué)分制體系,采用靈活模塊拼裝的規(guī)則管理方式,可以適用于學(xué)歷與非學(xué)歷等各類教育。
遵循終身學(xué)習(xí)的理念,打破傳統(tǒng)學(xué)籍有效期的思想,通過設(shè)定課程成績有效期,即保證了學(xué)習(xí)者終身學(xué)習(xí)的需要,又保證了專業(yè)知識體系的更新。
通過對業(yè)務(wù)功能的細化、切分,將所有業(yè)務(wù)功能切分為單一應(yīng)用。通過業(yè)務(wù)功能權(quán)限的管理,打破原有辦學(xué)單位的層級劃分。實現(xiàn)了教師、管理人員統(tǒng)一管理,實現(xiàn)跨地域管理功能。
系統(tǒng)設(shè)計時增加了教學(xué)文件管理模塊,作為各項工作的起點和依據(jù),符合業(yè)務(wù)功能的需求,大大增強管理業(yè)務(wù)的規(guī)范性。
利用信息技術(shù)手段促進管理流程的優(yōu)化與變革,在業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)節(jié)點處加入自動發(fā)送站內(nèi)信息或手機短信息告知功能等,以大幅度的提高工作效率。
在業(yè)務(wù)功能設(shè)計中體現(xiàn)全過程管理的理念,將線上線下業(yè)務(wù)同步進行設(shè)計,不再是簡單的工作復(fù)制或管理手段的計算機化,實現(xiàn)線上線下業(yè)務(wù)無縫連接。
信息管理系統(tǒng)使用過程中用戶的感受是一個難以量化的指標,但良好的界面風(fēng)格、便捷的操作方式無疑可促進工作效率真的提高。江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)一改信息管理系統(tǒng)千篇一律的刻板面孔,實現(xiàn)了個性化的呈現(xiàn)方式。系統(tǒng)主工作臺采用分屏式頁面設(shè)計,用戶可根據(jù)個人喜好和習(xí)慣,在不同頁面中添加需要的業(yè)務(wù)功能的組合方式,可以將圖標放在自己想要的位置,同時可以更換不同風(fēng)格的工作臺背景。
常見的教務(wù)管理系統(tǒng)一般采用單線程業(yè)務(wù)操作方式,而江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng),根據(jù)實際使用中摸索出的經(jīng)驗,采用了多任務(wù)協(xié)同工作方式。用戶可以同時操作多個不同的業(yè)務(wù),比如可以同時打開一個操作窗口,再打開一個查詢窗口,在查詢窗口中尋找當前操作需要的數(shù)據(jù)或信息。
江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)自2012年3月開始,研發(fā)工作已經(jīng)歷時一年有余,系統(tǒng)功能目前共分為13大類,細分功能286項,其中基礎(chǔ)字典管理功能56項,業(yè)務(wù)功能230項,并在不斷完善中?,F(xiàn)系統(tǒng)已初具規(guī)模,計劃于2013年8月完成項目1期工作。
江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)是一套服務(wù)于終身教育體系的信息管理系統(tǒng)。在學(xué)分銀行、職業(yè)導(dǎo)向型的人才培訓(xùn)方案、完全學(xué)分制等制度的支撐下,全方位的對江蘇開放大學(xué)的各類教育進行管理與服務(wù),也為提供社會公共服務(wù)做好了前期準備。同時,江蘇開放大學(xué)建設(shè)是一個長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工作,雖然在系統(tǒng)設(shè)計過程中充分考慮了學(xué)歷教育、非學(xué)歷教育之間的融通問題,終身學(xué)習(xí)過程中學(xué)生身份認證問題等等,但仍有一些問題不容忽視。首先是條件的制約,開放大學(xué)試點工作是國家教育體系的一次重大改革,沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗可以參考,而在試點過程中,必然會受到現(xiàn)有制度和即有經(jīng)驗的限制。其次,廣播電視大學(xué)到開放大學(xué),三十余年的辦學(xué)過程中,主要以學(xué)歷教育為主,視角的轉(zhuǎn)變直接影響系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)。第三,新增業(yè)務(wù)帶來新的需求,新的需求要求原有業(yè)務(wù)功能進行調(diào)整。
科學(xué)合理的開發(fā)過程,是江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)成敗與否的關(guān)鍵。在開放式框架的基礎(chǔ)上,開放大學(xué)的教務(wù)管理系統(tǒng)將不再停留在管理的層面,而將從管理全面向服務(wù)轉(zhuǎn)化,這一轉(zhuǎn)化是管理工作的升華,教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)是這一升華的具體體現(xiàn)。江蘇開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)是開放大學(xué)信息化建設(shè)的基礎(chǔ),是連通學(xué)校各管理信息系統(tǒng)的橋梁。在這一基礎(chǔ)上建設(shè)的江蘇開放大學(xué)信息化平臺將是一個整合各種資源,集教務(wù)管理、教師教學(xué)、學(xué)生自主學(xué)習(xí)、隨到隨考的網(wǎng)絡(luò)考場的一體化立體平臺,是一個不但學(xué)生可以學(xué)習(xí)知識,而且可以是師生間交流信息的,有著強大凝聚力的網(wǎng)絡(luò)空間。
[1] 國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要 (2010-2020年) [N].人民日報, 2010-03-01( 5-7).
[2] 彭坤明.開放大學(xué):“學(xué)有所教”的必然選擇[J].江蘇廣播電視大學(xué)學(xué)報,2010(5):5-9.
[3] 彭坤明.開放大學(xué)建設(shè)思路—基于江蘇省情的實施方案設(shè)計[J].開放教育研究,2011(3):10-16.
[4] 爾寶庫.基于混合模式的廣播電視大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報,2011(2):10-11.
[5] 李春英.開放大學(xué)教學(xué)管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].上海:復(fù)旦大學(xué),2011.