聶蕾

【摘 要】本文結合作者的項目實踐，探討了信息系統(tǒng)項目的采購，以制定采購計劃、合同編制、招標、供方選擇、合同管理、合同收尾為工作流程來指導項目的采購管理，通過流程化和標準化的采購管理和運作，達到降低成本、增加利潤的作用，本文主要討論了采購管理的6個過程以及在過程中所用的技術和工具，實施過程中有針對性地對采購計劃進行了自制和外購分析，合同編制中使用了專家判斷，供方選擇采用了篩選系統(tǒng)及合同談判的方式，邀請項目經(jīng)理和技術專家進行討論、選取最優(yōu)供貨商，同時加強內(nèi)部溝通。最終在保證質(zhì)量和進度的前提下，達到了降低成本增加利潤的目的，一次性通過驗收，得到業(yè)主的一致好評。

【關鍵詞】高速公路；機電工程

0.項目概況

2010年6月，我公司通過參加投標，成功承攬了省內(nèi)某高速公路機電工程施工項目，該項目為省內(nèi)重點信息化項目，建設周期一年，總投資為人民幣5000多萬元，目標是實現(xiàn)高速聯(lián)網(wǎng)貫通。本項目由監(jiān)控、收費、通信三大系統(tǒng)組成，收費系統(tǒng)的網(wǎng)絡及通信系統(tǒng)主要承擔省收費中心、區(qū)拆帳中心、收費分中心、收費站和收費車道之間的數(shù)據(jù)傳輸和實時進行通信，保證各類數(shù)據(jù)的上傳、下發(fā)工作；同時實現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)絡互聯(lián)，對各類工作進行有效分工，滿足管理上的要求，保證整個收費系統(tǒng)的正常穩(wěn)定運作。監(jiān)控系統(tǒng)負責數(shù)據(jù)、圖像的采集，直接上傳至分中心，在分中心進行存儲、解碼顯示及視頻事件檢測等；主要包括計算機網(wǎng)絡子系統(tǒng)、閉路電視監(jiān)視子系統(tǒng)、信息采集子系統(tǒng)、信息發(fā)布子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)傳輸子系統(tǒng)、軟件子系統(tǒng)。通信系統(tǒng)主要是為高速公路運營管理及監(jiān)控、收費系統(tǒng)實施提供話聲業(yè)務及數(shù)據(jù)、圖像傳輸通道。本項目采用選用華為OSN3500傳輸設備組建干線傳輸系統(tǒng)，選用華為HONETF02AV和OSN1500設備組建綜合業(yè)務接入網(wǎng)系統(tǒng)。項目涉及的技術領域多，人員多，環(huán)節(jié)多，為了保證項目的質(zhì)量、進度及成本，作為負責該項目的主要管理人員，我深知進行采購管理是必不可少的環(huán)節(jié)。

1.采購管理

任何項目都要進行項目采購，項目采購是從項目外部購買項目所需的產(chǎn)品和服務的過程，采購過程涉及到具有不同目標的雙方或多方，各方在一定市場條件下相互影響和制約。因而，通過流程化和標準化的采購管理和運作，為了達到降低成本、增加利潤的目的，根據(jù)項目實際情況，下面我分別從采購計劃、合同編制、招標、供方選擇、合同管理、外包管理加以論述。

1.1制定采購計劃

項目在中標后，我立即組織相關人員召開清單交底會議，根據(jù)項目的進度估計、資金情況、物流估計、質(zhì)量計劃等，討論并制定了初步的項目的采購計劃，最終通過公司上級領導組織的決策會，邀請專家技術性判斷來評估采購過程的輸入和輸出，最終明確項目采購計劃，如怎樣采購，采購多少，什么時候采購、合同類型等內(nèi)容，定立了采購準備階段的《采購管理計劃》《工作明細表》《更新的項目管理計劃》。

1.2合同編制

根據(jù)采購管理計劃中確立的合同類型，根據(jù)項目執(zhí)行的先后，套用標準合同后，采購專家判斷的方式再次進行確立。如：軟件合同、設備采購合同、維護合同、施工合同等。

1.3招標和供方選擇

該項目為交鑰匙工程，我公司為施工單位，因而不再進行采購招標，而是我公司自行采購。在供方選擇上，上級領導給予了極大的重視，從采購計劃的制定一直到合同的立訂，都要進行嚴格的評估和篩選。中標后，工程量清單確定后，每種設備要進行三家及三家以上供貨商的評估，從資質(zhì)、價格、技術能力、付款方式、供貨周期等方面綜合比對。若是確立品牌和型號的供貨商也會從代理商或廠家的各項條件進行比對。通過加權的方式及合同談判的方式對各個供貨商進行評分，比如價格占0.3，付款方式占0.2……，最終評選出最優(yōu)供貨商，并對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，出具最優(yōu)供貨商資金使用計劃、投標資金使用計劃、我?guī)ьI小組成員進行全方位分析后，邀請技術專家、其他項目經(jīng)理一同討論，從進度、資金、質(zhì)量、成本方面綜合考察，最終選定供貨商，并由上級領導簽字確認。因該項工作做的很充分，為應急情況下備選方案也提供了重要的依據(jù)。會后，根據(jù)供貨商的確立及合同有的人內(nèi)容，正式立訂合同。

1.4合同管理

合同的管理就是確保供方執(zhí)行合同要求，它是管理不同供貨商之間的接口，在各統(tǒng)一協(xié)調(diào)合同關系，包括資金管理，審核并記錄供方績效，進行糾偏措施，合同變更控制。合同簽訂后，我們對合同進行錄入系統(tǒng)，并進行跟蹤和監(jiān)控。比如在項目執(zhí)行過程中，依據(jù)變更批復的文件，需要增加硬盤錄像機及視頻分配器，涉及金額約7萬元。因提供此項變更時，同類設備正在進行采購階段，較原計劃其他同類設備的安裝時間還有二個月時間，我立即與供貨商簽訂了增加合同，采用設備陸續(xù)到貨，交錯施工的辦法，提前站設備安裝進度計劃。最終滿足質(zhì)量及工期的要求。資金方面因到貨驗收合格，業(yè)主將支付70%，在管理好工程的同時，及時與業(yè)方、監(jiān)控方做好溝通工作，確保了項目的順利進行。此外，通過合同變更控制系統(tǒng)、績效評審、績效報告等工具技術對合同進行管理，最終輸出糾偏措施、合同變更 、支付或支付請求等。另外、我們依據(jù)合同、及驗收要求通過采購過程審計來進行合同收尾，進行產(chǎn)品和服務的核實，進行正式的驗收，確保項目的順利。

1.5外包管理

外包是在項目管理中，必要時不可替代的管理方式。例如，在項目施工過程中考慮施工方便以及通車后運營的實際要求，經(jīng)研究決定對機電系統(tǒng)增加部分設備及工程量，此變更依據(jù)某管理處關于某機電系統(tǒng)增加工程量的通知，拿到該通知后，我立即對需要進行調(diào)整的內(nèi)容召集項目骨干開了有關變更進度及人員安排的會議，討論決定了應對方案之后提交公司上級領導批示。此項變更需要增加超寬車道計重基礎制作3座，普通車道收費站計重基礎制作16座，涉及金額約27萬元。變更單價依據(jù)原合同清單的價格。因在原有進度計劃中未對此項內(nèi)容作安排，如果進行人員上的調(diào)整，會影響主干工程的進度，于是我決定將此內(nèi)容進行了外包。與有經(jīng)驗的施工方簽訂有此項內(nèi)容的外包合同，并加強外包管理。

2.小結

經(jīng)過項目團隊成員的共同努力，在按期保質(zhì)的前提下，最終使項目大大的降低了成本，增加了利潤，一次性通過驗收，得到業(yè)主的一致好評。項目成功很大程度上歸功于項目采購的管理和過程的控制。當然，在項目實施過程中，也遇到一些問題，比如原設計法蘭與實際需求不符，與土建方溝通的不足，項目成員在發(fā)現(xiàn)變更后士氣高漲有所減弱等。這些問題都有待在今后項目完善和改進。

【參考文獻】

[1]徐杰，鞠頌東.采購管理.北京：機械工業(yè)出版社.

[2]張友生，陳志風.信息系統(tǒng)項目管理師輔導教程.北京：電子工業(yè)出版社.

[3]謝黎.對高速公路機電工程管理問題的探討[J].大科技·科技天地，2011（05）.