李 霞

（中國重汽集團大同齒輪有限公司，山西 大同 037305）

當今社會分工越來越細，生活節(jié)奏也越來越快。在科技含量和管理水平越來越高的環(huán)境中，秘書要有效地做好工作，單憑良好的職業(yè)技能和熟練的工作技巧是不夠的，還必須講究工作藝術和管理方法。因此，秘書在工作中顯示出的悟性越來越決定工作的成敗，如何提高秘書的悟性已經成為許多組織急需解決的問題。

1 秘書悟性的內涵

悟性是一種能力。根據秘書的工作性質和特點，秘書工作的悟性指秘書在“辦文”“辦公”“辦會”過程中，表現出來的充分領會工作事理的能力，能充分發(fā)揮自己的才能，既把工作做得遵章守法，又使領導滿意、大家認同的一種良好的內在素質。

通俗來講，秘書工作的悟性是建立在一定工作經驗的基礎上積累而成的較強的溝通和執(zhí)行能力、解決突發(fā)事件的能力、優(yōu)秀的外聯和公關能力，以及高度的團隊合作精神和責任感。

2 秘書悟性的具體體現

良好的悟性是秘書能力的綜合體現，具體體現在秘書的觀察能力、認知能力、表達能力、應變能力、辦事能力等方面。這些都需要秘書在工作實踐中加以培養(yǎng)和提高。

2.1 觀察能力

觀察能力，是指秘書在工作中有意識地進行信息捕捉的能力，具體表現為觀察的目的、觀察的對象、觀察的重點、觀察的敏銳性和觀察力的升華。秘書部門的特定地位和工作性質決定了秘書人員應具有較強觀察能力的重要性和特殊性。良好的觀察能力包括明確的目的、寬闊的視野、敏銳的思想和深刻的認識。

2.2 認知能力

認知能力，是指秘書聽懂、理解和記憶他人說話的能力。秘書要接受領導的指示，要記錄會議的發(fā)言，要接聽聯系工作的電話等，這些都需要具有較強的認知能力。良好的認知能力包括聽懂、理解和記憶3個環(huán)節(jié)。聽懂是理解和記憶的基礎，要聽懂和掌握言談的基本思想和重點。核心是理解，要理解談話的實質和明確談話的目的。重點是記憶，只有通過記憶，才能將談話的內容在自己的頭腦中保留下來，以便開展下一步工作。

2.3 表達能力

表達能力分為口頭表達能力和文字表達能力，這都是秘書需要具有的基本功。口頭表達能力表現為口齒清楚、語言簡潔、條理清晰、含意明確以及正確敏銳的語感。它是一種用口頭語言來表達自己的思想、情感，以達到與人交流的目的的能力?？陬^語言比書面語言起著更直接的、更廣泛的交際作用。文字表達能力也就是文字水平的能力。運用語言文字闡明自己的觀點、意見或抒發(fā)思想、感情的能力，是將自己的實踐經驗和決策思想，運用文字表達方式，使其系統(tǒng)化、科學化、條理化的一種能力。文字表達能力的提高，不是一蹴而就，只有下決心、有毅力、勤讀書、堅持不懈、不斷努力，才會達到成效。

2.4 應變能力

應變能力，指自然人或法人在外界事物發(fā)生改變時所作出的反應，可能是本能的，也可能是經過大量思考過程后作出的決策。應變能力是當代人應當具有的基本能力之一。在當今社會中，我們每個人每天都要面對比過去成倍增長的信息，如何迅速地分析這些信息，是人們把握時代脈搏、跟上時代潮流的關鍵，這都需要具有良好的應變能力。

2.5 辦事能力

辦公室集事務和政務于一身，工作的綜合性、專業(yè)性很強，如何應對突變情況、處理復雜矛盾、解決困難問題，全靠辦公室的集體智慧和個人才智。我們要善于在具體事務中挖掘規(guī)律，在特殊事務中增長經驗，在重大事務中提升水平，要強化政務、辦好事務、做好服務。

3 如何提高秘書工作的悟性

隨著社會競爭的加劇和組織職能的加強，秘書工作所面臨的變化和壓力與日俱增，努力提高自己的悟性，將有助于工作效率的提高和組織目標的順利實現。

3.1 勤于學習，善于改變自己的思維定勢

通常情況下，經驗和習慣都很容易在人們的思維活動中造成一種定勢，產生妨礙思維活躍的惰性。面對紛繁復雜的辦公室事務，應該勤于學習，接觸和了解辦公室管理各方面的知識和業(yè)務，能夠用理論支撐實踐，在學習中改變陳舊觀念，接受新事物，一件事情求多種解決方法，改變自己固有的思維習慣，許多棘手問題就能迎刃而解。

3.2 扎實工作，綜合考慮工作安排

設身處地地從宏觀角度思考全局工作，從大的方面理解領導的意圖，這就要求能夠做到局部利益服從全局利益，兼顧公平與效率，實事求是地研究問題，以人文精神滲透到輔助管理的過程中。

3.3 積極主動，提高隨機應變的能力

辦公室工作的最大特點就是突發(fā)性事件很多，許多事情不到最后一刻隨時都在發(fā)生變化，這就要求工作人員積極主動地應對突發(fā)事件，根據新問題，采取新對策。此外，隨著工作閱歷和工作經驗的增多，要根據客觀因素靈活機動、不慌不忙地采取相應對策。

3.4 加強修養(yǎng)，提升意志和品位

秘書的悟性主要表現在秘書對領導工作的難處、痛處的認識和理解。秘書在處理事情時，要有高度的原則性和靈活性。一個優(yōu)秀的秘書，在原則問題上，要有堅強的意志、執(zhí)著的追求、百折不撓的勇氣和不達目的不罷休的毅力。在達到目標的過程中，要有高超的工作藝術和工作策略，既追求目的，也講求方法和手段。

4 現代職業(yè)秘書的新要求

21世紀已經進入了網絡時代，瞬息萬變的社會充滿著挑戰(zhàn)，這都對秘書人員的工作技能提出了新的要求。概括起來，新的歷史條件下的秘書人員需要從以下幾個方面來提高自己的職業(yè)技能。

4.1 多元化才能

現代社會對于秘書人員的要求是全方位的。首先應懂得英語，熟悉一國甚至多國語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。其次，還要具備所從事的特定行業(yè)的專業(yè)技術知識。因此，平時注意知識的積累和儲備就顯得非常重要。

4.2 出色的組織能力和控制能力

秘書應當是一個組織者，要在各種會議和活動中作出計劃，并做好督查落實。同時，需要應付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案，需要能夠把握和控制各種復雜的局面。

4.3 完美的溝通能力

要做一個21世紀合格的秘書，應該具有出眾的溝通能力。秘書需要和領導、同事以及客戶打交道，要協調企業(yè)內外部的關系，這些都依賴于良好的溝通能力作保證。

4.4 獲取新知識的能力

現代社會知識更新的速度超過了以往任何一個時代，要想做好自己的工作，在激烈的競爭中贏得主動，就必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能。特別是在辦公技術方面，需要跟得上計算機和現代通信技術應用的發(fā)展步伐。

4.5 團隊合作的能力

團隊合作能力也是21世紀秘書人員需要重點強調的。在當今社會，沒有一個人能夠完全脫離群體取得成功，而秘書人員是社會組織中處于特殊位置的一個角色，他們需要通過自己的努力，幫助領導為組織構建起一個強有力的團隊，同時要督促團隊努力工作，最大限度地發(fā)揮團隊的潛力。

5 結束語

隨著信息技術的發(fā)展和組織內部領導職能的進一步加強，辦公室秘書所擔負的工作日趨繁重，這就對秘書工作的悟性提出了更新的要求，要求他們具備較高的職業(yè)道德修養(yǎng)、足夠的知識技能儲備、健康和諧的心理素質。工作中主動領悟領導的意圖，設身處地地從宏觀思考遇到的問題，從而成為領導的得力助手。

[1]王來興.有效提高辦事能力[M].北京：地震出版社，2007.

[2]劉玉明.新形勢下如何做好辦公室工作[J].現代企業(yè)教育，2009（4）：134-135.