文/江蘇省灌南縣公路管理站 劉蓓蕾

一、永樂檔案軟件的特點(diǎn)

我站采用“永樂”一體化檔案管理軟件，從收、發(fā)文登記開始管理，以歸檔類目為橋梁，通過歸檔操作，最終形成檔案。還可以通過文書檔案類、工程檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、特殊載體類根據(jù)在工作中所承擔(dān)任務(wù)而完成軟件中相應(yīng)部分，最后匯總到站辦公室檔案部門，進(jìn)行統(tǒng)一管理?？梢苑奖憧旖莸牟樵児こ讨械脑O(shè)計(jì)、施工、建設(shè)管理過程中的各種文件。

二、公路工程類材料的收集，抓好質(zhì)量關(guān)

公路工程活動(dòng)大致分工程準(zhǔn)備、工程施工和工程竣工驗(yàn)收三個(gè)階段。

（一）工程準(zhǔn)備階段

首先加強(qiáng)對(duì)工程管理部門或工程項(xiàng)目部的主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案意識(shí)的宣傳教育，確保領(lǐng)導(dǎo)重視，落實(shí)責(zé)任。

（二）加強(qiáng)對(duì)建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位三方工程現(xiàn)場(chǎng)管理人員檔案知識(shí)的培訓(xùn)和檔案法規(guī)的教育

工程現(xiàn)場(chǎng)管理人員對(duì)建設(shè)工程文件的質(zhì)量起關(guān)鍵作用，因?yàn)榇蟛糠值氖┕ぜ夹g(shù)資料由他們來完成的。只有三方面的人員同時(shí)負(fù)起責(zé)任，才能保證工程資料數(shù)據(jù)的真實(shí)性、規(guī)范性。

（三）建立質(zhì)量保證體系，制定質(zhì)量保證措施

這一點(diǎn)對(duì)于保證工程檔案質(zhì)量是非常有效的。在這個(gè)體系中間，建設(shè)單位、施工、監(jiān)理單位三方面的工程文件管理人員都要落實(shí)到人，三方面的管理人員要明確責(zé)任；建設(shè)單位的資料員除負(fù)責(zé)收集工程前期資料、工程管理資料外，還要負(fù)責(zé)對(duì)施工單位、監(jiān)理單位的資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，施工單位、監(jiān)理單位的資料員負(fù)責(zé)本單位責(zé)任范圍內(nèi)工程資料的收集、編制和整理工作。

三、公路工程檔案資料如何整理

公路工程項(xiàng)目的建設(shè)是地方、國(guó)家的發(fā)展需要。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展，工程建設(shè)項(xiàng)目逐年增多，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造項(xiàng)目在各地如火如荼地進(jìn)行，眾多新建、續(xù)建的公路工程項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生。如何管理好、使用好公路工程檔案成為擺在公路站面前的一個(gè)重要課題。公路工程檔案是公路建設(shè)的寶貴財(cái)產(chǎn)，它記載著建設(shè)者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實(shí)見證。在共同做好公路工程檔案管理工作中，按照全省統(tǒng)一的作業(yè)指導(dǎo)和連云港地區(qū)的資料管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)我站收集起來資進(jìn)行整理。

（一）公路工程資料收集

公路工程資料收集主要包括:開工報(bào)告申請(qǐng)、原材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告、施工放樣資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)方案、檢驗(yàn)申請(qǐng)、計(jì)量資料、質(zhì)量評(píng)定資料等等。要遵循工程的形成的規(guī)律和之間的有機(jī)聯(lián)系。所有公路工程項(xiàng)目必須是經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)路橋工程師、項(xiàng)目經(jīng)理、工程監(jiān)理檢查后得到的真實(shí)數(shù)據(jù)。

（二）書寫材料應(yīng)符合耐久性要求

不能有熱敏紙、不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。簽名應(yīng)由本人親自書寫，特殊情況需要代簽，代簽人應(yīng)持有應(yīng)簽字人的委托書，在簽字處蓋上應(yīng)簽字人的簽名章（用紅色印泥），并在蓋章處右側(cè)簽上蓋章人的姓名，不允許直接代簽應(yīng)簽字人的姓名。

（三）組卷方法

每一項(xiàng)工程單獨(dú)組卷。對(duì)于有具體項(xiàng)目的管理性文件材料也放入針對(duì)的項(xiàng)目里組卷。

（四）排列

按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。在案卷的組合厚度上，應(yīng)視具體情況，靈活掌握卷內(nèi)文件材料數(shù)量，使案卷保持合適的厚度。

（五）編目

單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號(hào)；雙面書寫的，正面在其右下角，背面在其左下角編寫而車，圖樣而號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)；與其它公路工程材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不重新編寫頁號(hào)，可在備注中注明總頁數(shù)。每卷文件材料從“1”起編頁號(hào)，各卷之間頁號(hào)互不連續(xù)。

（六）起止日期應(yīng)填寫文件材料形成的起止日期。

（七）卷內(nèi)不允許有金屬物。

（八）不裝訂的案卷，應(yīng)在每份公路工程文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章。

案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱或代字及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等。例：××公路××標(biāo)段K××+×××～K××+×××路基土方工程檢驗(yàn)認(rèn)可書、工程報(bào)驗(yàn)單，施工放樣報(bào)驗(yàn)單，原地面處理、路基填筑檢驗(yàn)申請(qǐng)單及附件。

四、“永樂”軟件在公路工程類檔案中的應(yīng)用

通過菜單命令打開科技檔案管理，在科技檔案管理子系統(tǒng)中，提供了六個(gè)功能模塊：文件級(jí)管理、案卷級(jí)管理、底圖檔案管理、特殊載體檔案管理、類目管理和報(bào)表輸出。我站實(shí)行的是公路工程文件級(jí)管理。其文件級(jí)檔案的檔案號(hào)構(gòu)成形式，由檔案人員根據(jù)具體情況自己定義。例：glgc.2005.其中的分隔符“.”是我們根據(jù)需要自己輸入。和其它數(shù)據(jù)管理的模式是相同的。無論是條目式還是卡片式，當(dāng)前記錄就是數(shù)據(jù)窗口有手指的那條記錄。由工程部門錄好后向公路站檔案部門提交紙質(zhì)檔案的同時(shí)提交有關(guān)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出。這樣，就可以通過文件級(jí)，也可以通過案卷級(jí)進(jìn)行檢索。在數(shù)據(jù)窗口內(nèi)給出具體的檢索條件，通過按鈕來決定進(jìn)行檢索。如果有多個(gè)檢索條件，可以下拉列表中“與”或“或”。是同時(shí)滿足的選“與”關(guān)系，是滿足其中任何一個(gè)條件是“或”關(guān)系。如果一個(gè)條件不帶邏輯關(guān)系或在邏輯關(guān)系里選擇“END”。如：檢索文件標(biāo)題中有“檔案”或者有“公路工程”的數(shù)據(jù)，其條件為：檢索項(xiàng)目、運(yùn)算符號(hào)、給定值、邏輯關(guān)系。那么邏輯關(guān)系為“或”、“END”。

五、對(duì)做好公路工程檔案“永樂”管理的思考

一條公路，一個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過程，凝集了設(shè)計(jì)者、建設(shè)者、組織者等很多人的心血，從項(xiàng)目的醞釀、設(shè)計(jì)、施工、竣工到投入使用需經(jīng)歷很長(zhǎng)一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經(jīng)過移交整理形成完整的公路建設(shè)項(xiàng)目檔案。在現(xiàn)實(shí)中存在的一些問題，一直困擾著公路檔案管理工作者，例如部分領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目執(zhí)行者不重視建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，有可能因?yàn)槠綍r(shí)忙于其他事務(wù)而放松了對(duì)建設(shè)項(xiàng)目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，注重過程控制,要主動(dòng)參與項(xiàng)目建設(shè)的全過程，健全公路檔案工作細(xì)則，使各方人員確實(shí)履行職責(zé)，認(rèn)真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。

公路工程檔案管理工作要從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起。為了使工程檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求 確?？⒐の募倪B續(xù)性和檔案的完整性。從工程立項(xiàng)開始 就要把工程項(xiàng)目的建檔工作作為整個(gè)工程建設(shè)任務(wù)的一個(gè)有機(jī)組成部分予以重視，把檔案資料的形成積累納入工程建設(shè)計(jì)劃，納入工作程序，納入有關(guān)部門和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)，實(shí)行檔案資料管理制度。檔案管理人員要始終直接參與整個(gè)工程的建設(shè)和竣工驗(yàn)收全過程。健全建設(shè)工程檔案管理制度。把公路工程檔案質(zhì)量作為考核的主要指標(biāo)之一，與年終的績(jī)效掛鉤，以確保公路工程檔案管理工作的順利開展。再是完善公路工程竣工檔案的驗(yàn)收移交手續(xù)，保證竣工資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。

總之，加強(qiáng)公路工程檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期和艱巨的任務(wù)。首先我們要從宣傳公路項(xiàng)目檔案的重要性入手，加強(qiáng)各級(jí)人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現(xiàn)出公路工程檔案的價(jià)值和作用。在領(lǐng)導(dǎo)支持的同時(shí)，取得各方人員的理解和幫助，確保公路檔案的完整、準(zhǔn)確。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時(shí)總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學(xué)習(xí)借鑒其他單位、其他項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，少走彎路，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，適應(yīng)發(fā)展與各種變化，才能更加科學(xué)地管理好公路工程檔案，提高專業(yè)工作水平，為公路發(fā)展服務(wù)。

以上是基層公路工程類檔案資料在整理、歸檔、組卷過程中需要注意的事項(xiàng)，尤其是在運(yùn)用了“永樂”軟件之后，在管理上已經(jīng)向信息化邁進(jìn)了一大步，希望能夠在今后的施工過程中，尤其是檔案資料管理過程中起到一定的指導(dǎo)意義。