文/天津師范大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息工程學(xué)院 王楓

高校院級(jí)綜合辦公室是高校里重要的基層部門，這里是學(xué)校內(nèi)各部門聯(lián)系學(xué)院的一個(gè)基本通道，學(xué)校的各項(xiàng)任務(wù)基本都會(huì)通過(guò)學(xué)院綜合辦公室來(lái)協(xié)調(diào)安排。同時(shí)也是校內(nèi)與校外相連接的一個(gè)必要接口，是社會(huì)各界了解接觸學(xué)院乃至學(xué)校的渠道。也正因?yàn)槿绱耍@里的日常工作異常復(fù)雜繁忙，辦公室的行政管理人員很容易進(jìn)入疲勞期，影響工作，進(jìn)而影響學(xué)院整體工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。所以，提高院級(jí)綜合辦公室的工作效率成為我們必須重視且值得探討的議題。

一、經(jīng)過(guò)實(shí)踐與調(diào)研，筆者認(rèn)為，影響綜合辦公室工作效率的因素主要有以下幾方面

首先，綜合辦公室的重要性仍沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，因此為綜合辦公室配備的人員或數(shù)量不足、或素質(zhì)不夠，因此面對(duì)辦公室里錯(cuò)綜復(fù)雜的各項(xiàng)工作確實(shí)沒(méi)有能力較好地完成。

其次，綜合辦公室里各項(xiàng)工作比較繁瑣，常有緊急情況出現(xiàn)，因此辦公室里的工作極易顧此失彼，缺乏條理性和規(guī)范性，也很容易造成各項(xiàng)工作被漏掉或完成時(shí)間不充分，匆匆敷衍了事。

再次，辦公室里的工作常年累月都非常繁重，尤其在人手配備不齊不得力的情況下，工作壓力會(huì)很大，日積月累會(huì)造成行政人員身心疲憊，如果缺乏有效的干涉手段和糾正辦法，行政人員會(huì)逐漸進(jìn)入工作倦怠期，工作效率低下就必然會(huì)發(fā)生。

最后，綜合辦公室是一個(gè)容易付出勞動(dòng)但不容易取得成績(jī)的地方，事無(wú)巨細(xì)都要參與管理協(xié)作，可是好多工作做好了被視為正常，做得不好當(dāng)然成了人人可辨的錯(cuò)誤，因此對(duì)行政人員工作成績(jī)的考量如果不能引入更加科學(xué)和公正的方法將會(huì)極大的打擊他們的工作熱情。

二、要想真正提高綜合辦公室的效率，還需要從學(xué)院工作的宏觀角度來(lái)觀察和把握，進(jìn)而解決問(wèn)題

（一）明確綜合辦公室的重要地位

在各個(gè)高校都在著力打造現(xiàn)代大學(xué)建設(shè)的同時(shí)，院級(jí)綜合辦公室的地位理應(yīng)得到提升，對(duì)外是精神風(fēng)貌、服務(wù)質(zhì)量的展示窗口，對(duì)內(nèi)是實(shí)實(shí)在在為學(xué)院全體服務(wù)的綜合部門，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)予以充分重視，加強(qiáng)人員、環(huán)境等軟實(shí)力的配備。同時(shí)，在辦公室內(nèi)工作的行政人員也要進(jìn)一步明確自己的重要地位及職責(zé)所在。在全院的觀念都得到正確提升的前提下，各項(xiàng)工作才會(huì)在正確的軌道上順利進(jìn)行。行政人員也會(huì)在對(duì)工作性質(zhì)的重新認(rèn)識(shí)下，對(duì)自己的本職工作煥發(fā)出新的熱情，而恰恰是這樣的熱情最能成為努力工作、積極上進(jìn)的動(dòng)力。這樣自然也能帶動(dòng)出行政人員的主觀能動(dòng)性，這是贏得工作效率的必備因素。

（二）健全和完善綜合辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立完整清晰的辦事程序

辦公室里的主要工作包括黨務(wù)、人事、學(xué)院環(huán)境、安全等等，很多事情辦理起來(lái)比較繁雜，為了便于師生了解辦事程序，要將相關(guān)辦事章程整理清晰并公布出來(lái)，有助于提高辦事效率。同時(shí)針對(duì)辦公室內(nèi)的行政管理人員的一些管理制度也要逐步完善、明確，并且將獎(jiǎng)勵(lì)和晉級(jí)機(jī)會(huì)等關(guān)乎管理人員職業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)內(nèi)容與工作效率業(yè)績(jī)掛鉤，做到公正公平，這樣能形成更好的激勵(lì)機(jī)制，以促進(jìn)工作效率的提高。

（三）注重行政管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)和綜合素質(zhì)的提高

現(xiàn)代社會(huì)分工日益明確，行政管理早已發(fā)展成一門科學(xué)。這就要求行政管理人員必須具備專業(yè)的知識(shí)和技能，才能勝任復(fù)雜繁重的管理工作。所以在聘用時(shí)應(yīng)注重應(yīng)聘人員的專業(yè)背景和業(yè)務(wù)水平，同時(shí)在工作一段時(shí)間后還要定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)，提高管理水平。對(duì)綜合辦公室的主任人選更要優(yōu)中選優(yōu)，選拔出專業(yè)素養(yǎng)優(yōu)秀、綜合素質(zhì)優(yōu)秀的管理人員。這個(gè)位置特別需要能力和素質(zhì)全面的人來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，因?yàn)樾枰幚淼膯?wèn)題錯(cuò)綜復(fù)雜，需要跟各方面進(jìn)行協(xié)調(diào)，在工作中還要展示出良好的綜合素養(yǎng)，為學(xué)院整體形象和水平做出積極正面的展示。

（四）營(yíng)造良好和諧的工作氛圍

有科學(xué)研究顯示，壓抑的心情、失落的心態(tài)會(huì)令人倍增疲憊之感，不利于身心健康，當(dāng)然也不利于提高辦公室工作效率。誠(chéng)然，辦公室也是一個(gè)小環(huán)境，會(huì)因?yàn)楦鞣N因素產(chǎn)生一些復(fù)雜的關(guān)系。但是作為辦公室主任及成員，都有責(zé)任為自己所處的環(huán)境努力營(yíng)造良好的氛圍。辦公室成員要經(jīng)常交流、真誠(chéng)地互相關(guān)心，甚至發(fā)展一些共同愛好，逐漸拉近彼此距離。同時(shí)還要注意辦公室環(huán)境的裝飾、美化和衛(wèi)生，好的環(huán)境同樣有助于愉悅心情。創(chuàng)造出和諧的工作氛圍是惠及全體的一件大事，在保證行政管理人員身心健康的同時(shí)還能有效地促進(jìn)工作效率的提高，這也是不能忽略的一個(gè)關(guān)鍵因素。

綜上所述，提高綜合辦公室工作效率是一項(xiàng)需要多方面努力才能完成的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)起來(lái)并不輕松，但確實(shí)有章可循，在明確辦公室的重要作用的前提下，不斷提升管理人員綜合素質(zhì)，規(guī)范管理、營(yíng)造和諧氣氛，將會(huì)有效提高院級(jí)綜合辦公室的工作效率。